Formulier 22: Functionarissen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming

• Functionaris online inschrijven
• Waarvoor is dit formulier?
• Hulp bij invullen
• Formulier 22 opsturen
• Welke stukken moet je opsturen?
• Digitale post van KVK

Functionaris online inschrijven

Je kunt een functionaris ook online inschrijven.

Waarvoor is dit formulier?

Een functionaris is een bestuurder of commissaris. Meestal is een functionaris een natuurlijk persoon: een mens. Een functionaris kan ook een samenwerkingsverband zijn: een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv), maatschap of rederij. Of een rechtspersoon, zoals een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), stichting of vereniging. 

Met formulier 22 kun je maximaal drie natuurlijke personen en één samenwerkingsverband of rechtspersoon inschrijven als functionaris.

Heb je een stichting of vereniging met een onderneming? Gebruik dan formulier 11 om functionarissen in te schrijven in het Handelsregister.

Hulp bij invullen

Datums

De datums die je invult op formulier 22 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 22 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). De activiteiten van het samenwerkingsverband of de rechtspersoon moeten bij de bestemming van het pand passen. Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen.

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 22 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Formulier 22 opsturen

Controleer wat je moet doen voor het inschrijven van de functionaris. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 22? 
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder formulier 22?
Dan kun je de stukken opsturen naar KVK. Heb je om een andere reden een afspraak bij KVK, neem dan alle stukken mee. Ook de stukken die je mag opsturen.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je opsturen?

Controleer welke stukken je moet opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat heeft KVK in ieder geval nodig?

• Formulier 22.
• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle personen die een handtekening hebben gezet op formulier 22. Maak de foto onherkenbaar.

Is een functionaris een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon?
Dan heeft KVK een bewijs nodig van registratie van de vennootschap of rechtspersoon. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand.

In welke taal moet het bewijs van registratie zijn opgesteld?
Het bewijs van registratie moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet je het bewijs laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Is een functionaris een natuurlijk persoon en woont die niet in Nederland, maar wel in de Europese Unie?
Dan heeft KVK een uittreksel nodig van het bevolkingsregister in dat EU-land. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Vraag dan bij het bevolkingsregister een uittreksel en een ‘meertalig modelformulier’ aan. Dat laatste is een vertaling die het bevolkingsregister toevoegt aan het uittreksel. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Is een functionaris een natuurlijk persoon en woont die buiten de Europese Unie? 
Dan heeft KVK een uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister nodig. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Bijna altijd is ook legalisatie van het uittreksel nodig. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Dan moet een beëdigd vertaler het uittreksel vertalen. Ook een vertaling moet zijn gelegaliseerd. Behalve als het document is vertaald in Nederland. KVK heeft de vertaling en het originele uittreksel nodig. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Schrijf je naast de functionarissen ook een rechtspersoon in?
Dan moet je de rechtspersoon inschrijven met een ander formulier.

Is een functionaris uiteindelijk belanghebbende (UBO)?
Geef UBO's van een stichting door met formulier 31 en UBO's van een vereniging met formulier 33. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Geef je een UBO door voor een functionaris van een rechtspersoon die in het Handelsregister staat, dan kun je dat online doen.

Wil je voor de stichting, vereniging of vve een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister? 
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13. 

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven en organisaties. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers, bestuurders en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.