Formulier 7: Bv of nv in oprichting inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Een bv in oprichting of nv in oprichting (i.o.) schrijf je in voordat een akte van oprichting is opgesteld door een notaris. Dat doe je bijvoorbeeld als de bv i.o. of nv i.o. contracten moet afsluiten. Denk aan het bestellen van goederen of de huur van een bedrijfspand. Een bv of nv schrijf je in als de akte van oprichting door een notaris is opgesteld en ondertekend.

Je kunt dit formulier gebruiken voor:

• Het inschrijven van een nieuwe bv i.o. of nv i.o.
• Het doorgeven dat u een onderneming of vestiging overneemt en voortzet als bv i.o. of nv i.o.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 7 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de bv i.o. of nv i.o. niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 7 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 7 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 7?  
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent iemand die bevoegd is voor de bv i.o. of nv i.o. op te treden formulier 7? 
Is de bevoegde een persoon? Dan moet die een afspraak maken om langs te komen op een kantoor van KVK. Is een personenvennootschap of rechtspersoon bevoegd voor de bv i.o. of nv i.o. op te treden? Dan moet de bestuurder die voor de personenvennootschap of rechtspersoon formulier 7 ondertekent, een afspraak maken om langs te komen op een kantoor van KVK.

Moet een persoon die in het buitenland woont, langskomen bij KVK?  
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De persoon komt langs bij KVK.
2. De persoon geeft de stukken mee aan een persoon die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven als bevoegde met formulier 12.
3. Als niemand bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer personen langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken en formulieren je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet je in ieder geval meenemen naar de afspraak? 

• Een geldig identiteitsbewijs. 
• Formulier 7 voor het inschrijven van de bv i.o. of nv i.o.
• Formulier 12 voor het inschrijven van een persoon, personenvennootschap of rechtspersoon die bevoegd is op te treden voor de bv i.o. of nv i.o.

Gebruikt de bv i.o. of nv i.o. niet het woonadres van een bevoegde als bezoek- of postadres?
Dan heeft KVK een bewijsstuk nodig waaruit blijkt dat de bv i.o. of nv i.o. het opgegeven bezoek- en postadres mag gebruiken.

Is een bevoegde een personenvennootschap of rechtspersoon uit het buitenland? 
Dan heeft KVK ook een bewijs van registratie van de personenvennootschap of rechtspersoon nodig. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Op dat bewijs moeten de bestuurders staan.

Wat moet een persoon die in het buitenland woont meenemen, meegeven of opsturen?
Die persoon moet een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen naar de afspraak. Als de persoon geen afspraak maakt, heeft KVK een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres?  
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn.  

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document?  
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente.  

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen?  
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Verklaart de notaris belast te zijn met het oprichten van de bv of nv in een apart document?
Voor het inschrijven van de bv i.o. of nv i.o. heeft KVK een verklaring van een notaris nodig. Uit die verklaring moet blijken dat de notaris belast is met de oprichting van de bv of nv. KVK kan die verklaring op twee manieren krijgen:

• De notaris verklaart op formulier 7 belast te zijn met het oprichten van de bv of nv.
• De notaris verklaart in een apart document belast te zijn met het oprichten van de bv of nv. Neem die verklaring dan mee naar de afspraak met KVK.

Heeft de bv i.o. of nv i.o. meer vestigingen?   
Schrijf dan iedere vestiging in met formulier 9.  

Wil je voor de bv i.o. of nv i.o. een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister?  
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13.  

Heeft de bv of nv een onderneming of vestiging overgenomen?  
Dan moet de oude eigenaar van de onderneming of vestiging dat doorgeven aan KVK. Voor een eenmanszaak of vestiging kan dat met formulier 14. Voor de onderneming van een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap is dat mogelijk met formulier 17. Voor de onderneming van een rechtspersoon kan dat met formulier 17a. KVK heeft het originele formulier nodig.

Is een bestuurder uiteindelijk belanghebbende (UBO)?  
Geef dat dan door met formulier 30. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK de bv of nv niet inschrijven. Geef je een UBO door voor een bv of nv die al in het Handelsregister staat, dan kun je dat online doen.

Is het geplaatste kapitaal van de nv niet volledig volgestort?
Dan moet je de aandeelhouders van niet volgestorte aandelen apart opgeven. Gebruik daarvoor formulier 19.

Heb je niet genoeg ruimte op formulier 7 om alle informatie op te schrijven?
Gebruik dan formulier 18 voor de informatie die je niet op formulier 7 kwijt kan.

Wil je een functionaris inschrijven die kan optreden voor de bv i.o. of nv i.o.?
Een functionaris die optreedt voor de bv i.o. of nv i.o. schrijf je in met formulier 12.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.