Je werk uitbesteden: opties en keuzes

Werk uitbesteden kan uitkomst bieden bij personeelstekort, stijgende kosten of werkstress. Een gespecialiseerde partij kan het vaak sneller en maakt minder fouten. Daardoor kun jij je zorgeloos concentreren op de groei van je bedrijf. Maar welk werk besteed je uit en welke opties heb je als je daarvoor kiest? Dit artikel helpt je een keuze te maken.

Salarisadministratie uitbesteden

Nemen je personeelszaken veel tijd in beslag, maar heb je geen budget voor een HR-medewerker of wil je hiervoor geen vaste medewerker in dienst nemen? Besteed je salarisadministratie dan uit. Je hebt de volgende opties:

• Een payrollbedrijf biedt uitkomst als je geen HR-personeel wilt inhuren. Een payrollbedrijf regelt alle personeelszaken. 
• Met HR-software regel je je personeelszaken efficiënter, waardoor je minder personeel nodig hebt. Met HR-software automatiseer je bijvoorbeeld de salarisuitbetaling of de aanvraag van documenten.

Klantenservice uitbesteden

Ook je klantenservice kun je uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf. De meeste klantenservicebedrijven bieden abonnementen aan. Je neemt dan een abonnement voor een bepaald aantal uren of gesprekken af. Let bij het maken van je keuze op de volgende zaken:

• De kanalen. Bepaal of je bereikbaar wilt zijn via chat, telefoon of mail. Twijfel je? Ontdek met doelgroepenonderzoek aan welke kanalen je doelgroep behoefte heeft.
• De beschikbaarheid. Vaak kun je kiezen uit klantenservice tijdens kantooruren of 24 uur per dag. Verkoop jij een product of dienst waarbij hulpvragen niet kunnen wachten? Kies dan voor 24 uur per dag klantenservice.
• De flexibiliteit van het klantenservicebedrijf om meer of minder uren af te nemen. 
• De mogelijkheid van rapportage en koppelingen met je eigen systemen. Een maandelijks of wekelijks rapport van het type klantenserviceberichten helpt je bijvoorbeeld om je product te verbeteren. Soms is het mogelijk om klantencontact bij te houden in een CRM-systeem.

ICT uitbesteden

Als je je ICT-beheer wilt uitbesteden, heb je veel verschillende opties. Je sluit dan vaak een Service Level of Agreement (SLA) af. Hierin staat precies wat je wel en niet aan het gekozen ICT-bedrijf uitbesteedt. Je kunt kiezen uit:

• Het uitbesteden van een specifiek proces, zoals de ontwikkeling, installatie of implementatie van ingewikkelde software. Denk bijvoorbeeld aan een cloudoplossing, een systeem waar meerdere computers in kunnen werken.
• Het uitbesteden van de bewaking van je systemen, zoals voorraadsystemen, CRM-systemen of facturatiesystemen. Een ICT-bedrijf ziet eventuele datalekken en hacks op tijd, beschermt je tegen cybercriminaliteit en zorgt dat de systemen blijven werken. 
• ICT-support. Je medewerkers kunnen in dit geval voor een afgesproken uurtarief terecht bij het ICT-bedrijf met kleine problemen, zoals een laptop die niet opstart. Zo ben je er zelf geen tijd aan kwijt en blijven je medewerkers productiever omdat ze niet zelf naar oplossingen hoeven te zoeken. 

Financiën uitbesteden

Je kunt verschillende financiële onderdelen van je bedrijf uitbesteden:

• Je boekhouding. Een boekhouder helpt je bijvoorbeeld je belastingaangiften (op tijd) te doen. Doe je dit te laat, dan riskeer je een boete.
• Je debiteurenbeheer. Loop je veel geld mis, omdat facturen te laat of niet betaald worden? Een incassobureau helpt met het innen van die facturen, maar biedt ook juridische hulp als debiteuren bijvoorbeeld weigeren te betalen. 
• Financieel advies. Stel: je wilt een grote investering doen, of je hebt hulp nodig bij pensioenplanning of vermogensbeheer. Een financieel adviseur helpt je om dit strategisch aanpakken. 

Andere vormen van uitbesteden

• Je kunt je productieproces uitbesteden in het buitenland. Dit heet ook wel outsourcing.
• Een marketingbureau helpt je meer klanten vinden en binden.
• Een juridisch adviseur helpt je onder andere bij het opstellen van contracten en het beschermen van intellectueel eigendom.
• Wil je uitbreiden naar het buitenland? Een distributeur of handelsagent helpt je verkopen in het buitenland.
• Wil je producten uit het buitenland importeren? Een expediteur helpt je bij het organiseren van internationaal transport en het aangeven van goederen bij de douane.

Bespreek met een KVK-adviseur (088 585 2 222) welke werkzaamheden je kunt uitbesteden en wat daarbij een goede keuze is voor je bedrijf.

Is het belangrijk dat het werk wordt gedaan door iemand die weet wat er in de rest van het bedrijf speelt? Neem dan een werknemer aan.