Een écht goede back-up maak je zo

Bestanden kunnen op veel manieren onbruikbaar worden. Een medewerker gooit bijvoorbeeld per ongeluk een belangrijk document weg. Of de harde schijf van je laptop crasht. Ook malware, zoals bijvoorbeeld ransomware, kan je bestanden verwijderen, beschadigen of op slot zetten. Zijn dat belangrijke bedrijfsgegevens, zoals je klantenbestand of je financiële administratie, dan kun je hierdoor veel tijd en geld verliezen. Houd de schade zo klein mogelijk door je bestanden terug te zetten vanuit je back-up.

Wat is een back-up?

Een back-up is een reservekopie van je gegevens. Dat gaat niet alleen om documenten, maar ook om systeembestanden, je website, of zelfs een hele server. Eigenlijk alle digitale informatie die belangrijk is voor je bedrijf. Stel, je verliest je huissleutel. Dan ben je blij dat je met een reservesleutel naar binnen kunt. Zo werkt het ook met een reservekopie van je bedrijfsgegevens.

Wat moet je back-uppen?

Kijk eens goed naar alle digitale informatie in je bedrijf. En stel je nu voor dat die gegevens er niet meer zijn. Hoe erg raakt dit je bedrijf? Sommige informatie kun je opnieuw downloaden. Denk aan een folder van een leverancier. Het is geen ramp wanneer je zoiets verliest. Maar wat als het je nieuwe productontwerp is? Het verlies daarvan is zeker een probleem. Maak daarom van dit soort belangrijke gegevens altijd een back-up.

Veiligheid

Een back-up is een verzameling van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Beveilig de back-up met een wachtwoord. Dan kan niet zomaar iedereen erbij. Maak je een back-up op een losse harde schijf? Zorg dat het is losgekoppeld van je bedrijfsnetwerk en berg het apparaat veilig op.

Bewaarplicht

Een back-up is altijd handig, maar soms ook verplicht. Voor bepaalde bedrijfsinformatie geldt namelijk een bewaarplicht. Zo moet je de basisgegevens van je bedrijfsadministratie zeven jaar bewaren.

Cloudopslag is geen back-up

Bij cloudopslag sla je documenten online op buiten je eigen netwerk. Hierdoor kun je er altijd bij. Ook kun je via de cloud makkelijk met anderen samenwerken aan dezelfde bestanden.

De leverancier van de cloudopslag maakt meestal ook back-ups, maar dat is geen vervanging voor je eigen back-ups. De leverancier kan failliet gaan of slachtoffer worden van een cyberaanval. Dan ben je alsnog je bestanden kwijt. Maak dus ook van je bestanden in de cloud regelmatig een back-up.

Sla niet lokaal op

Sla bedrijfsgegevens nooit lokaal op, bijvoorbeeld op een laptop of een persoonlijke USB-stick. Zorg dat je medewerkers dit weten. Het is meestal onmogelijk om lokaal opgeslagen data mee te nemen in de back-up van je bedrijf. Werk daarom in de cloud of op een netwerkschijf. Met zo’n centrale opslag neem je alles in één keer mee in je back-up.

Zo maak je een écht goede back-up

Met de drie tips hieronder maak je een écht goede back-up. Onthoud in ieder geval: elke vorm van back-uppen is beter dan helemaal geen back-up maken.

1. Maak regelmatig een back-up

Maak het liefst dagelijks een back-up, zeker van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Gaat er iets mis, dan ben je hooguit de gegevens van één dag kwijt. Heb je personeel? Werk dan zoveel mogelijk op één netwerkschijf of in de cloud. Stel in dat je besturingssysteem dagelijks een back-up maakt. Of kies voor back-upsoftware die dat automatisch voor je doet. Vraag zo nodig hulp aan je IT-beheerder.

2. Fysiek en digitaal

Een losse harde schijf of USB-stick kan kapotgaan of gestolen worden. Maak daarom ook een online back-up. Zo heb je altijd twee kopieën van belangrijke gegevens. Bewaar de fysieke back-up buiten je bedrijf achter een slot.

3. Test het terugzetten van gegevens

Test regelmatig of het terugzetten van gegevens ook echt lukt. Controleer in ieder geval of je bestanden kunt terughalen uit een back-up. Nog beter is een rampoefening: doe alsof een harde schijf is gecrasht, of dat een map met belangrijke gegevens is verwijderd. Hoe gemakkelijk en snel zet je je gegevens dan terug? Door te oefenen ben je goed voorbereid op een noodsituatie.