Kritieke bedrijfsprocessen: wat houdt jouw bedrijf draaiend?

 Het maken van een product, het leveren van een dienst, het opvolgen van klantcontact of de administratie. Elk bedrijf heeft meerdere processen. Het is vervelend wanneer bijvoorbeeld internetuitval het klantcontact stillegt, maar de productie kan wellicht doorgaan. Oftewel: sommige processen zijn kritiek voor je bedrijf, andere zijn ondersteunend.

Wat zijn bedrijfsprocessen?

Er zijn allerlei bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan:

• betalingen – zonder een werkend betaalsysteem geen omzet.
• productie – dit is het proces waarmee je jouw product maakt.
• website / webshop – vaak het eerste contactpunt voor klanten, moet altijd bereikbaar zijn.
• klantcontact – klanten moeten je kunnen bereiken voor vragen, bestellingen of problemen.
• watervoorziening – bij een wasstraat of kapsalon ben je afhankelijk van watertoevoer
• koeling – temperatuurgevoelige producten blijven alleen veilig en verkoopbaar met goede koeling.
• IT‑systemen – systemen zoals kassasoftware of planningstools moeten functioneren om door te kunnen werken.
• logistiek – zonder transport of levering komen producten niet op tijd bij de klant.

Prioriteer processen

Maak inzichtelijk welke processen er lopen binnen jouw bedrijf. Daarna bepaal je welke drie het belangrijkst zijn voor jouw onderneming.

Door vooraf te bepalen welke processen kritiek, belangrijk of nietkritiek zijn, weet je precies waar je als eerste op moet letten. Bij de voorbereiding op een noodsituatie en tijdens een noodsituatie.

Dit inzicht helpt je om realistische keuzes te maken, schade te beperken en sneller te bepalen welke acties prioriteit hebben. Denk aan een backup-oplossing regelen voor een systeem of een offline modus aanvragen voor je kassa.

Bewust van risico's

Bron: KVK themarapport Weerbaarheid van ondernemers.

Kritieke processen – hier kun je 0 uur zonder

Zonder deze processen kan je bedrijf niet werken of open blijven. Bijvoorbeeld omdat het onveilig is voor je personeel of de klant.

3 voorbeelden:

• koeling/temperatuurbeheersing bij een ijssalon – als de temperatuur stijgt, is het ijs niet meer veilig en moet je direct sluiten.
• veiligheidssystemen (alarmsysteem, camera’s, noodverlichting) bij een concert – zonder deze systemen kun je het publiek niet veilig ontvangen of evacueren.
• productie die niet onderbroken mag worden, zoals bij een bakker – als het bakproces stopt, mislukt het product en moet je het weggooien.

Kenmerken van kritieke processen zijn:

• de locatie is niet of niet veilig te bezoeken
• het personeel kan niet of niet veilig werken
• de klant kan niet of niet veilig betalen
• het product kan niet of niet veilig geproduceerd worden

Belangrijke processen – hier kun je max 72 uur zonder

Deze processen kunnen kort onderbroken worden, maar zijn wel belangrijk om zo snel mogelijk op te vangen.

5 voorbeelden:

• betalingen en facturatie – tijdelijk uitstel kan, maar zonder inkomsten loopt je bedrijf snel risico.
• toegang tot systemen – medewerkers kunnen hun werk niet goed doen als systemen niet bereikbaar zijn.
• klantenservice – klanten verwachten snel antwoord, anders loop je reputatieschade op.
• administratie – dit kan even wachten, maar moet wel tijdig bijgewerkt worden. Zo houd je het overzicht en voldoe je op tijd aan je verplichtingen.
• voorraadbeheer – zonder actueel inzicht kun je misgrijpen en omzet mislopen.

Kenmerken van belangrijke processen zijn:

• je bedrijf is niet direct in nood zonder deze processen
• zonder deze processen loop je wel direct risico, zoals omzetverlies of reputatieschade

Overige processen – niet tijdsgebonden

Zonder deze processen komt je bedrijf of de productie niet in gevaar. Denk aan:

• marketing – campagnes kunnen tijdelijk pauzeren zonder directe schade aan je bedrijfsvoering.
• planning – afspraken en roosters kun je later weer bijwerken zonder dat het werk stilvalt.
• rapportages – analyses en overzichten zijn belangrijk, maar niet dringend in een noodsituatie.

Maak je top 3 meest kritieke bedrijfsprocessen

Bepaal welke bedrijfsprocessen het meest belangrijk zijn voor je bedrijf. Omdat je bijvoorbeeld zonder die processen niet of niet veilig kunt werken. Met dit inzicht kun je back-ups of noodplannen maken.

Een voorbeeld: je hebt een autowasstraat. Je bent voor deze dienstverlening afhankelijk van de watervoorziening. Zonder water kan de wasstraat namelijk niet draaien. Ook is het nodig dat de wasstraat verlichting en veiligheidssensoren heeft. Deze werken onder andere op stroom en gebruiken camera’s. Zonder deze systemen kan het onveilig zijn voor de klant of werknemer. Daarnaast is het nodig dat klanten een wasprogramma kunnen betalen. Je bent hiervoor afhankelijk van IT-systemen.

De top 3 belangrijkste processen zijn:

• Watervoorziening. Is geen backup voor mogelijk. Bepalend voor wel of niet open zijn.
• Veiligheidsverlichting en camera’s. Eventueel is noodverlichting mogelijk. Checken bij leverancier wasstraat.
• IT-systemen. Verkoop en betalen kan eventueel via een offline modus of contant geld. Overleggen met leverancier kassasysteem.