Noodplan: zo draait je bedrijf weer snel na een noodsituatie

Nog geen kwart van de zzp’ers en kleine bedrijven is goed voorbereid op een noodsituatie waarbij hun bedrijf tijdelijk stilligt.

Met een vol stroomnet, oorlogen, cybercrime en een veranderend klimaat spelen er veel zaken die je bedrijf kunnen raken. Grote bedrijven nemen al maatregelen en bereiden zich voor op verstoringen. Het mkb en een grote groep zzp’ers blijven achter, blijkt uit KVK-onderzoek. Ze weten niet wat ze kunnen doen, onderschatten de gevolgen van een noodsituatie of lopen aan tegen de mogelijke kosten.

Toch wil je voorkomen dat je bedrijf stilligt en je inkomsten tijdelijk wegvallen. De voorbereiding op zo’n noodsituatie draait voor een belangrijk deel om bewustwording, bij jou en je personeel. En dure investeringen zijn lang niet altijd nodig.

Bereid je bedrijf voor

Risico’s komen in allerlei vormen en van alle kanten. Ieder bedrijf kan worden geraakt. Toch ben je als ondernemer waarschijnlijk niet voor elke dreiging kwetsbaar.

Zoek uit welke risico’s je bedrijf kunnen raken

Het is belangrijk dat je uitzoekt welke dreiging jou kan raken, waar je kwetsbaar bent en wat de gevolgen kunnen zijn van een noodsituatie.

• Voor een agrarisch bedrijf kan extreem weer bijvoorbeeld rampzalig zijn: hagel, veel regen en droogte kunnen zorgen voor een mislukte oogst.
• Een groothandel in een loods merkt misschien niets van de weersomstandigheden, maar kan veel schade oplopen bij een brand of cyberaanval.

Bewust van risico’s in 4 stappen

Een noodsituatie overvalt je. Toch kun je al stappen zetten om je voor te bereiden voor als je dat ooit nodig hebt.

1. Bepaal je belangrijkste risico’s

Wil je weten waar je kwetsbaar bent? Bepaal dan eerst wat je wilt beschermen. Denk aan data, producten, machines of bijvoorbeeld doorlopende leveringen. Als je weet wat je wilt beschermen, ga je nadenken over de risico’s. Welke bedreigingen kunnen jouw bedrijf raken? Bespreek wat je hebt bedacht met medewerkers, andere ondernemers of bijvoorbeeld een expert. Mogelijk vullen zij je aan.

Voorbeeld: Je verkoopt handgemaakte verzorgingsproducten. Je bent hiervoor afhankelijk van shea butter. Bij een andere leverancier bestel je kruiden en olie. Een derde leverancier voorziet je van de passende verpakkingen. Zonder de levering van deze spullen, kun je geen verzorgingsproducten verkopen. Je wilt er dus voor zorgen dat je altijd voldoende voorraad hebt, en dat er tijdig wordt geleverd. Het zou je direct raken als een van je leveranciers niet kan leveren.

2. Maak plannen

Nu je de risico’s scherp in kaart hebt, is het tijd voor oplossingen. Misschien heb je hierbij hulp nodig. Bijvoorbeeld een deskundige die je vertelt wat je wel en niet kunt verzekeren. Of een expert die je uitlegt hoe je je bedrijf en gegevens beschermt tegen cybercriminelen.

Voorbeeld: Als online marketeer zorg je ervoor dat verschillende klanten online goed vindbaar zijn. Je laptop is je belangrijkste hulpmiddel. Een cyberaanval is daarmee een van de grootste risico’s. Een expert legt onder meer uit dat je je gegevens in drievoud moet opslaan en dat je back-ups nodig hebt in de cloud en op een harde schijf, liefst op een andere locatie.

3. Test de plannen

Hoe weet je of de oplossingen die je hebt bedacht goed werken? Probeer het uit, met je personeel. Maak een paar uur vrij in je agenda en ga op onderzoek uit. Draaien al je machines op het aggregaat als de stroom uitvalt? Werkt je kassa nog als er geen internet is? De oefening is meteen een goede test om te zien of de rolverdeling onder je medewerkers klopt.

4. Bepaal je rol

In een crisissituatie zorg je eerst voor jezelf. Zodra je controle hebt, kijk je ook goed om je heen. Bedenk welke klanten en partners je meteen moet informeren over de situatie. Kijk ook goed of mensen sterk afhankelijk zijn van jouw bedrijf. Lever je als bakker bijvoorbeeld dagelijks vers brood aan zorginstellingen, dan is het belangrijk dat zij op tijd kunnen werken aan een oplossing. Waar mogelijk kun je hierbij misschien je hulp bieden.

Maak een noodplan

Als je de vier bovenstaande stappen hebt doorlopen, heb je veel waardevolle informatie verzameld. Met deze info ben je goed op weg om een noodplan te maken.

Belangrijk is dat je noodplan zoveel mogelijk aansluit op de situaties die in jouw bedrijf kunnen voorkomen. Werk je vooral digitaal? Ga dan uitgebreid in op gevolgen van een cyberaanval of internet- en stroomuitval. En bedenk wat je nodig hebt om tot een oplossing te komen in een crisis. Maak en verkoop je een fysiek product? Bedenk dan wat er mis kan gaan in jouw proces: van de leverancier en de productie tot de verkoop en het transport.

Pak nu door en leg jouw noodplan op maat vast.