UBO's ingeschreven? Sinds 27 maart is het verplicht

UBO's (Ultimate Beneficial Owners) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een organisatie. Sinds 27 maart 2022 is het voor ruim 1,5 miljoen organisaties verplicht om hun UBO's ingeschreven te hebben in het UBO-register. Wat is een UBO en heeft jouw organisatie ook te maken met het UBO-register? Lees hier vijf belangrijke vragen en antwoorden.

1. Wat zijn UBO's?

UBO's zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of mensen die meer dan 25% eigendomsbelang hebben in een vof, of meer dan 25% stemrecht bij een statutenwijziging van een stichting. Heeft niemand een aanwijsbaar belang van meer dan 25%? Dan zijn de hoger leidinggevende(n), bijvoorbeeld de vennoten of de statutaire bestuurders, de UBO's. Iedere UBO-plichtige organisatie heeft één of meer UBO's.

Wil je weten wie de UBO's van jouw organisatie zijn? Dit bepaal je als organisatie zelf; KVK adviseert hier niet in. We bieden je wél informatie over hoe je bepaalt wie de UBO's van je organisatie zijn:

• UBO's bepalen van een bv, nv, Europese nv of Europese cv
• UBO's bepalen van een stichting
• UBO's bepalen van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij
• UBO's bepalen van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

2. Moet ik UBO's inschrijven?

Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties UBO's inschrijven. Deze organisaties hebben een brief van KVK ontvangen en kregen tot 27 maart 2022 de tijd om zich in te schrijven. Vanaf 27 maart 2022 zijn UBO-plichtige organisaties in overtreding als zij hun UBO's nog niet hebben ingeschreven. Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst controleert hierop. Organisaties kunnen dan bijvoorbeeld een geldboete krijgen.

Of jij ook UBO's in moet schrijven hangt af van de rechtsvorm van je organisatie. 

Organisaties die UBO's moeten inschrijven

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan ben je verplicht om UBO's in te schrijven:

• niet-beursgenoteerde besloten vennootschappen (bv) en naamloze vennootschappen (nv)
• stichtingen
• verenigingen:
  • met volledige rechtsbevoegdheid
  • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
• onderlinge waarborgmaatschappijen
• coöperaties
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (cv)
• rederijen
• kerkgenootschappen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV) 

Organisaties die niet hoeven inschrijven

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan schrijf je geen UBO's in:

• eenmanszaken
• beursgenoteerde besloten vennootschappen (bv) en naamloze vennootschappen (nv)
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen (bv)
• verenigingen van eigenaars (VvE)
• rechtspersonen in oprichting
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• publiekrechtelijke rechtspersonen
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben ('branch offices') schrijven bij KVK geen UBO's in. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

3. Hoe schrijf ik UBO's in?

Heb je een bestaande organisatie?

Schrijf je UBO's in met een online UBO-opgave. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen. Nadat je voor een organisatie de UBO’s online hebt opgegeven, krijg je een bevestiging per e-mail.

Heb je een nieuwe organisatie?

Je schrijft je startende organisatie en de UBO's daarvan in tijdens het registreren aan de balie bij KVK, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren (pdf's). Je kunt de UBO's van je nieuwe organisatie niet online inschrijven.

 

Documenten die je nodig hebt bij het inschrijven van UBO's

KVK biedt je informatie over welke documenten je nodig hebt om het belang van de UBO's in je organisatie aan te tonen:

• Documenten waaruit het belang van de UBO's van een bv, nv, Europese nv of Europese cv blijkt
• Documenten waaruit het belang van de UBO's van een stichting blijkt
• Documenten waaruit het belang van de UBO's van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij blijkt
• Documenten waaruit het belang van de UBO's van een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij blijkt

4. Waarom is er een UBO-register ingesteld?

Het UBO-register draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Ook wanneer je een zakelijke bankrekening opent of een zakelijke lening aangaat moet de geldverstrekker onderzoek doen naar de UBO's van je organisatie, dit heet cliëntenonderzoek. De geldverstrekker vergelijkt dan de gegevens die je bij je aanvraag voor een bankrekening of lening opgeeft met de gegevens in het UBO-register. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Daarnaast kun je, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zakendoet.

Het register komt voort uit EU-regelgeving. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.

5. Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO's bekijken?

KVK gaat zorgvuldig om met de gegevens van UBO's. We verwerken deze gegevens volgens de richtlijnen van de AVG. Sinds 22 november 2022 zijn de gegevens door een uitspraak van het Europese Hof van Justitie tijdelijk niet openbaar.

Alle veelgestelde vragen over het UBO-register

Heb je na het lezen van deze informatie nog vragen? Bel de KVK UBO-lijn: 088 585 4585.