Btw-regels voor e-commerce in de EU

Als je met je webshop Europa wilt veroveren, gelden er andere btw-regels dan wanneer je alleen aan klanten in Nederland levert. Voor afstandsverkopen binnen de EU is één gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro van toepassing. Je buitenlandse btw-aangifte kun je regelen via een éénloketsysteem. Hierdoor draag je de buitenlandse btw niet meer in elk EU-land afzonderlijk af. Dit éénloketsysteem heet ook wel One Stop Shop-regeling of OSS.

In dit artikel staan de belangrijkste btw-regels uitgelegd voor Nederlandse bedrijven in de e-commerce, zoals webshops en marktplaatsen die leveren aan buitenlandse consumenten in de EU. Hieronder valt ook dropshipping. In de EU gelden voor de btw een aantal regels. Bijvoorbeeld een drempelbedrag voor het heffen van btw als je aan consumenten verkoopt in andere lidstaten en btw-registratie in het buitenland.

• Btw-regels in de EU
• Drempelbedrag
• Geen btw-vrijstelling bij import
• Platformfictie
• Eénloketsysteem
• Btw en KOR
• Douanewetgeving e-commerce-zendingen
• Kom in actie

Btw-regels in de EU

Alle landen binnen de EU heffen btw. EU-landen bepalen zelf de hoogte van de btw-tarieven op producten. Welk land btw mag heffen wordt bepaald door:

• Uit welk EU-land producten vertrekken.
• In welk EU-land producten aankomen.
• In welk land producten zijn geïmporteerd van buiten de EU.
• Wie de importeur is; de leverancier, webshop of afnemer bij invoer van producten.
• Of je levert aan andere ondernemers of aan afnemers zonder btw-nummer; consumenten.

In de praktijk

Bij verkopen en leveringen waarbij goederen vanuit Nederland verzonden worden naar consumenten in andere EU-landen geldt het 'bestemmingslandprincipe'. Dit geldt zowel voor intra-EU verkopen als voor verkopen vanuit zogenoemde 'derde landen', landen buiten de EU. Dit betekent dat jij buitenlandse klanten het btw-tarief van hun EU-lidstaat in rekening brengt. Als het totaalbedrag van jouw buitenlandse verkopen in EU-landen jaarlijks onder de drempel van 10.000 euro blijft, mag je als Nederlandse webshop Nederlandse btw in rekening blijven brengen.

Als je klant een geldig btw-nummer heeft, factureer je jouw klant met 0% btw. Je afnemer geeft de btw lokaal aan.

Drempelbedrag

Binnen de EU is één gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro per kalenderjaar van toepassing. Dit drempelbedrag geldt voor alle intra-EU afstandsverkopen van goederen samen met de verkoop van digitale diensten aan consumenten in de EU. De regels gelden voor alle intra-EU-verkopen aan consumenten. Ook voor verkopen die niet via je webshop gaan.

Jaarlijks houd je zelf het drempelbedrag in de gaten. Als je in een jaar over de grens van 10.000 euro gaat, bereken je vanaf dat moment het lokale btw-tarief van het land waar je particuliere klant woont. In het opvolgende jaar blijf je met lokale btw van het EU-land factureren. In het jaar daarop controleer je op de eerste dag van het nieuwe jaar je omzet van het voorgaande jaar. Zat je in dat jaar met je omzet onder de drempel van 10.000 euro dan mag je weer Nederlandse btw berekenen. Je mag ook met het lokale btw-tarief van je EU-klanten blijven factureren.

Je buitenlandse btw-aangifte kun je op twee manieren regelen. Je doet een lokale btw-aangifte per afzonderlijk EU-land waarin je hebt verkocht. Of je meldt je bedrijf aan voor de Unieregeling binnen het éénloketsysteem van de Belastingdienst. Je mag niet beide manieren gebruiken.

Voorbeeld overschrijding

In 2022 ga je met je omzet over de drempel van 10.000 euro. Vanaf het moment dat je over deze grens gaat, bereken je het lokale btw-tarief van het land waar je particuliere klant woont. In 2023 blijf je met het lokale btw-tarief van het EU-land factureren. Op 1 januari 2024 bekijk je de gehele omzet van het voorgaande jaar 2023. Als je omzet in 2023 onder de drempel van 10.000 euro bleef, mag je weer Nederlandse btw berekenen. Je mag ook met het lokale btw-tarief van je EU-klanten blijven werken.

Vanaf het moment dat je boven het drempelbedrag van 10.000 euro komt, breng je het btw-tarief in rekening van het EU-land waar je klant gevestigd is. Dit geldt voor de factuur waarmee je over het drempelbedrag gaat. Wanneer je al voor 8.000 euro aan consumenten in andere EU-landen geleverd hebt en voor 3.000 euro aan een Franse consument moet factureren, dan is de factuur van 3.000 euro belast met Franse btw.

Uitzondering drempelbedrag

Voor het leveren van accijnsgoederen, zoals alcoholische dranken, geldt het drempelbedrag niet. Dit geldt ook voor nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen. Leveringen van dit soort goederen tellen niet mee voor het drempelbedrag. Bij iedere levering bereken je de btw van het land waar deze goederen heengaan. De hoogte van het bedrag maakt niet uit.

Als je goederen verkoopt die onder de zogeheten margeregeling vallen, tellen deze leveringen niet mee voor het drempelbedrag. Pas je de margeregeling toe dan ben je Nederlandse btw verschuldigd aan de Belastingdienst over de winstmarge van de goederen. Je berekent geen btw aan de klant en vermeldt dit ook niet op de factuur. De btw is in je verkoopprijs inbegrepen.

Geen btw-vrijstelling bij import

Bij invoer van goederen in de EU is altijd invoer-btw verschuldigd, ongeacht de waarde van de zending. Hiermee zorgt de EU voor een 'gelijk speelveld' voor alle verkopers binnen en buiten de EU. Ook betaal je inklaringskosten. Dit zijn kosten die de douane of het post-of koeriersbedrijf rekent voor het afhandelen van je inklaring van geïmporteerde producten. Naast invoer-btw bestaan deze kosten bijvoorbeeld uit de douaneaangifte van goederen, opslagkosten en administratieve afhandeling. Zendingen met een waarde tot en met 150 euro zijn wel vrijgesteld van invoerrechten.

Wanneer je producten van buiten de EU aan klanten verkoopt die geen btw-aangifte doen, dan geef je de btw aan in het EU-land waar de goederen binnenkomen. Bijvoorbeeld wanneer je producten uit China via je webshop rechtstreeks vanuit China levert aan consumenten in België. Op deze levering moet je Belgische btw afdragen. Dit kan op een vereenvoudigde manier door het gebruik van de Invoerregeling binnen het éénloketsysteem.

Platformfictie

Als je via digitale platformen producten aan particulieren in EU-landen verkoopt, kan de zogeheten platformfictie gelden. Bij platformfictie betalen platformeigenaren de btw over productleveringen van leveranciers die via hun platform handelen. Platformfictie geldt alleen als een leverancier aan het platform levert en de marktplaats aan een particulier. Het platform heeft in dit geval een 'ondersteunende rol'.

Een ondersteunende rol is meer dan alleen digitaal vraag en aanbod bij elkaar brengen. Bijvoorbeeld bestellingen, betalingen en het afleveren van producten ondersteunen. Of wanneer je als platform zelf algemene voorwaarden hebt voor het leveren van goederen.

Eénloketsysteem

Je kunt je bedrijf aanmelden voor de One Stop Shop ofwel het éénloketsysteem van de Belastingdienst. Dit systeem bestaat uit drie vrijwillige regelingen:

1. De Unieregeling voor in de EU gevestigde bedrijven met ten minste één vestiging in een EU-land. Deze regeling geldt voor intra-EU afstandsverkopen en dienstverrichtingen.
2. De niet-Unieregeling voor buiten de EU gevestigde bedrijven zonder vestiging in de EU. Deze regeling geldt voor dienstverrichtingen.
3. De Invoerregeling voor afstandsverkopen van niet EU-goederen met een waarde van maximaal 150 euro. Deze regeling is voor bedrijven die producten van buiten de EU aan consumenten in een ander EU-land verkopen en rechtstreeks laten afleveren. Je betaalt dan geen invoer-btw. Je klanten betalen de btw namelijk op het moment dat zij het product in je webwinkel kopen. Voor het gebruikmaken van deze Invoerregeling heb je een invoerregelingnummer (IOSS-nummer) nodig van de Nederlandse Belastingdienst.

De Belastingdienst ondersteunt het éénloketsysteem met een tijdelijk ingericht ‘noodspoor’. Dit betekent dat je bovengenoemde regelingen kunt gebruiken met enkele beperkingen:

• Gegevens worden deels handmatig verwerkt. Dit verhoogt de kans op fouten.
• Aangiften en aanmeldingen hebben een langere doorlooptijd.
• Handmatige verwerking kan het onvolledig uitwisselen van informatie met andere EU-landen tot gevolg hebben. De Belastingdienst geeft aan dat eventuele vertragingen, veroorzaakt door het systeem, in de btw-afdracht naar het andere EU-land geen gevolgen hebben. Een vertraging levert je bijvoorbeeld geen boete vanuit het andere EU-land op.
• Een system-to-system aangifte kan niet binnen het noodspoor. Dit is een aangifte via je softwarepakket.

Gebruik van OSS-regeling voor btw

• Je aangifte en aanmelding voor de genoemde regelingen verloopt via Mijn Belastingdienst Zakelijk, tabblad EU-btw éénloketsysteem.
• Voor het aanmelden en aangeven heb je eHerkenning, niveau 3 nodig. Wanneer je een eenmanszaak hebt, kun je DigiD gebruiken. Je meldt je apart voor iedere regeling aan. Bij iedere aanvraag voer je dezelfde NAW-gegevens in.
• Aanmelden voor de Unieregeling en Invoerregeling kan op ieder moment. Je kunt per direct gebruikmaken van één van de regelingen.
• Wanneer je gebruikmaakt van de Invoerregeling verzorg je een maandelijkse aangifte binnen het systeem.
• Bij het toepassen van de Unieregeling doe je een kwartaalaangifte.

Naast je buitenlandse btw-aangifte doe je ook je ‘normale’ btw-aangifte voor je Nederlandse omzet. Afhankelijk van welke regeling je gebruikt, doe je meerdere btw-aangiftes die per tijdvak kunnen verschillen.

Aanvragen eHerkenning

Als je nog geen eHerkenning hebt voor je bedrijf, vraag deze dan op tijd aan. Wanneer je een eH3-inlogmiddel aanschaft voor het aanmelden voor het nieuwe OSS-portaal dan kun je mogelijk aanspraak maken op de Compensatieregeling eHerkenning Belastingdienst. Als je recht hebt op deze regeling is de compensatie 24,20 euro inclusief btw per jaar.

Opslag goederen

Wanneer je goederen voor je webshop in een magazijn in een ander EU-land opslaat heb je een btw-nummer van dat EU-land nodig. De door jou geleverde goederen vanuit het buitenlandse magazijn zijn belast met lokale btw. Ze worden vanuit dat land geleverd en je kunt je btw dan niet via de Nederlandse OSS-portal aangeven. Je doet btw-aangifte in het betreffende EU-land.

Voorbeeld

Je maakt gebruik van de 'fulfilmentservice' van Amazon in Duitsland. Dit betekent dat Amazon het hele proces van orderafhandeling regelt. Je hebt dan lokaal een voorraad producten in Duitsland liggen. Amazon vraagt je hiervoor om een Duits btw-nummer. Als je Duitse voorraad alleen geleverd wordt aan Duitse consumenten is er geen sprake van afstandsverkopen. Dit is een lokale verzending en verwerk je in de lokale Duitse btw-aangifte. De verkopen aan Amazon zijn een B2B-transactie en geen afstandsverkoop.

Voor je afstandsverkopen vanuit Nederland naar consumenten in andere EU-lidstaten maak je een keuze; je doet lokaal aangifte en kiest voor een lokale registratie in de betreffende landen of je gebruikt het éénloketsysteem (OSS).

Als je kiest voor het éénloketsysteem geef je daar al je afstandsverkopen aan buitenlandse consumenten in andere EU-landen aan. Je registratie in Duitsland voor bijvoorbeeld B2B-leveringen en nationale transacties zit het gebruik van OSS niet in de weg. Het Duitse btw-nummer gebruik je voor andere omzetbelasting-gerelateerde zaken.

Btw en KOR

Wanneer je van de kleineondernemersregeling (KOR) gebruikmaakt, heb je een jaarlijkse omzet van minder dan 20.000 euro. Door je deelname aan de KOR heb je btw-vrijstelling. Wanneer je met je webshop over de drempel van 10.000 euro aan omzet in andere EU-lidstaten dan Nederland gaat, word je btw-plichtig in de betreffende EU-lidstaten. Op dat moment gelden de btw-regels van de EU-lidstaat van je consument. De Nederlandse KOR is dan niet langer van toepassing.

Over deze omzet moet je lokaal aangifte doen. Je kunt je aanmelden voor de Unieregeling binnen het éénloketsysteem of je registreert je lokaal voor de btw en doet lokaal aangifte. Wanneer je bijvoorbeeld ook in het betreffende land inkoopt met lokale btw, kan dit voordeliger zijn. De betaalde btw kun je dan direct in je aangifte verrekenen. De omzet waarover je lokaal aangifte doet in een ander EU-land telt niet mee voor de KOR. Je kunt de KOR blijven toepassen totdat je een omzet van 20.000 euro in Nederland bereikt.

Als je jaarlijks met je buitenlandse omzet in de EU onder de 10.000 euro blijft en deze omzet samen met je Nederlandse omzet niet meer dan 20.000 euro is, mag je gewoon onder de KOR blijven werken. Je berekent dan geen btw en geeft ook geen btw aan.

Douanewetgeving e-commerce-zendingen

Voor alle zendingen met een waarde tot 150 euro is een elektronische aangifte ten invoer verplicht. Daarnaast zijn er voor deze kleine zendingen twee nieuwe regelingen:

1. Leveranciers die rechtstreeks goederen leveren vanuit landen buiten de EU kunnen onder voorwaarden gebruikmaken van de Invoerregeling binnen het OSS-portal. Met deze Invoerregeling doet een leverancier maandelijks btw-aangifte in één EU-land. Deze regeling geldt alleen voor zendingen met een waarde tot 150 euro. In plaats van invoer-btw draagt de leverancier via het éénloketsysteem direct de btw af die van toepassing is in het bestemmingsland. Je klant betaalt de lokale btw op het aankoopmoment in je webshop. Wanneer je gebruikmaakt van de Invoerregeling binnen het OSS krijg je hiervoor een ‘invoer one-stop-shop nummer’, een invoer OSS-nummer (IOSS). Derde partijen, zoals post- en koeriersbedrijven, mogen jouw IOSS-nummer gebruiken voor de invoeraangifte bij de douane.
2. Voor bijvoorbeeld douane-agenten, vervoers- en postbedrijven geldt een andere regeling als bedrijven de Invoerregeling niet gebruiken. De douane aan de EU-grens schat in dit geval de waarde van de goederenzending. Bedrijven innen de verschuldigde btw direct bij de consument. Maandelijks rapporteren zij de verschuldigde invoer-btw en dragen dit af via een elektronische aangifte. Dit geldt alleen bij zendingen met een waarde tot 150 euro.
   
   Informeer je klanten hierover voordat ze een bestelling plaatsen in je webshop. De vermelde prijs in je webshop, moet een prijs zonder btw zijn. Je klanten betalen de btw en eventuele afhandelingskosten wanneer ze het pakketje aan de deur ontvangen. Anders betalen ze twee keer btw; aan de deur en in je webshop.

De waarde tot 150 euro geldt per zending en is exclusief btw. Dit is de prijs die de consument voor je product betaalt. Wanneer je per zending meerdere producten levert aan dezelfde consument, dan tel je de waarde van deze goederen bij elkaar op. Als de vracht- en verzekeringskosten apart op de factuur vermeld staan, zijn deze niet in de prijs inbegrepen. Je neemt deze kosten dan niet mee in de waardebepaling van de 150 euro. Als deze kosten niet apart op de factuur vermeld staan en in de totaalprijs zijn inbegrepen, dan tellen deze kosten wel mee in de waardebepaling van de 150 euro.

Kom in actie

Het drempelbedrag van 10.000 euro voor verkopen aan consumenten binnen de EU bereik je mogelijk sneller dan je denkt. Je bent op dat moment btw in een ander EU-land verschuldigd. Dit heeft gevolgen voor je administratie. Kom meteen in actie als het drempelbedrag in zicht komt.

• Breng in kaart in welke landen je klanten wonen, hoeveel omzet je in welk EU-land behaalt en welk btw-tarief van toepassing is. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bepalen van het juiste tarief en de aangifte van de juiste bedragen binnen het éénloketsysteem.
• EU-landen hanteren verschillende btw-tarieven. Dit heeft gevolgen voor je productprijs per land. Pas je ERP-systeem aan voor een juiste administratie en facturatie.
• Ga na hoe je de verschillende productprijzen in je webshop toont. Bij een bezoek aan je webshop willen klanten een juiste prijs inclusief btw zien. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de locatie of ingevoerde adresgegevens van je buitenlandse klant. Overleg met je boekhouder of leverancier van het systeem welke mogelijkheden je hiervoor hebt.
• Bepaal of je gebruikmaakt van één van de vrijwillige regelingen of kiest voor een lokale btw-registratie in de afzonderlijke EU-landen.
• Wanneer je gebruikmaakt van een regeling gelden de Nederlandse eisen voor het opstellen van je factuur.
• Als je een lokaal btw-nummer nummer hebt aangevraagd en lokaal btw afdraagt, gelden de factuureisen van het land waar je btw moet betalen. Deze eisen kunnen per EU-land verschillen.

In dit artikel is het advies verwerkt van Raymond Feen, eigenaar van ALLVAT. Dit bedrijf is gespecialiseerd in btw bij internationaal zakendoen.