Btw-regels voor e-commerce in de EU

Voor verkopen vanuit je webshop aan consumenten in EU-landen zijn btw-regels. Deze regels zijn anders dan de regels voor Nederlandse klanten. Voor afstandsverkopen binnen de EU bestaat één gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro. Je buitenlandse btw-aangifte regel je via het éénloketsysteem. Hierdoor betaal je de buitenlandse btw niet meer in elk apart EU-land. Het éénloketsysteem heet ook wel One Stop Shop-regeling of OSS. Je bedrijf registreren voor de btw in de aparte EU-landen mag ook.

In dit artikel vind je de belangrijkste btw-regels voor Nederlandse bedrijven in de e-commerce. Bijvoorbeeld voor webshops en marktplaatsen die leveren aan buitenlandse consumenten in de EU. Hieronder valt ook dropshipping. In de EU zijn er voor de btw een aantal regels. Bijvoorbeeld een drempelbedrag voor het heffen van btw als je aan consumenten verkoopt in andere lidstaten. Heb je voorraad in het buitenland liggen? Dan heb je vaak een plaatselijke btw-registratie nodig.  

• Btw-regels in de EU
• Drempelbedrag
• Geen btw-vrijstelling bij import
• Platformfictie
• Eénloketsysteem
• Opslag goederen in ander EU-land
• Btw en KOR
• Kom in actie

Btw-regels in de EU

Alle landen van de EU heffen btw. EU-landen bepalen zelf de hoogte van de btw-tarieven op producten. Onderstaande zaken bepalen in welk land je btw betaalt: 

• Uit welk EU-land je producten vertrekken.
• In welk EU-land je producten aankomen.
• In welk land je producten van buiten de EU importeert.
• Wie de importeur is bij invoer van de producten. De leverancier, webshop of afnemer. 
• Of je levert aan andere ondernemers of aan afnemers zonder btw-nummer, consumenten bijvoorbeeld.  

In de praktijk

Verkoop, lever en verzend je goederen vanuit Nederland naar consumenten in andere EU-landen? Dan volg je het 'bestemmingslandprincipe'. Dit geldt voor intra-EU verkopen en voor verkopen vanuit derde landen. Dit zijn landen buiten de EU. Je factureert je buitenlandse klanten het btw-tarief van hun EU-lidstaat. Blijft het totaalbedrag van je buitenlandse verkopen in EU-landen jaarlijks onder de drempel van 10.000 euro? Dan blijf je als Nederlandse webwinkel Nederlandse btw in rekening brengen.

Klanten met een geldig btw-nummer factureer je met 0% btw. Je afnemer geeft de btw plaatselijk aan.  

Drempelbedrag

Binnen de EU is er een gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro per kalenderjaar. Dit bedrag telt voor alle intra-EU afstandsverkopen van goederen. Plus de verkoop van digitale diensten aan consumenten in de EU. De btw-regels zijn er voor alle intra-EU-verkopen aan consumenten. Dus niet alleen voor verkopen via je webshop. Ook voor verkopen die buiten je webshop omgaan. Het aannemen van telefonische orders bijvoorbeeld.  

Per jaar houd je zelf het drempelbedrag in de gaten. Ga je bijvoorbeeld in 2023 over de grens van 10.000 euro? Dan bereken je vanaf dat moment het btw-tarief van het land waar je particuliere klant woont. Dit doe je op de eerste factuur waarmee je boven het grensbedrag gaat. In 2024, het jaar daarna, blijf je met lokale btw van het EU-land factureren. Op 1 januari 2025 controleer je je omzet van 2024. Zat je in 2024 met je omzet onder de drempel van 10.000 euro? Dan mag je weer Nederlandse btw berekenen. Je mag ook met het lokale btw-tarief van je EU-klanten blijven factureren.

Stel je leverde in 2023 al voor 8.000 euro aan consumenten in andere EU-landen. Nu heb je een factuur van 3.000 euro voor een Franse consument. Dan zet je op deze factuur de Franse btw.

Je kunt op twee manieren je buitenlandse btw-aangifte regelen. Je doet een lokale btw-aangifte. Dit doe je apart voor ieder EU-land waarin je hebt verkocht. Of je meldt je bedrijf aan voor de Unieregeling binnen het éénloketsysteem van de Belastingdienst. Je kiest zelf welke manier je gebruikt. 

Uitzondering drempelbedrag

Voor het leveren van accijnsgoederen geldt het drempelbedrag niet. Bijvoorbeeld voor alcoholische dranken en tabaksproducten. Dit geldt ook voor nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen. Leveringen van dit soort goederen tellen niet mee voor het drempelbedrag. Bij iedere levering bereken je de btw van het land waar deze goederen heengaan. De hoogte van het bedrag maakt niet uit.

Als je goederen verkoopt die onder de zogeheten margeregeling vallen, tellen deze leveringen niet mee voor het drempelbedrag. Bij het toepassen van de margeregeling betaal je Nederlandse btw aan de Belastingdienst. Deze btw betaal je over de winstmarge van je goederen. Je berekent geen btw aan de klant en zet dit ook niet op de factuur. De btw is in je verkoopprijs inbegrepen.

Geen btw-vrijstelling bij import

Bij invoer van goederen in de EU betaal je altijd invoer-btw. Het maakt niet uit wat de waarde  van je zending is. Ook betaal je inklaringskosten voor de producten die je importeert. Dit zijn kosten die je dienstverlener of de douane in rekening brengt voor het afhandelen van je inklaring. Naast invoer-btw bestaan deze kosten bijvoorbeeld uit de douaneaangifte van goederen, opslagkosten en administratieve afhandeling. Voor zendingen met een waarde tot en met 150 euro betaal je geen invoerrechten.

Verkoop je producten van buiten de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen? Dan geef je de btw aan in het EU-land waar de goederen binnenkomen. Bijvoorbeeld wanneer je producten uit China via je webwinkel rechtstreeks vanuit China levert aan consumenten in België. Op deze levering draag je Belgische btw af. Dit kan op een makkelijke manier door het gebruik van de Invoerregeling binnen het éénloketsysteem.

Tot 150 euro

Voor alle zendingen met een waarde tot 150 euro is een elektronische aangifte ten invoer verplicht. De waarde tot 150 euro is per zending en zonder btw. Dit is de prijs die de consument voor je product betaalt. Lever je per zending meerdere producten aan dezelfde consument? Dan tel je de waarde van deze goederen bij elkaar op.

Als de vracht- en verzekeringskosten apart op de factuur staan, zijn deze niet in de prijs inbegrepen. Je neemt deze kosten dan niet mee in de waardebepaling van de 150 euro. Staan deze kosten niet apart op de factuur? En zitten deze kosten in de totaalprijs? Dan tellen ze wel mee in de waardebepaling van de 150 euro.

Platformfictie

Bij verkoop van producten via een online platform aan particulieren in EU-landen kom je misschien platformfictie tegen. Bij platformfictie betalen platformeigenaren de btw over productleveringen van leveranciers die via hun platform handelen. Platformfictie is er alleen als een leverancier aan het platform levert. En de marktplaats aan een particulier verkoopt. Het platform heeft in dit geval een 'ondersteunende rol'.

Een ondersteunende rol is meer dan alleen digitaal vraag en aanbod bij elkaar brengen. Bijvoorbeeld bestellingen, betalingen en afleveringen van producten ondersteunen. Of wanneer je als platform zelf algemene voorwaarden hebt voor het leveren van goederen.

Eénloketsysteem

Aanmelden van je bedrijf voor de One Stop Shop regeling of het éénloketsysteem doe je bij de Belastingdienst. Dit systeem bestaat uit drie vrijwillige regelingen:

1. De Unieregeling voor in de EU gevestigde bedrijven met minimaal één vestiging in een EU-land. Deze regeling geldt voor intra-EU afstandsverkopen. En voor het verrichten van diensten in een ander EU-land. 
2. De niet-Unieregeling voor buiten de EU gevestigde bedrijven zonder vestiging in de EU. Deze regeling geldt voor het verrichten van diensten. 
3. De Invoerregeling voor afstandsverkopen van niet EU-goederen met een waarde van maximaal 150 euro. Deze regeling is voor bedrijven die producten van buiten de EU aan consumenten in een ander EU-land verkopen. En deze goederen rechtstreeks laten afleveren. Zij betalen dan geen invoer-btw. Je klanten betalen de btw namelijk op het moment dat zij het product in je webwinkel kopen. Voor de Invoerregeling heb je een invoerregelingnummer (IOSS-nummer) nodig van de Nederlandse Belastingdienst. Deze regeling komt vaak voor bij dropshipping.  

Gebruik van OSS-regeling voor btw

• Aangifte doen en aanmelden voor de genoemde regelingen gaat via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Kies tabblad EU-btw éénloketsysteem.
• Je hebt hiervoor eHerkenning, niveau 3 nodig. Heb je een eenmanszaak? Gebruik dan je DigiD. Je meldt je apart aan voor iedere regeling. Bij iedere aanvraag voer je dezelfde NAW-gegevens in.
• Je kunt je op ieder moment aanmelden voor de Unieregeling en Invoerregeling. Je kunt ze dan per direct gebruiken. 
• Bij de Invoerregeling doe je aangifte per maand. 
• Bij de Unieregeling doe je aangifte per drie maanden. 

Naast je buitenlandse btw-aangifte doe je ook je standaard btw-aangifte voor je Nederlandse omzet. Afhankelijk van welke regeling je gebruikt, doe je dus meerdere btw-aangiftes die soms per tijdvak verschillen.

Opslag goederen in ander EU-land

Voor het opslaan van goederen in een magazijn in een ander EU-land heb je een plaatselijk btw-nummer nodig. Over de geleverde goederen vanuit het buitenlandse magazijn draag je ter plaatse btw af. Je levert de producten namelijk vanuit dat land. Je doet btw-aangifte in dit EU-land. En niet via het Nederlandse éénloketsysteem. 

Voorbeeld

Je maakt gebruik van de 'fulfilmentservice' van online marktplaats Amazon in Duitsland. Met deze service regelt Amazon de orderafhandeling voor je. Je voorraad producten ligt dan in een magazijn in Duitsland. Amazon vraagt je hiervoor om een Duits btw-nummer. Als je producten uit je Duitse voorraad aan Duitse consumenten levert, is er geen sprake van afstandsverkopen. Dit is een lokale verzending en neem je mee in je plaatselijke Duitse btw-aangifte. De verkopen aan Amazon zijn een B2B-transactie en geen afstandsverkoop.

Voor je afstandsverkopen vanuit Nederland naar consumenten in andere EU-lidstaten maak je een keuze. Je doet lokaal aangifte en kiest voor een plaatselijke registratie in deze landen. Of je gebruikt het éénloketsysteem (OSS).

Als je kiest voor het éénloketsysteem geef je hierin je afstandsverkopen aan buitenlandse consumenten in andere EU-landen aan. Je registratie in Duitsland voor bijvoorbeeld B2B-leveringen en plaatselijke transacties gebruik je dan voor andere zaken rondom de omzetbelasting. 

Btw en KOR

Wanneer je de kleineondernemersregeling (KOR) gebruikt, heb je een omzet van minder dan 20.000 euro per jaar. Door je deelname aan de KOR heb je btw-vrijstelling. Ga je met je webshop over de drempel van 10.000 euro aan omzet in andere EU-lidstaten dan Nederland? Dan word je btw-plichtig in deze EU-lidstaten. Op dat moment gelden de btw-regels van de EU-lidstaat van je consument. De Nederlandse KOR is dan niet langer van toepassing.

Over deze omzet doe je plaatselijk aangifte. Dit kan op twee manieren. 

1. Je meldt je aan voor de Unieregeling binnen het éénloketsysteem.
2. Of je registreert je lokaal voor de btw en doet plaatselijk aangifte. Wanneer je bijvoorbeeld ook in dit land inkoopt met lokale btw, kan dit voordeliger zijn. De betaalde btw verreken je dan direct in je aangifte. 

De omzet in andere EU-landen telt niet mee voor de KOR. Hiervoor doe je al aangifte in die landen. Je kunt de KOR blijven toepassen totdat je een omzet van 20.000 euro in Nederland bereikt.

Blijf je in een jaar met je buitenlandse omzet in de EU onder de 10.000 euro? En is deze omzet samen met je Nederlandse omzet niet meer dan 20.000 euro? Dan mag je gewoon onder de KOR blijven werken. Je berekent dan geen btw en geeft ook geen btw aan.

Kom in actie

Het drempelbedrag van 10.000 euro voor verkopen aan consumenten binnen de EU bereik je misschien sneller dan je denkt. Je moet op dat moment btw in een ander EU-land betalen. Dit heeft gevolgen voor je administratie. Kom meteen in actie als het drempelbedrag in zicht komt.

• Breng in kaart in welke landen je klanten wonen. Bepaal de omzet per EU-land. En ga na wat het btw-tarief in dat land is. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bepalen van het juiste tarief. En voor de aangifte van de juiste bedragen binnen het éénloketsysteem.  
• EU-landen gebruiken verschillende btw-tarieven. Dit heeft gevolgen voor de prijzen van je producten per land. Pas je computerprogramma aan voor een juiste administratie en facturatie.
• Ga na hoe je de verschillende prijzen van je producten in je webshop laat zien. Bij een bezoek aan je webwinkel willen klanten de juiste prijs inclusief btw zien. Dit kan bijvoorbeeld met de plaats of ingevoerde adresgegevens van je buitenlandse klant. Overleg met je boekhouder of leverancier van het computerprogramma welke mogelijkheden je hiervoor hebt.  
• Maak een keuze. Gebruik één van de vrijwillige regelingen. Of kies voor een plaatselijke btw-registratie in de afzonderlijke EU-landen. 
• Kies je voor een regeling? Dan gebruik je de Nederlandse eisen voor het maken van je factuur.  
• Ga je voor een buitenlands btw-nummer? En draag je ter plaatse btw af? Dan gelden de factuureisen van het land waar je btw betaalt. Deze eisen verschillen soms per EU-land. 

In dit artikel is het advies verwerkt van Raymond Feen, eigenaar van ALLVAT. Dit bedrijf is gespecialiseerd in btw bij internationaal zakendoen.