Formulier 4: Coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Formulier 4 kun je gebruiken voor: 

• Het inschrijven van een nieuwe coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij. 
• Het doorgeven dat je een bestaande onderneming of vestiging overneemt en voortzet als coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 4 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 4 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 4 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 4? 
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder of gevolmachtigde formulier 4?
Dan moet de bestuurder of gevolmachtigde een afspraak maken om langs te komen op een kantoor van KVK.

Moet je een ander formulier met de post naar KVK sturen?
Neem dan ook de stukken die je moet opsturen mee naar je afspraak met KVK.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken en formulieren je moet meenemen naar de afspraak met KVK. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet je in ieder geval meenemen naar de afspraak?

• Een geldig identiteitsbewijs.
• Formulier 4.
• Formulier 11 voor het inschrijven van de bestuurder.

Gebruikt de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij niet het woonadres van een bestuurder? 
Neem dan een bewijsstuk mee, waaruit blijkt dat de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij het opgegeven bezoek- of postadres mag gebruiken. 

Heeft de coöperatie beperkte of wettelijke aansprakelijkheid? 
Neem dan een door het bestuur getekende ledenlijst mee. Dat mag geen kopie of scan zijn.

Wil je bestuurders of commissarissen opgeven voor de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij?
Gebruik daarvoor formulier 11.

Is een bestuurder uiteindelijk belanghebbende (UBO)? 
Geef dat dan door met formulier 33. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij niet inschrijven.

Wil je voor de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister?
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13.

Heeft de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij een onderneming of vestiging overgenomen?
Dan moet de oude eigenaar van de onderneming of vestiging dat doorgeven aan KVK. Voor een eenmanszaak of vestiging kan dat met formulier 14. Voor de onderneming van een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap is dat mogelijk met formulier 17. Voor de onderneming van een rechtspersoon kan dat met formulier 17a. Je moet het originele formulier meenemen naar de afspraak met KVK.

Heeft de coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij meer vestigingen?
Schrijf dan iedere vestiging in met formulier 9.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.