Aan de slag met je salarisadministratie in 7 stappen

Als je een medewerker in dienst neemt, moet je een salarisadministratie bijhouden. Wat valt er onder een salarisadministratie, welke gegevens moet je bewaren en hoe zorg je ervoor dat je je aan alle belastingregels houdt? Met dit artikel bouw je stap voor stap je eigen salarisadministratie op. Je leest ook wat de voor- en nadelen van uitbesteden zijn.

In je loon- of salarisadministratie houd je de persoonsgegevens en alle gegevens over het loon van je werknemer bij. Je hebt deze gegevens nodig om loonaangifte bij de Belastingdienst te doen.

Stappenplan

Stap 1. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst

Als iemand bij jou in dienst komt en je hebt een arbeidsovereenkomst, dan moet je loonheffingen op het salaris inhouden. Loonheffingen zijn:

• de loonbelasting/premie volksverzekeringen
• de premies werknemersverzekeringen
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing Zvw en bijdrage Zvw)

De loonheffingen betaal je aan de Belastingdienst met de loonaangifte. Neem je voor het eerst personeel aan? Meld je dan eerst als werkgever aan bij de Belastingdienst. Je ontvangt dan een loonheffingennummer en een aangiftebrief waarin staat wanneer je loonaangifte moet doen. Daarna meld je ook bij KVK dat je dat je een werknemer aanneemt.

Stap 2. Maak een personeelsdossier aan van je nieuwe medewerker

In een personeelsdossier sla je de arbeidsovereenkomst en persoonsgegevens van je werknemer op in een beveiligde map of omgeving. Denk aan adresgegevens, contactgegevens en het Burgerservicenummer (BSN). Je werknemer kan de persoonsgegevens aanleveren met het Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Leg alle gegevens vast in het dossier en controleer de identiteit van je werknemer en voordat deze bij je aan het werk gaat.

In het personeelsdossier zet je ook zaken als: verslagen van functioneringsgesprekken, afspraken over ontwikkelingsmogelijkheden en verlof- en ziektedagen van je werknemer.

Stap 3. Bouw je salarisadministratie op

Maak in het personeelsdossier een map aan voor de salarisadministratie. Voor elke werknemer ben je verplicht om een loonstaat te maken. Hier houd je alle gegevens van je werknemer en het loon bij. Denk aan het brutoloon en vakantiegeld, maar bijvoorbeeld ook een auto van de zaak, reiskostenvergoedingen of fooi. Je vult hier het nummer inkomstenverhouding (IKV) in en vermeldt of je loonheffingskorting toepast. Geef je voor het eerst een nummer inkomstenverhouding aan een werknemer? Begin dan bij 0001.

Houd bonussen of uitkeringen ook bij

Zit je in een bepaalde branche, heb je afspraken gemaakt over aanvullende arbeidsvoorwaarden of werk je volgens een cao? Dan kun je te maken hebben met extra betalingen. Denk aan bonussen, pensioen, maar ook eindejaarsuitkeringen of winstdeling. Ook als er een wijziging is geweest in de cao en je met terugwerkende kracht zaken moet betalen, moet je dat bijhouden.

Stap 4. Betaal het salaris uit en geef een loonstrook

Heeft je werknemer een bepaalde periode voor je gewerkt? Dan betaal je het loon of salaris achteraf. Meestal gaat het om een periode van een maand, maar het kan ook wekelijks of vierwekelijks zijn. In het arbeidscontract leg je vast wanneer je betaalt.

Loonstrook

Bij de eerste loonbetaling en wanneer er iets is veranderd in het loon, geef je een loonstrook aan je medewerker. De meeste werkgevers geven elke maand een loonstrook, maar dat hoeft niet. Een aantal onderdelen op de loonstrook zijn verplicht, zoals het bruto-, netto- en minimumloon de inhoudingen op of verrekeningen met het loon. Sla de loonstroken op in je salarisadministratie.

Stap 5. Doe loonaangifte bij de belastingdienst

Loonaangifte doe je elke maand of elke vier weken bij de Belastingdienst. In de aangiftebrief van de Belastingdienst staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen. Heb je minder dan tien medewerkers, dan kun je aangiftesoftware gebruiken van Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij meer dan tien medewerkers moet je aangifte doen met commerciële software.

Je bent ervoor verantwoordelijk dat de betalingen voor loonbelasting en de premies volksverzekering aan de Belastingdienst kloppen. Vergeet je dit, of maak je fouten, dan kun je een boete krijgen.

Stap 6: Maak je jaaropgaven

Na afloop van elk jaar moet je aan iedere werknemer een jaaropgaaf geven. Doe dit in januari of februari. Gaat iemand daarvoor uit dienst? Dan mag je de jaaropgave al eerder versturen. Gebruik het Model jaaropgaaf van de Belastingdienst om er zeker van de zijn dat je alle gegevens vermeldt die wettelijk verplicht zijn.

Stap 7. Verwerk de personeelskosten ook in je boekhouding

Zet de salarissen en loonkosten in je boekhouding. Dit geeft je meer overzicht en inzicht in de kosten, maar het is ook verplicht vanuit de Belastingdienst.

Zelf doen of salarisadministratie uitbesteden?

Er zijn voor- en nadelen voor het zelf doen of laten uitbesteden van je personeels- en salarisadministratie. Als je zelf je salarisadministratie bijhoudt, bespaar je kosten en heb je altijd toegang tot de personeels- en loongegevens. Het kost je wel veel tijd omdat je het dossier regelmatig moet bijwerken en de wet- en regelgeving vaak verandert. De kans is ook groter dat je fouten maakt.

Je kunt je salarisadministratie ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan een loonbureau of payrollbedrijf. Het is een investering, maar het scheelt je een hoop tijd en je bent meer verzekerd van een foutloze administratie.

Je kunt ook beginnen met een combinatie waarbij je een deel van de administratie zelf doet, zoals het bijhouden van uren. En je huurt een bedrijf in die voor jou de correcte loonstroken en jaaropgaven maakt en verstuurt