Getraind personeel beperkt schade bij noodsituaties

Ondernemers zijn zich bewust van risico’s of de mogelijkheid van een noodsituatie. Zo heeft zeven op de tien ondernemers nagedacht over wat een crisis betekent voor hun bedrijfsvoering, blijkt uit KVK onderzoek ‘Ondernemen in 2025. Toch blijft tweederde van de ondernemers kwetsbaar, want maar een derde van de ondernemers heeft namelijk daadwerkelijk maatregelen getroffen. En maar 1% heeft zijn personeel geïnstrueerd over wat diegene kan of moet doen bij een noodsituatie. En dat terwijl juist het personeel vaak moeten handelen, denk aan de offline modus van de kassa of noodverlichting in het bedrijfspand aanzetten.

Belangrijke rollen bij noodsituatie

Wanneer personeel weet welke rol iedereen binnen het bedrijf heeft, dan voorkomt dat paniek en miscommunicatie. Stel daarom de volgende rollen op:

• BHV’er. Als werkgever ben je verplicht om bedrijfshulpverlening (bhv) te regelen. Een BHV’er is een medewerker van uw bedrijf die is opgeleid om in geval van nood (bedrijfsongeval of ramp) werknemers, klanten of gasten in veiligheid te brengen en hulpdiensten in te schakelen. Een BHV’er kan helpen bij het blussen van een kleine brand. Ook kan een BHV'er eerste hulp verlenen, bijvoorbeeld als iemand gewond of onwel is.
• Crisisteam. Bijvoorbeeld met een directielid, communicatiemedewerker, facilitair medewerker, veiligheidsexpert of degene die verantwoordelijk is voor de risico-inventarisatie-en-evaluatie.
• Communicatierol voor intern. Bijvoorbeeld iemand in het crisisteam die alle werknemers inlicht over de crisis en regelmatig updates geeft.
• Communicatierol voor extern. Bijvoorbeeld een woordvoerder die een persbericht of e-mail verstuurd met informatie over de noodsituatie of storing.

Zorg dat iedereen binnen het crisisteam een duidelijke taak heeft en weet welke beslissingen wie mag of moet nemen, zoals het pand sluiten of externen informeren. Leg deze rolverdeling vast in het noodplan en zorg dat er bij ziekte of afwezigheid altijd een vervanger is.

Informeer werknemers over het crisisteam en hun taken, zodat intern duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Voeg de informatie bijvoorbeeld toe aan je personeelshandboek.

Personeel informeren en trainen

Het crisisteam heeft de leiding over het opstellen, oefenen en uitvoeren van het noodplan. Ze zijn dus niet alleen verantwoordelijk voor het delen van informatie en kennis wanneer er een noodsituatie is, maar ook voor de voorbereiding. Ter voorbereiding kunnen ze bijvoorbeeld het volgende maken en/of delen:

• Checklists over handelen bij een noodsituatie
• Plattegronden van het pand inclusief nooduitgang en noodmiddelen zoals brandblussers en de EHBO-set
• Handleidingen over offline werken met bijvoorbeeld de kassa of pinautomaat
• Instructievideo’s over het gebruik van offline communicatiemiddelen
• E-learning over het voorkomen van een datalek of cybercrime
• Noodscenario’s beschrijven inclusief plan van aanpak
• Offline contactlijst van personeel en noodzakelijke leveranciers

Vergeet niet om ook nieuwe werknemers te informeren over het crisisteam en het noodplan. Neem deze informatie daarom op in de onboarding van nieuwe werknemers en geef bij indiensttreding een rondleiding door het pand inclusief vluchtroutes.

Daarnaast is bijscholing van EHBO en/of BHV verplicht. De meeste certificaten zijn 1 jaar geldig. Plan daarom bijscholingscursussen in.

Communicatie en bereikbaarheid

Zorg dat alle werknemers alternatieve communicatiekanalen kunnen gebruiken bij een noodsituatie. Denk hierbij aan een combinatie van:

• Offline communicatiemiddelen. Denk aan een portofoon of sms-bericht.
• Offline contactgegevens. Geef elke werknemer een lijst met (offline) contactgegevens van het crisisteam. Benoem ook andere belangrijke noodnummers of -locaties, zoals de ontmoetingsplaats bij brand en het adres van een noodwerkplek.
• Noodinstructies. Vermeld wanneer en waar werknemers zich moeten melden bij een noodsituatie. Geef aan wanneer thuis blijven of werk veiliger is, en hoe ze in contact kunnen blijven wanneer internet of telefonie uitvalt.
• Voorbereiding. Meld wat de werknemer zelf moet voorbereiden, zoals de contactlijst printen voor thuis, sms-groep aanmaken of zorgen voor een opgeladen satelliettelefoon.

Noodsituaties oefenen met personeel

Oefen situaties zoals stroomuitval, brand of ontruiming. Deze oefeningen geven inzicht in mogelijke valkuilen, verbeteren daardoor het noodplan en geven werknemers ervaring met acuut en veilig handelen. Houd daarom minimaal een keer per jaar een ontruimingsoefening, test regelmatig noodcommunicatiemiddelen en simuleer een cyberaanval of datalek. Evalueer wat er wel en niet goed ging en vraag feedback aan medewerkers. Zij zien vaak als eerste waar communicatie of procedures niet duidelijk waren.