Een bedrijf starten met minder kosten

Het kan zomaar je beste beslissing ooit zijn: zzp’er worden of je eigen bedrijf starten. Maar wat als geldschieters minder lef hebben dan jij? Check of jij met minder kosten en een aangepast ondernemingsplan toch je plannen waar kunt maken.

Misschien heb je om te starten minder geld nodig dan je denkt. Van je rechtsvormkeuze tot alles zelf doen of zaken uitbesteden. Houd je plannen eens tegen het licht om te bekijken waarop jij kunt besparen.

Kies een voordelige rechtsvorm

Geld besparen begint al bij het kiezen van een geschikte rechtsvorm. Verwacht je dat je winst minder dan 150.000 euro per jaar is? Dan betaal je met een eenmanszaak of vennootschap onder firma (vof) meestal minder belasting dan met een bv. Zo heb je onder voorwaarden recht op ondernemersaftrek. Ook de kosten voor de oprichting en het onderhoud van je bedrijf zijn lager. Je bent namelijk niet verplicht om een accountant in te schakelen.

Bij winst vanaf 150.000 euro per jaar wordt het wel aantrekkelijk om aan een besloten vennootschap (bv) te denken. Je hebt dan een voordeliger belastingtarief dat meer oplevert dan de aftrekmogelijkheden van een eenmanszaak.
Kies je voor een bv, dan heb je een oprichtingsakte nodig. Daarvoor moet je bij een notaris zijn. Het opstellen van een oprichtingsakte kost al gauw 300 tot meer dan 1.000 euro. Bij de keuze voor een notaris kun je dus honderden euro’s besparen.

Let op! Iedere rechtsvorm heeft voor- en nadelen. Houd niet alleen rekening met belastingvoordelen, maar ook met zaken als aansprakelijkheid en zeggenschap over je bedrijf.

Doe zelf je marketing en acquisitie

Na je inschrijving bij KVK ben je officieel ondernemer. Maar hoe haal je vervolgens klanten of opdrachten binnen? Je kunt honderden tot duizenden euro’s uitgeven aan een website, online advertenties en ander promotiemateriaal. Of je eigen tijd en energie steken in het werven van klanten via (online) kanalen. Hoeveel tijd dat kost, bepaal je helemaal zelf. Houd er wel rekening mee dat je de uren die je hierin steekt, niet aan je core business kunt besteden. Of je wel of niet zelf je marketing gaat doen: begin altijd met het maken van een (online) marketingplan.

Social media

Ook als je niet adverteert kun je investeren in de relatie met je doelgroep. Het aanmaken van je profiel op social media is gratis. Zorg dat je zichtbaar bent op de kanalen waar jouw toekomstige klanten actief zijn. Laat zien wie je bent en wat je te bieden hebt. Deel foto’s van je werk, je producten of reacties van klanten en mensen waarmee je werkt.

Eigen website

Het nadeel van social media is dat je beperkt bent in je creatieve mogelijkheden. Daarvoor is een eigen website geschikter. Je hebt tegenwoordig geen programmeerkennis meer nodig om zelf een professionele website te bouwen. Online vind je allerlei tools waarmee je dat zelf kunt doen. Nog een kostenpost dus waarop je kunt besparen. Houd er wel rekening mee dat zelf je site bouwen ook enkele avonden werk en frustratie kan opleveren.

Tip! Check ook eens hoe je met je site zonder te betalen hoger in de zoekresultaten komt.

Netwerken

Koester de contacten die je hebt. Netwerken kun je zowel online als offline. Ga naar zakelijke borrels, bezoek netwerkbijeenkomsten of nodig een contact uit voor een kop koffie. Jouw netwerk kan je opdrachten opleveren, maar ook geld besparen. Bijvoorbeeld als je voorzieningen en kosten deelt met andere ondernemers. Of gebruikmaakt van elkaars diensten.

Start vanuit huis

Heb je thuis de ruimte en voorzieningen om ongestoord aan de slag te gaan? Dan tackle je daarmee meteen een flinke kostenpost: de huur van een bedrijfsruimte. Een bedrijf aan huis scheelt je maandelijks honderden tot duizenden euro’s aan vaste kosten. Het kan zelfs gunstig zijn om aanpassingen te doen in je woning. Want heeft jouw werkplek een eigen ingang, wc en wateraansluiting? Dan heb je mogelijk recht op kostenaftrek.

Kun je thuis geen klanten ontvangen? Dan hoef je niet meteen een bedrijfsruimte te huren. Het is in veel branches al gebruikelijk om af te spreken in koffiebarretjes of flexkantoren. Daar huur je voor enkele tientjes per uur al een vergaderruimte met wifi en beamer. Dit zijn bedrijfskosten die je kunt aftrekken.

Ben je van plan om een winkel te beginnen? Ook dat kan prima vanuit huis als je besluit om online te verkopen. Check wel altijd bij je gemeente of dit mag. Je hoeft thuis zelfs geen grote voorraden op te slaan als je handelt via online platformen als Bol.com, eBay, Amazon en AliExpress. Of onderzoek de mogelijkheden van dropshipping.

Of zoek een betaalbare bedrijfsruimte

Is vanuit huis werken geen optie voor jou? Dan kom je al gauw uit op huren. Laat je niet te snel een contract aanpraten waar je vervolgens vijf jaar aan vastzit. Vergelijk en onderhandel over de huurprijs en de huurtermijn. Zo ben je flexibel als je moet verhuizen, bijvoorbeeld omdat je bedrijf groeit of als het tegenzit. Op plekken waar leegstand is kun je vaak tegen gunstige voorwaarden een tijdelijke pop-up store beginnen. Of bekijk de mogelijkheden van een bedrijfsverzamelgebouw. Daar zit je met andere ondernemers bij elkaar, maar wel met een eigen bedrijfsruimte. Kosten voor bijvoorbeeld kantoorartikelen, kopieerapparaten en vergaderzalen deel je met de anderen, waardoor je kosten bespaart.

Regel je boekhouding en belastingzaken

Zelf je boekhouding en belastingzaken regelen heeft zo zijn voordelen. Je bespaart als starter op de kosten voor een specialist en je krijgt meer inzicht in je inkomsten en uitgaven. Er zijn gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten waarmee je het prima zelf kunt.

Maar toch, een boekhouder of accountant is waarschijnlijk sneller en nauwkeuriger. Daarnaast kan hij je adviseren en de belastingaangifte voor je regelen. Zo houd je zelf meer tijd over voor de activiteiten die jou geld opleveren. Mogelijk verdient je boekhouder of accountant zich snel terug. Hij is namelijk op de hoogte van verschillende fiscale voordelen, waardoor jij misschien minder belasting betaalt dan wanneer je de administratie zelf doet. De moeite waard dus om in ieder geval een offerte op te vragen.

Verdien geld met je urenadministratie

Houd vanaf het begin meteen bij hoeveel uren je in jouw bedrijf steekt. Je krijgt zo inzicht in hoeveel tijd je kwijt bent aan je bedrijf en of je kostprijs of uurtarief wel klopt. Bovendien kom je in aanmerking voor belastingvoordelen als jij kunt aantonen dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar besteedt aan je bedrijf. Voldoe je hieraan, dan kun je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Je betaalt dan minder inkomstenbelasting. Dat geldt trouwens niet als je een bv hebt, want dan heb je te maken met de vennootschapsbelasting.

De tijd die je mag registreren bestaat niet alleen uit de uren die je voor je klant werkt. Je mag ook de zogenoemde indirecte uren opvoeren. Dat is de tijd die je bijvoorbeeld steekt in het bijhouden van je administratie, het volgen van een cursus of het updaten van je website. Check hoe jij je urenadministratie bijhoudt en wat je dat oplevert.

Ga slim om met personeelskosten

Heb je meteen personeel nodig om je bedrijf op te starten? Bekijk dan of het nodig is om deze werknemers allemaal in dienst te nemen. Loonkosten zijn voor de meeste ondernemers met personeel de grootste kostenpost. Als je nog onzeker bent over je inkomsten, is het voor jou misschien voordeliger te beginnen met flexibele krachten. Of om bepaalde activiteiten uit te besteden, zoals het bieden van klantenservice via een callcenter.

Voor sommige werknemers kun je een subsidie of tegemoetkoming in de loonkosten krijgen. Bijvoorbeeld als je iemand aanneemt met een arbeidsbeperking, of iemand die 56 jaar of ouder is. Daarvoor bestaan allerlei regelingen, zoals de loonkostensubsidie, het loonkostenvoordeel (LKV) en het lage-inkomensvoordeel (LIV).

Werk samen met anderen

Samenwerken met andere ondernemers kan voor jou een uitkomst zijn. Je deelt kosten, haalt samen grotere opdrachten binnen en je leert van elkaar.

Ook samenwerken met studenten heeft voordelen. Vooral als je nieuwe producten of diensten ontwikkelt die je wilt testen. Studenten brengen veel kennis mee en je kunt ze tegen lage kosten aan jouw idee laten werken. Vaak hebben ze op hun school of universiteit toegang tot apparatuur en werkruimtes die je zelf niet in huis hebt, waardoor jij bespaart op huur- en aanschafkosten. Het is wel gebruikelijk dat je een stagevergoeding betaalt. Zorg ook voor goede begeleiding en een geschikte werkplek.

Koop voordeliger in

Je doet het privé misschien al, bijvoorbeeld door samen met je buurt goedkoper energie in te kopen. Ook zakelijk geldt dat je samen meer bespaart dan in je eentje. Zo krijg je via brancheverenigingen vaak korting op collectieve verzekeringen en juridische ondersteuning. Bundel je krachten met andere ondernemers of via een inkoopplatform. Open je bijvoorbeeld een restaurant, dan krijg je via een horecaplatform extra korting op meubilair, linnenhuur, voedsel, frisdranken en nog veel meer zaken.

Laat klanten betalen met pin

Laat jij klanten nog met contant geld betalen? Besef dan dat daar verborgen kosten aan vastzitten. Zo ben je dagelijks tijd kwijt aan het opmaken van je kassa en moet je naar de bank om geld af te storten. Ook de kosten van kassa-apparatuur en verzekeringen tegen diefstal maken contant betalen duur.

Volgens Betaalvereniging Nederland kost een contante betaling je gemiddeld 29 cent. Ter vergelijking: pinnen met pas en code kost per betaling gemiddeld 17 cent en contactloos pinnen zelfs maar 15 cent. Hierin zijn de kosten van apparatuur, netwerkverbinding en kassabon al meegenomen. Contactloos betalen gaat bovendien 2 keer sneller dan betalen met een pincode. Klanten rekenen af met hun pas, telefoon of andere draagbare betaalmiddelen. Accepteer je contactloos betalen via Apple Pay, dan kost je dat niks extra. Wat je wel nodig hebt is een betaalautomaat die geschikt is voor contactloos betalen. 

Kies voor zakelijk of privé rijden

Heb je voor je werk een auto nodig? Zoek vooraf uit wat voor jou de voordeligste constructie is. Zakelijk rijden heeft namelijk invloed op hoeveel belasting je betaalt en welke aftrekposten je hebt. Koop je een auto voor je bedrijf, dan mag je bijvoorbeeld autokosten aftrekken van de winst. Daar zitten wel voorwaarden aan vast. Zo moet je met een rittenadministratie aantonen dat je niet meer dan 500 kilometer privé rijdt per jaar. Ga je daar overheen, dan gelden weer andere regels. Gebruik onze tool om te berekenen met welke keuze jij het meest bespaart.

Gebruik gratis tools en open source software

Je hebt niet altijd dure softwarepakketten nodig. Bewerk je bijvoorbeeld af en toe een foto, dan kan dat prima met een gratis online tool. Daarnaast bestaat voor veel toepassingen open source software. Bijvoorbeeld voor het bouwen van een website of webshop. Open source wil zeggen dat de broncode voor iedereen beschikbaar is. Je zit dus niet vast aan één leverancier. Open source betekent niet dat het je niks kost. Mogelijk heb je hulp nodig om de open source software gebruiksklaar te maken. Toch is dat vaak voordeliger dan de aanschaf van een bestaand softwarepakket met licenties.

Nog meer besparen? Ga bootstrappen

Veel van bovenstaande tips horen bij bootstrapping. Dit is een verzameling van methodes om kosten te besparen. Handig als je op zoek bent naar meer geld, maar niet wilt lenen. In plaats daarvan haal je zoveel mogelijk voordeel uit de middelen die er al zijn. Denk aan het delen van bedrijfsruimtes, een deel van je woning verhuren of inzetten van stagiairs of vrijwilligers.

Verwerk de besparingen in je ondernemingsplan

Heb je eenmaal een goed overzicht van waar je nog geld kunt besparen, neem die maatregelen dan op in je financieel plan. Dit is het financiële deel van het ondernemingsplan dat aan de basis ligt van jouw bedrijf. Je bepaalt hiermee voor jezelf of je plannen financieel haalbaar zijn.

Misschien is daar meer voor nodig dan alleen kosten besparen. Dan moet je wellicht je plannen aanpassen.