Top 5

Een factuur maken in 5 stappen

Je klus is afgerond, dus tijd om je klant een factuur te sturen. Maar wat zet je in een factuur? En hoe zorg je ervoor dat je klant snel betaalt? De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturen. Hier moet je aan voldoen, anders kunnen zowel jij als je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek. Met deze 5 stappen maak jij een factuur die aan alle eisen voldoet.

Een ander woord voor factuur is rekening. Als je vooraf aan je opdracht een offerte maakt, is de factuur nooit een verrassing. Want in je offerte heb je tenslotte al afgesproken welke werkzaamheden je gaat doen, wanneer je deze gaat doen en wat het de klant gaat kosten. Maar nu aan de slag met je factuur.

  1. Wat moet er op een factuur staan?
  2. Hoe moet een factuur eruitzien? Inclusief gratis voorbeeldfactuur.
  3. Wanneer moet ik een factuur versturen?
  4. Hoe verstuur ik een factuur?
  5. Moet ik een factuur bewaren?

1. Dit moet je op je factuur zetten:

Wat zeker vermeld moet worden in je factuur zijn:

  • Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag.
  • Je KVK-nummer.
  • De factuurdatum en het factuurnummer (je facturen moeten doorlopend genummerd zijn).
  • De datum van levering.
  • De naam en het adres van jezelf en je klant.
  • De goederen of diensten die je levert.
  • Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Op de website van de Belastingdienst vind je alle factuureisen.

Een eenvoudige factuur

Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan 100 euro? Dan mag je gebruikmaken van een ‘eenvoudige’ factuur. Vermeld dan minimaal het volgende:

  • De datum waarop je de factuur uitreikt.
  • Je naam en adresgegevens.
  • Welke goederen of diensten je hebt geleverd.
  • Het btw-bedrag.

2. Zorg voor een duidelijke opmaak van je factuur

Een factuur moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Je logo en bedrijfsnaam vallen direct op. En in één oogopslag ziet je klant het te betalen bedrag, de betalingstermijn en je bankrekening of de betaallink. Dit factuurvoorbeeld van KVK helpt je bij het realiseren van je eigen factuurformat. Als je in het begin investeert in het format en de opmaak van je factuur, scheelt je dit later veel tijd.

3. Verstuur je factuur direct na afronding van de opdracht

Stuur zo snel mogelijk na afronding van de opdracht een factuur naar je klant. Je opdracht of levering ligt nu nog vers in zijn geheugen. Verstuur je factuur in ieder geval vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin je je product of dienst leverde. Dit heet de uitreikingsdatum en deze is bepaald door de Belastingdienst.

Voorbeeld: Je hebt je opdracht op 5 augustus 2019 afgerond. Dan moet de factuur voor 15 september 2019 zijn verstuurd.

4. Zorg ervoor dat je snel je geld krijgt

Vermeld duidelijk hoe snel de factuur betaald moet worden. Dit doe je vooraf in je offerte en algemene voorwaarden. Betaling kan vooraf, direct bij aflevering of met een betalingstermijn. Vermeld deze betalingstermijn duidelijk in je factuur.
Er zijn ondernemers die klanten korting aanbieden als ze de factuur direct betalen. Ook kun je gebruikmaken van factoring of een incassocontract.

Heb je een opdracht voor de overheid gedaan? Dan ben je verplicht om een e-factuur te versturen.

Bij voorkeur verstuur je een elektronische factuur, een e-factuur. Een pdf is géén e-factuur. Moderne boekhoudsoftwarepakketten maken gebruik van het beveiligd netwerk Simplerinvoicing. Dit is een afsprakenstelsel tussen overheid en commerciële partijen. Via dit netwerk kunnen ook andere overheidsorganisaties en het bedrijfsleven bereikt worden.
Werk je voornamelijk voor de Rijksoverheid, maar maak je geen gebruik van een softwarepakket? Omdat je bijvoorbeeld maar weinig facturen verstuurt. Dan is het leveranciersportaal van de Rijksoverheid een handig middel.
Werk je niet met boekhoudsoftware en ook niet voor de overheid? Dan kun je facturen handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener.
Een e-factuur sturen is veiliger dan een factuur mailen. E-mail loopt vaak over onbeveiligde verbindingen en dan zijn malware en phishing een groot risico. En dat maakt ‘gewone’ onbeveiligde en niet versleutelde e-mail geen goed middel voor het uitwisseling van gevoelige persoonsgegevens. Gebruik daarom alleen gewone mail als er géén vertrouwelijke persoonsgegevens worden verwerkt.

Een digitale factuur voldoet overigens aan dezelfde voorwaarden als een papieren factuur. Ze zijn aan elkaar gelijkgesteld. Digitale factureren kan je qua kosten voordelen opleveren. Denk alleen maar aan de postzegel en de tijd die je ermee bespaart.

5. Bewaar je facturen minimaal 7 jaar

Facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren. De bewaartermijn is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt een termijn van 10 jaar. De Belastingdienst vindt het belangrijk dat je binnen een redelijke termijn de administratie kunt overhandigen. Gebruik een systeem dat bij jouw bedrijf past. Van de facturen die je verzendt, moet je altijd een (digitale) kopie bewaren.

Heb je een vraag over financiering of geldzaken? Neem gratis contact op met de KVK Financieringsdesk: 0800 10 14
Willeke Leensma

Als KVK-adviseur Start help ik graag startende ondernemers. Mijn specialiteiten zijn starten vanuit een uitkering, zzp en verzekeringen. Actualiteiten deel ik via het Startersmagazine en de Nieuwsbrieven Start en Ondernemersplein Rotterdam.

InspiratiePage