Top 5

Een factuur maken in 5 stappen

Je klus is afgerond, dus tijd om je klant een factuur te sturen. Maar wat zet je in een factuur? En hoe zorg je ervoor dat je klant snel betaalt? De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturen. Hier moet je aan voldoen, anders kunnen zowel jij als je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek. Met deze 5 stappen maak jij een factuur die aan alle eisen voldoet.

Een ander woord voor factuur is rekening. Als je vooraf aan je opdracht een offerte maakt, is de factuur nooit een verrassing. Want in je offerte heb je tenslotte al afgesproken welke werkzaamheden je gaat doen, wanneer je deze gaat doen en wat het de klant gaat kosten. Maar nu aan de slag met het opmaken van je factuur.

  1. Wat moet er op een factuur staan?
  2. Hoe moet een factuur eruitzien? Inclusief gratis voorbeeldfactuur.
  3. Wanneer moet ik een factuur versturen?
  4. Hoe verstuur ik een factuur?
  5. Moet ik een factuur bewaren?

1. Dit moet je op je factuur zetten:

Wat zeker vermeld moet worden in je factuur zijn:

  • Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag.
  • Je KVK-nummer.
  • De factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn).
  • De datum van levering.
  • De naam en het adres van jezelf en je klant.
  • De goederen of diensten die je levert.
  • Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Op de website van de Belastingdienst vind je alle factuureisen.

Een eenvoudige factuur

Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan 100 euro? Dan mag je gebruikmaken van een ‘eenvoudige’ factuur. Vermeld dan minimaal het volgende:

  • De datum waarop je de factuur uitreikt.
  • Je naam en adresgegevens.
  • Welke goederen of diensten je hebt geleverd.
  • Het btw-bedrag.

Je factuur en de AVG

De Algemene Gegevens Verordening (AVG) is de privacywet die sinds mei 2018 geldt voor alle ondernemers. Iedereen die met persoonsgegevens werkt moet voldoen aan de AVG. Je moet kunnen bewijzen waarvoor je gegevens van (potentiële) klanten gebruikt en hoe lang je deze bewaart. Ook in je administratie bewaar je persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het verwerken van klantgegevens voor het opmaken van een factuur valt al onder de AVG. Aan de hand van deze 10 vragen bepaal jij welke acties je moet nemen om aan de wet te voldoen. Zo word jij AVG-proof en voorkom je een boete.

2. Zorg voor een duidelijke opmaak van je factuur

Een factuur moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Je logo en bedrijfsnaam vallen direct op. En in één oogopslag ziet je klant het te betalen bedrag, de betalingstermijn en je bankrekening of de betaallink. Als je in het begin investeert in het format en de opmaak van je factuur, scheelt je dit later veel tijd. Dit factuurvoorbeeld van KVK helpt je bij het realiseren van je eigen factuurformat:

Zo maak je een factuur(Bron: KVK Startersmagazine)

3. Verstuur je factuur direct na afronding van de opdracht

Stuur zo snel mogelijk na afronding van de opdracht een factuur naar je klant. Je opdracht of levering ligt nu nog vers in zijn geheugen. Verstuur je factuur in ieder geval vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin je je product of dienst leverde. Dit heet de uitreikingsdatum en deze is bepaald door de Belastingdienst.

Voorbeeld: Je hebt je opdracht op 5 augustus afgerond. Dan moet de factuur voor 15 september zijn verstuurd.

4. Zorg ervoor dat je snel je geld krijgt

Vermeld duidelijk hoe snel de factuur betaald moet worden. Dit doe je vooraf in je offerte en algemene voorwaarden. Betaling kan vooraf, direct bij aflevering of met een betalingstermijn. Vermeld deze betalingstermijn duidelijk in je factuur.
Er zijn ondernemers die klanten korting aanbieden als ze de factuur direct betalen. Ook kun je gebruikmaken van factoring of een incassocontract.

Online factuur maken en versturen

Bij voorkeur verstuur je een elektronische factuur (e-factuur) naar je klant. E-facturatie of e-invoicing is niet zomaar een ingescande factuur verzenden. Het gaat namelijk om een digitale factuur in XML-formaat. Door e-facturatie te gebruiken word je factuur altijd via een beveiligde server verzonden en altijd goed ontvangen. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te verwerken in jouw administratie en in de administratie van je klant.

Vind jij het lastig om e-facturatie te gebruiken? RVO heeft animaties gemaakt met uitleg over het gebruik en de voordelen van e-facturatie.

Is een e-factuur verplicht?

Ondernemers die zaken doen met de Rijksoverheid zijn verplicht om een e-factuur te sturen. Ook gemeenten, provincies en waterschappen zijn in staat om e-facturen te ontvangen. Doe je mee aan een aanbesteding? Dan is e-facturatie vaak verplicht.

Manieren e-facturen te versturen

E-facturen versturen naar decentrale overheden zoals waterschappen, gemeentes en provincies kan op verschillende manieren:

  • Via het beveiligde netwerk Peppol. Check bij de Nederlandse Peppolautoriteit hoe je Peppol kunt gebruiken.
  • Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Je boekhoudsoftware maakt die aan.
  • Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, als je geen elektronisch boekhoudpakket gebruikt.

5. Bewaar je facturen minimaal 7 jaar

Facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren. De bewaartermijn is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt een termijn van 10 jaar. De Belastingdienst vindt het belangrijk dat je binnen een redelijke termijn de administratie kunt overhandigen. Gebruik een systeem dat bij jouw bedrijf past. Van de facturen die je verzendt, moet je altijd een (digitale) kopie bewaren.

Heb je een vraag over financiering of geldzaken? Neem gratis contact op met de KVK Financieringsdesk: 0800 10 14
Willeke Leensma

Als KVK-adviseur Start help ik startende ondernemers graag verder. Mijn specialismen zijn starten vanuit een uitkering, zzp en verzekeringen. Actualiteiten deel ik via het KVK Startersmagazine, nieuwsbrieven, social media en artikelen op KVK.nl.

InspiratiePage