Formulier 20: Europees economisch samenwerkingsverband inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Een EESV die in Nederland is gevestigd, moet je inschrijven in het Handelsregister. Formulier 20 kun je gebruiken voor:

• Het inschrijven van een nieuwe EESV.
• Het doorgeven dat je een bestaande onderneming of vestiging overneemt en voortzet als EESV.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 20 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van het EESV niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 20 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 20 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 20?  
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder of gevolmachtigde formulier 20? 
Is die bestuurder of gevolmachtigde een persoon? Dan moet die een afspraak maken om langs te komen op een kantoor van KVK. Ondertekent een bestuurder voor een rechtspersoon die bestuurder of gevolmachtigde is van het EESV? Geef de stukken dan mee aan een bestuurder of gevolmachtigde die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven als bestuurder met formulier 21 of gevolmachtigde met formulier 13. Zijn alle bestuurders en gevolmachtigden rechtspersonen? Dan kun je de stukken opsturen naar KVK.

Woont een bestuurder in het buitenland?  
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De bestuurder komt langs bij KVK.
2. De bestuurder geeft de stukken mee aan een bestuurder of gevolmachtigde die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven met formulier 21.
3. Als geen bestuurder of gevolmachtigde bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer bestuurders en gevolmachtigden langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken en formulieren je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet een persoon die bestuurders is in ieder geval meenemen naar de afspraak? 

• Een geldig identiteitsbewijs. 
• Formulier 20 voor het inschrijven van het EESV.
• Formulier 21 voor het inschrijven van de persoon als bestuurder.
• Formulier 32 voor het inschrijven van de bestuurder als UBO (uiteindelijk belanghebbenden).

Welke stukken heeft KVK in ieder geval nodig van een personenvennootschap of rechtspersoon die bestuurder is van het EESV?

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de bestuurder die voor de personenvennootschap of rechtspersoon formulier 20 heeft ondertekend.
• Formulier 20 voor het inschrijven van het EESV.
• Formulier 21 voor het inschrijven van de personenvennootschap of rechtspersoon als bestuurder.

Heeft het EESV statuten?
Dan heeft KVK een exemplaar van de statuten nodig die door een notaris is gewaarmerkt. Is het EESV zonder notariële akte opgericht? Dan heeft KVK een exemplaar van de statuten nodig dat door alle bestuurders is ondertekend. Dat mogen geen kopieën of scans zijn.

Gebruikt het EESV niet het woonadres van een bestuurder als bezoek- of postadres?   
Dan heeft KVK een bewijsstuk nodig waaruit blijkt dat het EESV het opgegeven bezoek- en postadres mag gebruiken.

Is een bestuurder een vennootschap of rechtspersoon uit het buitenland? 
Dan heeft KVK ook een bewijs van registratie van de rechtspersoon nodig. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Op dat bewijs moeten de bestuurders staan.

Wat moet een bestuurder die in het buitenland woont meenemen, meegeven of opsturen?
Een bestuurder moet een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen naar de afspraak. Als de buitenlandse bestuurder geen afspraak maakt, dan heeft KVK een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres?  
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn.  

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document?  
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen?  
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Is een bestuurder uiteindelijk belanghebbende (UBO)? 
Geef dat dan door met formulier 32. Het is verplicht alle UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK het EESV niet inschrijven.

Heeft het EESV meer vestigingen in Nederland?   
Schrijf dan elke vestiging met onderneming in met formulier 9 en elke vestigingen zonder onderneming in met formulier 9a.  

Wil je voor het EESV een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister?  
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13.

Wil je commissarissen inschrijven voor het EESV?
Schrijf commissarissen in met formulier 11.

Heeft het EESV een onderneming of vestiging overgenomen?
Dan moet de oude eigenaar van de onderneming of vestiging dat doorgeven aan KVK. Voor een eenmanszaak of vestiging kan dat met formulier 14. Voor de onderneming van een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap is dat mogelijk met formulier 17. Voor de onderneming van een rechtspersoon kan dat met formulier 17a. KVK heeft het originele formulier nodig.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.