Formulier 21: Bestuurder van Europees economisch samenwerkingsverband inschrijven

Een bestuurder van een EESV kun je ook online inschrijven.

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Met formulier 21 schrijf je één of meer bestuurders van een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) in in het Handelsregister. Een bestuurder kan een natuurlijk persoon zijn: een mens. Maar ook een personenvennootschap of rechtspersoon.

Een personenvennootschap is een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap. Een rechtspersoon is een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, stichting of vereniging.

Functionarissen van een vereniging zonder onderneming, stichting zonder onderneming of vve schrijf je in met formulier 22. Voor functionarissen van een rechtspersoon met onderneming gebruik je formulier 11. Functionarissen van een publiekrechtelijke rechtspersoon schrijf je in met formulier 26.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 21 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de bestuurder niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 21 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 21 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de formulieren kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 21? 
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder of een vertegenwoordiger van een personenvennootschap of rechtspersoon die bestuurder is formulier 21?
Alle personen die een handtekening op formulier 21 zetten, moeten een afspraak maken bij KVK.

Woont een bestuurder of vertegenwoordiger van een bestuurder in het buitenland?
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De bestuurder of vertegenwoordiger komt langs bij KVK.
2. De bestuurder of vertegenwoordiger geeft alle stukken mee aan een bestuurder of vertegenwoordiger die wel bij KVK langs moet komen.
3. Als geen enkele bestuurder of vertegenwoordiger bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer bestuurders of vertegenwoordigers langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je opsturen?

Controleer welke stukken je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat heeft KVK in ieder geval nodig?

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle personen die een handtekening hebben gezet op formulier 21. De foto moet onherkenbaar zijn gemaakt. Bestuurders en vertegenwoordigers die een afspraak met KVK hebben, moeten een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Formulier 21.

Is de bestuurder een vennootschap of rechtspersoon uit het buitenland?
Dan heeft KVK ook een gelegaliseerd bewijs van registratie van de vennootschap of rechtspersoon nodig. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Op dat bewijs moeten de bestuurders staan.

Wat moet een bestuurder die in het buitenland woont meenemen, meegeven of opsturen?
Een bestuurder moet een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen naar de afspraak. Als de buitenlandse bestuurder niet meekomt naar de afspraak, dan heeft KVK een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres? 
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn.

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document? 
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen? 
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet je het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Schrijf je naast bestuurders ook een EESV in?
Dan moet je de rechtspersoon inschrijven met formulier 20. Neem dat formulier en de overige stukken mee naar de afspraak met KVK. Hoeft geen enkele bestuurder langs te komen bij KVK? Dan kun je alle formulieren en documenten opsturen.

Is een bestuurder uiteindelijk belanghebbende (UBO)?
Geef dat dan door met formulier 32. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK de functionaris niet inschrijven. Geef je een UBO door voor een functionaris van een rechtspersoon die in het Handelsregister staat, dan kun je dat online doen.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.