Formulier 3: Besloten vennootschap of naamloze vennootschap inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Formulier 3 kun je gebruiken voor:

• Het inschrijven van een nieuwe bv of nv.
• Het doorgeven dat je een bestaande onderneming of vestiging overneemt en voortzet als bv of nv.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 3 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de bv of nv niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 3 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 3 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 3?  
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder formulier 3? 
Is die bestuurder een persoon? Dan moet die een afspraak maken om langs te komen op een kantoor van KVK. Ondertekent een bestuurder voor een rechtspersoon die bestuurder is van de bv of nv? Geef de stukken dan mee aan een bestuurder die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven als bestuurder met formulier 11. Zijn alle bestuurders rechtspersonen? Dan kun je de stukken opsturen naar KVK.

Moet een persoon die in het buitenland woont, langskomen bij KVK?  
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De bestuurder komt langs bij KVK.
2. De bestuurder geeft de stukken mee aan een bestuurder die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven als bestuurder met formulier 11.
3. Als geen bestuurder bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer bestuurders langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken en formulieren je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet een persoon in ieder geval meenemen naar de afspraak? 

• Een geldig identiteitsbewijs. 
• Formulier 3 voor het inschrijven van de bv of nv.
• Formulier 11 voor het inschrijven van de persoon als bestuurder.
• Formulier 30 voor het inschrijven van de bestuurder als UBO (uiteindelijk belanghebbenden).

Welke stukken heeft KVK in ieder geval nodig van een rechtspersoon die bestuurder is van de bv of nv?

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de bestuurder die voor de rechtspersoon formulier 3 heeft ondertekend.
• Formulier 3 voor het inschrijven van de bv of nv.
• Formulier 11 voor het inschrijven van de rechtspersoon als bestuurder.

Schrijf je een bv in?
Dan heeft KVK een door de notaris gewaarmerkt exemplaar van de statuten nodig.

Schrijf je een nv in?
Dan heeft KVK een door de notaris gewaarmerkt exemplaar van de statuten en een bank- of accountantsverklaring nodig.

Gebruikt de bv of nv niet het woonadres van een bestuurder als bezoek- of postadres?   
Dan heeft KVK een bewijsstuk nodig waaruit blijkt dat de bv of nv het opgegeven bezoek- en postadres mag gebruiken.

Is een bestuurder een rechtspersoon uit het buitenland? 
Dan heeft KVK ook een bewijs van registratie van de rechtspersoon nodig. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Op dat bewijs moeten de bestuurders staan.

Wat moet een bestuurder die in het buitenland woont meenemen, meegeven of opsturen?
Een bestuurder moet een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen naar de afspraak. Als de buitenlandse bestuurder geen afspraak maakt, dan heeft KVK een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres?  
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn.  

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document?  
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente.  

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen?  
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.  

Heeft de bv of nv verschillende vestigingen?   
Schrijf dan iedere vestiging in met formulier 9.  

Wil je voor de bv of nv een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister?  
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13.  

Wil je bestuurders, commissarissen of een enig aandeelhouder inschrijven?  
Als je een bv of nv inschrijft, moet je ook bestuurders, een enig aandeelhouder of commissarissen inschrijven met formulier 11.

Heeft de bv of nv een onderneming of vestiging overgenomen?  
Dan moet de oude eigenaar van de onderneming of vestiging dat doorgeven aan KVK. Voor een eenmanszaak of vestiging kan dat met formulier 14. Voor de onderneming van een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap is dat mogelijk met formulier 17. Voor de onderneming van een rechtspersoon kan dat met formulier 17a. KVK heeft het originele formulier nodig.

Is een bestuurder uiteindelijk belanghebbende (UBO)?  
Geef dat dan door met formulier 30. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK de bv of nv niet inschrijven. Geef je een UBO door voor een bv of nv die al in het Handelsregister staat, dan kun je dat online doen.

Is het geplaatste kapitaal van de nv niet volledig volgestort?
Dan moet je de aandeelhouders van niet volgestorte aandelen apart opgeven. Gebruik daarvoor formulier 19.

Heb je niet genoeg ruimte op formulier 3 om alle informatie op te schrijven?
Gebruik dan formulier 18 voor de informatie die je niet op formulier 3 kwijt kan.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.