Privacyverklaring

  • Bijgewerkt 5 januari 2024
  • 6 min

De Kamer van Koophandel (hierna KVK) biedt informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers bij de belangrijkste thema’s op ondernemersgebied. Onze wettelijke taken zijn gericht op het registreren, informeren en adviseren van ondernemers. Bij het uitvoeren van deze taken verwerken we persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. In deze privacyverklaring lees je om welke gegevens het gaat, hoe we daarmee omgaan en hoe jij jouw rechten met betrekking tot je persoonsgegevens kan uitoefenen.

Direct naar

  1. Wat zijn persoonsgegevens?
  2. Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?
  3. Van wie verwerkt KVK persoonsgegevens?
  4. Met welke derde partijen worden mijn persoonsgegevens door KVK gedeeld?
  5. Hoe zorgen we voor de veiligheid van jouw persoonsgegevens?
  6. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
  7. Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?
  8. Contactgegevens
  9. Over deze privacyverklaring

Of download de pdf.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over jou vertellen of die gebruikt kunnen worden om jou als individu te identificeren. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn je naam, contactgegevens en burgerservicenummer (BSN). Informatie die betrekking heeft op een onderneming is soms ook een persoonsgegeven, bijvoorbeeld het KVK-nummer van een eenmanszaak.

KVK verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, geloof of politieke voorkeur. Bij de uitvoering van onze wettelijke taken verwerken wij wel bepaalde meer gevoelige persoonsgegevens, zoals een burgerservicenummer en bestuursverboden. Dit gebeurt uitsluitend voor zover dit nodig is in het kader van de wet en we verwijderen deze gegevens wanneer we ze niet langer nodig hebben. In het kader van UBO-registers kunnen ook geboorteplaats en nationaliteit worden verwerkt.

Wat is verwerken?

Onder verwerken vallen alle handelingen die uitgevoerd kunnen worden met een persoonsgegeven, waaronder registreren, verzamelen, delen, combineren en vernietigen.

2. Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Het registeren van een onderneming, en de daarbij behorende gegevens, is een wettelijke taak van KVK die is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Hier lees je waar we die gegevens voor gebruiken.

Doeleinden gebruik van gegevens

Het registeren van je onderneming is een wettelijke taak van KVK die is vastgelegd in de Handelsregisterwet.

Het gaat om deze gegevens

  • Jouw naam
  • Adresgegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats en -land
  • Burgerservicenummer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarvoor gebruiken we deze gegevens

Indien je een onderneming registreert in het Handelsregister verwerken wij een aantal gegevens van jou en je onderneming vanuit onze wettelijke taken.

Je onderneming moet net als alle Nederlandse ondernemingen worden ingeschreven in het Handelsregister. Op basis van de inschrijving krijg je een KVK-nummer. Dit nummer vormt een unieke ondernemings-ID, zodat andere ondernemers kunnen controleren met wie ze te maken hebben en waardoor jij zaken kunt doen. Het beheer van het Handelsregister is een wettelijke taak van KVK.

Een aantal van de (persoons)gegevens in het Handelsregister wordt openbaar gemaakt en desgevraagd verstrekt aan derden. Meer informatie vind je onder het kopje 'Voor het leveren van data uit het Handelsregister'.

In het Handelsregister staan de vestigingsadressen van ondernemingen en de privéadressen van functionarissen. Het vestigingsadres is openbaar: het is de plaats waar een onderneming haar activiteiten uitvoert, tenzij het vestigingsadres op verzoek is afgeschermd. Het privéadres van functionarissen is niet openbaar, behalve het privéadres van de bewaarden van de boeken en bescheiden. Naast de functionarissen worden ook de UBO's van de vennootschappen en andere juridische entiteiten vermeld.

Het Handelsregister is een openbaar register. Het beheer van het Handelsregister is een wettelijke taak van KVK. Het register is bedoeld om (andere) ondernemers vindbaar te maken. Om te weten of het bedrijf met wie ze zakendoen bestaat, om nieuwe klanten te vinden of om de markt te verkennen. Hiermee wordt de economie gestimuleerd.

Denk aan dit soort gegevens

  • Jouw naam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Handelsnaam (naam van je onderneming)
  • Adresgegevens van je onderneming
  • Rechtsvorm
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarvoor worden deze gegevens gebruikt?

Veruit de meeste data uit het Handelsregister wordt gebruikt voor publieke dienstverlening. Alle overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen,  maken bij de uitvoering van hun taken gebruik van het Handelsregister. Daarnaast levert KVK ook aan private partijen tegen betaling data uit het Handelsregister. Zie 'Met welke derde partijen worden mijn persoonsgegevens door KVK gedeeld?’ voor meer informatie. Deze partijen gebruiken deze data voor compliance doeleinden, fraudebestrijding of marktanalyses.

Ontvangers van gegevens uit het Handelsregister moeten bij het gebruik van jouw gegevens aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet voldoen. Dat betekent dat zij jouw gegevens niet zomaar voor marketingdoeleinden of andere doeleinden mogen gebruiken. Vrijwel altijd moeten afnemers jou informeren over hun gebruik van jouw gegevens. 

KVK houdt een zogenaamde Non Mailing Indicator bij en verstrekt die ook aan personen of bedrijven die jouw gegevens opvragen. Als je deze Non Mailing Indicator aanzet, laat je aan alle ontvangers van Handelsregistergegevens weten, dat je geen ongevraagde post of bezoek aan huis van ze wilt ontvangen. Ontvangers van gegevens uit het Handelsregister moeten zich hieraan houden.

Mocht je zelf worden geconfronteerd met ongewenste marketing op basis van Handelsregistergegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autorireit Consument en Markt (voor marketing per e-mail) of de Autoriteit Persoonsgegevens (voor marketing per post of telefoon, of ander ongewenst gebruik van jouw gegevens).

Vanuit Europese regelgeving is Nederland verplicht tot het hebben, bijhouden en centraal registreren van informatie over de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) van in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten (hierna het ‘UBO-register’*). Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister.

In de wet staat welke gegevens van een UBO in het register worden opgenomen (artikel 15a van de Handelsregisterwet 2007). Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Naam
  • BSN (of fiscaal identifcatienummer)
  • Geboortemaand en -jaar
  • Geboortedag
  • Geboorteplaats en geboorteland
  • Nationaliteit
  • Woonstaat
  • Woonadres
  • Aard en omvang van het economisch belang van de UBO- Afschriften van documenten in het kader van bovengenoemde gegevens.

Een aantal van deze gegevens zijn slechts voor een beperkte, in de wet bepaalde, groep inzichtelijk. Dit geldt in ieder geval voor het BSN, het fscaal identifcatienummer, de geboortedag, -plaats en -land, het woonadres en de afschriften van documenten.

* Zie www.uboregistertrusts.nl/privacy voor informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van het UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies.

Bijvoorbeeld wanneer je ons belt of een e-mail stuurt met een vraag. Dit hoort bij onze wettelijke taak om ondernemers van informatie en advies te voorzien.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatiegegevens
  • Gestelde vragen
  • Contactgeschiedenis (wanneer contact, met welke afdeling, via welk kanaal)
  • Informatie uit een ingediende klacht
  • E-mailcorrespondentie
  • Contactgegevens van je social media accounts (wanneer we een vraag, die je via social media stelt, willen beantwoorden)

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om vragen die je hebt gesteld goed te kunnen beantwoorden, registreren we de originele vraag, eventuele toelichting en de acties die vervolgens zijn ondernomen. Ook kunnen we je beter van dienst zijn als we weten welk contact er eerder is geweest. Indien we afspraken met je gemaakt hebben, leggen we die ook vast.
  • Bij een klacht of ingewikkelde vraag worden gegevens over de inhoud bewaard om te kunnen zorgen dat je vraag daadwerkelijk inhoudelijk wordt beantwoord. Ook gebruiken we deze gegevens om van te leren en om onze service te verbeteren.
  • Wij reageren op vragen of andere uitingen op social media.

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, verbetert KVK haar producten en diensten continu. Hierbij is jouw inbreng noodzakelijk en kan het zijn dat je hiervoor wordt benaderd. Bijvoorbeeld omdat we willen weten wat je goed vindt aan onze producten en diensten en wat volgende keer beter kan. Jouw medewerking geschiedt altijd op basis van toestemming.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatiegegevens
  • Gestelde vragen
  • Contactgeschiedenis (wanneer contact, met welke afdeling, via welk kanaal)
  • Informatie uit een ingediende klacht
  • E-mailadres
  • E-mailcorrespondentie
  • Contactgegevens van je social media accounts

We registreren de inhoud van het contact dat je met ons hebt gehad. Bijvoorbeeld door telefoongesprekken en chats vast te leggen. Ook slaan we cookies op en lezen we cookies uit wanneer je de website bezoekt. Meer informatie vind je op onze cookiepagina.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Om beter inzicht te krijgen wie onze producten gebruiken, wanneer ze dat doen en hoe vaak. Met deze informatie kunnen we verbeteringen aanbrengen zodat onze producten beter aansluiten bij waar ondernemers behoefte aan hebben.
  • Om meer inzicht in onze klantgroepen te krijgen, wat ons helpt om beter te bepalen voor wie onze producten relevant zijn.
  • Om de klanttevredenheid te meten en te evalueren door middel van klanttevredenheidsenquêtes per e-mail, waardoor duidelijk wordt welke van onze diensten en producten goed worden gewaardeerd of juist aan verbetering toe zijn.

Denk aan dit soort gegevens

  • Naam ondernemer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Postadres en postcode van het bedrijf

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Wij houden je graag op de hoogte van onze producten of diensten.
  • Voor zover wij dat doen per e-mail, vragen wij daarvoor altijd jouw toestemming (opt-in).
  • Zo kun je je bijvoorbeeld inschrijven voor onze nieuwsbrief en onze e-mailings.
  • Om e-mailings zo relevant mogelijk voor jou te maken, stellen we je een paar vragen om je beter te leren kennen en koppelen we ook je KVK-gegevens, favoriete onderwerpen en voorkeuren aan je nieuwsbrief profiel, zodat we je bijvoorbeeld geen informatie sturen over onderwerpen die niet bij je passen.
  • Bij iedere e-mailing/nieuwsbrief die je ontvangt, zit een mogelijkheid om je af te melden.
  • In sommige gevallen benaderen we je ook per post of telefoon, bijvoorbeeld om je uit te nodigen voor een seminar of evenement of om je te wijzen op producten en diensten waarvan je hebt aangegeven daar interesse in te hebben.
  • Voor zover wij je per post of telefoon benaderen, geven we je altijd de mogelijkheid om je af te melden (opt-out).
  • Wij analyseren verder jouw gegevens om inzicht te krijgen in de behoeften van ondernemers en onze dienstverlening daar zo goed mogelijk op af te kunnen stemmen.

Goed om te weten

Jouw e-mailadres wordt door ons gebruikt voor marketingdoeleinden als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt marketing per e-mail, post en telefoon altijd stopzetten via de in die communicatie aangegeven methode. Wat we hier zeggen heeft alleen betrekking op marketing door KVK zelf. Derden gebruiken gegevens uit het Handelsregister soms ook voor marketing. Zie het kopje 'Voor het leveren van data uit het Handelsregister'.

Denk aan dit soort gegevens

  • Identificatie gegevens (naam, adres, geboortedatum etc.)
  • Identiteitsbewijzen
  • Foto's en camera-opnamen

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Bezoekers op kantoor of bij een door KVK georganiseerd event krijgen alleen toegang na registratie en dienen zich bij de balie te melden en te identificeren.
  • Bij elke KVK-ingang hangen veiligheidscamera’s die opnamen maken van bezoekers.

Denk aan dit soort gegevens

  • IP-adres
  • Gegevens over het bezoek van onze websites (tijdstip van bezoek, bekeken pagina’s, zoekwoorden)
  • Gebruikte apparaten (pc, laptop, smartphone, tablet)
  • Persoonsgegevens verwerkt in cookies

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

  • Je IP-adres wordt standaard verwerkt bij het bezoeken van websites. KVK gebruikt het IP-adres uitsluitend om je te laten deelnemen aan een onderzoek (bijvoorbeeld het testgebruik van een nieuwe website) of voor deelname aan evenementen.
  • Door bezoek en gebruik van de website te monitoren, kunnen we je gebruikservaring verbeteren door je makkelijk heen en weer te laten surfen tussen pagina’s. Ook kunnen we op basis van je zoekgedrag de getoonde informatie beter afstemmen op je behoeften.
  • Door de getoonde website af te stemmen op het gebruikte apparaat, wordt alle inhoud (tekst, foto’s, video) in optimale vorm weergegeven.
  • Naast je surfgedrag op onze website helpen cookies bij het verder personaliseren van de aangeboden informatie. Ook kunnen cookies worden ingezet voor het bewaren van je persoonlijke voorkeuren.

KVK plaatst verschillende soorten cookies op jouw computer. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites op jouw computer worden gezet op het moment dat je de site bezoekt. Het plaatsen van cookies kan het verwerken van persoonsgegevens inhouden indien de informatie in deze cookie tot een persoon te herleiden is. Bijvoorbeeld doordat jouw IP-adres hierin wordt gebruikt. Wij plaatsen de cookies om de site goed te laten werken, statistische analyses te verrichten en om jou beter te kunnen helpen.

Voor meer informatie over de cookies die we plaatsen verwijzen we je graag door naar onze cookiepagina.

Gegevens over jou verkregen van andere partijen

In sommige gevallen verkrijgt KVK persoonsgegevens van jou van derde partijen. Bijvoorbeeld van de Belastingdienst in het kader van fraudeonderzoek, van de Rechtspraak (bestuursverbod, faillissement) of van de Basisregistratie Personen. Deze gegevens worden onder andere gebruikt om het risico te verkleinen op onjuiste of onvolledige registraties of op registraties van reeds bestaande handelsnamen.

Soms kunnen gegevens ook worden aangeleverd als er via een terugmeldplicht een onjuistheid in het Handelsregister wordt gemeld. 

3. Van wie verwerkt KVK persoonsgegevens?

KVK verwerkt persoonsgegevens van ondernemers en van klanten die producten afnemen bij KVK. Voor een inschrijving in het Handelsregister gelden andere regels dan voor het informeren van klanten over producten en diensten van KVK. Daarnaast verwerkt KVK ook persoonsgegevens van bezoekers van KVK.nl.

4. Met welke derde partijen worden mijn persoonsgegevens door KVK gedeeld?

Het Handelsregister is een cruciale bron van informatie voor ondernemers. Bijvoorbeeld om te controleren met wie ze zaken doen of om hun klantenbestand actueel te houden. Denk aan banken, verzekeraars, telecom- en energiebedrijven en zakelijke dienstverleners. Ook informatiebrokers die adresbestanden leveren aan derden gebruiken KVK-data als informatiebron.

Alle afnemers dienen zich bij verder gebruik van Handelsregistergegevens aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Telecommunicatiewet en andere wet- en regelgeving te houden. Afnemers zijn hier zelf voor verantwoordelijk. Wij wijzen afnemers van data hierop via onder meer onze gebruiksvoorwaarden. 

Overheid

Alle overheden zijn aangesloten op het Handelsregister. Zij zijn verplicht de authentieke gegevens uit het Handelsregister te gebruiken bij de uitvoering van hun publieke taken. Denk bijvoorbeeld aan het verlenen van een vergunning of het innen van belasting.

LEI-register

LEI staat voor Legal Entity Identifer. Het is een wereldwijd uniek 20-cijferig identificerende code, gebaseerd op ISO-standaard 17442, voor ondernemingen en rechtspersonen die bepaalde financiële producten (aandelen, obligaties of derivaten) bezitten of verhandelen.

Het LEI heeft betrekking op belangrijke referentie-informatie die een duidelijke en unieke identifcatie mogelijk maakt van rechtspersonen die deelnemen aan fnanciële transacties. De LEI-gegevens kunnen worden onderverdeeld in: niveau 1 – wie is wie, en niveau 2 – wie bezit wie. Gegevens van niveau 1 bevatten registratiegegevens van de entiteit, zoals de wettelijke naam, KVK-nummer en het wettelijke en hoofdkantooradres. Niveau 2 bevat informatie over de eigendomsstructuur van een entiteit en beantwoordt dus de vraag wie de eigenaar is van wie. Het doel is om moeder-dochterrelaties in de bedrijfsstructuur te identificeren.

Internationale doorgifte

Je persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dat wel gebeurt, treffen we passende maatregelen, zoals contractuele afspraken, om te waarborgen dat je gegevens adequaat worden beschermd. Mocht je weten dat je gegevens ergens in het buitenland worden verwerkt, meld het aan KVK.

Open data en het Handelsregister

KVK heeft datasets beschikbaar gesteld als open data voor hergebruik door derden. De open datasets uit het Handelsregister zijn te vinden via het dataportaal van de Rijksoverheid en onze website.

De persoonsgegevens in het Handelsregister kunnen in bepaalde omstandigheden worden afgeschermd.

Voor meer informatie over hoe KVK omgaat met open data, verwijzen we je graag door naar de Themapagina. Daar staat informatie over open data en het Handelsregister.

5. Hoe zorgen we voor de veiligheid van jouw persoonsgegevens?

KVK heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerd gebruik. Zo hanteren wij een toegangs- en beveiligingsbeleid en sluiten wij geheimhoudingsverklaringen af met medewerkers en derden die met (gevoelige) persoonsgegevens werken.

Onze medewerkers gaan zorgvuldig om met verwerkte persoonsgegevens. Hiertoe leggen onze vaste medewerkers een ambtseed af en wordt bij inhuurkrachten gewerkt met een geheimhoudingsverklaring. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens en alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van hun taken.

6. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

KVK bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. KVK houdt zich daarbij aan de termijnen die zijn opgesteld in het Basis Selectiedocument Kamer van Koophandel zoals vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant van 23 juni 2022. Het Basis Selectiedocument is gebaseerd op de documentatieverplichting uit de Archiefwet 1995. Over het algemeen worden er bewaartermijnen van tussen de één en tien jaar gehanteerd.

Enkel wanneer dit noodzakelijk is voor een correcte naleving van de AVG en een specifeke situatie dit vereist, wordt van de termijn in het Basis Selectiedocument afgeweken. Handelsregistergegevens worden eeuwig bewaard. Meer informatie over gehanteerde bewaartermijnen archieven van de overheid op Rijksoverheid.nl.

7. Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?

Hieronder wordt beschreven welke rechten jij kan uitoefenen op je persoonsgegevens en in welke gevallen.

Recht van inzage

Je kan het recht hebben om van ons inzage te krijgen in de persoonsgegevens die KVK van jou verwerkt, door een verzoek tot inzage persoonsgegevens te doen.

Recht op rectificatie

Indien je persoonsgegevens niet correct zijn, kan je ons verzoeken om de gegevens te corrigeren.

Recht op gegevenswissing

In bepaalde gevallen heb jij recht om (een deel van) je persoonsgegevens te laten wissen. Bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens niet langer meer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Of wanneer de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Recht op beperking van de verwerking

Bij hoge uitzondering heb je het recht om de verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk te laten beperken. Dat geldt in deze gevallen:

  • Gedurende de periode die KVK nodig heeft om te controleren of jouw melding van onjuistheid van je gegevens klopt.
  • Als KVK de gegevens niet meer nodig heeft (en deze dus verwijderd moeten worden), maar je aangeeft de gegevens zelf nog nodig te hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • Als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking door KVK en in afwachting bent van een beslissing hierop.
  • Als de verwerking van gegevens onrechtmatig is, maar je niet wil dat je gegevens helemaal worden verwijderd (omdat je wil voorkomen dat je gegevens opnieuw worden verwerkt, dan staan je gegevens bijvoorbeeld in een opt-out lijst).

Recht van bezwaar tegen de verwerking

Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor het leveren van producten en diensten van KVK. Dit recht kun je uitoefenen via de methode die is aangegeven in de betreffende KVK-mailing.

Uitzondering persoonsgegevens Handelsregister

De persoonsgegevens in het Handelsregister zijn uitgezonderd van deze rechten. Als je je gegevens in het Handeslregister wilt inzien, kan dat via Mijn ondernemingen. Op dit moment is dit alleen mogelijk voor eenmanszaken, maar op termijn is die optie voor elke inschrijving beschikbaar.

Wanneer wordt mijn verzoek behandeld?

Na het indienen van het verzoek ontvang je binnen een maand een reactie van ons.

8. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming 

KVK heeft een Functionaris Gegegevensbescherming (FG) aangesteld die je kan bereiken via FG@kvk.nl.

Klacht indienen

Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door KVK, dan kan je bij ons een klacht indienen door dit formulier in te vullen.

Het is ook mogelijk om een melding te doen bij de toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je een klacht hebt over het gebruik van jouw persoonsgegevens door een andere partij dan KVK, dan raden we je aan om je te richten tot die partij en/of tot de Autoriteit Consument en Markt (voor ongewenste e-mail marketing) of de Autoriteit Persoonsgegevens (voor marketing per post of telefoon, of ander ongewenst gebruik van jouw gegevens).

9. Over deze Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van KVK, ingeschreven in het Handelsregister bij KVK onder nummer 59581883, inzake de website kvk.nl. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de gegevensverwerking door KVK.

Laatste wijziging in deze verklaring is op 05-01-2024 verricht.

KVK heeft deze privacyverklaring opgesteld op basis van de huidige stand van zaken. Wij monitoren constant relevante wet- en regelgeving, op grond waarvan wij de verklaring aanpassen, indien nodig.