Hoe word je minder afhankelijk van één leverancier of route?

Ook al heb je een betrouwbare leverancier, er kan iets gebeuren waardoor die niet kan leveren. Welke gevolgen heeft het voor je bedrijf als je lang moet wachten op een levering?

1. Onderzoek: hoe afhankelijk is je bedrijf?
2. Onderzoek: welke producten of onderdelen zijn kritisch?
3. Onderzoek: is een noodvoorraad slim?
4. Regel oplossingen voordat het misgaat
5. Maak simpele afspraken voor noodsituaties

1. Hoe afhankelijk is je bedrijf?

Veel ondernemers komen er pas achter hoe kwetsbaar ze zijn als er iets misgaat. Dat hoeft niet direct een oorlog te zijn. Ook door oponthoud bij de douane of een tekort aan containers kan een levering weken langer onderweg zijn dan gepland.

Routes

Breng in kaart waar je grondstoffen, onderdelen of producten vandaan komen. Welke routes leggen ze af? En waar zitten je belangrijkste klanten? Zo kom je erachter van welke landen, regio’s of routes je afhankelijk bent.

Leveranciers

Wat doe je als je belangrijkste leverancier uitvalt? Heb je een andere leverancier achter de hand en kan die gelijk leveren als dat nodig is? En zo ja, zijn de prijzen, kwaliteit en levertijden vergelijkbaar? Zo nee, dan is het slim om alvast op zoek te gaan naar andere leveranciers.

Voorraad

Hoe lang kun je doorwerken zonder levering? Bereken hoe groot je huidige voorraad is en hoe lang je daarmee kunt doen. Wat is de minimale voorraad die je nodig hebt om door te draaien?

Feyzi Tan is supply chain manager bij Go-Tan, leverancier van Aziatische voedingsmiddelen. Hij had in 2021 een container op de Ever Given staan. Dat vrachtschip lag vast in het Suezkanaal en kwam pas maanden later aan in Rotterdam. “We namen het zekere voor het onzekere en bestelden direct een extra container. Het vrachtschip met deze container haalde de Ever Given ruimschoots in. Zo hadden we onze voorraad weer snel op peil.”

2. Welke producten of onderdelen zijn kritisch?

Niet alle producten of onderdelen zijn direct noodzakelijk. Stel een lijstje op met zaken die je bedrijf direct stilleggen als je ze niet geleverd krijgt. Bedenk ook welke onderdelen moeilijk te vervangen zijn.

Een aantal voorbeelden:

Je ziet zo direct wat je actiepunten zijn. Soms is een extra leverancier zoeken mogelijk. Is die er niet? Dan helpt een voorraad opbouwen of uitbreiden.

3. Wanneer is een noodvoorraad slim?

Je voorraad klein houden heeft voordelen. Het vermindert opslagruimte en kosten. Een grote voorraad is dan ook niet voor ieder bedrijf nodig, maar een strategische voorraad opbouwen is wel slim.

Bedenk wat je nodig hebt om je bedrijf te laten draaien. Stel jezelf vragen als:

• Welke producten leveren direct omzet op?
• Welke onderdelen kun je moeilijk vervangen?
• Hoeveel dagen of weken kun je zonder nieuwe levering?
• Wat kost het als je bedrijf stilvalt?

Een noodvoorraad kost geld en ruimte. Bereken dus wat het goedkoopste is in jouw situatie: een extra voorraad van een paar duizend euro of een week stilstand of ontevreden klanten? Houd ook rekening met houdbaarheid of veroudering.

Soms kan juist een grote voorraad een slimme keuze zijn. Dat merkte Erik de Jong van BouwFactor, importeur en verkoper van hout. Tijdens de coronaperiode was er een tekort aan hout en containers. Importheffingen zorgden bovendien voor extra concurrentie uit de Verenigde Staten. De Jong: “Ik heb toen voor een hogere prijs ingekocht bij mijn Duitse leverancier. Ook betaalde ik extra voor een lading hout uit Surabaya. Noem het maar ouderwets, een grote voorraad. Maar we waren achteraf zo blij dat we de prijsstijgingen voor lief namen en op tijd inkochten. Om me heen zag ik dat concurrenten wel zonder hout zaten.”

4. Regel oplossingen voordat het misgaat

Kom in actie voordat je tegen problemen aanloopt. Dankzij je onderzoek weet je waar je kwetsbaarheden zitten. De volgende stap is oplossingen zoeken. Bijvoorbeeld:

• Zoek naar een of meer extra leveranciers. Kies leveranciers in verschillende landen of regio’s en kijk niet alleen naar de laagste prijs. Zijn er mogelijkheden in Nederland of Europa?
• Bedenk hoe leveranciers en klanten je bedrijf kunnen bereiken in een noodsituatie.
• Regel extra mogelijkheden om te communiceren als bijvoorbeeld de wifi uitvalt. Denk aan een mobiele hotspot of een papieren lijst met adressen van klanten.

5. Maak een plan voor noodsituaties

Stel een kort en overzichtelijk plan op voor noodsituaties. Hierin zet je bijvoorbeeld:

• Gegevens van contactpersonen: wie bel je in een noodsituatie?
• Extra leveranciers: wie kun je inschakelen als je vaste leverancier wegvalt?
• Minimale voorraad: welke hoeveelheden heb je per product of onderdeel nodig?
• Andere routes: welke route of vervoerder gebruik je als de standaard route geblokkeerd is?

Zorg dat je medewerkers van dit plan op de hoogte zijn en dat ze het kunnen vinden in een noodsituatie. Je kunt niet elke verstoring voorkomen, maar elke stap telt. Een extra leverancier, een kleine voorraad of een andere route kan het verschil maken.