Van bellen tot bestellen: zo ga je om met een leverancier

Wanneer je spullen uit het buitenland wilt verkopen in Nederland, moet je op zoek naar een leverancier. Daar komt van alles bij kijken, weten Iris Ramackers (IR) en Jop Bröcker (JB). Zij onderhandelen zelf met buitenlandse producenten. Dat was in het begin best spannend en onzeker.

Hoe heb jij je leverancier gevonden?

IR: “Ik wilde graag een leverancier dichtbij huis. In Nederland had ik gesprekken en zag ik mogelijkheden. Maar de kostprijs was zo hoog dat ik verder ging kijken. In Italië en later Turkije, maar ik haakte af op het cultuurverschil. Ik miste een stukje zakelijkheid. Toen ik met wat vragen bleef zitten, belde ik met een adviseur van KVK. Die bracht me op het idee om met een expediteur te gaan praten. Via die weg kwam ik uit bij een bedrijf in China. Voor de sokken betaal ik nu een vijfde van de prijs die ik in Nederland zou betalen. En daar zitten transport en andere kosten als invoerrechten bij.”

JB: “Door in het begin wat e-mails te sturen naar India. Mijn zakenpartner en ik hadden uitgezocht dat de koffie die we lekker vonden daar vandaan kwam. Hij kocht zijn bonen bij een Nederlandse importeur en brandde die thuis met een hobby brander. We besloten dat we dit op grotere schaal wilden aanpakken. Met het idee om een abonnement te verkopen, waarmee mensen altijd vers gebrande bonen in huis hebben. Het grappige is dat ik al na een dag antwoord kreeg op mijn e-mail naar India. Van Ronald uit Nederland. Hij werkte voor de koffieproducent en kon mij verder helpen.”

Hoe was je aanpak van kennismaking tot eerste levering?

JB: “De eerste ontmoeting voelde meteen vertrouwd. Waarschijnlijk óók omdat de contactpersoon een Nederlander was. Daarna bleef het contact. En nog is er bij elke bestelling veel contact. Ik krijg bijvoorbeeld voor levering van een container altijd een sample opgestuurd om de kwaliteit te testen en te proeven.
Na onze kennismaking konden we direct zakendoen, maar ik wilde eerst in gesprek over de manier van werken. Dat gebeurde ook. Voor mij is dat namelijk belangrijk. Ik had eerder een succesvol IT-bedrijf. We maakten websites voor grote merken. Zorgden dat er meer snoep, bier en sieraden werden verkocht. Daar ben ik mee gestopt omdat het aan me begon te knagen. Ik dacht bij mezelf: wordt de wereld hier nou beter van? Maar van koffieplantages op uitgestrekte, kale velden wordt de wereld ook niet beter. Daar staat tegenover dat koffie die in een bos groeit grote voordelen heeft: minder watergebruik, minder pesticiden, minder kunstmest. En het bos dat dus niet wordt gekapt, haalt veel CO2 uit de lucht. Sinds ik dit weet, is het mijn missie dat alle koffie uit de bossen komt.”

IR: “In de eerste weken was ik veel in gesprek met een contactpersoon van de leverancier. Via beeldbellen en WhatsApp. De start in China voelde meteen goed. Van beide kanten wilden we doorpakken. Ik had de nodige eisen voor mijn sokken. Omdat ik er zelf een ‘clicker’ in vastmaak, wilde ik bijvoorbeeld een dikkere rand voor het comfort. Er kwamen al snel samples mijn kant op en ik stuurde mijn opmerkingen en vragen terug. Tot we uitkwamen bij de sokken die ik nu inkoop. Een expediteur regelt het transport en de douanezaken.”

Wie had de touwtjes in handen bij de eerste orders?

IR: “Ik. De leverancier wilde wel sneller, maar ik deed het op mijn tempo. Eventjes voelde ik wat druk. Ook na de eerste levering begon de leverancier meteen over een nieuwe order. Ik heb het niet als vervelend ervaren, er is van twee kanten respect. Ik ben steeds eerlijk geweest. Als startende importeur wilde ik eerst eens kijken hoe de zaken zouden lopen. Toen ik aangaf dat ik tijd nodig had, was er begrip. Nu kan ik aankloppen wanneer ik er klaar voor ben. Al is het over een jaar. In de tussentijd hebben we ieder kwartaal contact. We bespreken hoe de zaken gaan en zijn bezig met nieuwe samples. Voor een nieuw product met een mooie kleur of print.”

JB: “Dat kwam echt van twee kanten. Ik wilde traceerbare koffiebonen. Zodat ik weet waar de koffie vandaan komt en hoe deze is verbouwd. Deze bonen waren niet direct beschikbaar, omdat het oogsten al klaar was. Maar we hebben hier wel afspraken over gemaakt. De eerste container ontving ik begin 2021. Vanaf de tweede bestelling kan ik precies zien waar de bonen vandaan komen.
 Dat is ook zo voor de koffie die we uit Bolivia halen. Daar helpt Trees for All boeren omschakelen naar duurzame teelt: van monocultuur naar bosbouw. Toen ik dat ontdekte, heb ik meteen contact gezocht. Die koffie wilde ik importeren. Het collectief in Bolivia had nog geen ervaring met export, maar is meteen aan het werk gegaan. De verkoop aan Nederland levert meer op dan de nationale markt.”

Startende importeurs hebben last van spanning en onzekerheid. Herken je dit?

JB: “Zeker. In heel veel dingen. De eerste betaling bijvoorbeeld. Dat was voor mij niet te volgen. Dan boek je 40.000 euro over naar een buitenlands rekeningnummer van 16 cijfers. Voor mijn gevoel verdween mijn geld in een zwart gat. En pas na vier dagen kreeg ik uit India bericht dat het geld binnen was. Bolivia was weer een heel andere ervaring. Ik kreeg ineens allerlei vragen. Van de bank: ‘met wie doe jij zaken daar?’. Van de douane, en die hebben ook de container geopend. Tja, Bolivia exporteert natuurlijk ook een ander product…
Bij bestellingen uit China voelde ik meer onzekerheid. Krijg ik wel geleverd? Zijn het wel precies de koffiezakjes die ik wil? Passen ze wel door de brievenbus? Werkt die vulmachine wel? Je krijgt dan wel filmpjes waarop je ziet dat ie het doet, maar je koopt toch een duur apparaat. De bestellingen uit China regelt een expediteur voor me, van A tot Z. Ook omdat we daar vandaan een paar pallets laten komen. Geen hele container.”

IR: “Die gevoelens herken ik voor honderd procent. Er komen zoveel nieuwe dingen op je af. Alles lag buiten mijn eigen kennis. Je krijgt twijfels; overzie ik het allemaal wel, wat ben ik eigenlijk aan het doen... Ik had nog nooit van een expediteur gehoord. Toen ik me via Google verdiepte, wist ik dat ik precies dat nodig had. De keuze voor een expediteur gaf meteen veel rust. Het gevoel van ‘dit gaat goed komen’. Maar zelfs toen nog. Bij de eerste order kreeg ik toch weer dat onderbuikgevoel: komt het wel binnen, mis ik niet iets? En misschien blijft dat gevoel nog wel jaren.”

Welk advies heb je voor startende importeurs?

IR: “Wees niet bescheiden. Je mag op je strepen staan voor wat je zelf wilt. Ik voelde me een lastpak toen ik maar vragen bleef stellen. Maar je bent geen zeurpiet. Je gaat een overeenkomst aan. Misschien wel voor lange t ijd. En je wilt een product waar je helemaal achter staat. Dus dan wil je ook dat alles naar je zin is. En dat je goede afspraken maakt met elkaar. In mijn geval ook over de rechten, omdat ik maatwerk laat maken. In het begin is de leverancier ook zoekende als het gaat om maatwerk. Dan helpt het alleen maar als je zo duidelijk mogelijk bent. De sok zoals ik die wilde is uiteindelijk gemaakt na het zien en voelen van verschillende samples. Met video’s hielden ze me vanuit China op de hoogte van aanpassingen. Dat was de snelste en makkelijkste manier.

JB: “Doe het gewoon. Het geeft echt een kick als het lukt en je order binnenkomt. Kijk, voor veel producten kun je een tussenpersoon in Nederland vinden die het voor je regelt. Maar als je van plan bent regelmatig  te importeren, ja, dan zou ik gewoon zelf aan het avontuur beginnen. Ik heb veel dingen goed uitgezocht. Omdat ik steeds wil weten wat er gebeurt. Bijvoorbeeld op het moment dat mijn leverancier een bepaalde leveringsvoorwaarde via Incoterms® voorstelde. Hij kiest dan natuurlijk wat voor hem gunstig is, dus ik wilde me eerst goed inlezen voor ik afspraken maakte.”