5 regeltips voor je vereniging
- Achtergrond
- Bijgewerkt 12 maart 2025
- 2 min
- Runnen en groeien
- Wetten en regels
Voor het oprichten van een vereniging heb je behalve een handdruk van elkaar eigenlijk niets nodig. Toch is het slim om een aantal zaken goed te regelen. Hoe je bijvoorbeeld leden bij je vereniging betrekt en hoe je aansprakelijkheid beperkt voor de bestuurders.
Inzicht in verzekeringen
De KVK Verzekeringscheck helpt je je verzekeringen te kiezen
1. Notaris
Het is niet verplicht om je met een notariële akte op te richten. Maar als je dat niet doet, kan een bestuurder de vereniging juridisch niet vertegenwoordigen en is die persoonlijk aansprakelijk. Een vereniging die is opgericht bij de notaris is makkelijker te besturen en de bestuurders lopen minder risico.
In de oprichtingsakte of statuten staan de belangrijkste regels van de vereniging. Zoals het doel en de doelgroep van de vereniging, de vertegenwoordiging en het kiesrecht. En ook hoe benoemingen en andere wijzigingen gaan. Als je de teksten wilt veranderen, moet een notaris dat regelen.
2. Huishoudelijk reglement
Niet alles staat in de statuten. Andere regels leg je vast in een huishoudelijk reglement. De vereniging kan dat zelf veranderen. In dit reglement staan zaken als:
- Hoe word je lid, hoe zit het met de contributie?
- Wat zijn de taken en bevoegdheden van het bestuur?
- Hoe besluiten het bestuur en de leden?
- Wanneer wordt er vergaderd?
- Wat zijn de regels voor gebruik van faciliteiten door leden.
3. Meer leden betrekken
Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester kan een vereniging andere bestuursleden benoemen. Die kunnen bijvoorbeeld een commissie leiden. Door commissies in te stellen en leden taken te geven, zorg je ervoor dat ze bij de vereniging zijn betrokken.
Commissies richten zich bijvoorbeeld op ledenwerving, evenementen, infrastructuur of communicatie. Het kan verstandig zijn een verzekering af te sluiten voor schade die vrijwilligers lijden of veroorzaken.
4. Werken volgens een plancyclus
Een bestuur kan in een jaarplan en begroting nieuwe voorstellen doen aan de leden. Als je verder vooruit wil kijken, stel je een beleidsplan of meerjarenplan op.
Na een boekjaar informeer je de leden over de financiën en overige resultaten. Tenminste één keer per jaar, tijdens een algemene ledenvergadering, kunnen de leden stemmen over die resultaten. Ook kunnen ze stemmen over nieuwe voorstellen en het benoemen en ontslaan van bestuurders.
Als de algemene ledenvergadering instemt met de resultaten, verlenen de leden ‘decharge’ aan het bestuur. Het bestuur is dan niet meer voor de resultaten in het afgelopen verenigingsjaar. Met een is een bestuur verzekerd tegen schadeclaims na een bestuurlijke fout.
5. Bestuurswisselingen in het Handelsregister
Een vereniging die bij de notaris is opgericht, is voor iedereen vindbaar in het Handelsregister. Aan dat register moet je nieuwe bestuursleden en bestuursleden die stoppen doorgeven. In het Handelsregister staat wie tekenbevoegd en aansprakelijk is voor de vereniging. Voor anderen is zo in het Handelsregister te controleren wie de vereniging vertegenwoordigen.
Als je niet meer in functie bent, is het belangrijk dat dit ook in het Handelsregister is verwerkt. Anders blijf je aansprakelijk, terwijl je niet meer actief bent. Is je vereniging verplicht om Uiteindelijk Belanghebbenden (UBO’s) in te schrijven? Zorg dan dat je vereniging de gegevens in het UBO-register wijzigt.
