Exporteren met de juiste documenten

Bij verkoop van producten aan een buitenlandse klant heb je documenten nodig. Dit geldt vooral als je producten exporteert naar een land buiten de EU. Met de juiste documenten bij je zending krijg je jouw product in een ander land ingevoerd. Je klant betaalt dan vaak minder invoerrechten. Welke documenten nodig zijn hangt af van je producten en het bestemmingsland.

Standaard documenten die je gebruikt zijn een factuur, paklijst en vervoersdocumenten. Voor een aantal producten heb je aanvullende papieren nodig. Bijvoorbeeld voor levende dieren en planten, militaire en strategische goederen. En voor geneesmiddelen en cultuurvoorwerpen. In Nederland geven verschillende overheidsinstanties documenten af. In dit artikel lees je er meer over.

Verkopen binnen EU

Bij verkopen binnen de EU heb je meestal alleen een factuur, paklijst en vervoersdocument nodig. Er zijn producten waarvoor aanvullende regels gelden. Hiervoor heb je soms een vergunning, certificaat of andere vorm van toestemming nodig. Vaak moeten deze producten voldoen aan wetgeving voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM).

Extra documenten nodig

Er is geen vaste lijst met producten waarop staat of je wel of geen extra documenten nodig hebt. Veelvoorkomende producten waarvoor extra documenten nodig zijn staan hieronder genoemd:

• Er zijn Europese regels voor het overbrengen van afvalstoffen.
• Voor het handelen in bedreigde dieren en planten heb je soms een EU-certificaat nodig. Voor het vervoer van levende dieren en dierlijke producten gelden regels.
• Voor het handelen in bepaalde planten en teeltmateriaal heb je een plantenpaspoort nodig. De website van de Europese Commissie geeft informatie over voedselveiligheid en dier- en plantgezondheid.
• Je gebruikt een overdrachtsvergunning voor het leveren van militaire goederen in een andere lidstaat. Als je handelt in wapens heb je meestal een consent ofwel toestemming nodig.
• Voor het afleveren van geneesmiddelen heb je documenten nodig.
• Het vervoeren van cultuurvoorwerpen die aangewezen zijn als nationaal bezit mag alleen met toestemming van de overheid.

Documenten van douane nodig

Binnen de EU is er vrij verkeer van goederen. Hierdoor geef je goederen die je exporteert naar een andere EU-lidstaat niet voor uitvoer aan bij de douane. Soms heb je wel douanedocumenten nodig bij handel binnen de EU. Bijvoorbeeld bij het zakendoen in zogenoemde uitzonderingsgebieden en wanneer het vervoer van je producten niet via een EU-land gaat.

• Uitzonderingsgebieden.
  Er zijn gebieden die bij de EU horen waarvoor andere regels gelden. Dit zijn uitzonderingsgebieden. Deze gebeiden horen niet bij het douanegebied, het accijnsgebied, het btw-gebied en/of het statistiekgebied van de EU. Bijvoorbeeld de Canarische Eilanden en Ceuta en Melilla. Bij handel met deze gebieden heb je soms douanedocumenten nodig. Een douanevertegenwoordiger zoals een douane-expediteur of logistiek dienstverlener kan douanedocumenten hiervoor opmaken.
• Vervoer van uniegoederen via een niet-EU land.
  Uniegoederen zijn producten die in de EU zijn gemaakt of eerder vanuit een niet-EU land zijn ingevoerd in de EU. Bij het leveren van deze goederen aan een klant in een andere EU-lidstaat waarbij het vervoer over niet-EU-gebied gaat, heb je douanedocumenten nodig. Je verkoopt bijvoorbeeld een machine aan een Italiaanse klant. Je vervoert de machine via Zwitserland. Het vervoer gebeurt dan onder de Regeling intern Uniedouanevervoer. Je hebt een T2-document nodig. Een douanevertegenwoordiger maakt dit document voor je op.
• Vervoer van uniegoederen via niet-EU wateren.
  Bij het vervoer van uniegoederen tussen EU-landen via wateren die niet horen bij het gebied van de EU-lidstaten heb je een douanedocument nodig. Bijvoorbeeld voor het vervoer van producten per zeeschip van Italië naar Griekenland. De Griekse douane ziet goederen die niet via een lijndienst over zee aankomen als niet-uniegoederen. Dit zijn goederen uit niet-EU landen. Je bewijst dat deze goederen uit de EU komen met een T2L-document. Dit document maakt een douanevertegenwoordiger voor je op.

Verkopen buiten EU

Ook bij verkopen buiten de EU gebruik je facturen, paklijsten en vervoersdocumenten. Je doet verplicht een digitale uitvoeraangifte bij de douane. Meestal regelt de vervoerder of (douane-)expediteur dit voor je. Bij export van producten met regels voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM) heb je extra uitvoerdocumenten nodig. Bijvoorbeeld uitvoervergunningen of uitvoercertificaten.

Er is geen vaste lijst met producten waarop staat of je wel of geen extra documenten nodig hebt. Een aantal producten waarvoor extra documenten nodig zijn staat hieronder:

• Bij export van strategische goederen heb je een uitvoervergunning nodig van de Centrale Dienst voor In- en Uitvoer (CDIU). Soms is alleen een melding voldoende.
• Voor export van beschermde planten of dieren of producten hiervan heb je soms een CITES-uitvoervergunning nodig. Deze vraag je aan bij RVO.
• Dieren, dierlijke producten en plantaardige producten moeten voldoen aan de gezondheidseisen van het land van bestemming. Dit toon je aan met zogeheten veterinaire en fytosanitaire exportcertificaten. Je vraagt deze certificaten aan bij de NVWA met het programma e-CertNL.
• Het Controle Orgaan Kwaliteits Zaken (COKZ) geeft exportcertificaten af voor zuivelproducten.
• Bij de uitvoer van sommige agrarische producten heb je uitvoercertificaten nodig. Je vraagt deze zogeheten agrex-certificaten aan bij RVO.

Een douane-expediteur heeft ook kennis over noodzakelijke uitvoerdocumenten of uitvoercertificaten.

Controleer je documenten

Wil je weten welke documenten je nodig hebt voor het invoeren van je product in een land buiten de EU? Voor de meeste landen vind je deze informatie in de Access2Markets-database van de Europese Commissie.

Voorbeeld

Je bent leverancier van keramische dakpannen en je hebt een nieuwe afnemer in China. Volg de stappen hieronder en ontdek welke documenten je nodig hebt.

• Ga naar Access2Markets.
• Vul het veld ‘Productnaam of HS-code’ in. Een HS-code ofwel goederencode gebruikt de douane wereldwijd voor het indelen van producten. Ieder product heeft een andere HS-code.
  Weet je de HS-code voor jouw product niet? De Nederlandse Douane (0800 01 43) en het Centraal Bureau voor de Statistiek (088 570 70 70) beantwoorden vragen over HS-codes. Vul in het veld de HS-code in voor keramische dakpannen: 690510.
• Selecteer in het veld ‘Land waaruit’ het land waaruit je exporteert, bijvoorbeeld Nederland. Selecteer in het veld ‘Land waarheen’ China. Klik op ‘zoeken’.
• Je komt nu in het onderdeel ‘Tarieven’ terecht. Hier vind je de invoerrechten die gelden in China voor de invoer van keramische dakpannen. Aan de linkerkant staan onderwerpen. Bij ‘Belastingen’ vind je bijvoorbeeld informatie over aanvullende heffingen bij invoer in China, zoals Chinese btw bij invoer. Als je ‘Procedures en formaliteiten’ aanklikt, zie je drie rubrieken:

1. Overzicht

Je vindt hier algemene informatie over de lokale regelgeving van het bestemmingsland. Bijvoorbeeld invoervoorschriften voor bepaalde productgroepen, douaneprocedures, verpakkings- en etiketteringseisen, invoerverboden et cetera. Je ziet meer informatie als je klikt op het onderwerp.

2. Algemeen

Je vindt hier een overzicht van documenten of verplichtingen die in algemene zin nodig zijn voor invoer in het bestemmingsland. Door te klikken op het onderwerp/document krijg je meer informatie. Je leest ook wie voor het document moet zorgen. Jij, de importeur, of een andere partij zoals een vervoerder. En je ziet waar je het document aanvraagt.

3. Specifiek

Hier zie je speciale verplichtingen of documenten voor de invoer van een product in het bestemmingsland. Als je erop klikt, zie je wat je nodig hebt, wie ervoor moet zorgen et cetera. In dit voorbeeld zie je twee speciale eisen: China Compulsory Certification en Supplier’s Declaration of Conformity.
Dit zou betekenen dat deze twee documenten altijd nodig zijn voor de invoer van je dakpannen in China. Als je op beide documenten klikt zie je echter in de balk bovenaan de pagina staan: Only required for 6905.90’. Dit betekent dat deze twee documenten niet nodig zijn voor de invoer van de dakpannen met goederencode 6905.10. Controleer daarom altijd goed de weergegeven verplichtingen of documenten.

KVK exportdocumenten

KVK geeft vier verschillende exportdocumenten af:

1. Certificaat van Oorsprong (CVO).
   Een CVO bewijst in welk land een product is gemaakt. Klanten kunnen jou om een CVO vragen. Omdat ze bij jou ingekochte producten doorverkopen naar andere landen waarvoor bijvoorbeeld invoerbeperkingen gelden. Of als betaling plaatsvindt met een Letter of Credit (L/C) waarbij het CVO als handelsdocument wordt gevraagd.
2. EUR.1-certificaat en EUR-MED-certificaat.
   Een EUR.1 of EUR-MED levert jou of je klant voordeel op, omdat je hiermee verlaging of vrijstelling van invoerrechten krijgt. Deze certificaten worden gebruikt in landen waarmee de EU een handelsverdrag heeft. Er zijn landen die geen EUR.1 of EUR-MED gebruiken, maar alleen een factuurverklaring. Dit is een preferentiële oorsprongsverklaring die je op je eigen verkoopfactuur zet. Voor het gebruik van een EUR.1, EUR-MED of factuurverklaring gelden regels.
3. Legalisatie van een handtekening.
   Een legalisatie is een bevestiging van wie een bepaald document heeft getekend. Door het legaliseren van een handtekening op een document maak je het document geschikt voor gebruik in het buitenland.
4. ATA-carnet.
   Een ATA-carnet gebruik je als je handelsmonsters, tentoonstellingsmateriaal en beroepsmateriaal meeneemt naar een land buiten de EU en weer terug. Je betaalt dan geen invoerrechten en btw.

Afdeling Exportdocumenten van KVK helpt je verder. Neem contact op met Team West: 088 585 18 87. Of met Team Oost/Zuid: 088 585 18 89.

Informatie over bestemmingsland

Staat het bestemmingsland niet in Access2Markets? Via onderstaande websites of organisaties vraag je meer informatie op over de documenten die je nodig hebt bij invoer in dat land:

• De Market Access Map van International Trade Centre (ITC).
• De economische of handelsafdeling van de Nederlandse ambassade in het bestemmingsland. Neem bij voorkeur eerst contact op met RVO. RVO zoekt daarna contact met de ambassade.
• De douane van het bestemmingsland.

Informatie vragen aan importeur

Vraag altijd aan je klant ofwel de importeur welke documenten nodig zijn voor de invoer van je goederen in diens land. De importeur krijgt deze informatie makkelijker van de lokale autoriteiten dan jijzelf. De expediteur die het vervoer regelt kan ook informatie achterhalen via lokale douane-agenten in het bestemmingsland.

Afspraken over documenten met Incoterms®

ICC Incoterms® zijn standaard internationale leveringsvoorwaarden. Met een Incoterm® spreek je met je buitenlandse klant af wie verantwoordelijk is voor het regelen van documenten. Verder spreek je hiermee af:

• Wie van jullie het transport regelt en tot waar.
• Wie vanaf welk moment het risico draagt van verlies of schade aan de goederen tijdens het transport.