Incoterms®. ‘Wat je niet wilt, is gedoe’

Door verkeerd gebruik van Incoterms®, een internationale standaard voor internationale leveringsvoorwaarden, loop je risico op financiële schade. Bijvoorbeeld een forse verzekeringsclaim. Sonja van Hall is eigenaar van Jurimpex en docent bij de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). Ze adviseert bedrijven om vooraf zeer duidelijke afspraken te maken. “Dit voorkomt een hoop gedoe.”

Incoterms® maken duidelijk wat de rechten en verplichtingen van koper en verkoper zijn bij het uitvoeren van een koopovereenkomst. Bijvoorbeeld het vervoer van goederen en de goederentransportverzekering. De International Chamber of Commerce (ICC) stelt iedere tien jaar Incoterms® op. De meest recente versie is Incoterms® 2020.

EXW is meestal FCA

Bij Incoterms® Ex Works (EXW) gaat het vaak mis. Als verkoper ben je bij EXW niet verplicht om goederen te laden. Maar dit gebeurt in de praktijk meestal wel. De koper moet een vrachtwagen regelen die goederen bij de verkoper ophaalt. De chauffeur van deze vrachtwagen laad de goederen daarna op de wagen. Sonja van Hall benoemt het belangrijkste risico. “In veel gevallen doet de verkoper dit zelf. Dan is er geen sprake van EXW, maar kun je beter Free Carrier (FCA) afspreken. Dit is door Nederlandse bedrijven de meestgebruikte Incoterm®.”

Risico’s

Wanneer je Incoterms® verkeerd toepast loop je risico’s en dit kan je veel geld kosten. Van Hall noemt er drie.

1. Forse schadeclaim

Een verzekering dekt geen schade aan goederen tijdens transport wanneer je anders handelt dan je afspreekt. “Een verzekeringsmaatschappij kijkt bij een schadeclaim altijd eerst naar wat er op papier staat. Wijk je hiervan af, dan keert de verzekeraar niet uit”, waarschuwt Van Hall. “Spreek je EXW af, maar laad je goederen zelf in de vrachtwagen? Het is dan onduidelijk wie het risico loopt wanneer de pallet tijdens het laden valt en de goederen beschadigen. Volgens de verplichting in de Incoterms® EXW is het laden op de vrachtwagen voor risico van de koper. De chauffeur van de vrachtwagen had dit voor de koper moeten doen. Nu dit niet het geval is zal koper naar verkoper wijzen en verkoper naar koper.”

“Je mag als partij meer doen dan je in de Incoterms® afspreekt. Het is verstandig dat je de extra service dan opneemt in je koopovereenkomst. En dat de kosten en het risico voor de andere partij zijn”, geeft Van Hall als tip mee.

2. Te lage winstmarge

Je loopt ook risico op een te lage winstmarge. De verkoopprijs is namelijk afhankelijk van de afgesproken Incoterms®. Van Hall legt uit hoe dit zit. “Geef je een EXW-prijs in je offerte aan, maar lever je in de praktijk Delivered Duty Paid (DDP)? Dan komen bovenop je verkoopprijs nog transportkosten en export- en importkosten, zoals het aanvragen van documenten. En ook de invoerrechten komen voor rekening van de verkoper. Dit kan je zelfs je hele winstmarge kosten.”

3. Onterechte nalevering goederen

Een ander risico is dat je ten onrechte goederen nalevert. Tijdens het transport ontstaat de meeste schade bij het laden of overladen van goederen. Ontstaat er schade nadat je als verkoper aan je verplichtingen hebt voldaan? Dan claimt de koper de geleden schade bij zijn eigen verzekeringsmaatschappij. Of bij de vervoerder. “Ik zie in de praktijk dat veel bedrijven alsnog nieuwe goederen leveren aan hun koper, zonder dat ze dit verplicht zijn. Dit scheelt gewoon veel geld”, concludeert Van Hall.

Gewoonterecht

Van Hall illustreert nadelige gevolgen van een oude gewoonte. “Wanneer je al jaren een Incoterms®-regel verkeerd gebruikt, ontstaat er ‘gewoonterecht’. Kom je er met je klant niet uit, dan kan een schadeclaim voor de rechter komen. In het uiterste geval kijkt een rechter naar wat je in het verleden hebt gedaan. En neemt op basis hiervan een beslissing. Door dit gewoonterecht beoordeelt de rechtbank misschien niet wat er op papier staat. Maar wel wat je daadwerkelijk hebt gedaan de afgelopen jaren.”

Schade claimen

Verzekeringsmaatschappijen vergoeden geleden schade alleen wanneer je als claimende partij ook het risico draagt. Bij gemelde schades kijkt de verzekeringsmaatschappij altijd naar de afgesproken Incoterms®. En keert alleen uit wanneer je als melder zelf het risico draagt. Het maakt niet uit wie de verzekering betaalt, wél wie het risico loopt.

Van Hall geeft een voorbeeld. ”Bij Cost Insurance Freight (CIF) en Carriage and Insurance Paid To (CIP) betaalt de verkoper verzekeringspremie voor de koper. Bij deze Incoterms® loopt de koper voor het belangrijkste deel het risico en moet daarom zelf de schade claimen. Dat de verkoper de premie betaalt is een pleister op de risicowond voor de koper. Als verkoper ga je naar je verzekeringsmaatschappij, maar de koper is de partij aan wie wordt uitgekeerd. Hier hebben verzekeringsmaatschappijen speciale polissen voor.”

Voorkom problemen

Van Hall adviseert dat bedrijven hun personeel trainen op het juiste gebruik van Incoterms®. “Niet alleen de verkoopafdeling, ook medewerkers van de inkoop- en logistieke afdeling en de backoffice. Zo voorkom je dat degene die een contract uitvoert tegen problemen aanloopt, door wat een andere afdeling -niet goed- heeft geregeld. Iedereen hoort tijdens zo’n training dezelfde informatie op hetzelfde moment. Je voorkomt hiermee gedoe.”

Beste Incoterm®

De beste Incoterms®-regel bestaat niet. Je kunt zelf een favoriet hebben. Het is vooral een samenspel tussen wensen van je klant en wat je zelf wilt en kunt bieden, vindt Van Hall. “Wanneer je klant geen enkele bemoeienis met transport wil hebben, kun je niet met EXW aankomen. Je klant verwacht dan meer service van je.” In dit geval adviseert Van Hall meer te denken aan ‘D-termen’. Dit zijn Delivered at Place, Delivered at Place Unloaded en Delivered Duty Paid. “Het leveren van extra service bied je zo een concurrentievoordeel.”

De keerzijde van een hoger serviceniveau is dat je zelf meer moet doen. Van Hall geeft een voorbeeld. “Wanneer je met DDP aan je Amerikaanse klant levert, betekent dit ook dat je de import in de VS moet doen, en rekening houdt met alle lokale wetgeving. Dat is ingewikkeld en zorgt voor extra administratieve lasten. De vraag is of je dit wilt en kunt waarmaken.”

Controle over transport

Soms wil je niet afhankelijk zijn van je koper. Bijvoorbeeld wanneer je verkochte goederen snel van je terrein af wilt hebben. Van Hall legt dit uit. “Met EXW of FCA-1 ben je afhankelijk van het tijdstip waarop je klant een vrachtwagen laat komen voor het laden van goederen. Komt deze niet of te laat, dan krijg je een opstopping op je eigen terrein, wat je niet wilt. In dit geval kies je beter voor Incoterms® uit de ‘C-groep’.” Dit zijn Carriage Paid To, Carriage and Insurance Paid To, Cost and Freight en Cost Insurance and Freight. “Het risico gaat dan wel over op de koper, maar met je eigen vervoerder houd je grip op het vervoer.” Incoterms® FCA 2020 kent twee varianten. De term FCA-1 noem je ook wel FCA-A. FCA-2 noem je ook wel FCA-B.

Incoterms® en dropshipping

Gebruik je Incoterms® bij internationale dropshipping? Je koopt dan bijvoorbeeld goederen bij je leverancier in Vietnam en laat deze rechtstreeks bezorgen bij je klant in de Verenigde Arabische Emiraten. Incoterms® goed gebruiken is in dit geval ingewikkeld.

Je kunt je spiegelen aan de Incoterms® die je leverancier gebruikt. CIF inkopen en CIF verkopen kan eigenlijk niet mis gaan. De verkoper zorgt voor uitklaring van de zending en het document voor zeevervoer.
Let op: op de documenten staat de naam van je leverancier. Je klant ziet dit en kan voortaan rechtstreeks bij je leverancier bestellen. Dan sta je met je handel buitenspel. Van Hall heeft hiervoor een tip. “Als alternatief kun je FCA haven Vietnam inkopen en CIF verkopen. Je kunt dan beter zelf de goederen laten ophalen bij je leverancier (FCA-1) of je laat ze tot aan de vertrekhaven van je leverancier brengen (FCA-2). Jij regelt het zeevervoer en jouw naam staat op de Bill of Lading. Zo weet je klant niet wie je leverancier is.”

FOB voor containerzendingen

“Free On Board (FOB) past beter bij bulk- en stukzendingen dan bij containerzendingen”, bevestigt Van Hall. Hierover bestaat veel onduidelijkheid. “Bij FOB zorgen de verkopers dat ze goederen in goede staat aan boord leveren. Maar wanneer goederen in een container zitten, mag je deze niet openmaken voor inspectie wanneer hij op het schip is geladen. De koper kan dus niet checken of goederen al beschadigd in de container stonden.” Wanneer goederen beschadigen tijdens het vervoer, weet je met FOB niet zeker waar deze schade is ontstaan. Van Hall vindt FCA-1 in dit geval handiger voor de koper én verkoper. “De koper kan de goederen controleren voordat de container dicht gaat. En daarna de container laten verzegelen.”

Video: ICC Incoterms®

Wie regelt het vervoer of documenten voor de douane? Hoe dit werkt zie je in deze video over ICC Incoterms®.