Samples importeren, zie vooraf wat je op de markt brengt

Een sample is een monster of staal van een product. Hiermee onderzoek je of er behoefte is aan het product zonder dat je direct veel investeert. En je ziet meteen of het product voldoet aan je kwaliteitseisen. Als je samples importeert uit een land buiten de EU gelden hiervoor douaneregels.

Vraag aan nieuwe buitenlandse leveranciers of zij samples willen leveren van hun producten. En welke voorwaarden ze stellen wanneer ze samples opsturen. Zo zie je vooraf wat je op de markt wilt brengen.

Behoefte en kwaliteit

Voordat je een grote bestelling plaatst bij een buitenlandse leverancier onderzoek je de behoefte aan het product. Met productsamples ga je dit op een eenvoudige manier na onder je (toekomstige) klantenkring. Samples zijn geen handelsgoederen. Ze zijn bestemd voor het krijgen van toekomstige orders.

Met een sample zie je ook of het product voldoet aan je kwaliteitseisen en aan de geldende producteisen. En je kunt met samples producten van verschillende leveranciers met elkaar vergelijken. Met de levering van samples toets je meteen de prestatie en de betrouwbaarheid van je leverancier. Denk aan het nakomen van de levertijd of aan het leveren van de juiste productspecificaties.

Importervaring opdoen

Het importeren van samples is ook een leerzame ervaring voor jezelf. Je doet er kennis mee op over het transport en eventueel het inklaren bij de douane. Inklaren betekent dat je goederen van buiten de EU aangeeft bij de douane en de verschuldigde invoerbelasting betaalt. Landen buiten de EU noem je ook wel 'derde landen'.

Voorwaarden

Vraag vooraf aan leveranciers onder welke voorwaarden ze samples leveren. Mag je deze monsters bijvoorbeeld houden of verwacht een leverancier ze weer terug na een bepaalde tijd? Let op dat je niet automatisch verplicht bent tot een aankoop na ontvangst van een gratis monsterzending. Niet elke leverancier levert samples gratis. Dit hangt af van het type product, de waarde en het gebruiksdoel ervan.

Vrijstelling van invoerbelasting

Binnen de EU geldt een vrij verkeer van goederen. Je hoeft niet langs de douane als je gratis samples ontvangt van een leverancier. Je betaalt geen invoerrechten en btw.

Als je samples van leveranciers uit landen buiten de EU ontvangt, geldt hiervoor douanewetgeving. Je doet een invoeraangifte maar je betaalt geen invoerrechten en btw als de douane de goederen beoordeelt als monsters. Meestal regelt een logistiek dienstverlener of een douane-expediteur de invoeraangifte bij de douane. Je mag de samples niet doorverkopen. Ze zijn alleen bedoeld voor het werven van bestellingen. De douane mag eisen dat je samples ongeschikt maakt voor verkoop. Bijvoorbeeld door het versnijden, doorboren of op een andere manier beschadigen ervan.

Proformafactuur

Importeer je samples uit derde landen? Informeer dan de douane dat het om een samplezending gaat. Laat je buitenlandse leverancier een proformafactuur bijvoegen met daarin een zin als 'sample shipment with no commercial value’. En zorg ervoor dat je leverancier de waarde van de samples op de proformafactuur zet. Al krijg je een sample gratis, het is een product dat voor de douane altijd een waarde vertegenwoordigt.