Stappenplan producten importeren van buiten de EU

Of je nu kleding wilt importeren uit China of schoenen uit Vietnam. Producten importeren van buiten de EU doe je in zeven stappen:

• 1. Onderzoek de markt
• 2. Zoek de goederencode op en controleer de regels
• 3. Vind een leverancier
• 4. Bereken de verwachte importkosten
• 5. Leg afspraken vast
• 6. Regel transport, verzekeringen en douanezaken
• 7. Controleer de producten bij ontvangst
• Veelgestelde vragen

1. Onderzoek de markt

Voordat je gaat importeren wil je weten of er vraag is naar je product. Onderzoek daarom wie je klanten zijn en wat zij belangrijk vinden. Kijk ook naar concurrenten en ontwikkelingen in de markt.

Wat maakt je product anders dan dat van concurrenten? Denk aan prijs, kwaliteit, ontwerp, service of levertijd. Met deze informatie bepaal je of importeren interessant is voor je bedrijf.

2. Zoek de goederencode op en controleer de regels

Voordat je bestelt, is het belangrijk dat je weet welke regels en producteisen voor je product gelden. Dit zoek je uit met de goederencode van je product.

Zoek de goederencode voor je product op

Elk product heeft een goederencode. De douane gebruikt deze code voor het indelen van producten. Bij invoer noem je deze goederencode de Taric-code. Je vindt deze code voor je product in het Gebruikstarief van de Nederlandse Douane of in Access2Markets. 

Welke regels gelden voor mijn importproduct?

Met de goederencode controleer je in Access2Markets de invoerregels, producteisen, documenten en invoerrechten voor je product. De goederencode is de basis voor bijna alle importregels.

Voor sommige producten heb je een invoervergunning of ander document nodig. Ook zijn er invoerverboden voor bepaalde producten. Bijvoorbeeld door internationale sancties. Namaakproducten mag je niet invoeren.

Waarvoor ben ik als importeur verantwoordelijk?

Als importeur van producten van buiten de EU ben je verantwoordelijk voor de productveiligheid. Voldoet een product niet aan de regels? Dan kun je daarvoor aansprakelijk zijn. Controleer daarom voor je bestelt welke producteisen voor je product gelden. Zo voorkom je problemen bij de douane of bij de verkoop van je product. 

Aan welke eisen moet mijn product voldoen?

Er zijn Europese en Nederlandse producteisen. Elk product dat op de markt komt moet veilig zijn. Er is bijvoorbeeld een Europese wet voor algemene productveiligheid, de General Product Safety Regulation (GPSR). De GPSR geldt voor non-food consumentenproducten die op de Europese markt komen. Ook zijn er vaak extra eisen. Veel technische en consumentenproducten hebben bijvoorbeeld een CE-markering nodig. Voor levensmiddelen zijn er regels voor voedselveiligheid.

Wil je zeker weten dat je product aan alle eisen voldoet? Vraag dan advies aan een specialist in productveiligheid of voedselveiligheid.

Controleer de verpakkingsregels

Voor verpakkingen geldt de Europese verpakkingswet Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR). In deze wet staan regels voor verpakkingen die verpakkingsafval moeten verminderen. Controleer daarom of je verpakking aan deze regels voldoet. Vraag je leverancier om de benodigde informatie en documenten. Soms ben je ook verantwoordelijk voor het afvalbeheer van de producten die je importeert. Dit heet Uitgebreide Producentenverantwoordelijkheid (UPV).

Behalve de PPWR zijn er soms ook andere verpakkingseisen. Dit hangt af van het product en het gebruik van de verpakking. Zo zijn er bijvoorbeeld speciale regels voor voedselverpakkingen en verpakkingshout.

3. Vind een leverancier

Heb je de regels gecontroleerd? Zoek dan een leverancier die je product volgens de afgesproken eisen kan leveren. Geef je leverancier duidelijke informatie over de producteisen. Vergelijk meerdere leveranciers. Je vindt leveranciers bijvoorbeeld via vakbeurzen en Nederlandse ambassades.

Houd rekening met IMVO

Let op de regels voor Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO). Met IMVO onderzoek je risico’s voor milieu, mens en samenleving in je keten. Steeds meer mensen, overheden en bedrijven willen duurzame en eerlijke producten. Begin daarom vroeg met IMVO.

Vraag offertes en samples aan

Een offerte bestaat uit verschillende onderdelen. Over deze onderdelen kun je onderhandelen. Vraag offertes op bij meerdere leveranciers. Zo vergelijk je prijzen, levertijden, minimale bestelhoeveelheden en betaalvoorwaarden.

Vraag ook om een sample voordat je een grote bestelling plaatst. Zo controleer je of het product aan je kwaliteitseisen voldoet.

Onderhandel over Incoterms®, prijs en betaling

Voor het vervoer van de producten kun je Incoterms® gebruiken. Met Incoterms® spreek je af wie het vervoer regelt en wie het risico draagt bij schade tijdens het vervoer. Er zijn verschillende Incoterms®-regels. Vaak noemt de leverancier een Incoterms®-regel in de offerte. Kies je liever voor een andere Incoterms®-regel? Bespreek dit dan met je leverancier.

Onderhandel ook over andere onderdelen in de offerte als dat nodig is. Bijvoorbeeld over de prijs of de betaling. Er zijn verschillende betalingsvormen. Vraag je bank welke betalingsvorm het beste past bij jouw situatie.

4. Bereken de verwachte importkosten

Bereken vooraf de totale importkosten van je product. Gebruik de offerte van je leverancier als basis. Vraag een expediteur of andere logistiek dienstverlener om een schatting van de transportkosten, invoerrechten en inklaringskosten. Geef daarbij de gegevens uit de offerte en de afgesproken Incoterms®-regel door.

Houd rekening met kosten zoals:

• aankoopkosten
• transport- en verzekeringskosten
• invoerrechten
• inklaringskosten

Met de goederencode (Taric-code) van je product weet je hoeveel invoerrechten je betaalt. Importeer je producten uit een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft? En zijn die producten daar ook gemaakt of voldoende bewerkt? Dan betaal je met een oorsprongsbewijs vaak minder of geen invoerrechten. Je vindt het actuele tarief van invoerrechten in Access2Markets of het Gebruikstarief van de Nederlandse Douane.

Voor sommige producten betaal je extra heffingen zoals antidumpingrechten. Bij inklaringskosten horen bijvoorbeeld kosten van de invoeraangifte, opslag of het lossen van goederen in de (lucht)haven.

Bij invoer betaal je ook btw. Deze kun je als ondernemer meestal aftrekken in je btw-aangifte. Importeer je alcoholhoudende producten, tabakswaren of brandstoffen? Dan betaal je ook accijns. Voor dranken met weinig of geen alcohol betaal je verbruiksbelasting.

5. Leg afspraken vast

Heb je een leverancier gekozen? Leg dan alle afspraken schriftelijk vast. Dit kan bijvoorbeeld in een koopcontract, een inkooporder die de leverancier bevestigt, of een geaccepteerde offerte. Controleer vóór akkoord of alle afspraken duidelijk zijn vastgelegd. Je kunt hiervoor juridisch advies vragen.
Leg in ieder geval afspraken vast over:

• prijs en hoeveelheid
• leveringsvoorwaarden
• betaling
• garanties
• vertragingen en geschillen

Bewaar alle e-mails met je leverancier. Bevestig belangrijke telefonische afspraken altijd per e-mail. Zo heb je bewijs als er later problemen ontstaan.

6. Regel transport, verzekeringen en douanezaken

Nadat je alle afspraken hebt vastgelegd, regel je het transport en de douanezaken. De gekozen Incoterms®-regel bepaalt welk deel van het vervoer jij regelt en welk deel de leverancier regelt. Vervoer gaat over de weg, per spoor, over water of door de lucht. Elke vervoersvorm heeft voor- en nadelen.

Bij kleine leveringen met snelle bezorging gaat het vervoer vaak via een koeriersdienst. Dit heet express vervoer. Voor grotere zendingen of transport met verschillende vervoermiddelen kun je een expediteur inschakelen. Een expediteur regelt het transport en de douanezaken.

Sluit verzekeringen af

Controleer of je risico loopt op schade of verlies tijdens het vervoer. Transporteurs zijn daarvoor niet altijd aansprakelijk. Met een transportverzekering verzeker je dit risico. Voor welk deel van het vervoer je risico draagt, hangt af van de afgesproken Incoterms® 2020-regel. Behalve verzekeraars bieden ook expediteurs vaak transportverzekeringen aan.

Denk ook aan andere verzekeringen. Als importeur kun je aansprakelijk zijn voor schade die ontstaat door een onveilig product. Bespreek productaansprakelijkheid met je verzekeraar.

Welke documenten heb ik nodig bij import?

Je product en het land waaruit je importeert bepalen welke documenten je nodig hebt. Behalve een factuur, paklijst en transportdocument heb je soms extra documenten nodig. Bijvoorbeeld een oorsprongsbewijs, een gezondheidscertificaat of een invoervergunning.

Zoek in het Gebruikstarief van de Nederlandse Douane of in Access2Markets op welke importdocumenten voor je product nodig zijn. Hiervoor gebruik je de goederencode (Taric-code) van je product. Een expediteur heeft ook kennis van de benodigde documenten.

Doe invoeraangifte

Bij import van buiten de EU doe je een digitale invoeraangifte bij de Nederlandse Douane. In de aangifte staan gegevens over je levering. Bijvoorbeeld de goederencode, waarde en oorsprong van de producten. Voor een invoeraangifte heb je speciale software nodig en kennis van douanezaken. Veel importeurs laten de invoeraangifte doen door een logistiek dienstverlener, zoals een expediteur.

Wanneer betaal ik invoerrechten?

Na aangifte betaal je invoerrechten, invoer-btw en inklaringskosten. Veel expediteurs betalen alvast de invoerrechten en invoer-btw en berekenen deze kosten daarna aan je door. Soms heb je extra kosten. Bijvoorbeeld voor opslag, inspecties of het ontgassen van een container. Vergelijk de kosten met je eerdere berekening. Zo zie je snel of er onverwachte importkosten zijn.

7. Controleer de producten bij ontvangst

Controleer de producten direct na ontvangst. Kijk naar schade aan de goederen of verpakking. Vergelijk de levering met je bestelling en paklijst. Meld schade of afwijkingen meteen bij je leverancier of vervoerder. Maak ook foto’s als bewijs.

Bewaar je administratie

Bewaar je importdocumenten voor je administratie. Denk aan offertes, facturen, contracten, vervoersdocumenten en douanedocumenten. Bewaar ook documenten over productveiligheid. Zoals verklaringen, testrapporten en certificaten. Je hebt deze documenten nodig als de douane of een andere toezichthouder vragen stelt.