Stappenplan importeren

Haal je een product uit het buitenland, dan komt daar meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt als je over voldoende kennis van het importproces beschikt. Na het doorlopen van dit stappenplan kun je als importeur aan de slag.

De veertien stappen uit dit stappenplan geven je inzicht in het importproces. Of je nu coole gadgets wilt importeren uit China of robuuste machines uit Duitsland. Met het importstappenplan begin je goed voorbereid aan je importavontuur.

1. Onderzoek de markt

Voordat je start met importeren is het nuttig om te weten of je importplannen haalbaar zijn. Marktonderzoek helpt hierbij. Gebruik de uitkomsten van je marktonderzoek voor het maken van een importplan. In het importplan zet je de mogelijkheden, kansen en bedreigingen naast elkaar. Zo weet je of je bedrijf klaar is voor import.

2. Check eventuele invoerbeperkingen

Zoek uit of er invoerbeperkingen of invoervoorschriften gelden voor je product. De meeste producten mag je gewoon invoeren. Importeer je uit een land buiten de EU? Dan krijg je soms te maken met invoerverboden, bijvoorbeeld door sancties. Sommige producten mag je alleen met een invoervergunning of ander document invoeren. Importeer je producten uit een lidstaat van de EU dan gelden bijna geen beperkingen.

3. Kies je rol

Als importeur koop je zelf producten in bij een buitenlandse leverancier voor eigen gebruik of wederverkoop. Verhandel je de producten dan leg je voorraden aan en bepaal je zelf je winstmarge. Als handelsagent zoek je in opdracht van een buitenlands bedrijf naar klanten in je thuismarkt. Je koopt niet zelf in maar je bemiddelt. Bekijk de verschillen tussen importeur en handelsagent en kies je rol.

4. Achterhaal de producteisen

Ieder product dat op de markt verschijnt moet veilig zijn. Zo moeten machines op de Europese markt vaak voldoen aan de eisen van de CE-machinerichtlijn. Ook voor andere productgroepen, waaronder speelgoed, medische hulpmiddelen en elektrische of elektronische apparatuur gelden CE-richtlijnen. Importeer je levensmiddelen dan moet je voldoen aan de eisen voor voedselveiligheid. Lever je geïmporteerde producten aan grotere bedrijven? Dan moet je kunnen vertellen onder welke arbeidsomstandigheden deze zijn geproduceerd en wat de impact op het milieu is.

5. Vind je leverancier

Soms vind je toevallig een leverancier. BIjvoorbeeld tijdens je vakantie in het buitenland. Ben je op zoek naar een leverancier, dan heb je verschillende mogelijkheden. Bezoek bijvoorbeeld een vakbeurs of vraag hulp aan het ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid. Houd rekening met cultuurverschillen en maak gebruik van de gratis MVO Risico Checker. Deze check geeft inzicht in de mogelijke sociale- en milieurisico’s die je loopt bij import uit een bepaald land. Controleer de betrouwbaarheid van je zakenpartner. Vraag waar mogelijk om gratis samples. Zo vergelijk je de producten van verschillende leveranciers op kwaliteit.

6. Vraag een offerte aan

Vraag de leverancier om een duidelijke offerte. Onderhandel eventueel over de offerte en vraag als dat nodig is om een aanpassing. Kijk of in de offerte ook iets staat over de Incoterms®. Dit zijn standaard afspraken over het vervoer van de goederen. Spreek met Incoterms® af wie verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer. En wie het risico draagt van schade aan de goederen tijdens het vervoer.

7. Bepaal het transport

Vervoer kan over de weg, per spoor, over water en door de lucht. Elke vervoerswijze heeft voor- en nadelen. Wil je snel een pakketzending ontvangen uit het buitenland? Dan kies je voor express vervoer. Voor transport met verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven kun je een expediteur inschakelen. Expediteurs zijn transportbemiddelaars. Ze regelen het vervoer van je goederen. En ze zorgen bij zendingen van buiten de EU voor het inklaren bij de douane.

8. Verdiep je in betalingsvormen

Met de leverancier spreek je af hoe je betaalt. Bij betaling achteraf loop je als importeur geen risico. Wanneer je meer zekerheid wilt kies je voor betaling op basis van documenten. Nadat de leverancier de juiste handelsdocumenten zoals een vervoersdocument of oorsprongscertificaat aan je geeft, betaal je voor de goederen. De Letter of Credit (L/C) is een betalingsvorm op basis van documenten. Laat je door de bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je transactie past.

9. Denk aan verzekeringen

Een transporteur is tot een maximum bedrag per kilo aansprakelijk voor de schade die tijdens het vervoer ontstaat. Als er sprake is van overmacht is een vervoerder helemaal niet aansprakelijk. Een transportverzekering biedt dan uitkomst. Je verzekeren tegen productaansprakelijkheid is handig als je producten uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) importeert. Of als je een product onder private label op de markt brengt. Lees meer over verzekeringen bij internationaal zakendoen.

10. Doe wel of geen aangifte bij de douane

Standaardregel is dat je niet langs de douane hoeft als je importeert uit een lidstaat van de EU. Je hebt wel douanedocumenten nodig als je goederen importeert uit Italië en vervoert via Zwitserland. Zwitserland is namelijk geen EU-lidstaat. Hetzelfde geldt voor import uit een uitzonderingsgebied van de EU, zoals de Canarische Eilanden. Bij import van producten uit landen buiten de EU geef je de goederen voor invoer aan bij de douane. Meestal doet een douanevertegenwoordiger zoals een logistiek dienstverlener of douane-expediteur dit voor je.

11. Houd rekening met importbelastingen

Je betaalt geen invoerrechten voor producten die je importeert uit een EU-land. Check wel hoe het zit met de btw-regels binnen de EU. Als importeur ontvang je meestal van de leverancier uit het andere EU-land een factuur met 0% btw. Je berekent de Nederlandse btw en geeft deze aan in je btw-aangifte. Invoerrechten betaal je wel als je importeert uit landen buiten de EU. Je betaalt ook btw bij invoer. Hoeveel invoerrechten je betaalt hangt af van de goederencode van het product. Importeer je producten uit en gemaakt in een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft? Dan betaal je vaak minder of geen invoerrechten met een oorsprongsdocument of oorsprongsverklaring.

12. Inventariseer de importdocumenten

Als je producten uit het buitenland importeert heb je importdocumenten nodig. Bij importzendingen uit andere EU-landen is een transportdocument, een factuur en paklijst meestal voldoende. Voor sommige producten gelden aanvullende regels waardoor je extra documenten of toestemming nodig hebt. Voor zendingen uit niet-EU-landen heb je vaak meer documenten nodig. Bijvoorbeeld douanedocumenten, oorsprongsdocumenten, gezondheidscertificaten, invoercertificaten of invoervergunningen. Zoek in de Access2Markets-tool op welke documenten je nodig hebt voor de invoer van je product uit een land buiten de EU.

13. Maak een kostprijsberekening

In een kostprijsberekening zie je welke kosten je maakt als je het product naar Nederland haalt. En welke prijs je moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Hoe hoog je directe kosten zijn verschilt per land en per product. Importeer je bijvoorbeeld producten uit en vervaardigd in Indonesië? Dan betaal je vaak minder invoerrechten dan bij import uit China. Bij indirecte kosten horen je vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris van personeel.

14. Leg afspraken vast

Heb je alle kosten en het hele importproces helder en wil je een deal sluiten? Leg de afspraken met je leverancier bij voorkeur vast in een contract. Zo weten jullie beiden elkaars rechten en plichten. Een contract geeft duidelijkheid en voorkomt conflicten. Meestal zorgt de leverancier als verkopende partij voor het opstellen van een contract. Schakel een jurist in die het contract voor ondertekening toetst. Werk met een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst als je een structurele samenwerking aangaat als distributeur of handelsagent.