Stappenplan importeren

Voor het eerst een product uit het buitenland halen, kan best spannend zijn. Er komt meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt met voldoende kennis van het importproces. Na het doorlopen van dit stappenplan kun je als importeur aan de slag.

Met de veertien stappen van dit stappenplan begrijp je het importproces beter. Of je nu coole gadgets wilt importeren uit China of robuuste machines uit Duitsland. Met het Stappenplan importeren begin je goed voorbereid aan je importavontuur.

1. Onderzoek de markt

Voordat je start met importeren wil je weten of je importplannen haalbaar zijn. Marktonderzoek helpt hierbij. Gebruik de uitkomsten van je marktonderzoek voor het maken van een importplan. In het importplan zet je de mogelijkheden, kansen en bedreigingen naast elkaar. Zo weet je of je bedrijf klaar is voor import.

2. Controleer mogelijke invoerbeperkingen

Zoek uit of er regels en beperkingen zijn voor de import van je product. De meeste producten mag je gewoon invoeren. Importeer je uit een land buiten de EU? Dan zijn er soms invoerverboden, bijvoorbeeld door sancties. En sommige producten mag je alleen met een invoervergunning of ander document invoeren. Importeer je producten uit een lidstaat van de EU dan zijn er bijna geen beperkingen. De import en handel in namaakartikelen is altijd verboden.

3. Kies je rol

Als importeur koop je zelf producten bij een buitenlandse leverancier voor eigen gebruik of wederverkoop. Verkoop je de producten, dan leg je voorraden aan en bepaal je zelf je winstmarge. Als handelsagent zoek je in opdracht van een buitenlands bedrijf naar klanten in je thuismarkt. Je koopt niet zelf in maar je bemiddelt. Bekijk de verschillen tussen importeur en handelsagent en kies je rol.

4. Vind de producteisen

Ieder product dat op de markt komt moet veilig zijn. Daarom zijn er verschillende producteisen. Zo moeten veel technische en consumentenproducten een CE-markering hebben. En importeer je bijvoorbeeld levensmiddelen? Dan zijn er eisen voor voedselveiligheid.

Je bent verantwoordelijk voor het afvalbeheer van de producten die je in Nederland importeert. Dit heet Uitgebreide Producentenverantwoordelijkheid (UPV). Voor verschillende producten zijn extra wetten en regels.

IMVO

Als importeur moet je letten op de wetten en regels voor Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO). IMVO richt zich op het voorkomen en verminderen van risico’s voor milieu, mens, dier en maatschappij. Lever je bijvoorbeeld geïmporteerde producten aan grotere bedrijven die zich aan de verplichte duurzaamheidsrapportage moeten houden? Dan moet je kunnen vertellen onder welke arbeidsomstandigheden deze zijn gemaakt en wat de impact op het milieu is. Steeds meer mensen, overheden en bedrijven willen duurzame en eerlijke producten. Begin daarom nu al met de eerste stappen voor IMVO.  

5. Vind je leverancier

Soms vind je toevallig een leverancier. Bijvoorbeeld tijdens je vakantie in het buitenland. Ben je op zoek naar een leverancier, dan heb je verschillende mogelijkheden. Bezoek bijvoorbeeld een vakbeurs of vraag hulp aan het ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid. Houd rekening met cultuurverschillen. Wil je met een nieuwe leverancier zakendoen? Onderzoek dan of je leverancier eerlijk zakendoet en betrouwbaar is. En of diens bedrijf financieel gezond is. Vraag voordat je een bestelling plaatst om samples. Zo zie je of het product voldoet aan je kwaliteitseisen.

6. Vraag een offerte aan

Vraag je leverancier om een duidelijke offerte. Onderhandel eventueel over de offerte en vraag als dat nodig is om een aanpassing. Kijk of in de offerte ook iets staat over de Incoterms®. Dit zijn standaard afspraken met je leverancier over het vervoer van de goederen. Je spreekt met Incoterms® af wie van beiden het vervoer regelt. En wie het risico draagt van schade aan de goederen tijdens het vervoer.

7. Bepaal het transport

Vervoer kan over de weg, per spoor, over water en door de lucht. Elke manier van vervoer heeft voor- en nadelen. Wil je snel een pakketzending ontvangen uit het buitenland? Dan kies je voor express vervoer. Voor transport met verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven kun je een expediteur inschakelen. Expediteurs zijn transportbemiddelaars. Ze regelen het vervoer van je goederen. En ze zorgen bij zendingen van buiten de EU voor het inklaren bij de douane.

8. Verdiep je in betalingsvormen

Met je leverancier spreek je af hoe je betaalt. Bij betaling achteraf loop je als importeur geen risico. Het risico ligt dan bij de leverancier. Wanneer je beiden meer zekerheid wilt, kies je voor betaling met documenten. Nadat de leverancier de juiste documenten zoals een vervoersdocument of oorsprongscertificaat aan je geeft, betaal je de goederen. De Letter of Credit (L/C) is een betalingsvorm op basis van documenten. Laat je door je bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je inkoop past.

9. Denk aan verzekeringen

Een vervoerder is tot een maximum bedrag per kilo aansprakelijk voor de schade die tijdens het vervoer ontstaat. Bij overmacht is een vervoerder helemaal niet aansprakelijk. Een transportverzekering biedt dan uitkomst. Je verzekeren tegen productaansprakelijkheid is handig als je producten uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) importeert. Of als je een product onder private label op de markt brengt. Lees meer over verzekeringen bij internationaal zakendoen.

10. Doe wel of geen aangifte bij de douane

Standaardregel is dat je niet langs de douane hoeft als je importeert uit een ander EU-land. Je hebt wel douanedocumenten nodig als je producten importeert uit Italië en vervoert via Zwitserland. Zwitserland is geen EU-lidstaat. Dit is ook zo als je importeert uit een uitzonderingsgebied van de EU, zoals de Canarische Eilanden. Bij import van producten uit landen buiten de EU geef je de goederen voor invoer aan bij de douane. Meestal doet een douanevertegenwoordiger zoals een logistiek dienstverlener of douane-expediteur dit voor je.

11. Houd rekening met importbelastingen

Je betaalt geen invoerrechten voor producten die je importeert uit een EU-land. Controleer wel hoe het zit met de btw-regels binnen de EU. Als importeur krijg je meestal een factuur met 0% btw van je leverancier uit het andere EU-land. Je berekent de Nederlandse btw en geeft deze aan in je btw-aangifte. Je betaalt invoerrechten als je importeert uit landen buiten de EU. Hoeveel invoerrechten je betaalt hangt af van de goederencode van het product. Importeer je producten uit en gemaakt in een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft? Dan betaal je vaak minder of geen invoerrechten met een oorsprongsdocument of oorsprongsverklaring. Behalve invoerrechten betaal je ook btw bij invoer.

12. Zoek de importdocumenten uit

Als je producten uit het buitenland importeert, heb je importdocumenten nodig. Bij importzendingen uit andere EU-landen is een transportdocument, factuur en paklijst meestal voldoende. Voor sommige producten heb je extra documenten of toestemming nodig. Voor zendingen uit niet-EU-landen heb je vaak meer documenten nodig. Bijvoorbeeld douanedocumenten, oorsprongsdocumenten, gezondheidscertificaten of invoervergunningen. Zoek in Access2Markets op welke documenten je nodig hebt voor de invoer van je product uit een land buiten de EU.

13. Maak een kostprijsberekening

Met een kostprijsberekening zie je welke kosten je maakt als je het product naar Nederland haalt. En welke prijs je moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Bij indirecte kosten horen je vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris van personeel.

14. Leg afspraken vast

Heb je alle kosten en het hele importproces helder? Dan kun je een inkooporder plaatsen. Leg de afspraken met je leverancier bijvoorbeeld vast in een contract. Zo weten jullie beiden elkaars rechten en plichten. Een contract geeft duidelijkheid en is handig bij een meningsverschil. Vraag of een jurist het contract nakijkt voordat je ondertekent. Gebruik een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst als je een samenwerking aangaat als distributeur of handelsagent.

Wil je je importplannen met een adviseur bespreken? Bel dan met het KVK Adviesteam: 088 585 22 22.