Formulier 23: Europese naamloze vennootschap inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Een SE die in Nederland is gevestigd, moet je inschrijven in het Handelsregister. Formulier 23 kun je gebruiken voor: 

• Het inschrijven van een nieuwe SE.
• Het doorgeven dat u een bestaande onderneming of vestiging
  overneemt en voortzet als SE.

Hulp bij invullen

Een notaris schrijft in veel gevallen een SE in in het Handelsregister. Wil je dit zelf doen? Vraag dan advies.

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 23 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de SE niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 23 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 23 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 23?  
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder formulier 23?
De persoon die formulier 23 ondertekent, moet een afspraak maken bij KVK. Vraag advies aan een specialist.

Woont de persoon die formulier 23 ondertekent in het buitenland?  
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De persoon komt langs bij KVK.
2. De persoon geeft de stukken mee aan een bestuurder die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven met formulier 11.
3. Als geen enkele bestuurder bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer bestuurders langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken en formulieren je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet de persoon die formulier 23 ondertekent in ieder geval meenemen naar de afspraak? 

• Een geldig identiteitsbewijs. 
• Formulier 23 voor het inschrijven van de SE.
• Formulier 11 voor het inschrijven van de bestuurder.
• De statuten van de SE, gewaarmerkt door een notaris.
• Een bank- of accountantsverklaring.
• Een overeenkomst met de regelingen over de rol van de werknemers op grond van artikel 4 van de Richtlijn 2001/86/EG. Of een besluit daarover op grond van artikel 3 van die richtlijn. Of een verklaring dat de termijn is verstreken voor onderhandelingen zonder dat een overeenkomst is gesloten op grond van artikel 5 van die richtlijn. 

Schrijf je een SE in na zetelverplaatsing?
Neem dan een bewijs mee waaruit blijkt dat de zetel volgens de regels is verplaatst. Neem ook een bewijs mee dat de SE in Nederland mag zijn ingeschreven.

Schrijf je een SE in na een fusie?
Neem dan een bewijs mee waaruit blijkt dat de fusie volgens de regels is uitgevoerd.  

Schrijf je een holding SE in?
Neem dan een bewijs mee dat is voldaan aan de voorwaarden van artikelen 32 en 33 van de Verordening Nr. 2157/2001.  

Is het geplaatste kapitaal niet volledig volgestort? 
Dan moet je de aandeelhouders van de niet-volgestorte aandelen doorgeven aan KVK. Gebruik daarvoor formulier 19. 

Gebruikt de SE niet het woonadres van een bestuurder als bezoek- of postadres?   
Dan heeft KVK een bewijsstuk nodig waaruit blijkt dat de SE het opgegeven bezoek- en postadres mag gebruiken.

Is een bestuurder een vennootschap of rechtspersoon uit het buitenland? 
Dan heeft KVK ook een bewijs van registratie van de rechtspersoon nodig. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Op dat bewijs moeten de bestuurders staan.

Wat moet een bestuurder die in het buitenland woont meenemen, meegeven of opsturen?
Een bestuurder moet een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen naar de afspraak. Als de buitenlandse bestuurder geen afspraak maakt, dan heeft KVK een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs en een gelegaliseerd bewijs voor het woonadres nodig.

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres?  
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn.  

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document?  
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen?  
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Is een bestuurder uiteindelijk belanghebbende (UBO)? 
Geef dat dan door met formulier 30. Het is verplicht alle UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK de SE niet inschrijven.

Heeft de SE meer vestigingen in Nederland?   
Schrijf dan elke vestiging met onderneming in met formulier 9 en elke vestigingen zonder onderneming in met formulier 9a.  

Wil je voor de SE een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister?
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13.

Wil je commissarissen inschrijven voor de SE?
Schrijf commissarissen in met formulier 11.

Heeft de SE een onderneming of vestiging overgenomen?
Dan moet de oude eigenaar van de onderneming of vestiging dat doorgeven aan KVK. Voor een eenmanszaak of vestiging kan dat met formulier 14. Voor de onderneming van een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap is dat mogelijk met formulier 17. Voor de onderneming van een rechtspersoon kan dat met formulier 17a. KVK heeft het originele formulier nodig.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.