Wie zijn de UBO’s van je stichting of vereniging? 5 voorbeelden

Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) inschrijven is voor alle stichtingen verplicht. Net als voor verenigingen die zijn opgericht bij een notaris of een eigen onderneming hebben. Informatie uit het UBO-register maakt duidelijk wie de besluiten nemen in een organisatie. Ook helpt het bij het vaststellen wie de meeste voordelen hebben van bepaalde acties of keuzes. Daarmee kan de politie bijvoorbeeld makkelijker onderzoeken of er in een vereniging of stichting dingen gebeuren die van de wet niet mogen. Denk aan fraude, misdaad en het betalen van terrorisme.

Voorbereiding

Bereid je goed voor als je UBO’s gaat inschrijven. Het is handig om de volgende gegevens en documenten bij de hand te hebben:

• Wie staan als bestuurders van je organisatie in het Handelsregister ingeschreven? Als een of meer van deze mensen UBO’s zijn, heb je daar een kopie van een geldig identiteitsbewijs van nodig.
• De statuten van je stichting of vereniging. Dit zijn de regels waar je organisatie zich aan moet houden.
• Zorg dat je weet hoe geld binnenkomt en uitgegeven wordt binnen je organisatie.
• Ben je tekenbevoegd voor de stichting of vereniging? Dan kun je zien wie in jouw organisatie al als UBO is ingeschreven. Tekenbevoegd betekent dat je officieel inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister voor de vereniging of stichting mag doen.

UBO’s bepalen

Belang hebben in een organisatie betekent dat je betrokken bent bij besluiten of er invloed op hebt. Sommige belangen zorgen ervoor dat iemand een UBO is. Hieronder staat een checklist waarmee je controleert welke personen in je stichting of vereniging de UBO’s zijn.

Let op: controleer de lijst met drie belangen hieronder en begin bij nummer 1. Het eerste belang dat geldt voor de mensen in je organisatie gebruik je als reden bij de inschrijving van de UBO’s.

1. Belang door vermogen geldt voor mensen die recht hebben op meer dan 25% van het vermogen van je organisatie.
2. Belang door stemrecht geldt voor mensen die meer dan 25% van de stemmen hebben bij besluit tot wijzigen van de statuten.
3. Belang door feitelijke zeggenschap geldt voor mensen die geen bestuurder zijn, maar op een andere manier veel invloed hebben op de organisatie.

Heeft niemand in je organisatie een van de drie genoemde belangen? Dan kijk je wie de hoger leidinggevenden in de organisatie zijn. We noemen dit ook wel pseudo-UBO’s. Voor een stichting of vereniging zijn de bestuurders de pseudo-UBO’s.

Voorbeelden van UBO’s

Hieronder zie je wie de UBO’s zijn in een paar situaties die veel voorkomen.

1. Belang door vermogen

Stichting Help N. heeft geld ingezameld voor Nadia, zodat zij een hartoperatie kan krijgen. Dit doel staat ook in de statuten van de stichting. Nadia krijgt al het geld dat wordt ingezameld, dus 100% van het vermogen van de stichting. Dat is meer dan 25% en dus is zij een UBO.

2. Belang door stemrecht

Een stichting voor vluchtelingen heeft vier bestuursleden. Oksana is de voorzitter. In de statuten staat dat zij bij een besluit over het veranderen van de statuten twee stemmen heeft. De andere bestuursleden hebben ieder één stem. In totaal zijn er dus vijf stemmen. Elke stem telt dan voor 20%. Oksana heeft dus 40% van de stemmen. Dat is meer dan 25%, dus ze is een UBO. De andere bestuursleden niet.

3. Belang door feitelijke zeggenschap

Joey geeft geld aan een belangenvereniging. Hij is geen bestuurder, maar heeft wel veel invloed. Hij bepaalt in de praktijk wat de vereniging mag doen. Bijvoorbeeld door te zeggen waar zijn geld wel of niet voor gebruikt mag worden. Joey heeft hiermee wat we feitelijke zeggenschap noemen binnen de vereniging. Hij is daardoor een UBO.

4. Hoger leidinggevenden als pseudo-UBO’s

Kun je geen mensen in je stichting of vereniging aanwijzen die door een van de drie genoemde belangen UBO zijn? Kijk dan wie de hoger leidinggevenden in je organisatie zijn. Zij bepalen het dagelijkse beleid in een organisatie en worden ook wel pseudo-UBO’s genoemd. Bij een vereniging of stichting zijn dit de officiële bestuurders die zijn benoemd volgens de regels in de wet en statuten van de organisatie. Zij staan als ‘statutaire bestuurders’ in het Handelsregister.

Stichting

Een stichting voor natuurbehoud heeft vier bestuursleden: Steef, Kenza, Erhan en Joy. Geen van hen heeft recht op meer dan 25% van het geld of bezit van de stichting. Ook heeft niemand meer dan 25% van de stemmen of op een andere manier veel invloed. Daarom zijn de vier bestuurders, als de hoger leidinggevenden van de stichting, de pseudo-UBO’s.

Vereniging

Een voetbalvereniging met meer dan honderd leden heeft drie bestuursleden: Amy, Tygo en Rishi. In de statuten staat dat de algemene ledenvergadering beslist over het aanpassen van de statuten. Elk lid heeft één stem. Er is dus niemand met meer dan 25% van de stemmen. Ook heeft niemand recht op meer dan 25% van het vermogen van de vereniging, of op een andere manier veel invloed. Daarom zijn de drie bestuurders, als hoger leidinggevenden van de vereniging, de pseudo-UBO’s.

UBO's inschrijven

Weet je wie de UBO’s van je organisatie zijn? Geef ze dan door via de UBO-opgave. Controleer goed wat er in je statuten staat. Kom je er niet uit? Vraag je boekhouder of een juridisch adviseur om hulp.

Verandert er iets in de UBO's van je vereniging of stichting? Geef dit dan door aan KVK. Tip: controleer ook regelmatig of de gegevens in het Handelsregister nog kloppen.