Bestuurswissel doorgeven
Op deze pagina lees je hoe je een bestuurswissel van je stichting, vereniging of vve doorgeeft en wat je daarvoor nodig hebt.
Krijgt je vereniging, stichting of vve een nieuw bestuur? Dan moet je de bestuurswissel doorgeven aan KVK. Je schrijft eerst nieuwe bestuurders in, en daarna schrijf je oude bestuurders uit.
Zo werkt een bestuurswissel doorgeven
Volg deze stappen om de bestuurswissel goed voorbereid door te geven.
Schrijf nieuwe bestuurders in
- Log als bestaande bestuurder in op Mijn KVK
- Vul de gegevens van de nieuwe bestuurders (functionarissen) in
- Schrijf maximaal 5 tegelijk in
Iedereen tekent online
- Nieuwe bestuurders krijgen een e-mail
- Zij ondertekenen allemaal online
- Daarna krijgt de bestaande bestuurder van stap 1 een e-mail en ondertekent online
Schrijf oude bestuurders uit
- Log als bestaande bestuurder opnieuw in op Mijn KVK
- Schrijf de vertrekkende bestuurders uit
- Schrijf maximaal 10 tegelijk uit
Nieuwe bestuurders moeten online ondertekend hebben
Schrijf oude bestuurders pas uit nadat alle nieuwe bestuurders zijn ingeschreven en hier online voor ondertekend hebben.
Pas de UBO's aan
Heeft je organisatie UBO's? Pas dit dan aan met een UBO-opgave.
- Nieuwe bestuurder: schrijf eerst in als bestuurder, daarna als UBO
- Oude bestuurder: schrijf eerst uit als UBO, daarna als bestuurder
Wijzig het adres
Staat het adres van de organisatie op naam van een oude bestuurder? Pas dan het adres aan. Controleer ook of alle andere contactgegevens nog actueel zijn.
Bestuurders moeten zich legitimeren
Doet je organisatie ook werk voor geld? Dan komen nieuwe bestuurders langs bij een KVK-kantoor om zich te legitimeren. Maak hiervoor een afspraak.
Dit heb je nodig
Houd deze gegevens van de nieuwe bestuurders bij de hand:
- Volledige namen die op het paspoort staan (en naam van de partner)
- BSN
- Geboortedatum
- E-mailadres en telefoonnummer
- Functie/titel
- Bevoegdheid (gezamenlijk of volledig)
- Kopie van identiteitsbewijs
Start met inschrijven
Iedereen die in het Handelsregister staat ingeschreven kan inloggen op Mijn KVK. Inschrijven en uitschrijven van bestuurders is gratis.
Wat gebeurt er na het doorgeven?
Dit kun je verwachten:
- in Mijn KVK kun je de status van je doorgegeven bestuurswissel volgen.
- Als het bestuur in het Handelsregister is aangepast krijg je een brief van KVK. Bewaar deze als bewijs .
Check de gevolgen voor bijvoorbeeld je bankrekening
Wijzigingen in het bestuur kunnen gevolgen hebben voor vergunningen, verzekeringen of bankrekeningen. Kijk op de website van de instellingen welke stappen je moet nemen bij een bestuurswissel.
Bestuurders in- en uitschrijven voor een vereniging, zo regel je dat
Veelgestelde vragen over het doorgeven van een bestuurswissel
Organiseer een vergadering met de eigenaren. In deze vergadering benoem je het bestuur.
Regels voor de benoeming van het bestuur
Voor de benoeming gelden bepaalde regels. Deze regels vind je in de splitsingsakte van de vve of in het modelreglement dat in de splitsingsakte staat.
Inschrijving bij KVK
Als de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving doet, hebben wij de volgende documenten nodig:
- formulier 22 Functionarisen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waarin de benoeming van de bestuurder(s) staat
- een kopie van de getekende lijst met de namen van alle aanwezige eigenaren op de ledenvergadering
Alleen per post opsturen
Stuur het formulier ingevuld en ondertekend samen met de documenten naar het KVK-postadres.
Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens
Wijzigt het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de vve ook? Gebruik dan formulier 14 Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging. Stuur daarna de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren samen met bovenstaande documenten naar het KVK-postadres.
Zijn er nog wel bestuursleden, maar zijn deze niet meer bereikbaar?
Organiseer ook dan een vergadering. In de statuten staat hoe je een bestuurslid kan ontslaan. Je kunt daarna een nieuw bestuur benoemen.
Organiseer een ledenvergadering. In deze vergadering benoem je het bestuur. Schrijf daarna het nieuwe bestuur in via een formulier dat je downloadt via onze website. Alleen een rechtsgeldig benoemde bestuurder (volgens de statuten) of een Nederlandse notaris mag deze opgave doen.
Nieuwe bestuurder regelt zelf de inschrijving
Regelt de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving als nieuwe bestuurder? Dan moet deze bij de opgave het bewijs van de rechtsgeldige benoeming door de ledenvergadering meesturen.
Regels voor de benoeming van het bestuur
Het is belangrijk dat de ledenadministratie klopt en dat de uitnodiging voor de ledenvergadering en de benoeming volgens de regels gebeuren. Deze regels vind je in de statuten van de vereniging. Is het een informele vereniging en zijn er geen statuten? Dan staan de regels meestal in het huishoudelijk reglement.
Inschrijving bij KVK
Gebruik voor de inschrijving het inschrijfformulier op onze website en verzamel:
- formulier 22 Functionarissen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de ledenvergadering waarin de benoeming van de nieuwe bestuurder(s) staat
- een kopie van de getekende lijst met namen van alle aanwezige leden op de ledenvergadering
- schriftelijk bewijs van een goede ledenadministratie én het volgens de statuten uitnodigen en beslissen van de ledenvergadering
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder
Stuur het formulier en de documenten ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres.
Let op: heeft de vereniging een onderneming en zijn de nieuwe bestuurders natuurlijke personen? Gebruik dan formulier 11 Inschrijving functionaris voor een rechtspersoon. Ook is er dan een persoonlijke legitimatieplicht. Maak hiervoor online een afspraak op een KVK-kantoor door in te loggen met DigiD.
Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens
Wijzigt het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de vereniging ook? Gebruik dan formulier 14 Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging. Stuur daarna de ingevulde en ondertekende formulieren samen met de eerder genoemde documenten naar het KVK-postadres.
UBO-register
Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid met een onderneming zijn verplicht UBO's in te schrijven in het UBO-register. Gebruik hiervoor formulier 33 Inschrijving UBO voor coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of vereniging. Stel vast wie de UBO’s zijn van de vereniging via de voorbereiding op UBO’s inschrijven.
Zijn er nog wel bestuursleden, maar zijn deze niet meer bereikbaar?
Organiseer ook dan een ledenvergadering. In de statuten staat hoe je een bestuurslid kan ontslaan. Je kunt daarna een nieuw bestuur benoemen.
Benoem een nieuw bestuur en schrijf het bestuur in via een formulier dat je downloadt via onze website. Alleen een rechtsgeldig benoemde bestuurder (volgens de statuten) of een Nederlandse notaris mag deze opgave doen.
Nieuwe bestuurder regelt zelf de inschrijving
Doet de nieuwe bestuurder de inschrijving zelf? Dan hebben wij de volgende documenten nodig:
- formulier 22 Functionarissen inschrijven van vve of stichting of vereniging zonder onderneming
- het inschrijfformulier voor een nieuwe functionaris. Kies voor Wijzigen, zoek je stichting op en kies voor functionaris(sen)
- een kopie van de door het oude bestuur ondertekende notulen van de vergadering waarin staat dat het oude bestuur de nieuwe bestuurder(s) volgens de regels heeft benoemd
- schriftelijk bewijs dat deze vergadering volgens de regels (zie statuten) georganiseerd is
- een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder
Stuur het formulier en de documenten ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres.
Let op: heeft de stichting een onderneming en zijn de nieuwe bestuurders natuurlijke personen? Gebruik dan formulier 11 Inschrijving functionaris voor een rechtspersoon. Ook is er dan een persoonlijke identificatieplicht. Maak hiervoor online een afspraak op een KVK-kantoor door in te loggen met DigiD.
Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens
Wijzigt het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de stichting ook? Gebruik dan formulier 14 Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging. Stuur daarna de ingevulde en ondertekende formulieren samen met de eerder genoemde documenten naar het KVK-postadres.
UBO-register
Een stichting is verplicht UBO's in te schrijven in het UBO-register. Gebruik hiervoor formulier 31 UBO van stichting inschrijven. Stel vast wie de UBO’s zijn van de stichting via de voorbereiding op UBO’s inschrijven.
Geen (oud) bestuurders meer?
Als de laatste bestuurder uittreedt, staat in de statuten wat er met de stichting gebeurt: ontbinding, of benoeming nieuw bestuur.
Zijn er geen (oud) bestuurders meer? En zijn er geen commissarissen of leden van een raad van toezicht die volgens de statuten een bestuurder kunnen benoemen? Kijk dan of in de statuten vermeld staat wat je kunt doen. Staat er niets? Dan kan de rechtbank bestuurders benoemen. Een belanghebbende (bijvoorbeeld een vrijwilliger die bij die stichting werkt) óf het openbaar ministerie kunnen hiervoor een aanvraag doen.