Bedrijf starten

Alles over het btw-identificatienummer

Als je een bedrijf start en de Belastingdienst je ziet als ondernemer voor de btw, dan heb je een btw-identificatienummer (btw-id) en omzetbelastingnummer nodig. Wat zijn dat? Waarom heb je ze nodig? En hoe controleer of check je het btw-id van je klant? Vind hier het antwoord op al je vragen over deze nummers.

Wat is een btw-identificatienummer?

Een btw-identificatienummer is voor eenmanszaken en zzp’ers een uniek nummer. Het nummer krijg je van de Belastingdienst als zij je als ‘ondernemer voor de btw’ zien. Je gebruikt je btw-id voor alle contacten met klanten en leveranciers, zoals op je facturen en website. Kortom, op al je uitingen naar buiten.

Het btw-id heeft in tegenstelling tot het oude btw-nummer géén koppeling met je Burgerservicenummer (BSN). Hierdoor is je privacy beter beschermd. Het nieuwe btw-id ziet er zo uit:

  • de landcode NL
  • 9 (willekeurige) cijfers
  • de letter ‘B’
  • een controlegetal van 2 cijfers

Voorbeeld btw-identificatienummer: NL 123456789B01.

Wat is een subnummer?

Het subnummer is een 2 cijferig nummer. Meestal is dat 01. Je vindt het nummer na de 'B' in je btw-identificatienummer.
Als je al eerder een btw-nummer hebt gehad, is het sub-nummer waarschijnlijk 02.

Btw-id vermelden

Je moet je btw-id vermelden op je facturen. De datum die je op je factuur zet bepaalt de aangiftedatum. Dus verstuur je een factuur op 15 september? Dan moet je de btw van deze factuur meenemen in je aangifte van het 3e kwartaal. Zelfs als je dit bedrag nog niet in het 3e kwartaal hebt ontvangen.

Verkoop je via internet of bied je daar je diensten aan? Vermeld je btw-id nummer dan ook duidelijk op je website.

Wat is een omzetbelastingnummer?

Voor het contact met de Belastingdienst gebruik je vanaf nu het omzetbelastingnummer (dat is je oude btw-nummer). Voor eenmanszaken is het omzetbelastingnummer gebaseerd op het BSN. Je gebruikt het omzetbelastingnummer voor je btw-aangifte, het terugvragen van oninbare btw en het verleggen van je btw. Het nummer ziet er zo uit:

  • een RSIN/fiscaal nummer of Burgerservicenummer (BSN)
  • een toevoeging van 3 posities: B01 t/m B99

Voorbeeld omzetbelastingnummer: 111234567B01.

Hoe krijg ik mijn btw-id en omzetbelastingnummer?

Hoe en welke nummers je krijgt, hangt af van je rechtsvorm:

Nummers voor je eenmanszaak

Als je je eenmanszaak inschrijft bij KVK, krijg je van de Belastingdienst binnen 2 weken 2 brieven. 1 brief met daarin je omzetbelastingnummer en 1 brief met je btw-identificatienummer.

Waarom krijg je als eenmanszaak 2 nummers?

Het oude btw-nummer voor eenmanszaken en zzp’ers was gebaseerd op je BSN nummer. Met het gebruik van het nieuwe btw-id wordt het risico rond identiteitsfraude verminderd en de privacy versterkt. Eenmanszaken krijgen nu een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer.

Nummers voor overige rechtsvormen

Een besloten vennootschap (bv) oprichten gebeurt via een notaris. De notaris richt de bv op en schrijft deze in het KVK Handelsregister. De Belastingdienst wordt hier automatisch over ingelicht en stuurt je binnen 2 weken een brief. Ook bij de inschrijving van een vof, maatschap of andere rechtsvormen krijg je na inschrijving bij KVK binnen 2 weken een brief van de Belastingdienst. In deze brief staan je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. De 2 nummers verschillen voor alle rechtsvormen (behalve de eenmanszaak) nauwelijks van elkaar. Alleen het btw-id bevat de letters NL en het omzetbelastingnummer niet. Voor 'niet-éénmanszaken' zijn de 9 cijfers van het omzetbelastingnummmer/btw-id gelijk aan het RSIN dat VOF's, CV's, Maatschappen, BV's hebben (krijgen).

Nummers voor je stichting of vereniging

Een btw-nummer aanvragen voor een vereniging of stichting is alleen mogelijk als de vereniging of stichting voldoet aan de eisen van het ondernemerschap. De Belastingdienst stelt uiteindelijk op basis van de inschrijving in het Handelsregister vast of er sprake is van een onderneming. Is er sprake van een onderneming? Dan ontvang je schriftelijk het omzetbelastingnummer van de Belastingdienst. Bij twijfel of onduidelijkheden over de inschrijving zal de Belastingdienst contact met je opnemen.

Nummers bij Belastingdienst aanvragen zonder inschrijving KVK

Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland moeten zich inschrijven in het Handelsregister. Toch is er een aantal uitzonderingen:

  • stille maatschappen zonder onderneming
  • informele verenigingen
  • eenmanszaken met activiteiten die volgens het Handelsregister niet gelden als onderneming
  • buitenlandse rechtsvormen zonder vestiging in Nederland
  • open fondsen voor gemene rekening

Is 1 van bovenstaande situaties van toepassing? Meld je dan bij de Belastingdienst aan en vraag een btw-id aan via het formulier 'Opgaaf Startende onderneming'.

Nummers Belastingdienst voor particulieren

Een btw-id krijg je na inschrijving van een onderneming schriftelijk via de Belastingdienst als je onderneming voldoet de eisen van het ondernemerschap. Als je géén onderneming hebt, kun je géén btw-id aanvragen.

Btw en zonnepanelen

Als je de btw wilt terugvragen van zonnepanelen, hoef je je niet in te schrijven bij KVK. De terugvraag van de btw gebeurt via het formulier 'Opgaaf zonnepaneelhouders'.

Verschil KVK-nummer en nummers Belastingdienst

Een KVK-nummer laat zien dat je officieel staat ingeschreven bij KVK. Dus dat je formeel een bedrijf hebt. Het btw-id gebruik je voor het contact met je klanten en zet je op je website en facturen. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor al het contact met de Belastingdienst.

Btw-aangifte

Om btw-aangifte te doen heb je een omzetbelastingnummer nodig.
De meeste ondernemers doen elk kwartaal digitaal btw-aangifte. Moet je meer dan 15.000 euro per kwartaal aan btw afdragen? Dan moet je elke maand btw-aangifte doen.
De aangifte btw moet binnen 1 maand na je aangiftetijdvak gedaan zijn. Het eerste kwartaal eindigt op 31 maart. Dat betekent dat je 1 maand de tijd hebt voor je aangifte. Je aangifte moet dus 30 april geregeld zijn.

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je géén btw-aangifte te doen. Maar je kunt dan ook geen btw terugvragen.

Goed om te weten: aangifte omzetbelasting en btw-aangifte worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen hetzelfde.

Belangrijk! Ondernemers en zzp’ers die in de problemen komen door de coronacrisis, kunnen de Belastingdienst vragen om uitstel van betaling.

Oninbare btw terugvragen

Als je een product of dienst geleverd hebt, verstuur je een factuur. Helaas kan het voorkomen dat een klant de factuur niet of gedeeltelijk betaalt. Terwijl jij de btw bij je kwartaalaangifte al opgegeven hebt als ontvangen btw. Je kunt deze oninbare btw terugvragen als uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum de klant nog steeds niet betaald heeft. Heb je geen betalingstermijn vastgelegd? Dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Btw verleggen

Verleg je de btw? Dan breng je géén btw in rekening. Op je factuur zet je ‘btw-verlegd’ en het btw-id nummer van je afnemer.

Nummer kwijt?

Bewaar het nieuwe btw-identificatienummer goed. Ben je het toch kwijt? Dan kun je een kopie van de brief met het nummer aanvragen via de Belastingtelefoon: 0800-0543.
Ben je je omzetbelastingnummer kwijt? Log dan in bij het ondernemersportaal, waar je bijvoorbeeld ook je btw-aangifte doet. Daar zie je het nummer staan.

Wat is het nummer van mijn klant of leverancier?

Ben je op zoek naar het btw-id of omzetbelastingnummer van een bedrijf? Of wil je een nummer van een zakenpartner controleren? Vaak staat het btw-id op de website van je klant. Zo niet, neem dan contact op met het bedrijf zelf. Je kunt de nummers namelijk alleen rechtstreeks van klant of leverancier ontvangen.

Hoe check ik de nummers?

Wil je controleren of je met een ondernemer te maken hebt? Of wil je weten of de ondernemer nog steeds als ondernemer bekend staat? Je kunt het btw-nummer of btw-identificatienummer van een Nederlandse of Europese klant controleren op de site van de Europese Commissie. Ook naam- en adresgegevens van zakenpartners kun je hier nakijken.

Je nummers van de Belastingdienst als je bedrijf stopt

Je btw-nummer of btw-identificatienummer uitschrijven betekent dat je definitief stopt met je bedrijf. Je moet je bedrijf dan eerst uitschrijven bij KVK. KVK geeft dit vervolgens door aan de Belastingdienst. Hou er rekening mee dat dit administratief verwerkt moet worden. Het is dus mogelijk dat je nog een btw-aangifte moet doen. Ook moet je de administratie van je bedrijf afsluiten en een eindaangifte voor de omzetbelasting doen. In het stappenplan bedrijf stoppen, lees je wat je precies moet doen.

Heb je vragen over je inschrijving of btw-nummer en je komt er via dit artikel niet uit? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag.
Willeke Leensma

Als KVK-adviseur Start help ik graag startende ondernemers. Mijn specialiteiten zijn starten vanuit een uitkering, zzp en verzekeringen. Actualiteiten deel ik via het Startersmagazine en de Nieuwsbrieven Start en OnderNemerSplein Rotterdam.

InspiratiePage