Bedrijf starten

Btw-nummer: alles wat je wil weten

Als je een bedrijf start, heb je een btw-nummer nodig als de Belastingdienst je ‘als ondernemer voor de btw’ ziet. Wat is een btw-nummer? Waarom heb je het nodig? En wanneer moet je aangifte-btw doen? Het antwoord op al je vragen over het btw-nummer vind je hier.

Vanaf 2020 nieuw btw-nummer voor eenmanszaken

Vanaf 1 januari 2020 krijgen eenmanszaken een nieuw btw-indentificatienummer van de Belastingdienst. Dit nieuwe nummer heeft geen koppeling meer met het burgerservicenummer (BSN). De nummers veranderen in verband met privacybescherming en identiteitsfraude.

Uitsluitend voor de communicatie met de Belastingdienst blijf je het oude, op je BSN gebaseerde nummer, gebruiken. Dat nummer heet vanaf 2020 het omzetbelastingnummer.

Wat is een btw-nummer?

Het btw-nummer wordt ook wel btw-identificatienummer genoemd. Het btw-nummer komt van de Belastingdienst en bestaat uit 14 tekens. Het btw-nummer bestaat uit:

  • de landcode NL
  • een RSIN/fiscaal nummer of Burgerservicenummer (BSN)
  • een toevoeging van 3 posities: B01 t/m B99

Een voorbeeld btw-nummer: NL001234567B01.

Verschil btw-nummer en KVK-nummer

Een KVK-nummer laat zien dat je officieel staat ingeschreven bij KVK. Dus dat je formeel een bedrijf hebt. Het btw-nummer is een nummer van de Belastingdienst en wordt ook wel btw-identificatienummer genoemd.

Waarvoor heb ik een btw-nummer nodig?

Een btw-nummer is nodig als je door de belastingdienst als 'ondernemer voor de btw' wordt gezien. Dit is vrijwel altijd zo. Je hebt je btw-nummer nodig voor je btw-aangifte, het terugvragen van oninbare btw en het verleggen van de btw. Ook moet je het btw-nummer vermelden op je facturen.

Btw-aangifte

Je hebt een btw-nummer nodig om als ondernemer btw aangifte te doen. btw-aangifte (omzetbelasting) is hetzelfde als aangifte omzetbelasting. Omzetbelasting en btw worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen hetzelfde.
De meeste ondernemers doen elk kwartaal digitaal btw-aangifte. Als je meer als 15.000 euro per kwartaal aan btw moet afdragen, dan moet je elke maand aangifte omzetbelasting doen. De aangifte btw moet binnen één maand na je aangiftetijdvak gedaan zijn. Het eerste kwartaal eindigt op 31 maart. Je hebt dan één maand de tijd voor je aangifte, deze moet voor 30 april geregeld zijn.

Maak je gebruik van de Kleineondernemersregeling dan hoef je géén aangifte BTW te doen. Maar je kunt dan ook geen btw terugvragen.

BTW- nummer vermelden op factuur en website

Je moet je btw-nummer vermelden op je facturen. De datum die je op je factuur zet bepaalt de aangiftedatum. Verstuur je een factuur op 15 september dan moet je de btw van deze factuur meenemen in je aangifte van het 3e kwartaal ook als je dit bedrag nog niet in het 3e kwartaal hebt ontvangen. Verstuur je facturen daarom snel nadat je je dienst of product hebt geleverd.

Verkoop je via internet of bied je daar je diensten aan? Vermeld je btw-nummer dan ook duidelijk op je website.

Oninbare btw terugvragen omdat je klant niet betaalt

Als je een product of dienst hebt geleverd dan verstuur je een factuur. Helaas komt het weleens voor dat een klant de factuur niet of gedeeltelijk betaalt. Vaak heb je de btw al opgegeven bij je kwartaalaangifte als ontvangen btw. Je kunt deze oninbare btw terugvragen als uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum de klant niet betaald heeft. Als de betalingstermijn niet is vastgelegd, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Verleggen btw

Verleg je de btw? Dan breng je géén btw in rekening. Op je factuur zet je ‘btw-verlegd’ en het btw-nummer van je afnemer.

Hoe krijg ik een btw-nummer?

Voor je btw-nummer hoef je niet langs bij de Belastingdienst. Je ontvangt je btw-nummer:

  • Bij de inschrijving van een eenmanszaak in het Handelsregister, ontvang je naast je KVK-nummer ook meteen je btw-nummer (onder voorbehoud van goedkeuring). Tenminste: als je op dat moment alle gegevens doorgeeft die de Belastingdienst nodig heeft. Van KVK krijg je direct een brief mee met het tijdelijke btw-nummer. Na een paar dagen ontvang je na goedkeuring van de Belastingdienst per post een bevestiging van het btw-nummer.
  • Als je een vof, maatschap of cv inschrijft in het Handelsregister ontvang je het btw-nummer binnen enkele dagen per post van de Belastingdienst.
Je ontvangt niet direct je btw-nummer als:
  • Je bij inschrijving niet alle, voor de Belastingdienst benodigde, gegevens hebt doorgegeven. De Belastingdienst gaat dan na of je ondernemer bent voor de btw. Je krijgt vervolgens binnen 5 werkdagen van de Belastingdienst een btw-nummer.
  • Bij inschrijving van de onderneming, de startdatum van het bedrijf in de toekomst ligt. Je krijgt dan je btw-nummer binnen 5 dagen ná je startdatum.
  • Je onderneming niet in het Handelsregister kan worden ingeschreven. Meld je dan bij de Belastingdienst.

Een aantal activiteiten is vrijgesteld van btw. In dat geval ontvang je na inschrijving in het Handelsregister géén btw-nummer.

Een btw-nummer voor je stichting of vereniging

Een btw-nummer aanvragen voor een vereniging of stichting is alleen mogelijk als de vereniging of stichting voldoet aan de eisen van het ondernemerschap.
De Belastingdienst stelt uiteindelijk op basis van de inschrijving in het Handelsregister vast of er sprake is van een onderneming. Als er sprake is van een onderneming ontvang je schriftelijk het btw-nummer van de Belastingdienst. Je krijgt het btw-nummer voor een stichting of vereniging dus nooit direct bij KVK.
Bij twijfel of onduidelijkheden over de inschrijving zal de Belastingdienst contact met je opnemen.

Een btw-nummer voor je bv

Een besloten vennootschap (bv) is een rechtspersoon. Een bv oprichten gebeurt via een notaris. De notaris richt de bv op en schrijft deze in in het KVK Handelsregister. De Belastingdienst wordt hier automatisch over ingelicht en stuurt je vervolgens binnen 3 weken het btw-nummer.

Een btw-nummer aanvragen zonder inschrijving KVK

Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland moeten zich inschrijven in het Handelsregister. Toch zijn er een aantal uitzonderingen:

  • stille maatschappen zonder onderneming
  • informele verenigingen
  • eenmanszaken met activiteiten die volgens het Handelsregister niet gelden als onderneming
  • buitenlandse rechtsvormen zonder vestiging in Nederland
  • open fondsen voor gemene rekening

Is één van de bovenstaande situaties van toepassing dan kun je je direct bij de Belastingdienst aanmelden en een btw-nummer aanvragen via het formulier 'Opgaaf Startende onderneming'.

Als particulier een btw-nummer aanvragen

Een btw nummer krijg je bij inschrijving van een onderneming bij de KVK, als je onderneming voldoet de eisen van het ondernemerschap. Als je géén onderneming hebt, dan kun je géén btw nummer aanvragen.

Btw en zonnepanelen

Als je de btw wilt terugvragen van zonnepanelen dan hoef je je niet in te schrijven bij de KVK. De terugvraag van de btw gebeurt via het formulier 'Opgaaf zonnepaneelhouders'.

Btw-nummer zoeken

Wat moet je doen als je op zoek bent naar het btw-nummer van jezelf of een klant?

Waar vind ik mijn btw-nummer?

Bij inschrijving van je onderneming bij KVK heb je een tijdelijk (btw) nummer gekregen. De bevestiging van je btw-nummer ontvang je binnen 1 week schriftelijk van de Belastingdienst.
Als je je btw-nummer kwijt of vergeten bent, kun je dit niet opvragen bij KVK. Neem dan contact op met de Belastingtelefoon (0800-0543) en houd je burgerservicenummer (BSN) bij de hand.

Wat is het btw-nummer van mijn klant of leverancier?

Wil je het btw-nummer van je zakenpartner weten? Vaak staat het nummer op de website van je klant. Neem anders contact op met het bedrijf. Het btw-nummer kun je namelijk alleen rechtstreeks van klant of leverancier ontvangen.
Controle van het btw-nummer is vooral van belang bij import uit en export naar een ander EU-land.

Hoe controleer ik een btw-nummer?

Wil je controleren of je met een ondernemer te maken hebt, of met een ondernemer die nog steeds als ondernemer bekend staat? Je kunt het btw-nummer van een Nederlandse of Europese klant controleren op de site de Europese Commissie. Ook naam- en adresgegevens van zakenpartners kun je hier nakijken.

Je btw-nummer als je stopt met je bedrijf

Je btw-nummer uitschrijven betekent dat je definitief stopt met je bedrijf. Je moet je bedrijf dan eerst uitschrijven bij KVK. KVK geeft dit door aan de Belastingdienst.
Hou er rekening mee dat dit administratief verwerkt moet worden. Het is dus mogelijk dat je nog een btw-aangifte moet doen. Ook moet je de administratie van je bedrijf afsluiten en een eindaangifte voor de omzetbelasting doen. In het stappenplan bedrijf stoppen, lees je wat je precies moet doen.

Blijf altijd op de hoogte van het laatste nieuws rondom wetten en regels die voor jou van belang zijn.
Willeke Leensma

Als KVK-adviseur Start help ik graag startende ondernemers. Mijn specialiteiten zijn starten vanuit een uitkering, zzp en verzekeringen. Actualiteiten deel ik via het Startersmagazine en de Nieuwsbrieven Start en Ondernemersplein Rotterdam.

InspiratiePage