De vennootschap onder firma (vof)

Wil je met een zakelijke partner een bedrijf beginnen en deze onder een gemeenschappelijke bedrijfsnaam uitoefenen? Dan kun je kiezen voor een vennootschap onder firma (vof) als rechtsvorm. Alles over de vof.

Wat is een vof?

Een vof is een rechtsvorm waarin 1 of meerdere zakenpartners verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering van een onderneming. De samenwerkende eigenaren heten vennoten.
Een vof heeft altijd 1 gemeenschappelijke bedrijfsnaam en gezamenlijke aansprakelijkheid.

Als vennoot kun je deelnemen in 1 of meerdere vof‘s. Je kunt naast een vof ook eigenaar zijn van je eigen eenmanszaak of deelnemen in 1 of meerdere bv’s.

Oprichten

Je hoeft niet naar een advocaat of notaris om een vof op te richten. De vof moet wel ingeschreven worden in het KVK Handelsregister.

Bij het oprichten van een vof, moet je ultimate beneficial owners (UBO’s) inschrijven. Dit zijn de uiteindelijk belanghebbenden van de vof. Bijvoorbeeld mensen die voor meer dan 25% gerechtigde tot het vermogen van de vof zijn. Een vof kan 1 of meer UBO's hebben. UBO’s inschrijven doe je in het UBO-register van KVK.

Kosten

De inschrijving bij KVK begint met een online voorinschrijving. Als je die ingevuld hebt, maak je een afspraak met KVK om de inschrijving te voltooien. Inschrijven bij KVK kost eenmalig 50 euro.

Via de inkomstenbelasting betaal je premies voor de volksverzekeringen, zoals AOW. Als vennoot kun je geen beroep doen op werknemersverzekeringen voor de Ziektewet: WW, WIA en WAO. Je betaalt daar dus geen premie voor via de inkomstenbelasting. Afhankelijk van je persoonlijke situatie en bedrijfsactiviteiten, kun je aanvullende verzekeringen afsluiten. Informeer hierover bij je verzekeringstussenpersoon.

Aansprakelijkheid

Als er geen afspraken gemaakt worden over aansprakelijkheid, zijn alle vennoten aansprakelijk voor verplichtingen of schulden van de vof. Daarbij maakt het niet uit wie van de vennoten een schuld of verplichting is aangegaan. De schuldeiser spreekt in eerste instantie het vermogen van de vof aan. Als dit onvoldoende is, kan de schuldeiser de schuld bij elke vennoot op zijn privévermogen en bezittingen verhalen. Niet voor een deel van de schuld, maar voor het hele bedrag.

Vof-contract

Samen met je zakenpartner kun je afspraken over jullie samenwerking vastleggen in een vof-contract. Dit kun je zelf doen of met hulp van een advocaat of adviseur.

In een vof-contract maak je afspraken over bijvoorbeeld de inbreng van goederen, de winstverdeling en de klantenportefeuille. Je kunt ook afspreken een levensverzekering op elkaar af te sluiten, om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen.

Tekenbevoegdheid

Als je tekenbevoegd bent, mag je namens de vof rechtshandelingen uitvoeren. Zo mag je contracten tekenen en wijzigingen doorvoeren in het Handelsregister.

In het vof-contract maak je afspraken over de tekenbevoegdheid van de vennoten. Zonder contract is de bevoegdheid van alle vennoten volledig. Met een contract kun je de bevoegdheid beperken, waardoor je soms samen moeten tekenen, bijvoorbeeld boven een bepaald bedrag.

Als je afspraken over de tekeningsbevoegdheid binnen een vof registreert zijn ze openbaar via het Handelsregister. Zo weten zakenpartners zeker wie er mag handelen namens het bedrijf. Doe je dat niet, dan gelden de afspraken alleen onderling en niet voor derden.

Volmacht

Soms kan het handig zijn dat een personeelslid namens de vennoten kan tekenen, bijvoorbeeld als beide vennoten voor zaken in het buitenland zijn. Dit regel je met een volmacht, waarin je aangeeft wat de gevolmachtigde wel of niet mag doen. Je schrijft een gevolmachtigde in het Handelsregister in. Dit is niet verplicht, maar schept wel duidelijkheid voor je zakenrelaties.

Huwelijk

Wat het hebben van een eigen bedrijf betekent voor je thuissituatie, is afhankelijk van de manier waarop en wanneer je getrouwd bent.
Als je in gemeenschap van goederen getrouwd bent, is je partner financieel aansprakelijk voor de schulden van de vof. Maar met huwelijkse voorwaarden kun je de risico’s hiervan beperken. Als je al een bedrijf had voor 1 januari 2018 en daarna in beperkte gemeenschap van goederen trouwde of een partnerschap aanging gelden er andere regels. Het is aan te raden een advocaat of notaris om advies te vragen over de invloed van je vof op de aansprakelijkheid van je partner.

Schulden

Wanneer een vennoot privéschulden heeft, kan de privéschuldeiser geen aanspraak maken op het zakelijke vermogen van de vof of het privévermogen van de andere vennoten.
Vanuit een privéschuld kan een vennoot wel te maken krijgen met schuldsanering of persoonlijk faillissement. Dat heeft wel gevolgen voor de vof, omdat deze vennoot dan door wetgeving beperkt wordt in zijn zelfstandig handelen.

Belastingen

Nadat de vof is ingeschreven bij KVK, ontvangen de vennoten automatisch bericht van de Belastingdienst. Wanneer bedrijfsactiviteiten onder de btw vallen, krijgt de vof ook een btw-id en omzetbelastingnummer van de Belastingdienst. Voor de btw moet per kwartaal, of op eigen verzoek per maand, online aangifte gedaan worden.

Elke vennoot betaalt afzonderlijk inkomstenbelasting over het deel van de winst uit de vof. De aangifte inkomstenbelasting doet elke vennoot zelf en staat los van de vof.

Aan het einde van het jaar is pas te bepalen wat de werkelijke bedrijfswinst is geweest. En daarmee dus ook het definitief door de vennoten te betalen bedrag aan inkomstenbelasting. De winst die de vof maakt wordt na het afsluiten van het boekjaar onder de vennoten verdeeld. Die verdeling is zoals afgesproken in het vof-contract. Een gebruikelijke verdeling is 50/50 of naar verhouding van het aantal gewerkte uren.
Vennoten kunnen er ook voor kiezen via een voorlopige aangifte maandelijks alvast een deel van de verwachte inkomstenbelasting te betalen. In dat geval volgt na afsluiting van het boekjaar alleen nog de afrekening over het teveel of te weinig betaalde bedrag aan inkomstenbelasting.

Als de Belastingdienst je ziet als ondernemer voor de inkomstenbelasting en je aan het urencriterium voldoet, dan heb je recht op belastingvoordeel. Denk hierbij aan zelfstandigenaftrek, mkb-winstvrijstelling en fiscale oudedagsreserve. Starters kunnen de eerste 3 jaar ook gebruikmaken van startersaftrek. Dit voordeel kan oplopen tot enkele duizenden euro’s op jaarbasis.

Administratie

Ondernemers zijn verplicht een administratie te voeren. De boekhouding is daar een belangrijk onderdeel van. Hiermee stel je namelijk een overzicht op van de financiële positie van het bedrijf, waaronder de gemaakte kosten en wat er binnen is gekomen. Aan de hand van dit overzicht volgen de belastingaangiften. Een vof hoeft geen jaarstukken te deponeren bij KVK.

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie. Daaronder valt de jaarrekening, maar ook zaken als agenda’s, offertes en facturen. Je mag je administratie zelf doen of laten doen, door bijvoorbeeld een boekhouder of accountant.

Personeel

De vof kan personeel aannemen. De vof is dan als werkgever verantwoordelijk voor de afdracht van sociale premies en loonheffingen voor het personeel. Neem je voor het eerst een werknemer aan? Registreer je dan als werkgever bij de Belastingdienst en leg afspraken over de arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst of cao.

Vof aanpassen of beëindigen

Het is altijd mogelijk je rechtsvorm aan te passen. Zo kun je je vof bijvoorbeeld omzetten in een bv. Of voortzetten als eenmanszaak als een vennoot ermee stopt. Er zijn verschillende redenen om je rechtsvorm aan te passen, zoals minder persoonlijke aansprakelijkheid, fiscaal voordeel en het spreiden van risico’s.

Er kunnen ook verschillende redenen zijn om te stoppen met het bedrijf: leeftijd, geen opvolging, mindere resultaten of iets anders willen doen. Als je stopt met de vof, dan schrijf je deze uit bij KVK. Daarna volgt de afmelding bij de Belastingdienst. Je krijgt dan misschien te maken met de belastingheffing over de stakingswinst. Daarvan is sprake als de spullen op de balans meer waard zijn dan de boekwaarde, of als het bedrijf is verkocht voor een hogere waarde dan in de boeken staat.

Wil je je rechtsvorm veranderen of stoppen met het bedrijf? Informeer dan bij je boekhouder of accountant.

Een vof of bv?

Als je twijfelt tussen een vof of bv, zet dan de verschillen naast elkaar en bepaal wat voor jou en je partner(s) belangrijk is. Dit artikel over de keuze tussen een eenmanszaak en de bv kan je hierbij helpen.

Bij de keuze tussen een vof en bv speelt vooral mee bij welke vorm je netto het meeste overhoudt.
De vof kent een totaal andere berekening van belastingheffing over de winst. De vof is fiscaal aantrekkelijker bij lagere winsten. Vanaf een winst van ongeveer 100.000 euro per vennoot, komt het voordeel van een bv pas in beeld. Dit bedrag is een indicatie en geen drempelbedrag. Het hangt af van jouw persoonlijke situatie en die van je partner(s).

Daarnaast speelt het verschil in privé-aansprakelijkheid voor veel ondernemers een belangrijke rol. Laat je bij je keuze goed voorlichten door een expert of notaris. Kijk naar je persoonlijke situatie en laat alles goed doorrekenen.

Wil jij de kenmerken van alle rechtsvormen weten? Download dan deze schematische weergave van alle rechtsvormen.

InfoPage