Incoterms®. ‘Wat je niet wilt, is gedoe’

Met Incoterms® maak je duidelijk wat je rechten en plichten als koper of verkoper zijn als je afspraken uit een koopovereenkomst uitvoert. Het gaat dan over het vervoer van je producten en het verzekeren van het transport. En over wie de kosten betaalt en aansprakelijk is voor het vervoer.

Incoterms® staat voor International Commercial Terms. De International Chamber of Commerce (ICC) maakt deze regels. Je ziet in de video 'Alles wat je moet weten over Incoterms®' hoe Incoterms® werken.

Financiële risico’s

Wanneer je Incoterms® verkeerd gebruikt, loop je financiële risico’s. En dit kost je soms veel geld. Van Hall noemt drie belangrijke risico's.

1. Flinke schademelding

Van Hall waarschuwt: “Een verzekeringsmaatschappij kijkt bij een schademelding altijd eerst naar wat je hebt afgesproken. Als je iets anders doet dan wat op papier staat, betaalt de verzekeraar niet. Spreek je EXW af, maar laad je de producten zelf in de vrachtwagen? Dan is het onduidelijk wie het risico loopt wanneer de pallet tijdens het laden valt en de producten beschadigen. Volgens Incoterm® EXW is het laden op de vrachtwagen voor risico van de koper. In dit voorbeeld moest de chauffeur van de vrachtwagen dit voor de koper doen. Nu dit anders is zullen koper en verkoper naar elkaar wijzen voor het regelen van de schade.”

“Je mag als partij meer doen dan je met Incoterms® afspreekt. Het is verstandig dat je de extra service meldt in je koopovereenkomst. En dat je hierin zet dat de kosten en het risico voor de andere partij zijn”, geeft Van Hall als tip mee.

2. Te weinig winst

Je loopt ook risico dat je te weinig of geen winst overhoudt. De verkoopprijs hangt namelijk af van de afgesproken Incoterms®. Van Hall legt uit hoe dit zit. “Noem je een EXW-prijs in je offerte, maar lever je in de praktijk Delivered Duty Paid (DDP)? Dan komen bovenop je verkoopprijs nog transportkosten en export- en importkosten. En kosten voor documenten aanvragen. Ook de invoerrechten betaalt de verkoper in dit geval. Dit kan je zelfs je hele winstmarge kosten.”

3. Onterecht naleveren

Een ander risico is dat je opnieuw producten stuurt zonder dat dit hoeft. Tijdens het transport ontstaat de meeste schade bij het laden of overladen van producten. Ontstaat er schade nadat je als verkoper aan je plichten hebt voldaan? Dan moet de koper de geleden schade bij de eigen verzekeringsmaatschappij terugvragen. Of bij de vervoerder. “In de praktijk leveren veel bedrijven toch nieuwe producten aan hun koper, zonder dat ze dit verplicht zijn. Dit kost onnodig veel geld”, ziet Van Hall in de praktijk.

De beste Incoterms®

De beste Incoterms®-regel bestaat niet. Misschien heb je zelf een favoriet. "Het is vooral een samenspel tussen wensen van je klant en wat je zelf wilt en kunt bieden", vindt Van Hall. “Wanneer je klant zich niet met het transport wil bemoeien, dan kom je niet met EXW aan. Je klant verwacht dan meer service van je.” Ze adviseert dan ‘D-termen’. Dit zijn Delivered at Place (DAP), Delivered at Place Unloaded (DPU) en Delivered Duty Paid (DDP). “Extra service leveren geeft je een concurrentievoordeel.”

De andere kant van meer service bieden, is dat je zelf meer moet doen. “Wanneer je met DDP aan je Amerikaanse klant levert, betekent dit ook dat je de import in de VS doet. En rekening houdt met alle plaatselijke wetten en regels. Dat is ingewikkeld en zorgt voor extra administratieve lasten. De vraag is of je dit wilt en kunt waarmaken.”

Praktijk: EXW is meestal FCA

Bij Incoterms® Ex Works (EXW) gaat het vaak mis. Je hebt als verkoper bij EXW geen plicht tot het laden van producten. Dit gebeurt in de praktijk vaak wel. De koper moet een vrachtwagen regelen die de producten bij de verkoper ophaalt. De chauffeur van deze vrachtwagen laadt de producten daarna op de wagen. Van Hall herkent dit. “De meeste Nederlandse bedrijven spreken EXW af met hun koper. In veel gevallen laden verkopers zelf en doen dus iets anders dan ze afspreken. Ze kunnen dan beter Free Carrier (FCA) afspreken. En dan als plaats van levering hun eigen locatie, zoals het magazijn.”

Incoterms®: dit regelt koper of verkoper

Gewoonterecht

Van Hall legt de nadelige gevolgen van een oude gewoonte uit. “Wanneer je al jaren een Incoterms®-regel verkeerd gebruikt, ontstaat er ‘gewoonterecht’. Kom je er met je klant niet uit, dan komt een schademelding soms voor de rechter. Rechters kijken naar wat je in het verleden deed en nemen daarop een beslissing. Door dit gewoonterecht beoordeelt de rechtbank misschien niet wat er op papier staat. Maar wel wat je de afgelopen jaren echt deed.”

Schade melden

Bij gemelde schades kijkt de verzekeringsmaatschappij altijd naar de afgesproken Incoterms®. En betaalt alleen wanneer je als melder zelf verantwoordelijk bent voor het risico. Het maakt niet uit wie de verzekering betaalt, wél wie het risico loopt.

Van Hall geeft een voorbeeld. ”Bij Cost Insurance and Freight (CIF) en Carriage and Insurance Paid To (CIP) betaalt de verkoper de kosten voor verzekering voor de koper. Bij deze Incoterms® loopt de koper voor het belangrijkste deel het risico en moet daarom zelf de schade melden. Als verkoper ga je naar je verzekeringsmaatschappij, maar de koper is de partij die het geld krijgt. Hier hebben verzekeringsmaatschappijen speciale polissen voor.”

Voorkom problemen

Van Hall adviseert bedrijven om hun personeel te trainen op het juiste gebruik van Incoterms®. “Niet alleen de verkoopafdeling, ook medewerkers van de inkoop- en logistieke afdeling en de backoffice. Zo voorkom je dat degene die een contract uitvoert tegen problemen aanloopt. Door wat een andere afdeling -niet goed- heeft geregeld. Iedereen hoort tijdens zo’n training dezelfde informatie op hetzelfde moment. Je voorkomt hiermee gedoe.”

Controle over transport

Soms wil je zelf controle hebben over het transport. Bijvoorbeeld wanneer je verkochte producten snel van je terrein af wilt hebben. “Met EXW of FCA-1 kun je de producten pas laden als de vrachtwagen van je klant aankomt. Komt deze niet of te laat, dan raakt je eigen terrein vol. En dat wil je niet. Kies dan voor Incoterms® uit de ‘C-groep’.”

Dit zijn:

• Carriage Paid To (CPT)
• Carriage and Insurance Paid To (CIP)
• Cost and Freight (CFR) 
• Cost Insurance and Freight (CIF).

“Het risico gaat dan wel over op de koper, maar met je eigen vervoerder houd je grip op het vervoer.” Incoterms® FCA 2020 heeft twee vormen. FCA-1 noem je ook wel FCA-A. FCA-2 noem je ook wel FCA-B.

Incoterms® en dropshipping

Gebruik je Incoterms® bij internationale dropshipping? Je koopt dan bijvoorbeeld producten bij je leverancier in Vietnam en laat deze direct bezorgen bij je klant in de Verenigde Arabische Emiraten. Incoterms® goed gebruiken is dan lastig. Je kunt dan de Incoterms® van je leverancier gebruiken. Met de afspraak CIF inkopen kan CIF verkopen eigenlijk niet mis gaan. De verkoper zorgt dan voor de uitvoeraangifte bij diens douane en het document voor zeevervoer.

Let op: de naam van je leverancier staat op de documenten. Je klant ziet dit en kan dan direct bij je leverancier bestellen. De klant kan je overslaan. Van Hall heeft hiervoor een tip. “Een andere mogelijkheid is FCA haven Vietnam inkopen en CIF verkopen. Laat de spullen dan ophalen bij je leverancier, FCA-1. Of laat ze tot aan de vertrekhaven van je leverancier brengen, FCA-2. Je regelt het zeevervoer en je naam staat op de Bill of Lading. Zo weet je klant niet wie je leverancier is.”