Zakendoen met de VS, dit moet je weten

De ondernemende instelling van veel Amerikanen spreekt tot de verbeelding. Amerika zien mensen als land van onbegrensde mogelijkheden gezien. Wil je voet aan de grond krijgen in de Verenigde Staten (VS) en zakendoen met dit land? Ga dan goed voorbereid van start met informatie over deze onderwerpen:

Wederzijdse handel

Nederlandse bedrijven importeren meer goederen uit de VS dan we naar de VS exporteren. In 2022 was de totale importwaarde van goederen 66,4 miljard euro (bron: CBS). De goederen met de hoogste importwaarde waren minerale brandstoffen (aardgas en olie), medische apparaten en meet- en regelapparatuur en medicinale en farmaceutische producten en geneesmiddelen. 

Nederland exporteerde in 2022 voor 52,5 miljard euro aan goederen naar de VS. Met als top drie ruwe olie en aardolieproducten, gespecialiseerde machines zoals landbouwmachines en elektrische apparaten.

Kansrijke sectoren

Buiten de EU is de VS na het VK de belangrijkste handelspartner van Nederland. Met 50 lidstaten heeft de VS veel mogelijke klanten en partners. Iedere regio in de VS vertegenwoordigt speciale sectoren. Sectorrapporten van het Netwerk Internationaal Ondernemen en de zakelijke kansen van RVOgeven je hier meer inzicht in.

Kansen door overheidssteun

De Amerikaanse overheid investeert 65 miljard dollar in wegen, bruggen en spoorrails bouwen. Ook stopt de VS geld in het uitbreiden van toegang tot schoon drinkwater. Dit investeringspakket heet de Bipartisan Infrastructure Deal.

Verder wil de VS de Amerikaanse economie duurzamer maken en stimuleert dit met een bedrag van 340 miljard dollar. Bestemd voor zaken als schone energie opwekken en elektrische auto’s maken. Dit stimuleringspakket heet Inflation Reduction Act.

Contacten leggen

Amerikanen doen graag zaken met een direct aanspreekpunt in eigen land. Dit kan met een eigen vestiging of door samenwerking met een distributeur of handelsagent. RVO helpt je met informatie over het starten van een bedrijf in de VS.

Met een Amerikaanse partner doe je makkelijker zaken, omdat die de markt kent. Ga eens in gesprek met netwerkpartners in de regio’s waar je aan de slag wilt. Zo ontmoet je snel interessante bedrijven. Tip: Leg je afspraken schriftelijk vast.

Beursbezoek of beursdeelname

Als je een lokale vakbeurs bezoekt krijg je snel inzicht in de Amerikaanse markt. Ook leg je nieuwe contacten en bouw je een netwerk op. Amerikaanse beurzen vind je op websites als EventsEye of AUMA Trade Fair Database. Deelname aan een handelsmissie vergroot ook je netwerk. Denk ook eens aan een gezamenlijke beursinzending, waarbij je samen met andere bedrijven deelneemt.

Ondersteuning

Verschillende organisaties helpen je bij het vinden van partners. Soms betaal je voor deze hulp. 

  • Enterprise Europe Network (EEN) geeft je toegang tot een netwerk van 600 organisaties in 56 landen. In de digitale databank van EEN vind je profielen van ondernemers die op zoek zijn naar agenten, distributeurs of productiepartners.
  • Nederland heeft in de Washington een ambassade en meerdere consulaten. Medewerkers hiervan kennen de Amerikaanse markt en hebben een netwerk. Ze ondersteunen je lokaal bij vragen over zakendoen in de VS.

Wil je meer weten over zakendoen met de Verenigde Staten? Bel het KVK Adviesteam: 0800 21 17.

Zakelijke cultuur

Op het eerste gezicht lijken de culturen van West-Europa en Amerika erg op elkaar. Bijna iedereen spreekt Engels en Amerikanen zijn net als Nederlanders direct en vlot. Toch zijn er verschillen. Zo tellen in de Verenigde Staten de resultaten. Met bescheidenheid kom je niet ver. En in verschillende staten is Spaans de belangrijkste taal. Bijvoorbeeld in Arizona. 

Onderbouw je zakenvoorstel met feiten en cijfers en presenteer dit met een pitch. Spreek duidelijke taal. Een Amerikaan noemt tijdens een gesprek al snel je voornaam. Zorg dat je met de juiste persoon aan tafel zit. De meeste Amerikaanse bedrijven hebben veel lagen tussen werknemers en de directie. Een manager met bevoegdheid neemt de beslissingen, vaak zonder overleg met de rest van het team. Maak geen zakelijke afspraken in de spaarzame vrije tijd van Amerikanen. En ben voorzichtig met grappen. Lees meer tips over de Amerikaanse zakencultuur.

Vertrouwen

De basis van iedere goede zakenrelatie is vertrouwen. In een handelsregister zie je of een bedrijf staat ingeschreven en echt bestaat. In de VS zoek je bedrijfsinformatie op per staat (zie Find your Secretary of State). 

Betalingsverkeer

In 2022 betaalden Amerikaanse bedrijven hun rekening na gemiddeld 33 dagen. Toch betalen steeds meer Amerikaanse bedrijven hun rekening nog later. In 2022 was dit 47% (bron: Atradius Payment Practices Barometer USA 2022). 

Als exporteur loop je dus risico op een late betaling wanneer je met je klant betaling achteraf afspreekt. Dit noem je in de VS ‘open account payment’. Met een andere betalingsvormverklein je het risico op te late betaling of geen betaling. Denk dan aan vooruitbetaling ofwel ‘cash-in-advance’ of een Letter of Credit (L/C)

Dollar

Een Amerikaan betaalt of ontvangt geld in US-dollars. Let op de koerswaarde van de dollar ten opzichte van de euro. Koersschommelingenkomen vaak voor en zijn een risico voor je winstmarge. 

Contracten schriftelijk vastleggen

Leg alle afspraken op papier vast. In de VS is er minder dwingend recht dan in Nederland. Dit betekent dat er minder standaard regels zijn die je moet volgen. Een rechter in de VS kijkt vooral naar wat je in een contract hebt afgesproken. Bij de International Chamber of Commerce (ICC) vind je standaardcontracten. Laat een advocaat met kennis van Amerikaans recht het contract voor je doornemen, voordat je tekent.

Offerte

De afspraken met je klant leg je vast in een offerte. Hierin zet je de prijs en in welke valuta je zakendoet. Maar ook onder welke voorwaarden je levert, hoe er betaald wordt en tot wanneer de offerte geldig is. Je spreekt samen af wie het transport regelt en betaalt. Dit regel je goed met Incoterms®. Zo weet je wie het risico draagt van schade aan, of het verlies van goederen tijdens het vervoer.

Goederen exporteren

Wil je exporteren naar de VS? Het Stappenplan exporteren ondersteunt je bij je plannen. Lees ook de volgende aandachtspunten.

Wetten en regels voor producten

De VS heeft geen algemene wetten voor productaansprakelijkheid. Er zijn wel regels. Deze regels gaan uit van wetten en uitspraken van rechters van de verschillende Amerikaanse staten. Bijvoorbeeld over technische beschrijvingen, etikettering, handleidingen en vertalingen. Exporteer je naar de VS? Controleer dan of je product aan de producteisen voldoet. Hiervoor zijn normen en certificaten bepaald.

  • Normen zijn speciale, vaak technische producteisen. Bijvoorbeeld voor de samenstelling van olie.
  • Certificaten gaan vaak over een bredere producteis. Bijvoorbeeld de veilige werking van een grasmaaier.

In de Access2Markets staat waar je product aan moet voldoen. Heb je certificaten nodig voor export naar de VS? Verschillende instanties in Amerika en Nederland geven deze certificaten af.

Aansprakelijkheidsverzekering

Verzekeringsmaatschappijen zijn voorzichtig met aansprakelijkheidsverzekeringen voor bedrijven afsluiten. Veel maatschappijen sluiten hiervoor zelfs geen verzekering af. Dit komt doordat er geen algemene wetgeving is. Bij rechtszaken in de VS is er een jury. Dit zorgt soms voor verrassende uitspraken . Ook de hoge schadevergoeding die een rechter kan opleggen speelt hierbij een rol.

Douane

Je doet aangifte ten uitvoer van je exportzending bij de Nederlandse Douane. In de VS voer je deze producten in. Maak met je klant afspraken over het vervoeren van de producten en de inklaring bij de douane in de VS.

Documenten

Bij een exportzending horen documenten zoals een verkoopfactuur of vervoersdocument. Soms heb je extra documenten of certificaten nodig als je producten invoert in de VS. RVO heeft informatie over invoerverplichtingen in de VS.

Offertes

In je offerte staat naast je prijs en in welke valuta je zaken doet ook onder welke voorwaarden je levert, de betalingswijze en geldigheidsduur van je offerte. Daarnaast spreek je af wie het transport regelt en betaalt.

Subsidieregeling

De regeling Support International Business van RVO vergoedt een deel van de kosten die je maakt voor je start in een nieuw exportland. Bijvoorbeeld de kosten voor deelname aan handelsmissies en beurzen en de inhuur van een externe coach.

Goederen importeren

Wil je importeren vanuit de VS? Zet je plannen eerst op papier aan de hand van het Stappenplan importeren. Lees ook de volgende aandachtspunten. 

Europese wet- en regelgeving

Producten mag je alleen importeren als ze voldoen aan Europese wettelijke producteisen, keurmerken en richtlijnen.

Productaansprakelijk

Alle producten moeten veilig en bruikbaar zijn voor ze op de markt komen. Als importeur ben je daarom volledig productaansprakelijk volgens EU-wetgeving. Dit beschermd consumenten tegen schade of letsel door producten met fouten.

Douane

Je voert een product van buiten de EU in. Hiervoor betaal je invoerrechten en/of overige heffingen. De hoogte hiervan hangt af van de goederencode van het te importeren product en waar het vandaan komt. Je hebt vaak extra documenten en certificaten nodig als je producten uit de VS invoert in de EU.

Goederen inklaren bij de douane

Dienstverlening

De Amerikaanse economie draait voor het grootste deel op dienstverlening. Denk aan de gezondheidszorg en IT. Er liggen kansen voor zakelijke en financiële dienstverlening zoals medische technologie, oplossingen voor klimaatproblemen en databeveiliging.

Btw

Verleen je diensten in de Verenigde Staten? Onderzoek of er voor je dienst in Nederland of in Amerika btw-regels zijn. De Amerikaanse regels over btw zijn anders dan de Nederlandse regels. In de VS is de btw staatsbelasting die je 'sales tax' noemt. Verkopers belasten dit door aan consumenten en bedrijven.

Sommige staten hebben een use tax. Hier zijn juist de kopers verantwoordelijk voor het afdragen van belasting als ze producten of diensten afnemen. Use tax gebruikt je bij een levering van een verkoper uit een andere staat.

Of je dienst onder sales tax valt en hoe hoog deze is verschilt per staat. Laat je hierover informeren door een fiscaal specialist. Ook andere wetten kunnen per staat verschillen. Bijvoorbeeld registratiepapieren of milieueisen.

Met de rekenhulp Diensten in en uit het buitenland zoek je op of je Nederlandse btw berekent of de Amerikaanse sales tax.

Formulieren

Lever je vanuit Nederland diensten aan Amerikaanse opdrachtgevers? Dan hebben zij een ingevuld W-8BEN-formulier van de Amerikaanse Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) van je nodig.

W-8BEN-formulier

Een W-8BEN formulier is een fiscaal document. Dit is een document voor de belasting. Het gaat over de Amerikaanse ‘30% withholding tax' en is vergelijkbaar met de Nederlandse Inkomstenbelasting (IB). Zonder W-8BEN-formulier houdt je klant 30% van de factuurwaarde in en draagt dit bedrag af aan de Amerikaanse belastingdienst (Internal Revenue Service, IRS). Met een W-8BEN-formulier bewijst je klant bij de IRS dat jij de IB in Nederland afdraagt. Er zijn twee soorten W-8BEN-formulieren:

  1. W-8BEN.
    Dit formulier gebruik je wanneer je een eenmanszaak hebt. Vaak ben je dan zzp’er of freelancer.
  2. W-8BEN-E.
    Dit formulier gebruik je wanneer je een andere rechtsvorm hebt dan een eenmanszaak, zoals een VOF, BV of NV.

Voor withholding tax zijn er uitzonderingen en verschillen per staat. Het ingevulde formulier stuur je niet naar de IRS maar naar je klant. Want je klant is verantwoordelijk voor het verzamelen van de juiste gegevens. Vul het bij voorkeur in samen met je boekhouder of accountant. Een handleiding met downloads naar de formulieren vind je op de website van Flanders Investment & Trade.

In veld 6a van het W-8BEN-formulier vul je je Nederlandse Burgerservicenummer (BSN) in. Als je geen BSN hebt, vraag je een ‘ Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)’ aan.

ITIN-nummer

Het ITIN-nummer zet je op het W-8BEN-formulier in veld 5. Met dit nummer registreert de Amerikaanse belastingdienst IRS wie je bent. Het ITIN wordt gebruikt voor personen die niet in de VS wonen.

SSN-nummer

Het Social Security Number (SSN) is vergelijkbaar met het BSN-nummer en geldt voor personen die in de VS wonen. Je hebt een SSN nodig wanneer je fysiek diensten verricht in de VS en er dus ook woont.

Het ITIN en SSN zijn allebei TIN-nummers, identificatienummers voor de Amerikaanse belastingdienst.