Zo importeer je goederen uit landen buiten de EU

Als je producten importeert uit landen buiten de EU komt er veel op je af. Je doet aangifte bij de douane en je producten moeten aan Europese veiligheidseisen voldoen. Daarnaast maak je met je leverancier afspraken over het transport en over de betaling. Leer het totale importproces kennen voor een succesvolle start als importeur.

Willeke Borman en haar dochter Saskia Borman vertellen in dit artikel hoe zij met hun bedrijf Fuego B.V. producten importeren uit landen buiten de EU. In hun verhaal nemen ze je mee in de praktijk, zodat jij precies weet welke stappen je moet nemen.

• Marktonderzoek
• Producteisen
• Samenwerken met leveranciers
• Afspraken vastleggen
• Transport regelen
• Douane en belastingen
• Documenten bij import
• Kostprijs berekenen
• Je leverancier betalen

Marktonderzoek

Met marktondonderzerzoek ga je na of er behoefte is aan je product. Je kunt de markt vanachter je bureau onderzoeken (desk research) en erop uitgaan (field research). Bijvoorbeeld door het bezoeken van een beurs.

Fuego B.V. importeert AED-apparaten en BHV-materialen uit de Verenigde Staten en China. Willeke Borman, directeur-grootaandeelhouder, werkt al jaren in de branche van veiligheidsproducten en volgt nog steeds de ontwikkelingen in de markt. “Wij werken in een vrij gesloten markt. Om precies te weten wat er speelt en waar ruimte is in de markt, bezoeken we regelmatig internationale beurzen. Daarnaast maken we gebruik van de onderzoeken van verschillende klanten en onze partner; De Nederlandse Hartstichting.”

Bij het CBI vind je Europese marktinformatie over verschillende producten. Je kunt ook gebruikmaken van cijfers en statistieken van het CBS en Retail Insiders.

Producteisen

Voor producten die je in de Europese Economische Ruimte (EER) op de markt brengt, gelden producteisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.

“Onze AED’s moeten voldoen aan de MDR, de Europese regelgeving voor medische hulpmiddelen en aan de EMC-richtlijn voor elektrische apparaten”, vertelt Saskia Borman, operationeel manager bij Fuego. “We beschikken over de benodigde documentatie en hebben de apparaten zelf laten testen en beoordelen door een keuringsbureau. Zo weten we zeker dat onze producten veilig zijn en voldoen aan de eisen. Alle AED’s dragen de verplichte CE-markering.”

Willeke wijst op nog een regel: “Als we de lithiumbatterijen in de AED’s vervangen, moeten we de oude batterijen op de juiste manier inzamelen.”

Als je importeert van buiten de EER ben je aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door een gebrek aan het product. Dit heet productaansprakelijkheid. Je verzekert je tegen productaansprakelijkheid met een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Samenwerken met leveranciers

Moeder en dochter leerden twee leveranciers kennen op een congres en een beurs. “Onze Amerikaanse AED-leverancier stond op een Europees reanimatiecongres in IJsland”, vertelt Willeke. “Ik trok de stoute schoenen aan en kon ze gelukkig overtuigen van mijn plannen om hun AED’s te verkopen in Nederland. Op de MEDICA-beurs in Düsseldorf ontmoetten we onze Chinese leverancier van BHV-kits voor bedrijfshulpverlening en tassen voor onze AED-apparaten.” Saskia vult aan: “Daarnaast werken we met een Chinese leverancier van AED-apparaten, waardoor we minder afhankelijk zijn van één leverancier. Deze leverancier leerden we kennen in coronatijd. Hierdoor konden we de fabriek in China jammer genoeg niet bezoeken.”

Online internationaal zakendoen verloopt niet in ieder land hetzelfde. De dames Borman communiceren via Teams met de Amerikanen en Chinezen. Aanvullend gebruiken ze in China WeChat.

Mijn moeder kreeg als directeur een duurdere shawl van onze leverancier dan ik.

Betrouwbaarheidscheck

Voordat je zakendoet kun je de betrouwbaarheid van je leverancier checken. Willeke: “Van alle leveranciers controleerden we of ze financieel gezond zijn. De Amerikaanse en de Chinese fabrikant van de AED-apparaten bleken betrouwbare multinationals die hun sporen in de markt hebben verdiend. Naast AED’s produceren ze nog andere medische apparaten en hulpmiddelen.”

Ga je zakendoen met een nieuwe buitenlandse leverancier en wil je weten of dit bedrijf echt bestaat? Meestal kan het buitenlandnetwerk van de Nederlandse overheid, zoals een Nederlandse ambassade in het land van je leverancier, je helpen. Voor China bestaat ook de mogelijkheid van een 'company check'.

Cultuur

Verdiep je vooraf in de do’s and dont’s bij het zakendoen in een ander land. Persoonlijke relaties onderhouden en kennis opdoen over de lokale cultuur zorgt voor onderling vertrouwen. Investeer hier tijd in.

“De Amerikaanse cultuur snappen we beter dan de Chinese cultuur”, merkt Saskia op. “Hiërarchie is erg belangrijk in China. Zo kreeg mijn moeder van een van onze leveranciers tijdens een beursbezoek een duurdere shawl dan ik, omdat zij de directeur van het bedrijf is. Wie je contactpersoon in China is, hangt af van de hoogte van je positie in je eigen bedrijf.” Willeke vult aan: “Ik heb me goed op de Chinese cultuur van zakendoen voorbereid. Ik nam hiervoor contact op met RVO en volgde verschillende webinars.” Doordat je rekening houdt met de omgangsvormen bouw je een betere relatie met je buitenlandse zakenpartner op.

Private label

Fuego laat de BHV-kits en de AED-tassen onder hun eigen merknaam, ofwel private label, maken. ”We wilden om de AED’s een eigen tas hebben met ons logo erop”, licht Saskia toe. “Hetzelfde geldt voor onze BHV-kit. Met een eigen merk onderscheid je jezelf van anderen.”

Fuego heeft de AED-tas in eigen beheer ontworpen. “Door corona vond al het contact met China digitaal plaats. We stuurden een tekening met maten per e-mail. De fabrikant ging er vervolgens mee aan de slag en stuurde tijdens de productie filmpjes naar ons toe. Dan was de rits niet goed, dan de kleur niet mooi. Maar het kwam helemaal goed. De sample die we uiteindelijk ontvingen voldeed aan onze kwaliteitseisen. Vanaf dat moment konden we bestellingen plaatsen.”

Afspraken vastleggen

Met de leveranciers van AED-apparaten heeft Willeke in de distributiecontracten targets, ofwel doelstellingen, afgesproken. “Dit betekent dat we jaarlijks een minimum hoeveelheid AED’s moeten inkopen. In deze contracten staan alle afspraken tussen ons als distributeur en onze AED-leveranciers. Voor de tassen is geen target afgesproken. We hebben voor onszelf een minimumafname bepaald, zodat de productie en import ervan voor ons rendabel is. In het contract staat wel dat onze leverancier dezelfde tasjes niet mag maken voor anderen.”

Exclusiviteit

Van hun Amerikaanse AED-leverancier kreeg Fuego eerst een jaarcontract. “In dat jaar moesten we onszelf bewijzen door het behalen van de afgesproken targets. Toen dit lukte kregen we exclusiviteit voor de Nederlandse markt. Dit betekent dat we de enige importeur van deze AED’s in Nederland zijn”, licht Willeke toe.

Voor de Chinese AED-apparaten heeft de Chinese leverancier naast Fuego nog een importeur in Nederland. “Maar die importeur is actief in een andere markt, dus we kunnen goed naast elkaar leven. Ons afzetgebied voor de Chinese AED’s omvat naast Nederland de hele Benelux en we zijn nu zelfs bezig met Denemarken en Finland. Deze gebiedsuitbreidingen leggen we allemaal contractueel vast.”

Transport regelen

Maak met je leverancier afspraken over het transport. Als je een Incoterms®-regel afspreekt weet je wie het transport regelt en wie opdraait voor de kosten van schade tijdens het vervoer.

“De goederen uit China en Amerika komen op een containerschip aan. We hebben geen volle containerlading, dus maken we gebruik van zogeheten groupagevervoer. Dit betekent dat onze producten bij goederen van anderen in een container zitten”, legt Saskia uit. “We gebruiken als Incoterms®-regel CIF. Onze leveranciers verzorgen het transport tot de Rotterdamse haven. Wij schakelen een logistiek dienstverlener in die de inklaring bij de douane regelt en de goederen vervoert naar onze vestiging in Tiel. Wij dragen het risico voor schade die tijdens het zeevervoer ontstaat, maar als er beschadigde goederen bij een zending zitten, lossen de leveranciers het op.”

Luchtvervoer

Door corona en containertekorten koos Willeke een keer voor luchtvervoer. “De AED’s kwamen toen uit China met een passagiersvliegtuig. Dat was toch best spannend. Door de hoge containerprijzen waren de kosten voor luchtvracht bijna gelijk aan zeetransport. Via de lucht kregen we de goederen sneller binnen. De lithiumbatterijen voor de AED’s mochten echter niet mee van de luchtvervoerder, omdat het zogenaamde ‘dangerous goods’ zijn waarvoor strenge vervoersregels gelden. Dus de batterijen moesten we alsnog per schip laten vervoeren.”

Willeke onderzoekt nu de mogelijkheden van spoorvervoer via de Nieuwe Zijderoute. “De goederentrein vertrekt dan vanuit China en komt uiteindelijk aan in Tilburg.”

Douane en belastingen

Als je producten uit landen buiten de EU importeert doe je hiervan aangifte bij de douane. Vaak regelt je logistiek dienstverlener, zoals een vervoerder of douane-expediteur, dit voor je. Voor de invoeraangifte heb je een EORI-nummer nodig. Dit identificatienummer is verplicht bij handelingen met de douane. In de invoeraangifte staat informatie over de zending, zoals de goederenomschrijving en de Taric-code. Elk product heeft een Taric-code. Via deze code weet de douane hoeveel invoerrechten ze moet heffen en of er specifieke invoermaatregelen gelden, zoals een gezondheidscontrole of een verplicht importdocument.

Invoerrechten en andere heffingen

Meestal betaal je invoerrechten aan de douane als je producten van buiten de EU importeert. Het tarief van invoerrechten verschilt per product. Je betaalt minder of geen invoerrechten als je importeert uit een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft. Je hebt hiervoor een oorsprongsdocument of -verklaring nodig van je leverancier. Met China en de VS heeft de EU geen handelsverdrag. De douane berekent invoerrechten over de douanewaarde.

Soms betaal je extra importheffingen, zoals antidumpingrechten voor goederen die een buitenlandse exporteur tegen een fors lage prijs dumpt op de Europese markt. Of accijns voor bijvoorbeeld tabakswaren of alcoholische dranken als bier en wijn of sterke drank.

Invoer-btw

Je betaalt invoer-btw op het moment dat je producten van buiten de EU invoert in Nederland. Saskia: “Het btw-tarief voor AED-apparaten is 9%, voor de BHV-kit en de tassen is dit 21%. Omdat we een vergunning artikel 23 hebben, verleggen we de btw naar onze btw-aangifte en betalen we geen btw op het moment van invoer.”

Documenten bij import

Bij importzendingen van buiten de EU heb je minimaal een invoeraangifte, factuur, paklijst en vervoersdocument nodig. Afhankelijk van het product en het land van verzending gelden extra documenten, zoals oorsprongsdocumenten, gezondheidscertificaten, invoercertificaten of invoervergunningen. Informeer vooraf bij je douane-expediteur of zoek in de Access2Markets-tool op welke documenten je nodig hebt voor de invoer van je product.

Kostprijs berekenen

Je product naar Nederland halen kost geld. Deze kosten neem je mee in je kostprijsberekening. Want dan weet je welke prijs je aan je klant moet vragen, zodat je er ook nog iets aan verdient. Vraag offertes aan bij leveranciers voordat je bestellingen plaatst. Met offertes vergelijk je leveranciers op prijs, levertijd en betalingsvoorwaarden.

Je leverancier betalen

Betaal je achteraf, op rekening, dan loop je als importeur geen risico. Betaal je vooraf, dan bestaat de kans dat je leverancier je goederen niet levert. Er zijn verschillende betalingsvormen.

Willeke: “Onze Chinese leveranciers werken alleen op basis van vooruitbetaling. Ze zeggen: ‘Eerst betalen, dan pas gaan we produceren’. Natuurlijk loop je een risico, maar deze leveranciers wijken hier niet van af. We beperken ons financiële risico door het bestellen van een maximumbedrag aan goederen per levering.”

Valutarisico

Wanneer je een leverancier in een andere valuta dan euro’s betaalt, loop je door koersschommelingen valutarisico.

Willeke betaalde hun Amerikaanse leverancier voorheen in dollars. “Maar door de koersschommelingen vroeg ik of ik voortaan in euro’s kon betalen. Hiermee gingen ze akkoord.” Ze betaalt de Chinese leveranciers wel in dollars. “Ik houd de dollarkoers goed in de gaten en ik betaal pas op het moment dat deze koers gunstig is. Zo beperk ik toch het valutarisico.”