Zo importeer je goederen uit landen buiten de EU

Als je producten importeert uit landen buiten de EU komt er veel op je af. Je doet aangifte bij de douane en er zijn Europese veiligheidseisen voor je producten. Ook maak je met je leverancier afspraken over het transport en de betaling. Leer het totale importproces kennen voor een succesvolle start als importeur.

Willeke Borman en haar dochter Saskia Borman vertellen in dit artikel hoe zij met hun bedrijf Fuego B.V. producten importeren uit landen buiten de EU. In hun verhaal nemen ze je mee in de praktijk. Zo weet je precies welke stappen je moet zetten.

• Marktonderzoek
• Producteisen
• Samenwerken met leveranciers
• Afspraken op papier zetten
• Transport regelen
• Douane en belastingen
• Documenten bij import
• Kostprijs berekenen
• Je leverancier betalen

Marktonderzoek

Door marktondonderzoek weet je of er vraag is naar je product. Dit kan van achter je bureau. Of je gaat erop uit en bezoekt bijvoorbeeld een beurs. Deze onderzoeken noem je ook wel desk- en field research.

Fuego B.V. importeert AED-apparaten en BHV-materialen uit de Verenigde Staten en China. Directeur-grootaandeelhouder Willeke Borman werkt al jaren in de branche van veiligheidsproducten. Zij volgt nog altijd de ontwikkelingen in de markt. “Wij werken in een vrij gesloten markt. Om precies te weten wat er speelt en waar ruimte is in de markt, bezoeken we regelmatig internationale beurzen. Verder maken we gebruik van de onderzoeken van verschillende klanten en onze partner; De Nederlandse Hartstichting.”

Bij het CBI vind je Europese marktinformatie over verschillende producten.Het CBS en Retail Insiders hebben ook cijfers over de markt.

Producteisen

Breng je producten in de Europese Economische Ruimte (EER) op de markt? Deze producten hebben producteisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.

“Onze AED’s moeten voldoen aan de MDR. Dit zijn Europese regels voor medische hulpmiddelen. En aan de EMC-richtlijn voor elektrische apparaten”, vertelt Saskia Borman. Zij is operationeel manager bij Fuego. “We hebben de documenten die nodig zijn en lieten de apparaten zelf testen en beoordelen door een keuringsbureau. Zo weten we zeker dat onze producten veilig zijn en voldoen aan de eisen. Alle AED’s dragen de verplichte CE-markering.”

Willeke noemt nog een regel: “Als we de lithiumbatterijen in de AED’s vervangen, moeten we de oude batterijen op de juiste manier inzamelen.”

Importeer je van buiten de EER? Dan ben je verantwoordelijk voor de schade, veroorzaakt door problemen met je product. Dit heet productaansprakelijkheid. Je verzekert je tegen productaansprakelijkheid met een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
 

Samenwerken met leveranciers

Moeder en dochter leerden twee leveranciers kennen op een congres en een beurs. “Onze Amerikaanse AED-leverancier stond op een Europees reanimatiecongres in IJsland”, vertelt Willeke. “Ik trok de stoute schoenen aan en kon ze gelukkig overtuigen van mijn plannen om hun AED’s te verkopen in Nederland. Op de MEDICA-beurs in Düsseldorf ontmoetten we onze Chinese leverancier van BHV-kits voor bedrijfshulpverlening en tassen voor onze AED-apparaten.” 

Saskia vult aan: “We werken ook met een Chinese leverancier van AED-apparaten. Hierdoor zijn we minder afhankelijk van één leverancier. Deze leverancier leerden we kennen in coronatijd. Hierdoor konden we de fabriek in China jammer genoeg niet bezoeken.”

Online internationaal zakendoen gaat niet in ieder land hetzelfde. De dames Borman communiceren via Teams met de Amerikanen en Chinezen. Ook gebruiken ze in China WeChat.

Mijn moeder kreeg als directeur een duurdere sjaal van onze leverancier dan ik.

Controleer betrouwbaarheid

Controleer voordat je zakendoet de betrouwbaarheid van je leverancier. Willeke: “Van alle leveranciers controleerden we of ze financieel gezond zijn. De Amerikaanse en Chinese fabrikant van AED-apparaten bleken betrouwbare multinationals die hun sporen in de markt hebben verdiend. Naast AED’s maken ze nog andere medische apparaten en hulpmiddelen.”

Ga je zakendoen met een nieuwe buitenlandse leverancier? Kijk dan eerst of het bedrijf echt bestaat. Meestal helpt het buitenlandnetwerk van de Nederlandse overheid je verder. Een Nederlandse ambassade in het land van je leverancier bijvoorbeeld. Voor China bestaat ook de mogelijkheid van een 'company check'.

Cultuur

Bestudeer de do’s and dont’s voordat je zakendoet in een ander land. Persoonlijke relaties onderhouden en meer leren over de nationale cultuur zorgt dat je elkaar vertrouwt. Maak hier tijd voor.

“De Amerikaanse cultuur snappen we beter dan de Chinese cultuur”, merkt Saskia op. “Rangorde is erg belangrijk in China. Zo kreeg mijn moeder van één van onze leveranciers tijdens een beursbezoek een duurdere sjaal dan ik, omdat zij de directeur van het bedrijf is. Wie je contactpersoon in China is, hangt af van je functie in je eigen bedrijf.” 

Willeke vult aan: “Ik heb me goed op de Chinese cultuur van zakendoen voorbereid. Ik nam hiervoor contact op met RVO en volgde verschillende onlinecursussen.” Doordat je let op de omgangsvormen bouw je een betere relatie met je buitenlandse zakenpartner op.

Private label

Fuego laat de BHV-kits en de AED-tassen onder hun eigen merknaam ofwel private label maken. ”We wilden om de AED’s een eigen tas hebben met ons logo erop”, legt Saskia uit. “Hetzelfde geldt voor onze BHV-kit. Met een eigen merk onderscheid je jezelf van anderen.”

Fuego heeft de AED-tas in eigen beheer ontworpen. “Door corona ging al het contact met China digitaal. We stuurden een tekening met maten per e-mail. De fabrikant ging er daarna mee aan de slag en stuurde tijdens de productie filmpjes naar ons toe. Dan was de rits niet goed, dan de kleur niet mooi. Maar het kwam helemaal goed. De sample die we uiteindelijk ontvingen voldeed aan onze eisen. Vanaf dat moment konden we bestellingen plaatsen.”

Afspraken op papier zetten

Met de leveranciers van AED-apparaten heeft Willeke in de distributiecontracten targets ofwel doelen afgesproken. “Dit betekent dat we elk jaar een minimum hoeveelheid AED’s moeten inkopen. In deze contracten staan alle afspraken tussen ons als distributeur en onze AED-leveranciers. Voor de tassen spraken we geen target af. We hebben voor onszelf een minimumafname bepaald, zodat de productie en import ervan voor ons winstgevend is. In het contract staat wel dat onze leverancier dezelfde tasjes niet mag maken voor anderen.”

Exclusiviteit

Van hun Amerikaanse AED-leverancier kreeg Fuego eerst een jaarcontract. “In dat jaar moesten we onszelf bewijzen door het halen van de afgesproken targets. Toen dit lukte kregen we exclusiviteit voor de Nederlandse markt. Dit betekent dat we de enige importeur van deze AED’s in Nederland zijn”, legt Willeke uit.

Voor de AED-apparaten uit China heeft de Chinese leverancier naast Fuego nog een importeur in Nederland. “Maar die importeur is actief in een andere markt, dus we kunnen goed naast elkaar leven. Ons afzetgebied voor de Chinese AED’s is voor de hele Benelux. We zijn nu zelfs bezig met Denemarken en Finland. Deze gebiedsuitbreidingen zetten we allemaal in onze contracten.”

Transport regelen

Maak met je leverancier afspraken over het vervoer. Als je een Incoterms®-regel afspreekt weet je wie het transport regelt. En wie opdraait voor de kosten van schade tijdens het vervoer.

“De goederen uit China en Amerika komen op een containerschip aan. We hebben geen volle containerlading, dus maken we gebruik van  groupagevervoer. Dit betekent dat onze producten bij goederen van anderen in een container zitten”, legt Saskia uit. “We gebruiken als Incoterms®-regel CIF. Onze leveranciers regelen het transport tot de Rotterdamse haven. Wij hebben een logistiek dienstverlener die de inklaring bij de douane doet. En de goederen vervoert naar ons bedrijf in Tiel. Wij dragen het risico voor schade die tijdens het zeevervoer ontstaat. Maar als er beschadigde goederen bij een zending zitten, lossen de leveranciers het op.”

Luchtvervoer

Door corona en te weinig containers koos Willeke een keer voor luchtvervoer. “De AED’s kwamen toen uit China met een passagiersvliegtuig. Dat was toch best spannend. Door de hoge containerprijzen waren de kosten voor luchtvracht bijna gelijk aan zeetransport. Via de lucht kregen we de goederen sneller. De lithiumbatterijen voor de AED’s mochten niet mee van de luchtvervoerder. Dit zijn ‘gevaarlijke goederen’ met strenge vervoersregels. Dus de batterijen moesten we toch nog per schip laten vervoeren.”

Willeke onderzoekt nu de mogelijkheden van spoorvervoer via de​​​​​​​ Nieuwe Zijderoute. “De goederentrein vertrekt dan vanuit China en komt uiteindelijk aan in Tilburg.”

Douane en belastingen

Als je producten uit landen buiten de EU importeert doe je hiervan aangifte bij de douane. Vaak regelt je logistiek dienstverlener dit voor je. Een vervoerder of douane-expediteur bijvoorbeeld. Voor de invoeraangifte heb je een EORI-nummer nodig. Dit identificatienummer is verplicht bij activiteiten met de douane. In de invoeraangifte staat informatie over de zending, zoals de goederenomschrijving en Taric-code. Elk product heeft een Taric-code. Via deze code weet de douane hoeveel invoerrechten ze moet heffen. En of er speciale invoermaatregelen gelden, zoals een gezondheidscontrole of een verplicht importdocument.

Invoerrechten en andere belastingen

Meestal betaal je invoerrechten aan de douane als je producten van buiten de EU importeert. De hoogte van de​​​​​​​ invoerrechten verschilt per product. Je betaalt minder of geen invoerrechten als je importeert uit een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft. Je hebt hiervoor een oorsprongsdocument of -verklaring nodig van je leverancier. Met China en de VS heeft de EU geen handelsverdrag. De douane berekent invoerrechten over de douanewaarde.

Soms betaal je extra importbelastingen. Denk aan antidumpingrechten voor producten die een buitenlandse exporteur tegen een flink lagere prijs dumpt op de Europese markt. Of accijns voor bijvoorbeeld tabakswaren of alcoholische dranken als bier en wijn of sterke drank.

Invoer-btw

Je betaalt invoer-btw op het moment dat je producten van buiten de EU invoert in Nederland. Saskia: “Het btw-tarief voor AED-apparaten is 9%. Voor de BHV-kit en de tassen is dit 21%. Omdat we een​​​​​​​ vergunning artikel 23 hebben, verleggen we de btw naar onze btw-aangifte. We betalen geen btw op het moment van invoer.”

Documenten bij import

Bij importzendingen van buiten de EU heb je minimaal een invoeraangifte, factuur, paklijst en​​​​​​​ vervoersdocument nodig. Soms heb je extra documenten nodig. Oorsprongsdocumenten, invoervergunningen of gezondheidscertificaten bijvoorbeeld. Dit hangt af van het soort product en het land waar de goederen vandaan komen. Vraag vooraf bij je douane-expediteur of zoek in Access2Markets op welke documenten je nodig hebt voor de invoer van je product.

Kostprijs berekenen

Je product naar Nederland halen kost geld. Deze kosten neem je mee in je​​​​​​​ kostprijsberekening. Daarna bepaal je de prijs voor je klant. Zorg dat je er ook nog iets aan verdient. Vraag offertes aan bij leveranciers voordat je bestellingen plaatst. Met offertes vergelijk je leveranciers op prijs, levertijd en betalingsvoorwaarden.

Je leverancier betalen

Bij achteraf betalen loop je als importeur geen risico. Als je vooraf betaalt, bestaat de kans dat je leverancier je product niet levert. Er zijn verschillende betalingsvormen.

Willeke: “Onze Chinese leveranciers werken alleen met vooruitbetaling. Ze zeggen: ‘Eerst betalen, dan pas gaan we produceren’. Natuurlijk loop je een risico, maar ze eisen dit. We verlagen ons financiële risico door het bestellen van een maximumbedrag aan producten per levering.”

Valutarisico

Betaal je een leverancier in een andere geldsoort dan euro’s? Dan loop je door koersschommelingen valutarisico.

Willeke betaalde hun Amerikaanse leverancier eerder in dollars. “Door de koersschommelingen vroeg ik of ik in het vervolg in euro’s kon betalen. Hiermee gingen ze akkoord.” Ze betaalt de Chinese leveranciers wel in dollars. “Ik houd de dollarkoers goed in de gaten en ik betaal pas op het moment dat deze koers gunstig is. Zo verlaag ik toch het valutarisico.”

Wil je je importplannen met een adviseur bespreken? Bel dan met het KVK Adviesteam: 0800 21 17.