Hoe schrijf ik een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap in?

• Wanneer moet ik een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon inschrijven?
• Wie mag de inschrijving doen?
• Welke formulieren heb ik nodig voor de inschrijving?
• Welke documenten heb ik nog meer nodig?
• Hoe maak ik de inschrijving in het Handelsregister definitief?
• Moet ik mijn bedrijf aanmelden bij de Belastingdienst?
• Hoe doe ik belastingaangifte?

Wanneer moet ik een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon inschrijven?

Alle buitenlandse vennootschappen met een vestiging in Nederland moeten zich inschrijven in het Handelsregister. Heb je geen vestiging in Nederland maar wel ondernemingsactiviteiten? Dan kun je je ook inschrijven. Wil je een eenmanszaak inschrijven vanuit het buitenland? Daarmee begin je online. 

Let op: Heb je een onderneming in het buitenland en leen je personeel uit of huur je personeel in tegen betaling? Dan moet je volgens de Waadi de onderneming inschrijven in het Handelsregister.

Wie mag de inschrijving doen?

De inschrijving mag worden gedaan door:

• De bestuurder van de vennootschap.
• De beheerder of de gevolmachtigde van de Nederlandse vestiging. Zij moeten zich ook inschrijven in het Handelsregister. Voor de gevolmachtigde is een Nederlandse volmacht nodig met originele handtekeningen van de bestuurder(s). 
• Een Nederlandse notaris. 

Welke formulieren heb ik nodig voor de inschrijving?

Download de formulieren hieronder en vul ze in. Op elk formulier staat wie het mag ondertekenen en welk extra bewijs je nodig hebt: 

• Formulier 6: Inschrijven vestiging in Nederland. 
• Formulier 11: Inschrijven functionaris rechtspersoon. 
• Formulier 13: Inschrijven beheerder van de vestiging in Nederland. Vul dit formulier alleen in als er een beheerder is.  

De formulieren vul je in het Nederlandse in. De Engelse vertalingen van de formulieren kun je als hulpmiddel gebruiken.

Welke documenten heb ik nog meer nodig?

Deze documenten mogen in de Nederlands, Duits, Engels of Frans:

• Een officieel bewijs van registratie van de onderneming in het land waar deze is opgericht. Dit bewijs mag maximaal één maand oud zijn. 
• Het origineel of een kopie van de volgende documenten. Stuur je een kopie? Dan moet de bestuurder of gevolmachtigde op elke pagina een paraaf zetten en een handtekening op de laatste pagina.
  • Oprichtingsakte
  • Statuten
  • De akte van de benoeming van de bestuurder of beheerder. Deze moet je alleen opsturen als dit niet in de oprichtsakte staat. 

• Is het bezoekadres in Nederland niet hetzelfde als het woonadres van een bestuurder? Dan moet je met een huur- of koopcontract, een bewijs uit het Kadaster of een toestemmingsverklaring kunnen bewijzen dat je dit adres mag gebruiken voor de onderneming.

Hoe maak ik de inschrijving in het Handelsregister definitief?

Je kunt kiezen: je maakt online een afspraak om langs te komen bij een KVK-kantoor of je verstuurt de formulieren en documenten met de post.

Maak een afspraak bij een KVK-kantoor

Dit doe je online. De link hiervoor staat op de formulieren. 

Verstuur alles met de post

Samen met de formulieren en documenten stuur je ons ook:

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de persoon die het formulier heeft ondertekend.
• Een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs van de nieuwe functionaris. Legalisatie gebeurt door een notaris, consulaat, ambassade of door de gemeente in het land waar de functionaris woont. De handtekening van de (nieuwe) functionaris mag gescand zijn op de formulieren. 
• Woont de nieuwe functionaris in het buitenland? Stuur ons dan ook één van de twee volgende documenten als bewijs van het woonadres. Let op: dit document mag niet ouder zijn dan één maand. Is dit document in een andere taal dan het Nederlands, Engels, Frans of Duits? Laat het dan vertalen naar één van deze talen. Dit hoeft niet door een beëdigd vertaler te gebeuren.
  • Een origineel uittreksel, of een gelegaliseerde kopie hiervan, uit het buitenlandse bevolkingsregister
  • Een gelegaliseerde kopie van een andere officiële instantie zoals een bank of energiebedrijf waarop het woonadres staat

Post voor het Handelsregister stuur je naar een KVK-kantoor. Bekijk hoe lang het duurt voordat de inschrijving is verwerkt. 

Wat gebeurt er nadat ik alles heb verstuurd?

• Na de inschrijving in het Handelsregister krijg je per post een brief met het KVK-nummer. 

• Je ontvangt een rekening voor de eenmalige inschrijfvergoeding per post.  

• Na de inschrijving kun je een uittreksel Handelsregister aanvragen. Dit kun je gebruiken als bewijs van inschrijving. 

• Is je startdatum in de toekomst? Dan schrijven we je bedrijf een week voor de startdatum in.

Moet ik mijn bedrijf aanmelden bij de Belastingdienst?

Dat doet KVK voor je. De Belastingdienst besluit in welk land je belasting betaalt. Je ontvangt daarover binnen twee weken na inschrijving bericht per post. 

Hoe doe ik belastingaangifte?

Nederlandse belastingaangifte doe je dit via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je hebt eHerkenning nodig om in te loggen. Hiervoor moet je betalen.