Formulier 5: Stichting, vereniging of vve inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Je gebruikt formulier 5 voor:

• Het inschrijven van een stichting zonder onderneming.
• Het inschrijven van een stichting met onderneming.
• Het inschrijven van een formele of informele vereniging zonder onderneming.
• Het inschrijven van een formele of informele vereniging met onderneming.
• Het inschrijven van een vereniging van eigenaars.
• Het doorgeven dat een informele vereniging is veranderd in een formele vereniging.

Hulp bij invullen

Datums

De datums die je invult op dit formulier mogen niet verder dan twee maanden in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de stichting, vereniging of vve vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 5 gelden de volgende regels:

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan.
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). De activiteiten van de stichting, vereniging of vve moeten bij de bestemming van het pand passen. Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de BRP van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen.

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 5 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 5?  
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder formulier 5? 
Is die bestuurder een persoon? Dan moet die een afspraak maken om langs te komen op een kantoor van KVK. Ondertekent een bestuurder voor een bedrijf of organisatie die bestuurder is van de stichting, vereniging of vve? Geef de stukken dan mee aan een bestuurder die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven als bestuurder met formulier 11 of formulier 22. Zijn alle bestuurders bedrijven of organisaties? Dan kun je de stukken opsturen naar KVK.

Heb je een afspraak bij KVK?
Neem dan ook stukken die je mag opsturen mee naar die afspraak.

Woont een bestuurder in het buitenland en moet die langskomen bij KVK?  
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De bestuurder komt langs bij KVK.
2. De bestuurder geeft de stukken mee aan een bestuurder die bij KVK langs moet komen om zich in te schrijven als bestuurder met formulier 11 of formulier 22.
3. Als geen bestuurder bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer bestuurders langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres staat op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken en formulieren je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Welke stukken heeft KVK in ieder geval nodig?

• Formulier 5.
• Een geldig identiteitsbewijs van de persoon die formulier 5 heeft ondertekend. Of bij het opsturen van de stukken een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de bestuurder die voor de rechtspersoon formulier 5 heeft ondertekend.

Zijn de afspraken en regels voor de vereniging of stichting bij een notaris vastgelegd?
Dan heeft KVK een door de notaris gewaarmerkte kopie van de notariële akte en de statuten nodig.

Zijn de afspraken en regels voor de vereniging zonder hulp van een notaris opgeschreven?
Dan heeft KVK een kopie van die afspraken en regels nodig, bijvoorbeeld de staturen. Alle bestuursleden moeten met pen op elke pagina van dat document een paraaf zetten en op de laatste pagina een handtekening (dat mogen geen kopies of scans zijn).

Is een vve opgericht voor 1 juli 2008?
Dan heeft KVK een door de bestuurders gewaarmerkte kopie van de splitsingsakte nodig.

Is de vve na 30 juni 2008 opgericht?
Dan heeft KVK een notarieel afschrift van de splitsingsakte nodig (geen kopie).

Gebruikt de vve een eigen reglement?
Dan heeft KVK een kopie van het reglement nodig.

Schrijf je een vve of een stichting of vereniging zonder onderneming in?
Gebruik dan formulier 22 voor het inschrijven van bestuurders.

Schrijf je een een stichting of vereniging met onderneming in?
Gebruik dan formulier 11 voor het inschrijven van bestuurders.

Gebruikt de stichting, vereniging of vve niet het woonadres van een bestuurder als bezoek- of postadres?   
Dan heeft KVK een bewijsstuk nodig waaruit blijkt dat de stichting, vereniging of vve het opgegeven bezoek- en postadres mag gebruiken.

Heeft de stichting of vereniging een onderneming?
Gebruik dan formulier 8 om de onderneming in te schrijven.   

Heeft de stichting of vereniging met onderneming verschillende vestigingen?   
Schrijf dan iedere vestiging in met formulier 9.  

Heeft de stichting of vereniging zonder onderneming verschillende vestigingen?   
Schrijf dan iedere vestiging in met formulier 9a.  

Wil je voor de stichting, vereniging of vve een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven in het Handelsregister?  
Geef die gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent op met formulier 13.  

Heeft de stichting of vereniging een onderneming of vestiging overgenomen?  
Dan moet de oude eigenaar van de onderneming of vestiging dat doorgeven aan KVK. Voor een eenmanszaak of vestiging kan dat met formulier 14. Voor de onderneming van een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv), rederij of maatschap is dat mogelijk met formulier 17. Voor de onderneming van een rechtspersoon kan dat met formulier 17a. KVK heeft het originele formulier nodig.

Heeft de stichting of vereniging uiteindelijk belanghebbenden (UBO's)? 
Gebruik formulier 31 voor het inschrijven van de UBO's. Met formulier 33 geeft u UBO's voor een vereniging door. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.