Zo organiseer je een festival

Duizenden mensen feesten, genieten van muziek en dansen op heerlijke beats onder een strak blauwe hemel. Festivaltickets zijn zo snel uitverkocht, dat je van geluk mag spreken als je er nog een weet te bemachtigen. Zelf een festival organiseren is een hele klus. Want welke vergunningen heb je nodig? En hoe kom je aan personeel? Succesvol een festival organiseren doe je met behulp van dit plan van aanpak.

Het festivalseizoen in Nederland start traditiegetrouw rond Pasen en loopt eind september ten einde. Na twee magere jaren, stonden er in 2022 weer 234 festivals op de planning in Nederland. Alle coronabeperkingen zijn opgeheven, maar er zijn nog steeds uitdagingen voor festivalbazen. Personeelstekorten bijvoorbeeld, maar ook nieuwe regelgeving rondom EHBO'ers en het gebruik van wegwerpplastic.

Een draaiboek maken

Het organiseren van een festival begint met het uitwerken van een getailleerd draaiboek. Daarin wordt duidelijk hoe je dé beleving creëert die je bezoekers nooit meer gaan vergeten. In je draaiboek komen ten minste aan bod:

• Doelgroep
• Locatie en datum
• Planning
• Kosten
• Veiligheid
• Vergunningen
• Risico's en hoe je die kunt beperken
• Promotie
• Evaluatie

Je doelgroep bepalen

Je organiseert je festival voor een bepaalde groep festivalgangers, je doelgroep. Door hun leeftijd, interesses en online en sociale activiteiten in kaart te brengen, maak je een doelgroepprofiel. Want welke social media kanalen gebruiken ze? Ontmoeten ze elkaar in de lokale trendy koffiebar of juist op familiefeesten? Met dit soort weetjes bepaal je niet alleen wat voor festival je organiseert, hoe de aankleding eruit ziet en welke foodtrucks en muzikanten je nodig hebt. Het is ook een belangrijke basis voor je marketing- en communicatiestrategie.

De locatie en datum vastleggen

Heb je een locatie en datum op het oog? Informeer bij je gemeente wat de mogelijkheden zijn. Populaire locaties als stranden moet je minimaal een jaar van tevoren vastleggen. Denk bij het kiezen van de locatie aan voldoende ruimte, faciliteiten en het beperken van geluidsoverlast voor omwonenden.

Een planning maken

Een planning is noodzakelijk. Denk aan een volledige beschrijving van je activiteiten, het programma, de locatie, het aantal tenten, kramen en podia, toiletten, foodtrucks en een schatting van het maximum aantal gelijktijdige bezoekers. Als je dit weet maak je eenvoudig een schatting van de kosten.

In je draaiboek vermeld je naast de datum en locatie ook het tijdslot met begin- en eindtijd. Hou bij het plannen van je festival rekening met andere festivals en evenementen. Zorg dat jouw evenement niet gelijk valt met andere populaire festivals. Dat maakt de kans namelijk groter dat je opvalt.

Je kosten bepalen

Een festival organiseren kost geld. Hoeveel? Dat is afhankelijk van factoren als de grootte, locatie, het verwachte aantal bezoekers, je marketingstrategie en of je het alleen of samen met anderen organiseert. En wat is je doel? Wil je überhaupt winst maken of gaat het je juist om het maatschappelijk belang.

Vergeet ook niet de toegangsprijs. Werk je met kaartverkoop? Of is het een gratis festival waarbij je inkomsten uit horeca haalt?

Informeer bij verschillende bedrijven en vraag offertes op. Gedurende de organisatie kijk je continu naar het budget. Past alles nog binnen je begroting? Of is aanpassing nodig? Vergeet niet extra geld te reserveren voor onverwachte kosten, zoals tenten bij slecht weer.

Hoe kom je aan geld?

Er zijn verschillende manieren om je evenement te financieren. Gebruik het KVK Geldboek voor ondernemers om je mogelijkheden te verkennen.

Tip! Een festival is bij uitstek geschikt voor crowdfunding en sponsoring. Bekijk ook eens de mogelijkheden van subsidies via je gemeente. In ruil geef je festivaltickets cadeau.

Zorgen voor veiligheid

De gemeente zal je altijd vragen om een veiligheidsplan. Wat hierin moet staan verschilt per gemeente. Informeer daarom naar de richtlijnen bij de gemeente waar je het festival organiseert. In het veiligheidsplan meld je in ieder geval zaken als hekken, scenario’s bij een vermist kind en slecht weer, de stabiliteit van tenten en podia en hoe je omgaat met alcohol- en drugsgebruik.

Ook nooduitgangen, evacuatieroutes en bereikbaarheid mag je niet vergeten. Want hoe komen bezoekers bij jouw festivalterrein? Overleg met het openbaar vervoerorganisaties. Zijn er bijvoorbeeld extra treinen nodig omdat iedereen tegelijk weggaat na afloop?

Let op: Reken op hogere kosten voor EHBO'ers. Sinds dit jaar gelden er strengere regels voor EHBO'ers op festivals. Zij moeten meer certificaten hebben voor specialistische zorg. Denk aan hulp bij oververhitting of overmatig alcohol- of drugsgebruik. De training die ze hiervoor moeten volgen, wordt doorberekend in hun tarieven.

Infographic: aantal festival gerelateerde bedrijven in Nederland van 2014 tot nu(bron: KVK Handelsregister)

Vergunningen aanvragen

Afhankelijk van het soort festival heb je als organisator één of meerdere vergunningen nodig. Organiseer je een klein evenement? Dan volstaat vaak een melding bij de gemeente waar je festival plaatsvindt. Wat verstaan wordt onder een klein evenement verschilt per gemeente. Zo is bij de gemeente Utrecht bij een klein evenement 250 bezoekers het maximum en bij gemeente Almere 100.

Gemeenten spelen een belangrijke rol. Zij moeten namelijk de locatie, datum, begin- en eindtijd, aantal bezoekers en aanvragen voor vergunningen goedkeuren. Omgekeerd kan je festival belangrijk zijn voor de promotie van een stad en zorgen voor samenwerking met andere organisaties.

Tip! Zorg dat je festival is aangemeld op de evenementenkalender van de gemeente. Voor sommige gemeenten is dit zelfs een voorwaarde voor het afgeven van een vergunning.

Vraag vergunningen ruim van tevoren aan bij de gemeente waar je festival plaatsvindt. Een vergunning heb je namelijk niet binnen een paar weken. Er staat gemiddeld minimaal acht weken voor. Daarbij heb je ook tijd nodig voor de promotie van je event en het trekken van voldoende bezoekers.

Vergunningen en eisen waarmee je te maken kunt krijgen zijn:

Evenementenvergunning

Een evenementenvergunning vraag je aan bij de gemeente waar je het festival organiseert. Per gemeente verschilt de procedure, dus informeer wat de voorwaarden zijn. De kosten liggen ongeveer tussen de € 180 en € 4.900. Afhankelijk van de grootte van het festival en de geplande activiteiten.

Tenten & podia

Zorg voor een constructietekening. Dit geeft inzicht in de constructieve opbouw van de tent. Neem daarin de windbelasting op de tent of het podium op en hoe je zorgt voor verankering.

Muziek

Organiseer je een muziekfestival? Of draai je muziek? Dan heb je met muziekrechten te maken. Informeer bij Buma/Stemra wat de kosten zijn en hoe het zit met licenties bij een meerjarig evenement.

Geluidsoverlast

Geluidsoverlast is bij muziekfestivals iets om rekening mee te houden. Niet alleen muziek, maar ook bezoekers veroorzaken de nodige decibels. Gemeenten vragen daarom om een geluidsplan. Heb je een locatie in de buurt van woningen? Dan gelden hiervoor strenge eisen.

Alcohol schenken

Alleen jongeren van achttien jaar en ouder mogen zelfstandig alcohol schenken. Zij mogen het alleen verkopen aan jongeren van achttien jaar of ouder. Is je promotieteam zestien of zeventien jaar? Dan mogen zij alcohol schenken, maar niet zelf drinken. Zorg voor een leidinggevende van minimaal 21 jaar. Deze moet ook op je vergunning staan. Jongeren onder de zestien jaar mogen niet werken op plekken waar alcohol geschonken wordt.

Etenswaar en non-alcoholische dranken

Verkoop je etenswaar of frisdrank? Dan komen hygiëne en voedselveiligheid om de hoek kijken. Je krijgt te maken met de regels van de Voedsel- en Warenautoriteit. Zoals de hygiënecode voor de horeca. Huur je foodtrucks in of andere cateraars? Vraag of zij beschikkende over de juiste papieren.

Vuurwerk

Voor het afsteken van vuurwerk heb je een toepassingsvergunning nodig. Ook maak je melding of vraag je een ontbrandingstoestemming aan bij de provincie. Er gelden strenge eisen voor het vervoer, de opslag, zwaarte en het afsteken van vuurwerk.

Risico's beperken

Als organisator van evenementen loop je risico’s. Deze kun je beperken door een rechtsvorm te kiezen die past bij jouw situatie. Te denken valt aan een eenmanszaak, vof, bv of stichting.

Risico’s kun je ook verzekeren. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt bijvoorbeeld de schade die je aanricht bij anderen. De aansprakelijkheid van je bedrijf valt namelijk niet onder je privé aansprakelijkheidsverzekering. Een rechtsbijstandverzekering sluit je af voor professionele juridische ondersteuning, zoals bij een zakelijk conflict.

En denk eraan algemene voorwaarden op te stellen. Algemene voorwaarden zijn de regels die gelden voor jou en de festivalgangers.

Nieuwe regels voor wegwerpplastic

Denk je aan een festival, dan hoort daarbij vaak ook een festivalterrein vol vertrapte plastic bekers. Een grote berg plastic afval dus, die vaak niet gerecycled kan worden. Vanaf 2024 zijn wegwerpbekers en -bakjes daarom verboden op festivals. Dat duurt nog even, maar het is slim om alvast na te denken over hoe je hiermee wilt omgaan. Je kunt natuurlijk ook nu al aan de nieuwe regels voldoen. Daarmee laat je zien dat je oog hebt voor duurzaamheid.

Als alternatief voor wegwerpbekers kun je bijvoorbeeld herbruikbare hardcups gebruiken. Laat je bezoekers eventueel statiegeld betalen, zodat ze de bekers weer inleveren. Sommige festivals werken met muntjes voor een beker. Bij aankomst op het festival krijg je een munt, die je inlevert als je een drankje haalt. Als je de beker terugbrengt krijg je weer een munt, zodat je niet met een lege beker hoeft te dansen. Er zijn ook bedrijven die hardcups verhuren. 

Uitzondering

Op de nieuwe regelgeving geldt een uitzondering voor hoogwaardige recycling. Je mag wegwerpmateriaal blijven gebruiken als je 75% van de bekertjes scheidt en recyclet. In 2027 moet dat 90% zijn.

Je festival promoten

Het succesvol organiseren van een evenement vraagt creativiteit. Je wil je namelijk onderscheiden van andere festivals. Dit doe je door in te spelen op de beleving van je toekomstige bezoekers. Denk daarom vooraf na over de promotie, social media, online activiteiten, uitstraling, kleuren en aankleding van het evenement.

Hou mensen voorafgaand aan het festival op de hoogte van de organisatie. Laat bezoekers meedenken of stemmen over acts die zij willen zien. Bedenk leuke of grappige acties.

Laat in alles wat je doet de beleving terugkomen als punt van herkenning. Op de dag zelf maak je gebruik van hashtags, apps en videoschermen met informatie over de line-up en korte backstage video’s. Tijdens het event en na afloop haak je via de socials in op emoties en reageer op berichten. En bedank bezoekers achteraf voor het mede mogelijk maken van een top dag.

Evalueren en meten, waarom doe je dat?

Wil je een evenement organiseren dat geld oplevert? Dan zal je moeten evalueren en meten. Wat vonden bezoekers van je festival? Komen ze de volgende keer weer? En waarom komen ze wel of niet. Hoe ziet je websiteverkeer eruit? Haken mensen af of blijven ze hangen.

Zorg ervoor dat je actief bent op social media en laat festivalbezoekers actief meedenken om je evenement te verbeteren. In ruil daarvoor geef je gratis tickets of een VIP arrangement cadeau.

Tip! Bezoek zelf andere festivals en kijk hoe het daar georganiseerd is. Of hoor van een aantal Festivalbazen hoe het is om een festival te organiseren.