Zo organiseer je een festival
- Jeanine Hoekstra
- How to
- 21 jun 2019
- Bijgewerkt 18 sep 2023
- Starten
Zelf een festival organiseren is een hele klus. Je ziet de duizenden feestende mensen misschien al voor je. Dansend op heerlijke beats onder een strak blauwe hemel. Maar voordat het zover is, heb je een locatie nodig. Vergunningen en personeel. Succesvol een festival organiseren doe je met dit plan van aanpak.
Er zijn jaarlijks honderden festivals in Nederland. Festivalorganisatoren hebben te maken met verschillende uitdagingen. Personeelstekort bijvoorbeeld, maar ook nieuwe regelgeving over EHBO'ers en wegwerpplastic.Â
Een draaiboek maken
Een festival organiseren begint met het uitwerken van een getailleerd draaiboek. Dit kun je zien als het ondernemingsplan voor jouw festival. In je draaiboek komen in elk geval aan bod:
- Doelgroep
- Locatie en datum
- Planning
- Kosten
- Veiligheid
- Vergunningen
- Risico's en hoe je die kunt beperken
- Regels wegwerpplastic
- Promotie
- Evaluatie
Doelgroep bepalen
Je organiseert je festival voor een bepaalde groep festivalgangers, je doelgroep. Door hun leeftijd, interesses en online en sociale activiteiten in kaart te brengen, kom je erachter hoe je doelgroep eruitziet en hoe je die bereikt.
Welke social media kanalen gebruiken ze? Ontmoeten ze elkaar in trendy koffietentjes of juist op familiefeesten? Met dit soort informatie bepaal je wat voor festival je organiseert, hoe je het aankleedt en welke foodtrucks en muzikanten je nodig hebt. Het is ook een belangrijke basis voor je marketing- en communicatiestrategie.
Locatie en datum vastleggen
Heb je een locatie en datum op het oog? Informeer bij je gemeente wat de mogelijkheden zijn. Populaire locaties zoals stranden en parken moet je minimaal een jaar van tevoren vastleggen. Denk bij het kiezen van de locatie aan:
- hoeveel ruimte je nodig hebt
- welke faciliteiten er zijn
- hoe je kunt zorgen voor zo min mogelijk geluidsoverlast
Festivalplanning maken
Je festival kan niet zonder festivalplanning. Hierin zet je alle details over de opbouw van je festival, het festival zelf en natuurlijk de afbouw. Denk aan een uitgebreide beschrijving van je activiteiten, het programma, de locatie, het aantal tenten, kramen en podia, toiletten en foodtrucks. Schat in hoeveel bezoekers er maximaal op hetzelfde moment aanwezig zullen zijn. Als je al deze punten op een rij hebt gezet, kun je de kosten berekenen.
In je draaiboek vermeld je naast de datum en locatie ook het tijdslot met begin- en eindtijd. Hou bij het plannen van je festival rekening met andere festivals en evenementen. Zorg dat jouw evenement niet tegelijk is met andere populaire festivals. Dat maakt de kans namelijk groter dat je opvalt.
Kosten berekenen
Een festival organiseren kost geld. Hoeveel hangt af van onder meer de grootte, locatie, het aantal bezoekers, je marketingstrategie en of je het alleen of samen met anderen organiseert. En wat is je doel? Wil je winst maken of gaat het je juist om het maatschappelijk belang. Bedenk wat je verdienmodel wordt. Ga je tickets verkopen of is de toegang gratis en haal je je inkomsten uit horeca? Vraag offertes op bij verschillende leveranciers en bepaal een maximaal budget. Op basis daarvan kun je keuzes maken. Tijdens het organiseren van je festival houd je je budget goed in de gaten. Past alles nog binnen de begroting? Of moet je je begroting aanpassen? Vergeet niet extra geld te reserveren voor onverwachte kosten, zoals tenten bij slecht weer.Â
Reken op hogere kosten voor EHBO'ers. Sinds 2022 gelden er strengere regels voor EHBO'ers op . Zij moeten meer certificaten hebben voor specialistische zorg. Denk aan hulp bij oververhitting of alcohol- of drugsgebruik. De training die ze hiervoor moeten volgen, berekenen ze door in hun tarieven.
Hoe kom je aan geld?
Er zijn verschillende manieren om aan geld te komen voor je evenement. Gebruik het KVK Geldboek voor ondernemers om je mogelijkheden te verkennen.
Een festival is bij uitstek geschikt voor crowdfunding en sponsoring. In ruil geef je festivaltickets cadeau. Vraag of je gemeente subsidies heeft.
Zorgen voor veiligheid
De gemeente vraagt altijd om een veiligheidsplan. Vraag, bij de gemeente waar je het festival organiseert, wat voor eisen die hieraan stelt. In het veiligheidsplan meld je in ieder geval zaken als hekken, wat je doet als er een kind vermist raakt of als het weer slecht is. Besteed ook aandacht aan de stabiliteit van tenten en podia en hoe je omgaat met alcohol- en .
Overleg met het openbaar vervoerorganisaties. Zijn er bijvoorbeeld extra treinen nodig, omdat iedereen tegelijk weggaat na afloop? Ook nooduitgangen en evacuatieroutes mag je niet vergeten in je veiligheidsplan.
Vergunningen aanvragen
Afhankelijk van het soort festival heb je vergunningen nodig. Voor een klein evenement volstaat vaak een melding bij de gemeente waar het festival plaatsvindt. Wat gemeenten een klein evenement vinden verschilt. In bijvoorbeeld de gemeente Utrecht is een klein evenement maximaal 250 bezoekers. Bij de gemeente Almere is dat 100 bezoekers.
De gemeente is een belangrijke partij bij de organisatie van je festival. Zij moeten namelijk de locatie, datum, begin- en eindtijd, aantal bezoekers en aanvragen voor vergunningen goedkeuren. Vaak moet je je ook aanmelden op de evenementenkalender van de gemeente om een vergunning te krijgen. Je hebt de gemeente dus nodig, maar jij hebt de gemeente ook iets te bieden. Jouw festival kan een aantrekkelijke promotie zijn voor de stad en zorgen voor samenwerking met andere organisaties.
Aanvragen vergunningen
Vraag vergunningen ruim van tevoren aan, want de gemeente heeft tijd nodig om je aanvraag te beoordelen. Gemiddeld is dat minimaal acht weken. Daarna heb je nog tijd nodig om je festival te promoten en bezoekers te trekken.
Vergunningen en eisen waarmee je te maken kunt krijgen zijn:
Evenementenvergunning
Een vraag je aan bij de gemeente waar je het festival organiseert. De kosten liggen ongeveer tussen de € 180 en € 4.900. Dit is afhankelijk van de grootte van het festival en welke activiteiten je van plan bent.
Tenten & podia
Zorg voor een constructietekening. Dit geeft inzicht in de opbouw van de tent. Neem daarin de windbelasting op de tent of het podium op en hoe je zorgt dat alles goed vast staat.
Muziek
Organiseer je een muziekfestival? Of draai je muziek? Dan heb je met muziekrechten te maken. Informeer bij wat de kosten zijn en hoe het zit met licenties bij een meerjarig evenement. Een licentie is toestemming om bepaalde muziek te gebruiken.
Geluidsoverlast
is bij muziekfestivals iets om rekening mee te houden. Behalve de muziek veroorzaken ook bezoekers de nodige decibels. Gemeenten vragen daarom om een geluidsplan. Heb je een locatie in de buurt van woningen? Dan gelden hiervoor strenge eisen.
Alcohol schenken
Jongeren vanaf achttien jaar mogen zelfstandig alcohol . En dan alleen aan jongeren van achttien jaar of ouder. Is je promotieteam zestien of zeventien jaar? Dan mogen zij onder leiding van iemand van minimaal 21 jaar alcohol schenken. Zelf drinken mag niet. De leidinggevende moet ook op je vergunning staan. Jongeren onder de zestien jaar mogen niet werken op plekken waar alcohol geschonken wordt.
Etenswaar en non-alcoholische dranken
Verkoop je eten of frisdrank? Dan krijg je te maken met hygiëne en voedselveiligheid. De Voedsel- en  heeft hiervoor regels opgesteld, zoals de voor de horeca. Huur je foodtrucks in of andere cateraars? Vraag of zij voldoen aan de hygiënecode en beschikken over de juiste vergunningen.
Vuurwerk
Voor het afsteken van vuurwerk heb je een nodig. Ook maak je melding of vraag je een ontbrandingstoestemming aan bij de provincie. Er gelden strenge eisen voor het vervoer, de opslag, zwaarte en het afsteken van vuurwerk.
Risico's beperken
Als organisator van evenementen loop je risico’s. Deze kun je beperken door een te kiezen die past bij jouw situatie.Â
Risico’s kun je ook verzekeren. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt bijvoorbeeld de schade die je aanricht bij anderen. Voor juridische problemen is er een rechtsbijstandsverzekering. Stel ook algemene voorwaarden op. Dat zijn de regels, rechten en plichten die gelden voor jou en de festivalgangers.
Nieuwe regels voor wegwerpplastic
Vanaf 2024 zijn wegwerpbekers en -bakjes verboden op festivals. Het is slim om alvast na te denken over hoe je hiermee wilt omgaan. Je kunt natuurlijk ook nu al aan de nieuwe regels voldoen. Daarmee laat je zien dat je oog hebt voor duurzaamheid.
Als alternatief voor wegwerpbekers kun je bijvoorbeeld herbruikbare hardcups gebruiken. Die kun je kopen of huren. Laat je bezoekers dan statiegeld betalen, zodat ze de bekers weer inleveren. Sommige festivals werken met statiegeldsystemen of muntjes voor een beker. Â
Uitzondering
Op de nieuwe regelgeving geldt een uitzondering voor hoogwaardige recycling. Je mag wegwerpmateriaal blijven gebruiken als je 75% van de bekertjes scheidt en recyclet. In 2027 moet dat 90% zijn.
Festival promoten
Het succesvol organiseren van een evenement vraagt creativiteit om je te onderscheiden van andere festivals. Dit doe je door in te spelen op de beleving van je toekomstige bezoekers. Denk na over de promotie, social media, online activiteiten, uitstraling, kleuren en aankleding van het evenement. Neem mensen bijvoorbeeld op social media mee in de organisatie van je festival.
Op de dag zelf maak je gebruik van hashtags op social media, apps en videoschermen. Hierop zet je informatie over de line-up en korte backstage video’s. Tijdens het event en na afloop haak je via de socials in op emoties en reageer op berichten.Â
Evalueren en meten
Evalueer en meet hoe je festival heeft gepresteerd. Hiervan leer je voor de volgende editie. Wat vonden bezoekers van je festival? Komen ze de volgende keer weer? Waarom wel of niet? Hoe ziet je websiteverkeer eruit? Haken mensen af of blijven ze hangen? Wees actief op social media en laat festivalbezoekers meedenken om je evenement te verbeteren. In ruil daarvoor geef je ze gratis tickets of een VIP arrangement cadeau.
Bezoek zelf andere festivals en kijk hoe andere ondernemers het aanpakken. Of hoor van deze Festivalbazen hoe het is om een festival te organiseren.
