Hoe wijzig ik een eenmanszaak naar een besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)?

In dit artikel:  

• Wat is een bv? 
• Wat is een nv? 
• Het proces van de notaris 
• Bevestiging van je inschrijving 
• Wij melden je aan bij de Belastingdienst 
• Aanvragen eHerkenning voor belastingaangifte 
• Waar moet ik nog meer aan denken? 

Wat is een bv?

De besloten vennootschap (bv) is een rechtsvorm die veel voorkomt. Je kunt alleen een bv starten of samen met anderen. Het geld van een bv is verdeeld in aandelen. De aandelen (stukjes van het bedrijf) zijn van de eigenaren van de bv. De aandelen van een bv kun je alleen kopen en verkopen met toestemming van de andere aandeelhouders.

Wat is een nv?

De naamloze vennootschap (nv) is een rechtsvorm waarbij het geld is verdeeld in aandelen. Deze aandelen zijn voor iedereen te koop. Aandelen uitgeven is een manier om geld binnen te halen voor je bedrijf. Je hebt ook geld nodig om een nv te starten: minimaal 45.000 euro. 

Het proces van de notaris

Voor de oprichting maakt de notaris eerst een oprichtingsakte met daarin de statuten. Dat is een officieel bewijs van de oprichting. Daarna zorgt de notaris voor de inschrijving van de bv of nv en de UBO’s in het Handelsregister. Via Mijn KVK bekijk en wijzig je de gegevens. 

Bevestiging van je inschrijving

Na de inschrijving in het Handelsregister krijg je per post een brief met het KVK-nummer. Ook sturen we je een rekening voor de inschrijfvergoeding. Beide ontvang je op het postadres van je bv of nv. Je kunt ook een uittreksel Handelsregister bestellen. Dit gebruik je als bewijs van inschrijving.  

Wij melden je aan bij de Belastingdienst

Je ontvangt binnen twee weken bericht per post. De Belastingdienst stuurt dan ook het btw-nummer (btw-id) en omzetbelastingnummer (ob-nummer) als die nodig zijn. 

Aanvragen eHerkenning voor belastingaangifte

De belastingaangifte van de bv of nv doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je hebt eHerkenning nodig om in te kunnen loggen. Hiervoor moet je betalen.  

Waar moet ik nog meer aan denken?

UBO's inschrijven

De notaris schrijft UBO's (Ultimate Beneficial Owners) in voor de nieuwe bv of nv. UBO’s zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie. Of de mensen die de uiteindelijke beslissingen mogen nemen. Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben. Beslis samen met de eigenaren wie dit zijn. De notaris geeft dit door tijdens de inschrijving. KVK registreert de gegevens van de UBO’s in het UBO-register.  

Bezoekadres en bedrijfsactiviteiten

Als je een bedrijf overneemt, moeten het bezoekadres en minimaal één bedrijfsactiviteit hetzelfde blijven. Let op: is het bezoekadres van je eenmanszaak afgeschermd in het Handelsregister? Dan wordt dit adres openbaar vanaf de inschrijfdatum. Wil je dit toch afschermen? Dat kan alleen onder bepaalde voorwaarden.  

Startdatum

Ligt deze in de toekomst? Dan kun de notaris de wijziging nu al aan ons doorgeven. De wijzigingen zie je pas vanaf deze datum in bijvoorbeeld Mijn KVK.   

KVK-nummer en btw-nummer

Na het veranderen van je eenmanszaak naar een bv of nv krijg je een nieuw KVK-nummer en btw-nummer (btw-id). Wij geven deze wijziging door aan de Belastingdienst. Daarvoor hoef jij dus niets te doen.   

Personeel

Als je personeel hebt, dan verandert het loonheffingennummer ook. Lees op de site van de Belastingdienst wat je daarvoor moet doen.  

Contracten aanpassen

Controleer of je bestaande contracten van je eenmanszaak moet aanpassen na de overname. Denk bijvoorbeeld aan huur- en onderhoudscontracten, de zakelijke bankrekening en verzekeringen. Bespreek je vragen hierover met de notaris of het KVK Adviesteam.   

Vergunningen controleren

Vergunningen zijn vaak niet meer geldig als de rechtsvorm van je bedrijf verandert. Daarom moet je vergunningen misschien opnieuw aanvragen. Dit kan soms weken duren en kost vaak geld. Bespreek je vragen hierover met de gemeente of met het KVK Adviesteam.