Deponeren

Deponeren jaarrekening algemeen

Hoe je de jaarrekening deponeert, hangt af van de bedrijfsklasse. In de meeste gevallen is digitaal deponeren verplicht. Micro, kleine en middelgrote rechtspersonen zijn verplicht hun jaarrekening digitaal te deponeren in XBRL-formaat.  

Je kunt zelf (gratis) controleren of de jaarrekening gedeponeerd is.

De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon, maar de jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn.

Een foutmelding kan verschillende oorzaken hebben. Wij kunnen dit niet voor je nakijken, maar hebben wel een aantal tips.

  • Check het KVK-nummer, soms bestaat het nummer niet.
  • Check of er al een vastgestelde jaarrekening voor het boekjaar is gedeponeerd.
  • Niet alle softwarepakketten ondersteunen speciale karakters in jaarrekeningen. Neem in dat geval contact op met jouw softwareleverancier.
  • Check de eventuele foutmelding via  documentatie over de Nederlandse Taxonomie (NT). 

Vermoed je dat het een technisch probleem is? Neem dan contact op met jouw softwareleverancier.

Aan het deponeren van een jaarrekening zelf zijn geen kosten verbonden. Wel zijn er kosten voor het softwarepakket dat je gebruikt en het PKI-overheidscertificaat. Informeer hiervoor bij je softwareleverancier.

Zodra je jaarrekening bij ons binnenkomt, vinden er automatisch een paar controles plaats. Zijn er geen bijzonderheden? Dan ontvang je per e-mail een bevestiging van ontvangst via Digipoort.

Kunnen we de jaarrekening niet verwerken? Dan krijg je een foutmelding. Na aanpassing van de fouten, kun je de jaarrekening opnieuw aanbieden via Digipoort.

Welke gegevens je in je jaarrekening moet vermelden, hangt af van de grootte van je bedrijf. Ondernemingen zijn ingedeeld in 4 bedrijfsklassen: micro, klein, middelgroot of groot.

Bekijk welke onderdelen van de jaarrekening je moet deponeren

Bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn voorbeelden van rechtsvormen die hun jaarrekening verplicht moeten deponeren. Voor eenmanszaken geldt deze verplichting niet. Lees hier meer over wel of niet deponeren.

Je kunt een nog niet-vastgestelde jaarrekening vervangen door een recentere nog niet-vastgestelde jaarrekening, of door een vastgestelde jaarrekening. Een ingediende vastgestelde jaarrekening kun je niet vervangen.

Vertoont een vastgestelde jaarrekening grote gebreken? Deponeer dan een mededeling bij het Handelsregister (een désaveuverklaring).

De foutieve vastgestelde jaarrekening blijft staan. Wij mogen gepubliceerde jaarrekeningen niet verwijderen, tenzij het een publicatiefout van KVK betreft.

Zelf Deponeren Jaarrekening (ZDJ)

Met de online service Zelf Deponeren Jaarrekening deponeer je de (enkelvoudige) jaarrekening direct elektronisch bij KVK.

Een machtiging aanvragen voor Zelf Deponeren Jaarrekening (ZDJ) is gratis. Een machtiging aanvragen voor een andere organisatie is ook gratis.

Iedereen kan via KVK-diensten deze autorisatie aanvragen. Je onderneming ontvangt een brief gericht aan de financiële administratie. In deze brief staat een autorisatiecode. Hiermee kun je de aanvraag online goedkeuren of afkeuren.

Kies voor een van de volgende opties:

Log in met e-mailadres en wachtwoord (KVK-diensten)

Maak een account in KVK-diensten aan. Voeg de bedrijven toe aan je account. Vraag autorisatie voor het deponeren van de jaarrekening aan. Log na het deponeren van een jaarrekening uit. Log weer in en kies het volgende bedrijf.

Log in met e-Herkenning

Vraag eHerkenning aan. Binnen eHerkenning kun je machtigingen aanvragen voor het deponeren van jaarrekeningen van meerdere bv's. Neem voor meer informatie contact op met de aanbieder van je eHerkenningsmiddel.

Log in met toegangscode en wachtwoord

Je hebt voor iedere bv een toegangscode en wachtwoord nodig die gekoppeld zijn aan de bv.

Log in bij KVK-diensten en voeg het bedrijf toe waarvoor je de jaarrekening wilt deponeren. Vraag autorisatie aan. Herhaal deze stappen voor alle bedrijven waarvoor je de jaarrekening wilt deponeren.

Is autorisatie aangevraagd? Dan ontvangt het bedrijf een brief gericht aan de financiële administratie. Zij keuren de aanvraag goed of af.

In KVK-diensten zie je of jouw aanvraag is goedgekeurd. Je ziet dan de knop ‘jaarrekening deponeren’.

Wil je je eigen machtiging intrekken? Kies dan de onderneming via Zelf Deponeren Jaarrekening en klik op “Verwijder machtiging”.​

Deponeren algemene voorwaarden

Je kunt de algemene voorwaarden van je organisatie bij KVK of de rechtbank deponeren. Lees meer over het deponeren van algemene voorwaarden.

Een bedrijf is niet verplicht om algemene voorwaarden te deponeren.

Het deponeren en in depot hebben van algemene voorwaarden kost een vast bedrag per deponering per jaar. Zie voor de actuele prijs het Tarievenoverzicht. Wij sturen hiervoor ieder jaar een factuur.

Een vertaling telt als aparte deponering. Als je bijvoorbeeld je algemene inkoopvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden deponeert plus de Engelse vertalingen hiervan, betaal je in totaal voor 4 deponeringen.

Zie ook: Algemene voorwaarden deponeren.

Stuur een e-mail naar algemene.voorwaarden@kvk.nl. Zet in het onderwerp van de e-mail: 'Stopzetting algemene voorwaarden'. Je ontvangt een bevestiging per e-mail zodra de stopzetting verwerkt is. Ook sturen wij de bevestiging binnen één werkweek per post.

Ja, die klopt. Als je de eerste keer de voorwaarden deponeert, ontvang je van ons de eerste factuur. Vervolgens ontvang je ieder jaar automatisch een factuur voor jouw gedoponeerde algemene voorwaarden. Lees meer over de factuur voor de deponering van algemene voorwaarden en bekijk een voorbeeldfactuur (onder het kopje 'Factuur deponering algemene voorwaarden').

Deponeren fusie- of splitsingsvoorstel

Je kunt fusie- en splitsingsvoorstellen elektronisch of op papier, per post, deponeren bij KVK. 

Lees meer over fusie- of splitsingsvoorstellen deponeren.

Een fusie- of splitsingsakte deponeer je per post

In de meeste gevallen deponeert de notaris de akte en de aanvullende stukken voor jou.