Veelgestelde vragen over het UBO-register

De verwerkingstijd van UBO-opgaven is ongeveer 4 weken. We werken hard om alle opgaves te verwerken. Zodra je opgave is verwerkt krijg je hierover bericht van ons.

KVK stuurt je per post een bevestiging van de UBO-registratie aan de organisatie en aan de geregistreerde UBO('s).

Heb je de opgave online gedaan? Dan heb je per mail een ontvangstbevestiging gehad. Niets gehad? Check je spamfilter.

Je krijgt een e-mail en een brief als je UBO-opgave is verwerkt. 

Bel het UBO-team via 088 585 45 85.

Is je organisatie al ingeschreven in het Handelsregister? Schrijf dan je UBO's online in. Bij de voorbereiding staat welke documenten je mee moet sturen.

Wil je je organisatie inschrijven in het Handelsregister? Dan schrijf je je UBO's in tijdens het registratieproces aan de KVK-balie of bij de notaris. Startende organisaties kunnen hun UBO's niet online inschrijven.

Ga voor informatie over het bepalen wie de UBO's van je organisatie zijn naar:

• UBO's bepalen van een bv (niet-beursgenoteerd), nv (niet-beursgenoteerd), Europese nv of Europese cv
• UBO's bepalen van een stichting
• UBO's bepalen van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij
• UBO's bepalen van een vereniging (volledig rechts bevoegd of beperkt rechtsbevoegd maar met onderneming), coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

Voor bepaalde organisaties is het verplicht om UBO's in te schrijven. Dit staat in de Handelsregisterwet, artikel 15a. Kijk hier of jouw organisatie UBO's moet inschrijven.

Je kunt nog steeds UBO-opgave doen. 

Over welke consequenties later indienen heeft, kunnen wij geen uitspraak doen. Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor de handhaving.

Dan moet je een nieuwe UBO-opgave doen en de vergeten UBO alsnog inschrijven.

UBO's wijzigen of uitschrijven doe je in de online UBO-opgave.

Een uittreksel uit het UBO-register bestel je online. Je hebt een toegangscode nodig.

• zoek het bedrijf op via zoeken
• zoek op KVK-nummer of naam
• selecteer het bedrijf of de organisatie
• kies voor KVK uittreksel UBO-register
• log in met je toegangscode en wachtwoord
• vul je e-mailadres in
• rond de bestelling af

Alle EU-landen hebben een eigen UBO-register omdat dit verplicht is vanuit Europese regelgeving: de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn EU) 2015/849). In Nederland is het UBO-register wettelijk geregeld in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit 2008. Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister.

Lees meer over het register en de rol van KVK.

KVK kan niet bepalen of vaststellen wie de UBO’s van je organisatie zijn. KVK moet daarom de identiteit van de tekenbevoegde vaststellen, en je moet zelf bepalen en invullen wie de UBO’s van je organisatie zijn. KVK is dus wettelijk verplicht om informatie te vragen die je mogelijk al bij het inschrijven van je organisatie in het Handelsregister hebt gegeven.

De wettelijke grondslag voor het controleren van de identiteit van de tekenbevoegde staat in artikel 5 lid 1 van het Handelsregisterbesluit. Het controleren van de identiteit van de UBO staat in artikel 15a lid 3 van de Handelsregisterwet.

Ja, KVK stuurt een bevestiging van de UBO-registratie aan de organisatie en aan de geregistreerde UBO(’s).

Nee, KVK heeft wettelijk gezien geen mogelijkheid om je uitstel te verlenen. Zelfs niet voor uitzonderlijke gevallen. Dat geldt ook voor Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst die verantwoordelijk is voor de handhaving. 

Heb je je UBO-gegevens wel ingediend maar nog geen bevestiging van registratie ontvangen? In dat geval kan je bank of andere Wwft-instelling volstaan met de vaststelling dat je je registratie hebt gedaan, maar dat deze nog niet verwerkt is. Dit geldt tot 1 januari 2023.
Je kunt dit onderbouwen met je bevestigingsmail van de UBO-registratie bij KVK. Ook moet je toelichten welke UBO-gegevens en onderliggende documentatie je bij je UBO-opgave hebt opgegeven. Zodra wij je UBO-opgave hebben verwerkt, sturen we je een e-mail en kun je je bank informeren.