VvE's, Verenigingen en stichtingen

Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid

Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid richt je op bij de notaris. Na de oprichting regelt de notaris meestal de inschrijving in het Handelsregister.

Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid

Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid richt je niet op bij de notaris. Je bent ook niet verplicht deze vereniging in te schrijven bij KVK. Wij raden je aan om de vereniging toch in te schrijven. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk. Door inschrijving in het Handelsregister beperken bestuursleden hun aansprakelijkheid. Na inschrijving zijn zij slechts hoofdelijk aansprakelijk als eventuele schuldeisers aantonen dat de vereniging niet aan haar verplichtingen voldoet.

Documenten voor inschrijving vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid

Wil je zelf de vereniging inschrijven in het Handelsregister? Verzamel voor een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid de volgende documenten en verstuur deze naar het KVK-postadres:

• formulier 5: inschrijving stichting of vereniging
• formulier 22: inschrijving functionaris voor een stichting of vereniging
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van iedere bestuurder
• een door het bestuur gewaarmerkt exemplaar van statuten op schrift als deze zijn gemaakt (dus iedere pagina geparafeerd met op de laatste pagina de handtekening van de bestuurder(s)
• heeft je vereniging een onderneming? Vul dan ook formulier 33 in om je UBO's in te schrijven.
  Op het formulier staat welke bijlagen je mee moet sturen.

Bevestiging en inschrijfkosten

Na registratie ontvang je van ons per post een schriftelijke bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de eenmalige inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.

Voor het inschrijven van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding. Je kunt bij je inschrijving ook meteen een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® kopen.

Je regelt de inschrijving via onze website:

• kies voor 'Wijzigen'
• zoek en selecteer de organisatie
• kies voor 'Functionaris(sen)'
• klik op 'Een nieuwe functionaris inschrijven'
• Vul de gegevens in en verstuur ze online of per post

Online indienen (verwerkingstijd 2 werkdagen)

Het formulier verzend je online via onze website. Voorwaarde: het gaat om een nieuwe bestuurder voor een vereniging, stichting of VvE zonder commerciële activiteiten/zonder onderneming.

De nieuwe bestuurder ondertekent het formulier in 2 stappen via DigiD:

• log in met Digid of DigiD app
• maak 1 cent over via iDEAL

Daarna ontvangt de persoon die de opgave doet (de aangever) een e-mail met het online getekende formulier. Deze persoon ondertekent het formulier ook via DigiD en dient het formulier vervolgens in.

Klopt het adres nog?

Is het adres van de organisatie ook het adres van een vertrekkende bestuurder? Geef dan ook een adreswijziging door. Controleer meteen of de andere contactgegevens nog actueel zijn.

Wie mag tekenen?

Alleen een nog ingeschreven bestuurder mag tekenen voor de toetreding (inschrijving) van een nieuwe bestuurder. Tekent de vertrekkende bestuurder ook voor de inschrijving van de nieuwe bestuurder? Verstuur dan de inschrijving van de nieuwe bestuurder en de uitschrijving van de vertrekkende bestuurder tegelijk.

Persoonlijke legitimatieplicht

Heeft de vereniging of stichting wel commerciële activiteiten/een onderneming? Dan legitimeert iedere nieuwe bestuurder zich persoonlijk op een KVK-kantoor met een geldig legitimatiebewijs. De inschrijving van een nieuwe bestuurder van een vereniging of stichting met een onderneming geef je door met een formulier dat je via onze website invult en daarna print. Een bestuurder die op dit moment in het Handelsregister ingeschreven staat ondertekent het formulier. Van deze persoon neem je een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee. Voor een bezoek aan KVK maak je online een afspraak door in te loggen met DigiD. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.

Controleer of de wijziging gevolgen heeft voor de UBO-registratie

Via de online UBO-opgave bepaal je of de nieuwe bestuurder ook een UBO wordt van je organisatie en kun je meteen de nieuwe UBO inschrijven of een wijziging doorgeven.​​​​​​​

Let op! De UBO-registratie is niet van toepassing op VvE's en informele verenigingen zonder onderneming.

Gevolgen (financiële) instellingen​​​​​​​

​​​​Het wijzigen van bestuursleden kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van je organisatie. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen bij het wijzigen van functionarissen.

Geef een extra vestiging (nevenvestiging) door via onze website. Kies voor de optie wijzigen en vul de naam van vereniging/stichting of het KVK-nummer in. Doorloop de stappen en verstuur de gegevens digitaal.

Aanvullende bewijsstukken

Is het bezoekadres niet gelijk aan het privéadres van een geregistreerde functionaris? Lever dan 1 van de volgende documenten aan als bewijs dat je dit adres mag gebruiken als bezoekadres voor de vestiging van de vereniging of stichting:

• een kopie van het door beide partijen getekende huur-, kop- of pachtcontract, of
• een bewijs uit het Kadaster, of
• een toestemmingsverklaring

Inschrijven of niet?

Twijfel je of je de vestiging moet inschrijven? Bekijk dan het schema inschrijving vestigingen voor stichtingen en verenigingen.

Een vereniging schrijf je uit met formulier 17A. Je verstuurt dit formulier per post. Om de vereniging te ontbinden neemt de algemene ledenvergadering eerst een ontbindingsbesluit. Voordat je besluit de vereniging te ontbinden:

• bekijk je eerst de statuten van de vereniging (indien aanwezig, informele verenigingen hebben over het algemeen geen statuten)
• lees je de toelichting bij het formulier 17A
• lees je handige tips in het stappenplan stoppen met een vereniging
• vraag je bij twijfel advies of hulp aan je accountant of boekhouder

Vereniging ontbinden, nooit met terugwerkende kracht

De ontbinding van een vereniging treedt in op het moment dat je dit besluit neemt, of op een toekomstig tijdstip. In ieder geval nooit op een moment voordat je officieel dit besluit neemt (dus niet in het verleden).

Hoe geef je een ontbinding door aan KVK?

Besluit je tot ontbinding over te gaan? Dan zijn er 2 situaties mogelijk:

1. de vereniging is ontbonden, maar er zijn nog baten

2. de vereniging is ontbonden en er zijn geen baten meer

1. Er zijn nog baten

In dit geval blijft de vereniging nog bestaan voor de vereffening van het vermogen. Je vult het formulier als volgt in:

• bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
• bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn wel baten'
• bij vraag 3.2 en volgende vul je de gegevens in van degene die de vereffening van het vermogen uitvoert (vereffenaar)
• bij vraag 6 geef je aan of de vereniging een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt

2. Er zijn geen baten meer

In dit geval houdt de vereniging op te bestaan omdat er geen baten meer zijn. Je vult het formulier als volgt in:

• bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
• bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn geen baten'
• bij vraag 4.1 vul je de gegevens in van degene die de boekhouding en andere officiële documenten van de vereniging bewaart
• bij vraag 6 geef je aan of de vereniging een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt

Formulier opsturen

Stuur het formulier ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres met de volgende bijlagen:

• (een kopie van) de door minimaal 2 bestuurders ondertekende notulen van de algemene ledenvergadering waarin het besluit tot ontbinding is vastgelegd
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar (de bestuurder, de vereffenaar, de notaris of een gevolmachtigde met een toereikende volmacht)

Meer informatie (alleen bij een vereniging met een onderneming)

Is er sprake van vereffening van het vermogen (situatie 1) en is de vereffenaar nog niet bekend in het Handelsregisterdossier? Dan is opsturen van het formulier niet voldoende. De vereffenaar moet zich persoonlijk aan de balie van KVK legitimeren. In de toelichting op het formulier kun je lezen welke documenten de vereffenaar moet meenemen.

 Gevolgen (financiële) instellingen 

Let op: het opheffen en uitschrijven van de vereniging kan gevolgen hebben voor onder andere je bankrekening, financiering, verzekeringen, pensioenfonds en gemeentevergunningen.
Je kunt dan bijvoorbeeld niet meer bij je zakelijke bankrekening. Kijk daarom eerst op de website van deze instanties wat de gevolgen zijn van de stappen die je neemt, voordat je de vereniging bij ons uitschrijft.

Omdat een rechtspersoon zonder bestuur niet functioneert, moet je een nieuwe bestuurder inschrijven. Kies voor 'Wijzigen', vul in voor welke vereniging je dit wilt regelen en doorloop de stappen. Alleen een rechtsgeldig benoemde bestuurder (overeenkomstig de statuten) of een Nederlandse notaris mag deze opgave doen.

Nieuwe bestuurder regelt zelf de inschrijving

Regelt de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving als nieuwe bestuurder? Dan moet hij/zij bij de opgave het bewijs van de rechtsgeldige benoeming door de ledenvergadering meesturen.

Regels voor de benoeming van het bestuur

Belangrijk is dat er een goede ledenadministratie is en dat de oproep voor de ledenvergadering en de benoeming volgens de regels gebeurt. Deze regels vind je in de statuten van de vereniging. Is er sprake van een informele vereniging en zijn er geen statuten? Dan staan de regels meestal in het huishoudelijk reglement. 

Inschrijving bij KVK

Gebruik voor de inschrijving het inschrijfformulier op onze website en verzamel:

• de notulen van de vergadering waaruit de benoeming blijkt
• een getekende presentielijst van de ledenvergadering
• schriftelijk bewijs van een correcte ledenadministratie én het overeenkomstig de statuten bijeenroepen en beslissen van de ledenvergadering
• een kopie van een legitimatiebewijs van iedere nieuwe bestuurder en ondertekenaar van het inschrijfformulier

Stuur de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren en documenten naar het KVK-postadres.

LET OP: Heeft de vereniging een onderneming? Dan geldt er voor de nieuwe bestuurder(s) een persoonlijke legitimatieplicht. Hiervoor maak je online een afspraak op een KVK-kantoor door in te loggen met DigiD.

Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens

Is het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de vereniging ook gewijzigd? Kies dan opnieuw voor 'Wijzigen' om deze gegevens aan te passen. Stuur vervolgens de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren samen met bovenstaande documenten naar het KVK-postadres.

UBO-register

Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid met een onderneming zijn verplicht UBO's in te schrijven in het UBO-register. Via de online UBO-opgave stel je vast wie de UBO’s zijn van de vereniging.

Een stichting richt je op bij notariële akte. De notaris regelt na de oprichting de inschrijving in het Handelsregister en het UBO-register.

Zelf de stichting inschrijven

Wil je zelf de stichting inschrijven in het Handelsregister? Verzamel de volgende documenten en verstuur deze naar het KVK-postadres:

• een gewaarmerkt afschrift  notariële akte van oprichting
• formulier 5: inschrijving stichting of vereniging
• formulier 22: inschrijving functionaris voor een stichting of vereniging
• formulier 31: inschrijving UBO voor stichting
  Op het formulier staat welke bijlagen je moet meesturen.
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van iedere bestuurder

Bevestiging en inschrijfkosten

Na registratie ontvang je van ons per post een schriftelijke bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.

Voor het inschrijven van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding. Je kunt bij je inschrijving ook meteen een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® kopen.

Je regelt de inschrijving via onze website:

• kies voor 'Wijzigen'
• zoek en selecteer de organisatie
• kies voor 'Functionaris(sen)'
• klik op 'Een nieuwe functionaris inschrijven'
• Vul de gegevens in en verstuur ze online of per post

Online indienen (verwerkingstijd 2 werkdagen)

Het formulier verzend je online via onze website. Voorwaarde: het gaat om een nieuwe bestuurder voor een vereniging, stichting of VvE zonder commerciële activiteiten/zonder onderneming.

De nieuwe bestuurder ondertekent het formulier in 2 stappen via DigiD:

• log in met Digid of DigiD app
• maak 1 cent over via iDEAL

Daarna ontvangt de persoon die de opgave doet (de aangever) een e-mail met het online getekende formulier. Deze persoon ondertekent het formulier ook via DigiD en dient het formulier vervolgens in.

Klopt het adres nog?

Is het adres van de organisatie ook het adres van een vertrekkende bestuurder? Geef dan ook een adreswijziging door. Controleer meteen of de andere contactgegevens nog actueel zijn.

Wie mag tekenen?

Alleen een nog ingeschreven bestuurder mag tekenen voor de toetreding (inschrijving) van een nieuwe bestuurder. Tekent de vertrekkende bestuurder ook voor de inschrijving van de nieuwe bestuurder? Verstuur dan de inschrijving van de nieuwe bestuurder en de uitschrijving van de vertrekkende bestuurder tegelijk.

Persoonlijke legitimatieplicht

Heeft de vereniging of stichting wel commerciële activiteiten/een onderneming? Dan legitimeert iedere nieuwe bestuurder zich persoonlijk op een KVK-kantoor met een geldig legitimatiebewijs. De inschrijving van een nieuwe bestuurder van een vereniging of stichting met een onderneming geef je door met een formulier dat je via onze website invult en daarna print. Een bestuurder die op dit moment in het Handelsregister ingeschreven staat ondertekent het formulier. Van deze persoon neem je een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee. Voor een bezoek aan KVK maak je online een afspraak door in te loggen met DigiD. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.

Controleer of de wijziging gevolgen heeft voor de UBO-registratie

Via de online UBO-opgave bepaal je of de nieuwe bestuurder ook een UBO wordt van je organisatie en kun je meteen de nieuwe UBO inschrijven of een wijziging doorgeven.​​​​​​​

Let op! De UBO-registratie is niet van toepassing op VvE's en informele verenigingen zonder onderneming.

Gevolgen (financiële) instellingen​​​​​​​

​​​​Het wijzigen van bestuursleden kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van je organisatie. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen bij het wijzigen van functionarissen.

Geef een extra vestiging (nevenvestiging) door via onze website. Kies voor de optie wijzigen en vul de naam van vereniging/stichting of het KVK-nummer in. Doorloop de stappen en verstuur de gegevens digitaal.

Aanvullende bewijsstukken

Is het bezoekadres niet gelijk aan het privéadres van een geregistreerde functionaris? Lever dan 1 van de volgende documenten aan als bewijs dat je dit adres mag gebruiken als bezoekadres voor de vestiging van de vereniging of stichting:

• een kopie van het door beide partijen getekende huur-, kop- of pachtcontract, of
• een bewijs uit het Kadaster, of
• een toestemmingsverklaring

Inschrijven of niet?

Twijfel je of je de vestiging moet inschrijven? Bekijk dan het schema inschrijving vestigingen voor stichtingen en verenigingen.

Een stichting schrijf je uit met formulier 17A. Je verstuurt dit formulier per post. Om de stichting te ontbinden neemt het bestuur eerst een ontbindingsbesluit. Voordat je besluit de stichting te ontbinden:

• bekijk je eerst de statuten van de stichting
• lees je de toelichting bij formulier 17A
• lees je handige tips in het stappenplan stoppen met een stichting
• vraag je bij twijfel advies of hulp aan je accountant of boekhouder

Stichting ontbinden, nooit met terugwerkende kracht

De ontbinding van een stichting treedt in op het moment dat je dit besluit neemt, of op een toekomstig tijdstip. In ieder geval nooit op een moment voordat je officieel dit besluit neemt (dus niet in het verleden).

Hoe geef je een ontbinding door aan KVK?

Besluit je tot ontbinding over te gaan, dan zijn er 2 situaties mogelijk:

1. de stichting is ontbonden, maar er zijn nog baten

2. de stichting is ontbonden en er zijn geen baten meer

1. Er zijn nog baten

In dit geval blijft de stichting nog bestaan voor de vereffening van het vermogen. Je vult het formulier als volgt in:

• bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
• bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn wel baten'
• bij vraag 3.2 en volgende vul je de gegevens in van degene die de vereffening van het vermogen uitvoert (vereffenaar)
• bij vraag 6 geef je aan of de stichting een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt

2. Er zijn geen baten meer

In dit geval houdt de stichting op te bestaan omdat er geen baten meer zijn. Je vult het formulier als volgt in:

• bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
• bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn geen baten'
• bij vraag 4.1 vul je de gegevens in van degene die de boekhouding en andere officiële documenten van de stichting bewaart
• bij vraag 6 geef je aan of de stichting een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt

Formulier opsturen

Stuur het formulier ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres met de volgende bijlagen:

• (een kopie van) de door minimaal 2 bestuurders ondertekende notulen van de bestuursvergadering waarin het besluit tot ontbinding is vastgelegd
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar (de bestuurder, de vereffenaar, de notaris of een gevolmachtigde met een toereikende volmacht)

Meer informatie (alleen bij een stichting met een onderneming)

Is er sprake van vereffening van het vermogen (situatie 1) en is de vereffenaar nog niet bekend in het Handelsregisterdossier? Dan is opsturen van het formulier niet voldoende. De vereffenaar moet zich persoonlijk aan de balie van een KVK-kantoor legitimeren. In de toelichting op het formulier lees je welke documenten de vereffenaar moet meenemen.

 Gevolgen (financiële) instellingen 

Let op: het opheffen en uitschrijven van de stichting kan gevolgen hebben voor onder andere je bankrekening, financiering, verzekeringen, pensioenfonds en gemeentevergunningen.
Je kunt dan bijvoorbeeld niet meer bij je zakelijke bankrekening. Kijk daarom eerst op de website van deze instanties wat de gevolgen zijn van de stappen die je neemt, voordat je de stichting bij ons uitschrijft.

Omdat een rechtspersoon zonder bestuur niet functioneert, moet je een nieuwe bestuurder inschrijven. Kies voor 'Wijzigen', vul in voor welke stichting je dit wilt regelen en doorloop de stappen. Alleen een rechtsgeldig benoemde bestuurder (overeenkomstig de statuten) of een Nederlandse notaris mag deze opgave doen.

Nieuwe bestuurder regelt zelf de inschrijving

Regelt de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving als nieuwe bestuurder? Voeg dan bij de opgave een kopie van de door het oude bestuur ondertekende notulen van de vergadering. Hieruit moet blijken dat het oude bestuur de benoeming van de nieuwe bestuurder rechtsgeldig heeft gedaan en dat de vergadering rechtsgeldig (volgens de statuten) bijeen is geroepen. 

LET OP: Heeft de stichting een onderneming? Dan moet(en) de nieuwe bestuurder(s) zich persoonlijk aan de balie van een KVK-kantoor legitimeren. Maak hiervoor een afspraak.

Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens

Is het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de stichting ook gewijzigd? Kies dan opnieuw voor 'Wijzigen' om deze gegevens aan te passen. Stuur vervolgens de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren samen met bovenstaande documenten naar het KVK-postadres.

UBO-register

Een stichting is verplicht UBO's in te schrijven in het UBO-register. Via de online UBO-opgave stel je vast wie de UBO’s zijn van de stichting.

Geen (oud) bestuurders meer?

Als de laatste bestuurder uittreedt, blijkt uit de statuten wat er met de stichting gaat gebeuren: ontbinding, of benoeming nieuw bestuur.
Zijn er geen (oud) bestuurders meer? En zijn er geen commissarissen of leden van een raad van toezicht die volgens de statuten een bestuurder kunnen benoemen? Kijk dan of in de statuten vermeld staat wat je kunt doen. Staat er niets? Dan kan de rechtbank bestuurders benoemen. Dit gebeurt op verzoek van een belanghebbende (bijvoorbeeld een vrijwilliger die bij die stichting werkt) óf op verzoek van het openbaar ministerie. ​​​​​​​

Sinds 1 juli 2008 zijn VvE's verplicht zich in het Handelsregister in te schrijven. Een nieuw opgerichte VvE schrijft de notaris voor je in.

VvE inschrijven bij KVK

Wil je zelf een VvE inschrijven? erzamel dan de volgende documenten:

• het inschrijfformulier voor VvE's (formulier 5)
• het inschrijfformulier voor de functionarissen van de VvE (formulier  22)
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s) van de VvE
• een door de bestuurder(s) gewaarmerkte* kopie van de splitsingsakte als de VvE is opgericht vóór 1 juli 2008
• een origineel notarieel afschrift van de splitsingsakte als de VvE is opgericht ná 1 juli 2008 
• een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
• een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren

* gewaarmerkt: op iedere pagina staat een paraaf van de bestuurder(s) en op de laatste pagina de handtekening(en).

Heb je de splitsingsakte niet? Bestel dan tegen betaling een kopie bij het Kadaster.

Inschrijfformulieren en documenten aanleveren

Stuur de formulieren en documenten naar het KVK-postadres. 

Bevestiging en inschrijfkosten

Na registratie ontvang je per post een schriftelijke bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.

Zolang de splitsing van het pand niet is opgeheven en de VvE dus nog bestaat, moet je deze inschrijven in het Handelsregister. Het ontbinden van een VvE is alleen mogelijk na opheffing van de splitsing door middel van een notariële akte.

VvE inschrijven bij KVK

Wil je een VvE inschrijven die voor 1 juli 2008 is opgericht? Dan heb je de volgende documenten nodig:

• formulier 5: formulier waarmee je een VvE inschrijft
• formulier  22: formulier waarmee je de functionarissen voor een VvE inschrijft
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s) van de VvE
• een door een bestuurder gewaarmerkte kopie van de splitsingsakte. Gewaarmerkt wil zeggen: iedere pagina paraferen en op de laatste pagina de handtekening van de bestuurder(s) plaatsen
• een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
• een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren

Heb je de splitsingsakte niet? Bestel dan tegen betaling een kopie bij het Kadaster.

Inschrijfformulieren en documenten aanleveren

Stuur de formulieren en documenten naar het KVK-postadres. 

Bevestiging en inschrijfkosten

Na registratie ontvang je per post een bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.

Ja, een Vereniging van Eigenaars (VvE) moet je inschrijven. Ook als de appartementsrechten in het bezit zijn van 1 eigenaar. Normaal gesproken ontstaat een vereniging als er meer dan 1 lid is. In het geval van een VvE zijn er meerdere appartementsrechten en dus ontstaat de vereniging. Het is niet relevant of de verschillende appartementsrechten eigendom zijn van 1 of van meerdere eigenaren.

Voor het inschrijven van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding. Je kunt bij je inschrijving ook meteen een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® kopen.

Je regelt de inschrijving via onze website:

• kies voor 'Wijzigen'
• zoek en selecteer de organisatie
• kies voor 'Functionaris(sen)'
• klik op 'Een nieuwe functionaris inschrijven'
• Vul de gegevens in en verstuur ze online of per post

Online indienen (verwerkingstijd 2 werkdagen)

Het formulier verzend je online via onze website. Voorwaarde: het gaat om een nieuwe bestuurder voor een vereniging, stichting of VvE zonder commerciële activiteiten/zonder onderneming.

De nieuwe bestuurder ondertekent het formulier in 2 stappen via DigiD:

• log in met Digid of DigiD app
• maak 1 cent over via iDEAL

Daarna ontvangt de persoon die de opgave doet (de aangever) een e-mail met het online getekende formulier. Deze persoon ondertekent het formulier ook via DigiD en dient het formulier vervolgens in.

Klopt het adres nog?

Is het adres van de organisatie ook het adres van een vertrekkende bestuurder? Geef dan ook een adreswijziging door. Controleer meteen of de andere contactgegevens nog actueel zijn.

Wie mag tekenen?

Alleen een nog ingeschreven bestuurder mag tekenen voor de toetreding (inschrijving) van een nieuwe bestuurder. Tekent de vertrekkende bestuurder ook voor de inschrijving van de nieuwe bestuurder? Verstuur dan de inschrijving van de nieuwe bestuurder en de uitschrijving van de vertrekkende bestuurder tegelijk.

Persoonlijke legitimatieplicht

Heeft de vereniging of stichting wel commerciële activiteiten/een onderneming? Dan legitimeert iedere nieuwe bestuurder zich persoonlijk op een KVK-kantoor met een geldig legitimatiebewijs. De inschrijving van een nieuwe bestuurder van een vereniging of stichting met een onderneming geef je door met een formulier dat je via onze website invult en daarna print. Een bestuurder die op dit moment in het Handelsregister ingeschreven staat ondertekent het formulier. Van deze persoon neem je een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee. Voor een bezoek aan KVK maak je online een afspraak door in te loggen met DigiD. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.

Controleer of de wijziging gevolgen heeft voor de UBO-registratie

Via de online UBO-opgave bepaal je of de nieuwe bestuurder ook een UBO wordt van je organisatie en kun je meteen de nieuwe UBO inschrijven of een wijziging doorgeven.​​​​​​​

Let op! De UBO-registratie is niet van toepassing op VvE's en informele verenigingen zonder onderneming.

Gevolgen (financiële) instellingen​​​​​​​

​​​​Het wijzigen van bestuursleden kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van je organisatie. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen bij het wijzigen van functionarissen.

Het bestuur van een VvE bestaat uit één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat het er 2 of meer zijn. Ook in een vergadering van appartementseigenaren kunnen eigenaren besluiten dat er een ander aantal bestuurders is dan dat er in de splitsingsakte staat.

Tot 1992 werd in de wet de term 'administrateur' gebruikt, nu is dat 'bestuurder'. Toch kan een VvE, naast de bestuurder, nog steeds een administrateur benoemen als gevolmachtigde. Een administrateur is dan bijvoorbeeld een organisatie die beroepsmatig de VvE beheert.

Ontbreekt het bestuur in de VvE, beleg dan eerst een vergadering met de eigenaren. In deze vergadering benoem je het bestuur. Het bestuur bestaat uit de eigenaren en/of een externe partij.

Regels voor de benoeming van het bestuur

Voor de benoeming gelden bepaalde regels. Deze regels vind je in de splitsingsakte van de VvE of in het modelreglement waar de splitsingsakte mogelijk naar verwijst.

Inschrijving bij KVK

Als de nieuwe bestuurder zelf de inschrijving doet, hebben wij de volgende documenten nodig:

• het inschrijfformulier voor een nieuwe functionaris. Kies voor 'Wijzigen', zoek de VvE op en kies dan voor functionaris inschrijven
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de nieuwe bestuurder(s)
• een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
• een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren

Stuur dan de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren en documenten naar het KVK-postadres.

Wijziging bezoekadres, postadres of contactgegevens

Is het bezoekadres, postadres, telefoonnummer of e-mailadres van de VvE ook gewijzigd? Kies dan opnieuw voor 'Wijzigen' om deze gegevens aan te passen. Stuur vervolgens de ingevulde, uitgeprinte en ondertekende formulieren samen met bovenstaande documenten naar het KVK-postadres.

Zijn er nog wel bestuursleden, maar zijn deze niet meer bereikbaar?

Beleg ook dan een vergadering. In de statuten staat hoe je een bestuurslid kan ontslaan. Je kunt daarna een nieuw bestuur benoemen.

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) ontbind je met een notariële akte van opheffing van de splitsing. De VvE schrijf je uit met formulier 17A. Je verstuurt dit formulier en een door de notaris origineel gewaarmerkt afschrift van de akte per post.

Hoe geef je een ontbinding door aan KVK?

Besluit je tot ontbinding over te gaan? Dan zijn er twee situaties mogelijk:

1. De VvE is ontbonden, maar er zijn nog baten.
2. De VvE is ontbonden en er zijn geen baten meer.

1. Er zijn nog baten

In dit geval blijft de VvE nog bestaan voor de vereffening van het vermogen. Je vult het formulier als volgt in:

• bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
• bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn wel baten'
• bij vraag 3.2 en volgende vul je de gegevens in van degene die de vereffening van het vermogen uitvoert (vereffenaar)
• bij vraag 6.1 vul je 'nee' in

2. Er zijn geen baten meer

In dit geval houdt de VvE op te bestaan omdat er geen baten meer zijn. Je vult het formulier als volgt in:

• bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
• bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn geen baten'
• bij vraag 4.1 vul je de gegevens in van degene die de boekhouding en andere officiële documenten van de VvE bewaart
• bij vraag 6.1 vul je 'nee' in

Formulier opsturen

Stuur het formulier ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres met de volgende bijlagen:

• een door de notaris origineel gewaarmerkt afschrift van de akte waaruit de opheffing van de splitsing blijkt
• een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar (de bestuurder, de vereffenaar, de notaris of een gevolmachtigde met een toereikende volmacht)

Je geeft alleen op welke van de modelreglementen je gebruikt. Heeft de VvE een aanvulling of wijziging op dit reglement of gebruikt de VvE een ander reglement dan een van de modelreglementen? Lever dan de volledige versie aan.

Je vindt de modelreglementen op www.notaris.nl.

Is de Vereniging van Eigenaars (VvE) opgericht met een modelreglement? Dan vink je op formulier 5 een van de modelreglementen aan. De modelreglementen vind je op www.notaris.nl. Hanteert de VvE een van de modelreglementen met daarop een uitbreiding of aanvulling? Stuur dan een (getekende) kopie van deze uitbreiding of aanvulling mee.

Is de VvE opgericht met een ander reglement en heb je dit niet? Vraag dit reglement dan op bij de notaris die de splitsingsakte heeft gemaakt.

Bestaat het notariskantoor niet meer waar destijds de splitsingsakte is opgemaakt? Raadpleeg dan het Opvolgersarchief op Notaris.nl. Je kunt zoeken op achternaam, plaatsnaam en aktedatum.​​​​​​​

Appartementsgebouwen die voor 1 december 1972 zijn ontstaan, waren volgens de wet niet verplicht om een VvE op te richten. Is er toen of daarna geen vereniging opgericht? Dan staan de rechten en plichten van de gezamenlijke eigenaren in de splitsingsakte. Heb je een splitsingsakte van voor 1 december 1972 én wordt in deze akte en in eventuele aanvullingen daarop geen VvE vermeld? Dan ben je niet verplicht om een vereniging in te schrijven.

Vereniging inschrijven bij KVK

Er kan wel sprake zijn van een zogenaamde vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. Deze kun je op vrijwillige basis inschrijven in het Handelsregister. De volgende documenten zijn dan nodig:

• formulier 5: waarmee je een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid inschrijft
• formulier 22: waarmee je de functionarissen voor een vereniging inschrijft
• kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s) van de vereniging
• een door een bestuurder gewaarmerkte kopie van de splitsingsakte. Gewaarmerkt wil zeggen: op iedere pagina staat een paraaf van de bestuurder(s) en op de laatste pagina de handtekening(en)
• een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
• een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren

Heb je de splitsingsakte niet? Bestel dan tegen betaling een kopie bij het Kadaster.

Inschrijfformulieren en documenten aanleveren

Stuur de formulieren en documenten naar het KVK-postadres.

Bevestiging en inschrijfkosten

Na registratie sturen wij per post een bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.

Als er sprake is van een vereniging zonder onderneming, dan is de VvE niet verplicht om het KVK-nummer te vermelden op correspondentie. De meeste VvE's hebben geen onderneming.

Heeft een VvE wel een onderneming? Dan is vermelding van het KVK-nummer op correspondentie verplicht.

Een adreswijziging geef je door via 'wijzigen'. Vul je bedrijfsnaam of KVK-nummer in. Kies dan voor ‘vestigingsgegevens wijzigen’ en doorloop de stappen. Verstuur de gegevens digitaal.

Aanvullende bewijsstukken

Is het bezoekadres niet gelijk aan jouw privéadres? Lever dan 1 van de volgende documenten aan als bewijs dat je dit adres mag gebruiken als bezoekadres voor je onderneming:

• een kopie van het door 2 partijen getekende huur-, koop- of pachtcontract, of
• een bewijs uit het Kadaster, of
• een toestemmingsverklaring

Privéadres

Wijzigt je privéadres ook? Geef dit eerst door bij de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente.

Hoe snel KVK je wijziging verwerkt, hangt af van hoe je je wijziging aan ons doorgeeft. 

• Geef je de wijziging per post door? Dan verwerken we die na ontvangst binnen 10 werkdagen.
• Geef je de wijziging online door? Dan verwerken we die binnen 2 werkdagen.

We nemen contact met je op als de wijziging niet juist of onvolledig is. 

Na verwerking van je wijziging in het Handelsregister krijg je een officiële bevestiging per brief (AWB-brief),  of digitaal via je Berichtenbox voor bedrijven. Dien je de wijziging online in? Dan ontvang je ook een bevestiging via e-mail. 

Tussen het moment van ontvangst van je wijziging en de verwerking ervan kunnen we geen informatie geven over de status van de verwerking. 

Geef je een wijziging door voor een datum in de toekomst? Dan zie je de wijziging pas op die datum in het Handelsregister. Het Handelsregister geeft namelijk altijd de actuele situatie weer.

Als je privéadres verandert, geef je dat door aan de gemeente. KVK krijgt van de gemeente alleen de adreswijzigingen door van privéadressen in Nederland. Is het adres van je bedrijf hetzelfde als je privéadres? Dan wijzigen wij het bezoekadres van je onderneming ambtshalve. Je ontvangt hiervan een schriftelijke bevestiging.

Er zijn ook situaties waarin we het bezoekadres niet zelf wijzigen, omdat we niet zeker weten of je bedrijf 'meeverhuist'. Is het bezoekadres gewijzigd en neemt KVK geen contact met je op? Geef de adreswijziging dan alsnog aan ons door. Voor eenmanszaken kan dat via Mijn eenmanszaak en voor andere rechtsvormen geef je dit online aan ons door via Wijzigen.

Geef de wijziging van het bezoekadres pas aan ons door, nadat je de wijziging van je privéadres aan de gemeente hebt doorgegeven. Dit voorkomt dat wij om aanvullend bewijs vragen.

Wijziging van een privéadres in het buitenland geef je door via een wijzigingsformulier. Sta je ingeschreven in de RNI (Registratie Niet-Ingezetenen)? Geef de wijziging van je privéadres dan ook door aan één van de 19 RNI-loketten.

Het doorgeven van een wijziging is gratis. Is er sprake van een inschrijving van een nieuwe onderneming, voortzetting, overname, splitsing of fusie waarbij een nieuwe inschrijving in het Handelsregister ontstaat met een nieuw KVK-nummer? Dan betaal je een inschrijfvergoeding.

Nieuw uittreksel

Je kunt na verwerking van de wijziging(en) direct een Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.