Importeer slimmer en goedkoper met deze 7 tips

Importeren kost tijd en geld. Zo moet je jezelf verdiepen in handelsverdragen, btw-regels en douaneregelingen. En soms betaal je invoerrechten en afhandelingskosten voor je importzending aan de grens. Je kunt op verschillende manieren slimmer en goedkoper importeren.

Maak gebruik van handelsverdragen of pas bijzondere douaneregelingen toe. Importeer producten van binnen of buiten de EU en stel het betalen van btw uit. Of beperk je voorraad met dropshippen. Met de zeven tips in dit artikel kun je hierin slimme keuzes maken, zodat je tijd en geld bespaart.

1. Maak gebruik van handelsverdragen

Je betaalt meestal minder of geen invoerrechten wanneer je producten importeert uit landen waarmee de EU een handelsverdrag heeft. Voorwaarde is dat deze producten van preferentiële oorsprong zijn uit het verdragsland. Van preferentiële oorsprong betekent dat de producten gemaakt zijn in het verdragsland volgens bepaalde oorsprongsregels. Welke regels per product en land gelden vind je in de Acces2Markets-database van de Europese Commissie. Gebruik de tool voor zelfbeoordeling van de oorsprongsregels Rules of Origin Self-Assessment (ROSA).

Met preferentiële oorsprongsdocumenten uit het verdragsland toon je de preferentiële oorsprong aan van je producten. Met deze documenten kom je in aanmerking voor verlaagd invoerrecht. Voorbeelden van deze oorsprongsdocumenten zijn een factuurverklaring of EUR.1 certificaat.

Voorbeeld

Als je skipakken importeert uit de Verenigde Staten (VS) betaal je 12% invoerrechten. Als je skipakken uit Vietnam (VN) importeert van Vietnamese preferentiële oorsprong is het invoerrecht 0%. De tarieven van invoerrechten verschillen per product. Dit hangt af van de HS-code, ook goederencode genoemd.

2. Verdiep je in douaneregelingen

Er zijn verschillende douaneregelingen, ‘bijzondere regelingen’, als je producten importeert uit landen buiten de EU. Met deze regelingen betaal je minder of geen invoerrechten.

Actieve veredeling

Met de regeling actieve veredeling voer je grondstoffen tijdelijk in vanuit een niet-EU-land. Je bewerkt deze grondstoffen tot eindproduct of halffabricaat. Daarna exporteer je het bewerkte product weer naar een land buiten de EU. Je betaalt dan over de ingevoerde grondstoffen geen invoerrechten en andere invoerbelastingen, zoals btw bij invoer. De regeling kun je ook gebruiken voor het repareren of herstellen van goederen uit niet-EU-landen.

Voorbeeld

Je bent producent van kaarsen. Een leverancier van paraffinekorrels in Saoedi-Arabië laat onder private label kaarsen door je produceren. Diegene levert hiervoor zelf de paraffine als grondstof. Met de Vergunning actieve veredeling voer je deze paraffine zonder invoerrechten en invoer-btw in. Na productie exporteer je de kaarsen als eindproduct naar Saoedi-Arabië.

Passieve veredeling

Het tegenovergestelde van actieve verdeling is de regeling passieve veredeling. Hierbij voer je tijdelijk producten uit naar een land buiten de EU. Vervolgens vindt in het andere land veredeling plaats, zoals het bewerken of herstellen van de producten. Na terugkomst in de EU voer je de veredelde producten opnieuw in, zonder dat je volledige invoerrechten betaalt. Je betaalt alleen invoerrechten over de toegevoegde waarde van de veredeling in het buitenland.

Voorbeeld

Je voert vanuit de EU tijdelijk stoffen uit naar een Chinese kledingfabriek. De fabriek verwerkt deze stoffen in kledingstukken. Vervolgens voer je de kledingstukken opnieuw in de EU in. Je betaalt geen invoerrechten over de waarde van de stoffen die je eerder tijdelijk hebt uitgevoerd.

Douane-entrepot

Soms importeer je producten van buiten de EU die je levert aan klanten buiten de EU. Dan kan opslaan in een douane-entrepot interessant voor je zijn. Je voert de goederen dan niet in en je betaalt geen invoerrechten en andere invoerbelastingen zoals invoer-btw. Er zijn publieke en particuliere douane-entrepots.

Voorbeeld

Je bent leverancier van watersportartikelen. Je laat deze artikelen onder je eigen merknaam produceren in China en verkoopt ze wereldwijd. Een flink deel van de omzet behaal je door export naar landen buiten de EU. Doordat je deze watersportartikelen opslaat in een douane-entrepot betaal je geen invoerrechten en invoer-btw. Dit scheelt in het doorberekenen van invoerrechten in je verkoopprijs en dat is gunstig voor je klant. Want je voorkomt het dubbel betalen van invoerrechten. Een keer voor het invoeren in de EU en nog een keer bij invoer in diens eigen land. Veel vervoerders hebben een douane-entrepot, maar het kan ook een ruimte in je eigen onderneming zijn.

Er zijn meer bijzondere regelingen voor goederen. Voor douaneregelingen vraag je een vergunning aan bij de Nederlandse Douane.

3. Profiteer van zakendoen binnen de EU

Leveranciers vind je over de hele wereld. Kijk goed naar alle voordelen die deze leveranciers bieden. Spreid je risico’s en ben minder afhankelijk van één leverancier. Denk ook na over je importland. Kies je voor import uit een lidstaat van de EU? Of doe je liever zaken met leveranciers buiten de EU? Importeren uit een EU-land heeft verschillende voordelen.

• Importeer je uit een lidstaat van de EU, dan betaal je geen invoerrechten. Importeer je uit landen buiten de EU? Dan betaal je meestal wel invoerrechten. Ook moet je een invoeraangifte doen bij de douane.
• Wil je merkproducten importeren buiten de officiële distributiekanalen om? Dit heet parallelimport. Parallelimport mag als je merkproducten importeert uit een EU-land. Wil je merkproducten importeren uit landen buiten de EU? Zonder toestemming van de merkhouder is dit verboden. Let op: je mag nooit namaakartikelen importeren en verhandelen.
• Binnen de EU kennen we richtlijnen, bijvoorbeeld voor productveiligheid. Alle landen binnen de EU volgen deze richtlijnen. Wanneer je een product importeert vanuit een ander EU-land, dan voldoet het product meestal aan de Europese producteisen. Landen buiten de EU stellen vaak andere eisen aan producten. In dat geval moet je er als importeur voor zorgen dat deze producten voldoen aan de Europese eisen.

4. Betaal geen btw bij invoer

Importeer je regelmatig producten uit landen buiten de EU? Met een vergunning artikel 23 van de Belastingdienst stel je het betalen van invoer-btw uit naar een later moment. Je verlegt de btw dan naar je btw-aangifte, waar je deze gelijk weer als voorbelasting aftrekt. Zo financier je de btw niet voor en dit is gunstig voor je liquiditeit.

5. Bespaar door dropshipping

Als je met dropshipping werkt leg je zelf geen voorraden aan. Je bestelt goederen bij je leverancier en diegene levert ze rechtstreeks bij je klant. Zo heb je geen voorraadkosten en voorkom je overtollige voorraad. Dropshipping komt vaak voor bij webwinkels. Let op: bij levering aan consumenten via e-commerce is de btw een aandachtspunt.

Dropshipping kun je ook gebruiken als je business-to-business-levert. Je loopt wel het risico dat je klant achterhaalt bij wie je producten bestelt. Dat ziet je klant op de documenten die bij de zending zitten.

6. Voorkom problemen bij de douane

Importeer je uit landen buiten de EU? Een invoeraangifte doen is vakwerk. Naast toegang tot het digitale systeem van de douane (AGS) heb je ook kennis van douanezaken nodig. AGS gaat in 2022 over naar het Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Vanaf 1 december 2023 moet je douaneaangifte doen met DMS. Maak gebruik van specialisten zoals douane-vertegenwoordigers en expediteurs. Via brancheorganisatie FENEX vind je deze specialisten.

Expediteurs verzorgen douaneaangiften. Hiernaast zijn ze ook specialist in het (laten) vervoeren van goederen en alles wat daarbij hoort.

7. Voorkom oplichting

Steeds vaker onderhandelen zakenpartners alleen via een video-verbinding. Zonder dat je diegene fysiek ontmoet controleer je een buitenlandse zakenpartner moeilijker. Sommige aanbieders zijn onbetrouwbaar. KVK hoort veel klachten over importeurs die misleid zijn door nepleveranciers. Wees extra alert in economisch zware tijden. Met vooruitbetaling loop je altijd het risico dat je leverancier niet levert. Bespreek andere betalingsvormen met je zakenpartner.