Voor jezelf beginnen als kapper doe je zo

Bij de start van je eigen kapsalon staat aandacht voor het uiterlijk altijd voorop. Maar er zijn ook andere aandachtspunten waar je als zelfstandig ondernemer rekening mee moet houden. Zoals de regels die gelden als je vanuit huis start of bij mensen thuis gaat knippen. En zaken als administratie, belastingen en verzekeringen. Waar moet je op letten als je zelfstandig als kapper aan de slag gaat?

De kapper is niet weg te denken uit onze samenleving. Als kapper draag je bij aan de identiteit van een persoon. Met toewijding en creativiteit ben je van grote waarde voor je klanten. Het is dan ook niet voor niets dat tijdens de intelligente lockdowns een vraag steeds kwam bovendrijven: ‘Wanneer mogen we weer naar de kapper?’.

Voor alle starters geldt: als je een eigen bedrijf start, moet je denken aan je bedrijfsnaam, rechtsvorm en inschrijving bij KVK. In dit artikel lees je welke onderwerpen specifiek voor kappers van belang zijn.

Ondernemingsplan

Een ondernemingsplan schrijven is niet verplicht, maar het helpt je te onderzoeken of je plannen haalbaar zijn. Je bepaalt er niet alleen je doelgroep in, het geeft je ook zicht op de concurrentie. Met de KVK Bedrijventeller zie je hoeveel concurrentie er in jouw regio is.

Kies je ervoor geen ondernemingsplan te maken, dan is een haalbaarheidscheck een goed alternatief. Jacquelien Smelt van Kuaför Jacquelien deed dat ook: “Ik heb geen ondernemingsplan geschreven, maar heb samen met een boekhouder berekend of mijn plannen haalbaar zouden zijn. De boekhouder gaf me toen mee dat ik rond de 25 uur per week moest maken. Die uren haal ik ruimschoots.”

Twijfel je of je wel ondernemer bent?

Volgens de wet heb je een bedrijf als je zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling winst te maken. In de praktijk is het soms lastig om precies te bepalen wanneer er sprake is van een onderneming. Check of jouw activiteiten voldoen aan de criteria voor een onderneming.
Ben je onder de 18? Dan heb je toestemming nodig van je ouders of voogd.

Tip: test je ondernemersvaardigheden met de KVK Krachtmeting en ontdek of jij klaar bent voor het ondernemerschap.

Tarief

Het juiste tarief bepalen kan lastig zijn. Vooral als je net begint en weinig ervaring hebt. Een hoog tarief kan klanten afschrikken, maar door een te laag tarief kunnen potentiële klanten twijfelen over de kwaliteit van je diensten. Je wilt onderaan de streep natuurlijk wel genoeg overhouden. Begin daarom met al je inkopen, vaste lasten en variabele kosten op een rij te zetten. Deze rekentool helpt je vervolgens bij het bepalen van je tarief.

Smelt: “Mijn tarief heb ik gebaseerd op de berekeningen die ik met mijn boekhouder gemaakt heb. Daarnaast heb ik ook gekeken naar de prijzen van concurrenten.”

Marketing

Denk ook na over hoe je bekendheid geeft aan je bedrijf en hoe je klanten vindt. Veel bedrijven maken gebruik van social media. Daarnaast kan mond-tot-mond reclame heel effectief zijn. Daar heeft Smelt ervaring mee: “Zonder promotie te maken heb ik mijn agenda meer dan vol. Mond-tot-mond reclame werkt voor mij het beste. En het kost me niets.”

Door vooraf goed te bepalen wie je doelgroep is, kom je vanzelf uit bij het kanaal of die manier waarop je je klanten kunt bereiken. Bijvoorbeeld door jezelf te specialiseren en zo naar buiten te treden. Denk aan kinderkapper, krullenkapper, thuiskapper, bruidskapper of kleurenkapper.

Parttime aan de slag

Je kunt als kapper ook een bedrijf starten naast je betaalde baan. Dit heeft voor- en nadelen. Je loopt bijvoorbeeld weinig risico, maar bent wel beperkt in je tijd. Op een later tijdstip kun je altijd overstappen naar fulltime ondernemerschap. Controleer wel in je arbeidscontract of voor jezelf beginnen naast je baan is toegestaan. Of overleg met je werkgever.

Locatie

Veel starters in de kappersbranche beginnen vanuit huis. Je kunt er ook voor kiezen om bij mensen thuis, in een pand of via stoelhuur te starten. Wat je ook gaat doen, er is een aantal zaken om in overweging te nemen.

Een kapsalon aan huis

Starten vanuit huis in die ene ruimte die ‘toch leegstaat’ en waar je, zonder al te veel aanpassingen, direct aan de slag kunt gaan. Of, als je het groter aan wilt pakken, je garage volledig ombouwen tot een professionele kapsalon. Veel startende kappers beginnen vanuit huis. Smelt verbouwde ruim 5 jaar geleden haar garage om tot kapsalon. “Alles wat ik nodig heb om professioneel aan te slag te gaan, zoals wasbakken, apparatuur en stoelen, zit erin. Het was voor mij de ideale manier om mijn zaak en privé goed te combineren, maar toch gescheiden te houden.” Bijkomende voordelen zijn dat je geen reistijd, reiskosten en extra huurkosten hebt. Smelt benoemt ook de nadelen: “Starten vanuit huis betekent dat je werk heel dichtbij is. Daardoor kun je niet echt afstand nemen. Je privéleven is ook voor de klanten heel dichtbij”.

Een paar jaar geleden ging het starten van een kapsalon vanuit huis nog wat eenvoudiger dan nu. “Toen mocht dat nog gewoon, aan huis starten. Tegenwoordig is dat gebonden aan regels van de gemeente”, legt Smelt uit. Het is belangrijk vooraf de voorwaarden bij de gemeente te checken. Moet je bij hen melden dat je een bedrijf vanuit huis begint? Passen jouw plannen binnen het bestemmingsplan? Waar moet je op letten als je gaat verbouwen? En mag je een bord aan je gevel hangen?

Steeds meer gemeenten zijn bezig de regelgeving aan te passen om de kapper niet uit het straatbeeld te laten verdwijnen. Op de website van ANKO vind je informatie over eerlijke concurrentie: regelgeving die wel geldt voor kappers in winkelpanden, maar niet voor kappers die aan huis werken.

Controleer ook in je hypotheekovereenkomst of huurcontract of je een bedrijf vanuit of bij je huis mag starten. Neem zo nodig contact op met de bank of verhuurder om je plannen te bespreken.

Vergeet ook je verzekeringspolissen niet. De inboedelverzekering en opstalverzekering zijn voor privébezittingen en de woning zelf. Ze dekken niet de schade aan bedrijfsmiddelen en de werkruimte, waardoor het vaak nodig is je huidige verzekeringen uit te breiden.

Ambulante kapper: knippen bij mensen thuis

Je kunt ervoor kiezen om als ambulante kapper naar klanten toe te gaan voor een knipbeurt. Voordeel is dat je vrij eenvoudig en snel van start kunt gaan. Naast inschrijven bij KVK hoef je niets te regelen. Tip: bereken je reiskosten door in je (uur)tarief.

Een pand huren of kopen

Als je een bedrijfsruimte huurt om van start te gaan met je eigen kapsalon, controleer dan of deze ruimte voldoet aan je eisen en wensen. Hoeveel stoelen wil je, is er voldoende ruimte voor wasbakken, waar maak je de wachtruimte voor de klanten en kun je uitbreiden als dat nodig mocht zijn? Controleer bij je gemeente of je activiteiten overeenkomen met het bestemmingsplan.

Een stoel huren

Stoelverhuur is een samenwerking tussen 2 of meer zelfstandig ondernemers die voor eigen rekening en risico vanuit dezelfde bedrijfsruimte hun diensten aanbieden aan de klant. Deze manier van werken wordt steeds populairder. Stoelverhuur kan een manier zijn om je huisvestingskosten, inkoopsprijzen en marketingkosten te drukken. Daarnaast biedt het je mogelijkheden je dienstverlening te verbreden. Bijvoorbeeld door samenwerking met schoonheidsspecialisten en nagelstylisten.

Brancheorganisatie ANKO

Voor het uitoefenen van het beroep kapper is een opleiding niet verplicht, maar wel belangrijk. Bijscholen en nieuwe ontwikkelingen bijhouden vergroten je kan op succes. Belangrijk is dat je klanten tevreden zijn met het resultaat. Brancheorganisatie ANKO behartigt de belangen van Nederlandse kappers en ondersteunt en adviseert leden met informatie over ondernemen in het kappersvak. Soms vinden je klanten zo’n geregistreerd lidmaatschap een bewijs van professionaliteit. De criteria voor lidmaatschap zijn:

• een KVK-inschrijving
• een btw-nummer
• legaal gevestigd
• het kappersvak uitoefenen

Administratie

Als ondernemer krijg je te maken met het bijhouden van een administratie. Je kunt je financiële administratie zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Zij richten je boekhouding optimaal in, staan je bij met advies en zijn op de hoogte van verschillende aftrekposten en fiscale voordelen. Een goede boekhouder of accountant betaalt zich vaak terug.

Het is raadzaam een aparte zakelijke rekening te hebben voor je bedrijf. Zo houd je overzicht over je inkopen en verkopen. Een zakelijke rekening is niet verplicht: lees alles over de zin en onzin van een zakelijke rekening.

Uiteindelijk wil je een goed inkomen overhouden om van te kunnen leven. In een ideale situatie heb je zelfs genoeg over om reserves op te bouwen. Smelt vindt zo’n financiële buffer ook belangrijk: “Voor als het even tegenzit. Bijvoorbeeld in geval van tijdelijke arbeidsongeschiktheid of economische crisis.”

Belastingen

Als de Belastingdienst jou ziet als ondernemer voor de btw, moet je elk kwartaal btw-aangifte doen. Je geeft dan de btw die je bij je klanten in rekening hebt gebracht op en trekt daar de btw die jij aan je leveranciers betaald hebt van af. Tip: download de Btw-Alert app van de Belastingdienst die jou eraan herinnert wanneer je btw-aangifte moet doen.
Daarnaast doe je 1 keer per jaar aangifte voor de inkomstenbelasting. Lees alles over belastingen voor starters.

Check of de kleineondernemersregeling (KOR) voor jou interessant is. Je hoeft dan geen btw te rekenen over je diensten. Je kunt van de KOR gebruikmaken als je jaaromzet exclusief btw minder is dan 20.000 euro en als de Belastingdienst je als ondernemer voor de btw ziet. Maak je gebruik van de KOR, dan doe je dat voor 3 jaar. Je moet er dus wel vrij zeker van zijn dat de KOR de komende 3 jaar geen negatieve gevolgen voor jou heeft. Bijvoorbeeld: als je nu bij klanten aan huis begint en de KOR aanvraagt, maar over 1 jaar toch je eigen garage wilt verbouwen als salon. Dan mag je de btw van de verbouwing niet aftrekken. Lees hier meer over de voor- en nadelen van de KOR en bekijk de video Checklist kleineondernemersregeling met uitleg over de regeling.

Wetten en regels

De belangrijkste rechten en plichten waar je als kapper rekening mee moet houden zijn:

AVG

Als ondernemer heb je te maken met de privacywet AVG. Hierin staat welke verplichtingen je hebt bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld naam, adresgegevens en telefoonnummers van je klanten. Een klant kan inzage vragen in de data die jij van hem hebt opgeslagen of de toestemming voor het gebruik van zijn gegevens intrekken.

Duurzaamheid

Op het gebied van duurzaamheid komen er steeds meer wetten en regels waar je rekening mee moet houden. Bijvoorbeeld op het moment dat je een pand kiest of een bestelbus koopt. Lees hier wat je moet doen voor een groene start. Daarmee bespaar je later tijd, moeite en geld.

Muziek in je salon

Draai je muziek in je salon, bijvoorbeeld achtergrondmuziek? Dan krijg te maken met muziekrechten. Informeer bij Buma/Stemra wat de kosten zijn.

Openingstijden

Informeer bij je gemeente wat de openingstijden van je salon mogen zijn. In de winkeltijdenwet staat dat je kapsalon open mag zijn van maandag tot en met zaterdag tussen 6.00 uur en 22.00 uur. Als je wilt afwijken van deze winkeltijden, moet je dat aanvragen bij je gemeente.

Risico’s afdekken

Onderzoek welke risico’s je loopt en probeer deze af te dekken. Zo helpen algemene voorwaarden je om risico’s bij overeenkomsten in te dammen. ANKO-leden gebruiken algemene voorwaarden van de Uiterlijke Verzorgingsbranche. Ben je niet aangesloten? Dan kun je je eigen algemene voorwaarden opstellen.

Daarnaast kun je verzekeringen afsluiten voor de risico’s die je niet zelf kunt dragen. Sommige zaken moet je verplicht verzekeren en andere verzekeringen kun je vrijwillig afsluiten, zoals een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Smelt heeft deze niet: “Een arbeidsongeschiktheidsverzekering is belangrijk, maar voor mij onbetaalbaar.” En wat doe je als door jouw behandeling iemand helemaal kaal wordt of wanneer je iemand verwondt met je schaar? Dan komt een aansprakelijkheidsverzekering goed van pas. Lees hier alles over verzekeringen voor ondernemers.

De gevolgen van onveilig of ongezond werken kunnen groot zijn. Denk aan kapperseczeem of rugklachten. Het initiatief ‘healthy hairdresser’ van Branche Platform Kappers helpt je risico’s binnen je bedrijf in kaart te brengen en deze te evalueren (RI&E). Kijk wat jij kunt doen om gezond en veilig te werken.

Algemene startersinformatie

Naast bovenstaande onderwerpen, krijg je als starter ook te maken met:

• een rechtsvorm kiezen
• personeel aannemen
• inschrijven bij KVK
• een bedrijfsnaam kiezen