Hoe wijzig ik een eenmanszaak naar een vennootschap onder firma (vof)?

In dit artikel

• Wat bedoelen we met de samenstelling van de vennoten? 

• Alle vennoten in de vof zijn personen 

• Alle vennoten in de vof zijn organisaties 

• De vennoten zijn personen en organisaties 

• Waar moet ik nog meer aan denken? 

 

Let op: schrijf je eenmanszaak niet apart uit als je deze wilt wijzigen naar een vof. Doe je dit wel, dan kunnen je bestaande contracten worden stopgezet. Denk bijvoorbeeld aan je zakelijke bankrekening en verzekeringen. Ook wordt de geschiedenis uit het Handelsregister niet meegenomen naar de nieuwe vof. Dat kan invloed hebben op bijvoorbeeld het aanvragen van leningen bij de bank of subsidies bij de overheid.  

Wat bedoelen we met de samenstelling van de vennoten?

Elke vennoot schrijft zich in bij de vof als persoon of als organisatie:  

• Met een persoon bedoelen we een mens van vlees en bloed.  

• Met een organisatie bedoelen we bijvoorbeeld een besloten vennootschap (bv), coöperatie, stichting of maatschap.  

Een vof heeft minimaal twee vennoten. Vennoten mogen: 

• Alleen personen zijn. 

• Alleen organisaties zijn. 

• Een combinatie van personen en organisaties zijn. 

Lees meer over hoe een vof in elkaar zit en welke afspraken je maakt.

Alle vennoten in de vof zijn personen 

Je vult een aantal formulieren in om de wijziging door te geven. Daarna maak je een afspraak bij een KVK-kantoor om de wijziging definitief te maken. 

Formulieren downloaden en invullen 

Op elk formulier staat wie het mag ondertekenen en welk bewijs je moet meenemen. 

• Formulier 14: Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging, zie punt 9. 

• Formulier 2: Vof of cv inschrijven. Geef bij punt 1.1 aan dat het om een voortzetting van een onderneming gaat. 

• Formulier 10: Vennoten van vof of cv inschrijven. 

Soms moet je voor jouw situatie nog extra dingen regelen. Bijvoorbeeld voor je personeel of je vergunningen. We hebben alles waar je aan moet denken op een rijtje gezet.  

UBO’s inschrijven 

Je moet UBO's (Ultimate Beneficial Owners) inschrijven omdat je een nieuwe vof begint. UBO’s zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie. Of de mensen die de uiteindelijke beslissingen mogen nemen. Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben. Beslis samen met de vennoten wie dit zijn. Tijdens je afspraak registreert de KVK-medewerker de gegevens van de UBO’s in het UBO-register. Zonder deze gegevens schrijven we de vof niet in.  

Wie gaat er mee naar de afspraak? 

Alle vennoten gaan mee naar de afspraak. Iedereen neemt een geldig identiteitsbewijs. Je gaat niet mee naar de afspraak als je de eigenaar van de eenmanszaak was én je na 1 maart 2002 bij KVK bent geweest om je persoonlijk te identificeren. 

Online afspraak maken 

Dit doe je door in te loggen met DigiD onderaan deze pagina.  

• Je kunt bij ieder KVK-kantoor een afspraak maken.  

• Iedereen neemt een geldig identiteitsbewijs mee.  

• Neem de ingevulde formulieren en bewijs mee. Na het maken van je afspraak ontvang je een e-mail met een overzicht van wat je mee moet nemen. 

• Voor de inschrijving van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een inschrijfvergoeding. 

• Je kunt direct een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister aanvragen. Dit kun je gebruiken als bewijs van inschrijving. 

Alle vennoten in de vof zijn organisaties

Je vult een aantal formulieren in om de wijziging door te geven. Deze stuur je met de post naar KVK. Je hoeft geen afspraak te maken bij KVK om de wijziging definitief te maken. 

Formulieren downloaden en invullen 

Op elk formulier staat wie het mag ondertekenen en welk bewijs je moet meesturen.  

• Formulier 14: Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging, zie punt 9. 

• Formulier 2: Vof of cv inschrijven. Geef bij punt 1.1 aan dat het om een voortzetting van een onderneming gaat. 

• Formulier 10: Vennoten van vof of cv inschrijven. 

• Formulier 32: Inschrijving UBO's. Check wie de UBO’s van jouw organisatie zijn. 

Verstuur de formulieren per post naar een KVK-kantoor. Soms moet je voor jouw situatie nog extra dingen regelen. Bijvoorbeeld voor je personeel of je vergunningen. We hebben alles waar je aan moet denken op een rijtje gezet.  

Vervolgstappen 

• Bekijk hoelang het duurt voordat de wijziging in het Handelsregister staat. Je krijgt geen updates tussendoor. 

• Je ontvangt een bevestiging van de inschrijving per post op het bezoekadres van de vof. Daar sturen we ook de factuur voor de inschrijfvergoeding naartoe. 

• Na de inschrijving kun je een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister aanvragen. Dit kun je gebruiken als bewijs van inschrijving.  

De vennoten zijn personen en organisaties 

Je vult een aantal formulieren in om de wijziging door te geven. Daarna maak je een afspraak bij een KVK-kantoor om de wijziging definitief te maken. 

Formulieren downloaden en invullen 

Op elk formulier staat wie het mag ondertekenen en welk bewijs je moet meenemen. 

• Formulier 14: Gegevens wijzigen van een onderneming of vestiging, zie punt 9. 

• Formulier 2: Vof of cv inschrijven. Geef bij punt 1.1 aan dat het om een voortzetting van een onderneming gaat. 

• Formulier 10: Vennoten van vof of cv inschrijven. 

Soms moet je voor jouw situatie nog extra dingen regelen. Bijvoorbeeld voor je personeel of je vergunningen. We hebben alles waar je aan moet denken op een rijtje gezet.  

UBO’s inschrijven 

Je moet UBO's (Ultimate Beneficial Owners) inschrijven omdat je een nieuwe vof begint. UBO’s zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie. Of de mensen die de uiteindelijke beslissingen mogen nemen. Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben. Beslis samen met de vennoten wie dit zijn. Tijdens je afspraak registreert de KVK-medewerker de gegevens van de UBO’s in het UBO-register. Zonder deze gegevens schrijven we de vof niet in.  

Wie gaat er mee naar de afspraak? 

Alle vennoten die personen zijn gaan mee naar de afspraak. Iedereen neemt een geldig identiteitsbewijs. Je gaat niet mee naar de afspraak als je:  

• De eigenaar van de eenmanszaak was én je na 1 maart 2002 bij KVK bent geweest om je persoonlijk te identificeren. 

• Een vennoot bent die als organisatie bij de vof komt. 

Online afspraak maken 

Dit doe je door in te loggen met DigiD onderaan deze pagina.  

• Je kunt bij ieder KVK-kantoor een afspraak maken.  

• Iedereen neemt een geldig identiteitsbewijs mee.  

• Neem de ingevulde formulieren en bewijs mee. Na het maken van je afspraak ontvang je een e-mail met een overzicht van wat je mee moet nemen. 

• Voor de inschrijving van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een inschrijfvergoeding. 

• Je kunt direct een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister aanvragen. Dit kun je gebruiken als bewijs van inschrijving. 

Waar moet ik nog meer aan denken? 

Vennootschapscontract 

In de wet staan weinig regels voor een vof. Daarom raden we je aan om samen met alle vennoten afspraken te maken. Deze kun je vastleggen in een vennootschapscontract. Is er een misverstand, ruzie of gaat er iets fout? Dan is duidelijk afgesproken wie verantwoordelijk is voor de gevolgen. Is er een vennootschapscontract? Neem dan een papieren kopie mee naar de afspraak.  

Aansprakelijkheid  

Als vennoot ben je volledig aansprakelijk voor de schulden van de vof. Ook als een andere vennoot deze schulden heeft gemaakt. 

Bezoekadres en bedrijfsactiviteit 

Als je een bedrijf overneemt, moeten het bezoekadres en minimaal één bedrijfsactiviteit hetzelfde blijven. Let op: is het bezoekadres van je eenmanszaak afgeschermd in het Handelsregister? Dan wordt dit adres openbaar vanaf de inschrijfdatum van de vof. Wil je dit toch afschermen? Dat kan alleen onder bepaalde voorwaarden. 

Startdatum 

Ligt deze in de toekomst? Dan kun je de wijziging nu al aan ons doorgeven. De wijzigingen zie je pas vanaf deze datum in bijvoorbeeld Mijn KVK.  

Nevenvestiging 

Is er een nevenvestiging? Dan moet deze bij de vof (opnieuw) ingeschreven worden. Gebruik hiervoor formulier 9: Vestiging van een onderneming inschrijven. Neem dit formulier mee naar je afspraak. Of stuur het, samen met de ingevulde formulieren en bewijsstukken, met de post naar KVK. 

Gevolmachtigde 

Is er een gevolmachtigde? Dan moet deze bij de vof (opnieuw) ingeschreven worden.  

• Is de gevolmachtigde een persoon? Dan komt die mee naar de afspraak met een geldig identiteitsbewijs.  

• Is de gevolmachtigde een organisatie? Gebruik hiervoor formulier 13: Gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven. Stuur het, samen met de ingevulde formulieren en bewijs, met de post naar KVK. Of neem het ingevulde formulier mee naar je afspraak. 

KVK-nummer en btw-nummer 

Na het veranderen van je eenmanszaak naar een vof krijg je een nieuw KVK-nummer en btw-nummer (btw-id). Wij geven deze wijziging door aan de Belastingdienst. Daarvoor hoef jij dus niets te doen.  

Personeel 

Als je personeel hebt, dan verandert het loonheffingennummer ook. Lees op de site van de Belastingdienst wat je daarvoor moet doen. 

Contracten aanpassen 

Controleer of je bestaande contracten van je eenmanszaak moet aanpassen na de overname. Denk bijvoorbeeld aan huur- en onderhoudscontracten, de zakelijke bankrekening en verzekeringen.  

Vergunningen controleren 

Vergunningen zijn vaak niet meer geldig als de rechtsvorm van je bedrijf verandert. Daarom moet je vergunningen misschien opnieuw aanvragen. Dit kan soms weken duren en kost vaak geld. Bespreek je vragen hierover met de gemeente of met het KVK Adviesteam. 

Meer informatie 

Meer informatie over het wijzigen van je rechtsvorm vind je in het artikel Fiscaal afrekenen met de Belastingdienst en in het Stappenplan rechtsvorm wijzigen op het Ondernemersplein.