Export binnen de EU in de praktijk

In zijn zoektocht naar nieuwe exportmarkten werkt exportmanager Ronald Wolkenfelt van Kinkelder volgens een vast patroon. Zo bekijkt hij oude aanbiedingen, loopt beurscontacten na en vraagt bedrijven om lokale marktprijzen. “Maar klanten vinden ons vaak ook via onze website.”

Binnen de EU geldt het vrije verkeer van goederen, maar kunnen de regels per land afwijken. Wolkenfelt deelt zijn ervaringen met export binnen de EU. Hij is verantwoordelijk voor de export naar onder andere Noord- en Oost-Europa.

Onderzoek de markt

In haar fabriek in Zevenaar ontwikkelt en produceert Kinkelder BV industriële cirkelzaagbladen. Deze verkoopt de producent aan de automotive sector en metaalverwerkende industrie. Wolkenfelt gebruikt voor zijn marktondperzoek naar nieuwe exportmarkten een vaste opzet. Marktinformatie haalt hij vooral uit vakbladen. “Ook vraag ik bedrijven in de markt die ik op het oog heb naar lokale marktprijzen. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven waarvoor ik in het verleden offertes heb gemaakt.”

Marktkansen

Nadat blijkt dat er productinteresse in een land is volgt verder marktonderzoek. Wolkenfelt bekijkt oude aanvragen en interesses uit dat land, loopt zijn beurscontacten na en gebruikt lijsten van daar gevestigde staalfabrikanten. “Kinkelder is een bekende naam in de markt”, licht Wolkenfelt toe. “In hun zoektocht komen klanten vaak vanzelf bij ons uit.”

Lokale producteisen

Op nieuwe afzetmarkten kunnen andere producteisen gelden. Zo moeten de zaagbladen van het bedrijf voldoen aan wettelijke producteisen die binnen de EU of EER gelden. Dit zijn eisen voor veiligheid, gezondheid en milieu. Lokaal worden geen extra eisen aan deze producten gesteld. Lokale Product Contact Points weten meer over de producteisen en -normen in een ander EU-land.

Marktbenadering

Kinkelder is actief in een industriële markt en exporteert op verschillende manieren: “Een mix van eigen vestigingen, samenwerken met distributeurs en rechtstreeks leveren aan eindklanten in de landen waar we geen eigen vestiging hebben. We openen pas een eigen vestiging als het exportland voldoende omzetmogelijkheden biedt.”

Wolkenfelt signaleert dat de markt erg verandert. “Grote bedrijven met een hoofdvestiging in een bepaald land eisen een centrale inkoop van hun nevenvestigingen. Wij leveren de inkooporders daarna direct aan lokale vestigingen in EU-landen. Dit geeft soms spanning met de lokale distributeur in dat land. Als er voldoende marge is, krijgt de distributeur ook een deel. Zo zijn alle partijen tevreden en is lokale ondersteuning gegarandeerd.”

Partners en klanten vinden

Het bedrijf kent de spelers op de markt en vindt veel klanten en partners via zogeheten OEM’ers, Original Equipment Manufacturers. Deze bedrijven leveren machines voor de productie van onderdelen, zoals stoelen of hoofdsteunen voor de auto-industrie. “Verder hebben we een abonnement op het ‘Tube and Pipe Technology’-magazine en bij Simdex. Deze organisatie levert overzichten van wereldwijde pijplijnprojecten en leveranciers van metalen buizen.”

Een bezoek of deelname aan beurzen of inkomende en uitgaande handelsmissies zijn ook manieren voor het vinden van buitenlandse partijen. Controleer buitenlandse zakenpartners voor het ondertekenen van de contracten. Wolkenfelt stelt niet zomaar een distributeur aan. “Eerst maken we een selectie op papier. De mogelijke partner vult een vragenlijst in. Daarna vinden er wederzijdse bezoeken plaats. Als het gevoel van beide kanten goed blijft, krijgt de distributeur een proefperiode.”

Regel je transport

Binnen de EU vindt transport vaak over de weg plaats. Een snel en soepel vervoermiddel. Incoterms® regelen de verplichtingen rondom het transport voor de verkopende en kopende partij. Kinkelder gebruikt voor haar exportzendingen meestal Incoterm® FCA Zevenaar. “Na overdracht van de zending draagt onze klant alle aan het vervoer verbonden kosten. Dit geldt ook voor het risico van verlies of schade aan de goederen. Onze klanten regelen vaak zelf de vervoerder en bepalen of ze voor het vervoer een transportverzekering afsluiten.“

Documenten bij export

Voor export naar andere EU-landen zijn documenten als een paklijst, factuur en vervoersdocumenten meestal voldoende. Binnen de EU geldt een vrij verkeer van goederen. Een uitvoeraangifte bij de douane is niet nodig. Maar in sommige gevallen bekijkt de douane productzendingen binnen de EU wel. Vaak zijn dit producten waarvoor wetgeving voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM) geldt. Hiervoor zijn extra documenten nodig.

Btw bij intra-EU-levering

Goederen verkopen aan btw-plichtige bedrijven binnen de EU is eigenlijk geen ‘echte’ export. Dit heet een intracommunautaire levering. Voor buitenlandse klanten is dit een intracommunautaire verwerving. Voor het berekenen van het 0%-btw-tarief voor een intracommunautaire levering gelden onder andere de volgende eisen:

• Goederen moeten fysiek de grens over, vanuit het ene naar het andere EU-land. Ze mogen dus niet in Nederland blijven, maar moeten het land verlaten naar een ander EU-land.
• De afnemer heeft een geldig btw-nummer nodig en doet btw-aangifte in het andere EU-land.
• De leverancier of klant regelt het vervoer van de producten naar het andere EU-land.

Hierop zijn uitzonderingen. Vul bij twijfel het hulpmiddel van de Belastingdienst in.

EU-klanten krijgen hun facturen met 0% btw. De klanten geven de btw lokaal aan. “We controleren het btw-identificatienummer van onze klant op de VIES-website. Zo weten we dat onze klant een ondernemer is en dat het bedrijf echt bestaat.”

Bepaal je exportprijs

Een goede verkoopprijs voor exportproducten is een belangrijk onderdeel van het onderhandelen met klanten. De kostprijs bestaat onder andere uit de kosten voor productie, opslag, marketing en transport. Daarnaast speelt bij het bepalen van de prijs de productkwaliteit een rol, de marktpositie die je wilt innemen en dan moet je ook nog geld verdienen.

Wolkenfelt legt uit hoe hun prijsstrategie werkt. De cirkelzaagbladen zitten in het hogere prijssegment. Het bedrijf stelt ook de zaagmachines zelf bij hun klanten af. Hierdoor krijgen de zaagbladen een langere levensduur en presteren ze beter. Dat maakt de hogere prijs goed. “Onder de eindstreep is onze klant goedkoper uit.” Op dit moment werkt het bedrijf met vaste prijslijsten plus een toeslag voor de hogere energie- en inkoopkosten. Toeslagen zijn in deze tijd gebruikelijk in de staalsector. Klanten accepteren de prijsverhogingen.

Leg afspraken vast

In een offerte staan gemaakte afspraken. Vaak met doorverwijzing naar de algemene voorwaarden. Of de voorwaarden worden als bijlage aan de offerte toegevoegd.

Kinkelder gebruikt algemene voorwaarden van de Metaalunie. “Levertijden op staal zijn lang en prijzen verschillen van dag tot dag. Onze offertes hadden altijd een geldigheidsduur van 30 dagen. Dat is nu ingekort tot een aantal dagen en hangt af van de marktsituatie op dat moment. In onze voorwaarden staat nu dat wij prijzen bij onvoorziene omstandigheden kunnen aanpassen op het moment van levering."

Contracten met partners

Een andere mogelijkheid is het vastleggen van gemaakte afspraken in een contract. Als klanten akkoord gaan met een uitgebrachte offerte is dit een geldige overeenkomst. Kinkelder heeft met de meeste distributeurs een schriftelijke distributieovereenkomst. “Onze partners krijgen een basiscontract, aangevuld met aanpassingen op maat. Een contract stel je samen op, want beide partijen moeten zich in de afspraken kunnen vinden. Daarnaast verwijzen onze prijslijsten standaard naar de Incoterms® en onze leverings- en betalingscondities.”

Betaald krijgen

Exporteurs willen zeker weten dat ze betaald krijgen. Het liefst voor het verzenden van de goederen. Banken informeren over de meest geschikte betalingsvorm voor een transactie. Kinkelder laat nieuwe klanten vooruitbetalen. “Als de samenwerking goed gaat, maken we langetermijnafspraken. Denk aan 50% vooruitbetalen en 50% bij levering. Langdurige relaties ontvangen facturen met een betalingstermijn van 30 of 60 dagen.”