Zo importeer je goederen uit EU-landen

Producten die je in een andere EU-lidstaat inkoopt, mogen zonder tussenkomst van de douane de grens over. Binnen de EU geldt het vrije verkeer van goederen. Toch zijn er regels bij het zakendoen binnen de EU, bijvoorbeeld voor de btw. En al zit je leverancier dichtbij, met een planmatige aanpak van je import zie je niets over het hoofd.

Marcel en Chantal van Dam van Wicotex B.V. vertellen in dit artikel hoe zij met hun groothandel producten importeren uit andere EU-landen.

Marktonderzoek en producteisen

Eerst ga je met marktonderzoek na of er behoefte is aan het product dat je wilt importeren. Voor je marktonderzoek gebruik je bijvoorbeeld cijfers en statistieken van het CBS en Retail Insiders.

Wicotex B.V. is importeur van onder andere tafelbekleding, deurgordijnen en raamfolies. Alle producten haalt het bedrijf uit het buitenland. Marcel en Chantal kopen binnen de EU rechtstreeks in bij producenten uit zes lidstaten. “Alle producten voldoen aan de Europese producteisen. Dit tonen onze leveranciers bijvoorbeeld aan met een OEKO-TEX certificaat. Zo weten wij dat de producten geen schadelijke chemicaliën bevatten en veilig zijn voor consumenten.”

Samenwerken met leveranciers

Je kunt op verschillende manieren contact leggen met leveranciers. Het echtpaar leerde veel van hun leveranciers kennen op internationale beurzen zoals Heimtextil en Ambiente in Frankfurt, Duitsland. “Tegenwoordig benaderen leveranciers ons door corona steeds vaker digitaal”, ervaart Chantal. “En soms nemen we zelf contact op als we een nieuw product in de markt tegenkomen.” Ze bezoeken jaarlijks de leveranciers bij wie ze regelmatig inkopen. Marcel benoemt de voordelen hiervan: “Je merkt dan toch dat ze iets harder lopen voor je. En het geeft je ook een goed beeld van het bedrijf, het productieproces en de productiecapaciteit.”

Samples en offertes

Het ondernemersduo vraagt altijd om samples en offertes voordat ze hun bestellingen plaatsen. “Een sample geeft direct een indruk van het kwaliteitsniveau van het product. We leveren aan alle segmenten in de markt. Zo weten we bij wie we moeten inkopen als we aan het hogere of lagere segment leveren. En met de offertes vergelijken we de leveranciers op prijs, levertijd en betalingsvoorwaarden.”

Communicatie

Chantal communiceert het liefst via e-mail met haar leveranciers. “Door de taalbarrière begrijp je elkaar over de telefoon niet altijd. We communiceren altijd in het Engels via e-mail, waarmee we misverstanden zoveel mogelijk voorkomen. Je kunt terugvallen op je mailwisseling bij problemen rond de bestelling.”

Kostprijs berekenen

Je product naar Nederland halen kost geld. Deze kosten neem je mee in je kostprijsberekening. Want dan weet je welke prijs je aan je klant moet vragen, zodat je er ook nog iets aan verdient.

Afspraken vastleggen

Je kunt afspraken met je leverancier vastleggen in een contract, ofwel overeenkomst. Meestal sluit je een contract schriftelijk; op papier of via e-mail. Een mondelinge overeenkomst is ook rechtsgeldig. Maar bij een probleem met je leverancier heb je weinig of geen bewijs van de gemaakte afspraken. Akkoord gaan met een offerte is ook een overeenkomst.

Exclusiviteit

Soms krijg je als importeur exclusiviteit van je leverancier. Dit betekent dat de leverancier zijn producten die bedoeld zijn voor een bepaalde markt alleen aan jou levert. Een bepaalde markt is bijvoorbeeld de Nederlandse markt of een specifieke klantenkring. Leg afspraken hierover vast in een distributieovereenkomst.

Marcel en Chantal werken niet op basis van exclusiviteit voor leveranciers. Marcel legt uit: “Wij willen de vrijheid hebben voor het verkopen van soortgelijke producten van andere leveranciers. Door exclusiviteit beperk je deze vrijheid. In onze handel merk je ook dat producenten liever geen exclusiviteit aan je geven. Ze willen zelf ook de vrijheid hebben, zodat ze aan andere klanten binnen jouw markt kunnen verkopen”.

Transport regelen

De EU is één markt zonder binnengrenzen. Je hoeft niet met je goederen langs de douane. Soms gelden uitzonderingen. Bijvoorbeeld als je goederen importeert uit een andere lidstaat en het vervoer van die goederen vindt plaats over een niet-EU land, zoals Zwitserland. Of als je goederen importeert uit een uitzonderingsgebied van de EU, bijvoorbeeld de Canarische Eilanden. Vervoer gebeurt meestal over de weg.
“Wij bestellen minimaal twee pallets tot een volle vrachtwagen aan goederen,” vertelt Marcel. “Het transport laten we het liefst regelen door de leveranciers. Zij leveren de zending in ons magazijn af. In het begin regelden wij vaak zelf het transport, maar dat gaf soms problemen. Dan stond de chauffeur op vrijdagmiddag om drie uur klaar voor het afhalen van de goederen, maar moest hij wachten tot de maandag erop omdat de leverancier de order niet op tijd geproduceerd kreeg.”

Spreek met je leverancier een Incoterms®-regel af. Zo weet je wie het transport moet regelen en wie opdraait voor de kosten van schade door het vervoer.

Je leverancier betalen

Betaal je achteraf op rekening dan loop je als importeur geen risico. Betaal je vooraf dan bestaat de kans dat je leverancier jouw goederen niet levert. Laat je door je bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je transactie past. Marcel en Chantal betalen hun Europese leveranciers in euro’s. Hierdoor loopt hun bedrijf geen valutarisico.

Betalingstermijn

Marcel en Chantal spreken meestal met leveranciers af dat ze op krediet leveren. “Sommige leveranciers willen dat we binnen veertien dagen betalen, anderen binnen 30 of zelfs 60 dagen. Ze vragen dan voor ons een kredietlimiet aan bij hun kredietverzekeraar. Er zijn ook leveranciers die een korting geven van 2 tot 3% als we binnen tien dagen hun factuur betalen. Voor producten waarvan we weten dat we ze snel verkopen is dit mooi meegenomen. Voordeel van het betalen op rekening is dat je kunt wachten met betalen als er goederen ontbreken bij je bestelling. Dit lossen onze leveranciers gelukkig altijd netjes op. Of ze sturen een creditnota of we ontvangen de ontbrekende producten gratis bij de volgende levering.”

Btw bij import

Leveranciers sturen aan Marcel en Chantal altijd facturen met 0% btw. Chantal boekt de facturen in, waarna de boekhouder hun btw-aangiften verzorgt.

Als je goederen van een bedrijf in een ander EU-land koopt en de goederen gaan op transport naar Nederland dan heet dit voor jou als importeur een intracommunautaire verwerving. Voor de leverancier is dit een intracommunautaire levering. Je krijgt een factuur met 0% buitenlandse btw en je berekent over je aankoop Nederlandse btw. Bij sommige goederen zijn de btw-regels anders. Gebruik daarom altijd het hulpmiddel op de website van de Belastingdienst.

Intrastat-aangifte CBS

De EU verzamelt statistieken over de handel in goederen tussen de lidstaten. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) neemt via steekproeven contact op met Nederlandse importeurs en exporteurs die handelen met andere EU-landen. Het CBS maakt deze selectie aan de hand van btw-aangiften van deze bedrijven. De geselecteerde bedrijven hebben een opgaveplicht aan het CBS. Deze opgave noem je ook wel Intrastat-aangifte. Als importeur geef je in de aangifte onder andere informatie over het EU-land van herkomst, de vervoerswijze en de factuurwaarde.

Documenten bij import

Meestal heb je naast een vrachtbrief van de vervoerder en een goederenpaklijst geen documenten nodig als je goederen importeert uit een andere lidstaat. Voor bepaalde producten gelden wel extra documenten. Bijvoorbeeld een EU-certificaat voor bedreigde dieren en planten of een groothandelsvergunning voor geneesmiddelen.
“Bij de goederen die bij ons per vrachtwagen binnenkomen, zitten alleen een CMR-vrachtbrief en een paklijst,” illustreert Marcel. Facturen ontvangen we via e-mail. We checken de ingekomen zending altijd met de begeleidende paklijst. Het komt namelijk regelmatig voor dat er goederen ontbreken.”

Haal je met een eigen vervoermiddel goederen op bij je leverancier? Zorg ervoor dat je met bijvoorbeeld een factuur en een contract kunt aantonen dat je eigen vervoer verricht. Anders loop je bij een controle onderweg het risico dat de politie of een inspectiedienst je ziet als transportbedrijf. Als transportbedrijf heb je speciale vergunningen nodig.

Stappenplan importeren

Haal je een product uit het buitenland, dan komt daar meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt als je over voldoende kennis van het importproces beschikt. Dit stappenplan helpt je hierbij.