Zo importeer je goederen uit EU-landen

Producten die je in een andere EU-lidstaat inkoopt, mogen zonder tussenkomst van de douane de grens over. In de EU is er vrij verkeer van goederen. Toch zijn er regels als je zakendoet binnen de EU. Bijvoorbeeld voor de btw. Maak eerst een plan. Ook als je leverancier dichtbij zit. Dan zie je niets over het hoofd.

Marcel en Chantal van Dam van Wicotex B.V. vertellen in dit artikel hoe zij met hun groothandel producten importeren uit andere EU-landen. Lees informatie over de volgende onderwerpen:

• Marktonderzoek en producteisen
• Samenwerken met leveranciers
• Afspraken vastleggen
• Transport regelen
• Je leverancier betalen
• Btw bij import
• Documenten bij import

Marktonderzoek en producteisen

Wil je een product importeren? Stel eerst via een marktonderzoek vast of er vraag is naar het product. Voor je marktonderzoek gebruik je bijvoorbeeld cijfers van het CBS en Retail Insiders.

Wicotex B.V. is importeur van onder andere tafelbekleding, deurgordijnen en raamfolies. Alle producten haalt het bedrijf uit het buitenland. Marcel en Chantal kopen binnen de EU direct in bij producenten uit zes lidstaten. “Alle producten voldoen aan de Europese producteisen. Dit bewijzen onze leveranciers bijvoorbeeld met een OEKO-TEX certificaat. Zo weten wij dat er in de producten geen schadelijke chemicaliën zitten en dus veilig zijn voor consumenten.”

Samenwerken met leveranciers

Je kunt op verschillende manieren contact leggen met leveranciers. Het echtpaar leerde veel van hun leveranciers kennen op internationale beurzen zoals Heimtextil en Ambiente in Frankfurt, Duitsland. Soms nemen Marcel en Chantal zelf contact als ze een nieuw product tegenkomen in de markt. Ze bezoeken elk jaar de leveranciers bij wie ze regelmatig inkopen. Marcel noemt de voordelen hiervan: “Je merkt dan toch dat ze iets harder lopen voor je. En het geeft je ook een goed beeld van het bedrijf, het productieproces en de productiecapaciteit.”

Samples en offertes

Het ondernemersduo vraagt altijd om samples en offertes voordat ze hun bestellingen plaatsen. “Een sample geeft direct een beeld van de kwaliteit van het product. We leveren aan alle segmenten in de markt. Zo weten we bij wie we moeten inkopen als we aan het hogere of lagere segment leveren. En met de offertes vergelijken we de leveranciers op prijs, levertijd en betalingsvoorwaarden.”

Communicatie

Chantal communiceert het liefst via e-mail met haar leveranciers. “Door het taalverschil begrijp je elkaar over de telefoon niet altijd. We communiceren altijd in het Engels via e-mail, waarmee we misverstanden zoveel mogelijk voorkomen. Je kunt terugvallen op je mailwisseling bij problemen rond de bestelling.”

Afspraken vastleggen

Afspraken met je leveranciers leg je vaak vast in een contract. Een ander woord voor contract is overeenkomst. Meestal sluit je een contract schriftelijk; op papier of via e-mail. Een mondelinge overeenkomst is volgens de wet ook geldig. Maar bij een probleem met je leverancier heb je weinig of geen bewijs van de gemaakte afspraken. Akkoord gaan met een offerte is ook een overeenkomst.

Exclusiviteit

Soms krijg je als importeur exclusiviteit van je leverancier. Dit betekent dat leveranciers hun producten voor bepaalde markten alleen aan jou leveren.  Een bepaalde markt is bijvoorbeeld de Nederlandse markt of een speciale groep klanten. Zet afspraken hierover in een distributieovereenkomst.

Marcel en Chantal werken niet met exclusiviteit van leveranciers. Marcel legt uit waarom: “Wij willen de vrijheid hebben voor het verkopen van soortgelijke producten van andere leveranciers. Met exclusiviteit heb je minder vrijheid. In onze handel merk je ook dat producenten liever geen exclusiviteit aan je geven. Ze willen zelf ook aan andere klanten binnen jouw markt kunnen verkopen”.

Transport regelen

De EU is één markt zonder binnengrenzen. Je hoeft niet met je goederen langs de douane. Soms zijn er uitzonderingen. Bijvoorbeeld als je producten importeert uit een andere lidstaat. En het vervoer van die producten gaat via een niet-EU land, zoals Zwitserland. Of als je goederen importeert uit een uitzonderingsgebied van de EU. Vanuit de Canarische Eilanden bijvoorbeeld. Vervoer gebeurt meestal over de weg. Spreek met je leverancier een Incoterms®-regel af. Zo weet je wie het transport regelt en wie opdraait voor de kosten van schade door het vervoer.

“Wij bestellen minimaal twee pallets tot een volle vrachtwagen aan goederen”, vertelt Marcel. “Het transport laten we het liefst regelen door de leveranciers. Zij leveren de zending in ons magazijn af. In het begin regelden wij vaak zelf het vervoer, maar dat gaf soms problemen. Dan stond de chauffeur op vrijdagmiddag om drie uur klaar voor het afhalen van de goederen, maar moest hij wachten tot de maandag erop omdat de leverancier de order niet op tijd klaar kreeg.”

Je leverancier betalen

Betaal je achteraf op rekening dan loop je als importeur geen risico. Betaal je vooraf dan bestaat de kans dat je leverancier je goederen niet levert. Laat je door je bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je bestelling past. Marcel en Chantal betalen hun Europese leveranciers in euro’s. Hierdoor loopt hun bedrijf geen valutarisico.

Betalingstermijn

“Sommige leveranciers willen dat we hun factuur binnen 14 dagen betalen, andere leveranciers hebben een termijn van 30 of zelfs 60 dagen”, zegt Chantal. “Ze vragen dan voor ons een kredietlimiet aan bij hun kredietverzekeraar. Er zijn ook leveranciers die een korting geven van 2 tot 3% als we binnen 10 dagen hun factuur betalen. Voor producten waarvan we weten dat we ze snel verkopen is dit mooi meegenomen.

“Voordeel van op rekening betalen, is dat je kunt wachten met betalen als er producten missen bij je bestelling. Dit lossen onze leveranciers gelukkig altijd netjes op. Of ze sturen een creditnota of we ontvangen de missende producten gratis bij de volgende levering.”

Btw bij import

Leveranciers sturen aan Marcel en Chantal altijd facturen met​​​​​​​ 0% btw. Chantal zet de rekeningen in de boekhouding waarna de boekhouder de btw-aangifte voor Wicotex verzorgt.

Koop je goederen van een bedrijf in een ander EU-land? En laat je deze goederen naar Nederland vervoeren? Dit heet een intracommunautaire verwerving. Voor je leverancier is dit een intracommunautaire levering. Je krijgt een factuur met 0% buitenlandse btw. Over het bedrag bereken je Nederlandse btw. Voor sommige goederen zijn andere btw-regels. Gebruik daarom altijd het hulpmiddel op de website van de Belastingdienst.

Intrastat-aangifte CBS

De EU verzamelt cijfers over de handel in goederen tussen de lidstaten. Voor Nederland levert het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) deze cijfers aan. Het CBS neemt via steekproeven contact op met Nederlandse importeurs en exporteurs die handelen met andere EU-landen. En kiest deze bedrijven via hun btw-aangiften. De gekozen bedrijven hebben een opgaveplicht aan het CBS. Dit noem je ook wel Intrastat-aangifte. Als importeur geef je in de aangifte informatie. Bijvoorbeeld over het EU-land waar de producten vandaan komen, de manier van vervoer en de factuurwaarde. 

Documenten bij import

Meestal heb je geen documenten nodig als je goederen importeert uit een andere lidstaat. Je hebt wel een vrachtbrief van het vervoer en een goederenpaklijst nodig. Voor sommige producten zijn extra documenten verplicht. Bijvoorbeeld een EU-certificaat voor bedreigde dieren en planten. Of een groothandelsvergunning voor geneesmiddelen.

“Bij de goederen die bij ons per vrachtwagen binnenkomen, zitten alleen een​​​​​​​ CMR-vrachtbrief en een paklijst”, legt Marcel uit. Facturen ontvangen we via e-mail. We controleren de ingekomen zending altijd met de begeleidende paklijst. Het komt namelijk regelmatig voor dat er goederen missen.”

Eigen vervoer

Haal je met een eigen vervoermiddel goederen op bij je leverancier? Zorg dat je kunt bewijzen dat je eigen vervoer verricht. Dit doe je bijvoorbeeld met een factuur of contract. Anders loop je bij een controle onderweg het risico dat de politie of een inspectiedienst je ziet als transportbedrijf. Als transportbedrijf heb je speciale vergunningen nodig.

Wil je je importplannen met een adviseur bespreken? Bel dan met het KVK Adviesteam: 0800 21 17.