Importeren

Stappenplan importeren

Haal je een product uit het buitenland, dan komt daar meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt als je over voldoende kennis van het importproces beschikt. Dit stappenplan helpt je hierbij.

De 14 stappen uit dit stappenplan geven je inzicht in het importproces. Of je nu coole gadgets wilt importeren uit China of robuuste machines uit Duitsland. Het importstappenplan helpt je met voorbereiden.

Video: succesvol importeren in 14 stappen

Deze video kun je alleen afspelen als je cookies hebt geaccepteerd. Wijzig je cookieinstellingen en ververs (F5) vervolgens deze pagina, zodat je de video kunt bekijken.

Je kunt jouw voorkeuren wijzigen op http://www.kvk.nl/cookies.

1. Onderzoek de markt

Voordat je start met importeren wil je weten of je importplannen haalbaar zijn. Breng daarom je afzetmarkt in kaart. Marktonderzoek helpt hierbij. Je kunt verschillende bronnen met marktinformatie gratis raadplegen. Gebruik de uitkomsten van je marktonderzoek voor het maken van een importplan. In het importplan zet je de mogelijkheden, kansen en bedreigingen naast elkaar. Zo weet je of jouw bedrijf klaar is voor import.

2. Check eventuele invoerbeperkingen

Zoek uit of er invoerbeperkingen of invoervoorschriften gelden voor je product. De meeste producten mag je gewoon invoeren. Importeer je uit een land buiten de EU dan krijg je soms te maken met invoerverboden, bijvoorbeeld als gevolg van sancties. Sommige producten mag je alleen met een invoervergunning of ander document invoeren. Importeer je producten uit een lidstaat van de EU dan gelden bijna geen beperkingen. Houd wel rekening met de Nederlandse Warenwet voor consumentenproducten.

3. Kies je rol

Als importeur koop je zelf producten in bij een buitenlandse leverancier voor eigen gebruik of wederverkoop. Verhandel je de producten dan leg je voorraden aan en bepaal je zelf je winstmarge. Als handelsagent zoek je in opdracht van een buitenlands bedrijf naar klanten in je thuismarkt. Je koopt niet zelf in maar je bemiddelt. De buitenlandse leverancier factureert en levert rechtstreeks aan de door jou aangebrachte klant. Als handelsagent geniet je wettelijke bescherming. Bekijk de verschillen tussen importeur en handelsagent en kies je rol.

4. Achterhaal de producteisen

Ieder product dat op de markt verschijnt moet veilig zijn. Zo moeten machines op de Europese markt vaak voldoen aan de eisen van de CE-machinerichtlijn. Ook voor andere productgroepen, waaronder speelgoed, medische hulpmiddelen en elektrische of elektronische apparatuur gelden CE-richtlijnen. Importeer je levensmiddelen dan moet je voldoen aan eisen op het gebied van voedselveiligheid. REACH is een Europese wet die toeziet op het beperken van het gebruik van chemische stoffen. Voldoet jouw product aan de producteisen?

5. Vind je leverancier

Voor het vinden van buitenlandse leveranciers heb je verschillende mogelijkheden. Bijvoorbeeld door beursbezoek of beursdeelname of je schakelt het ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid in. Houd rekening met cultuurverschillen en check de betrouwbaarheid van je zakenpartner. Ga na of het bedrijf ingeschreven staat in een buitenlands handelsregister en of het een financieel gezond bedrijf is. Vraag indien mogelijk om gratis samples en vergelijk zo de producten van verschillende leveranciers op kwaliteit, kleur of vormgeving.

6. Vraag een offerte aan

Vraag de leverancier om een duidelijke offerte. Een offerte bevat verschillende onderdelen, zoals de prijs, levertijd en de wijze van betalen. Onderhandel eventueel over de offerte en vraag als dat nodig is om een aanpassing. Kijk of in de offerte ook iets staat over de Incoterms®. Dit zijn standaard afspraken over het vervoer van de goederen. Maak gebruik van een van deze 11 Incoterms® en spreek zo met je leverancier af wie verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer en wie tijdens het vervoer het risico draagt van schade aan de goederen.

7. Bepaal het transport

Vervoer kan over de weg, over het spoor, over water en door de lucht. Elke vervoerswijze kent voor- en nadelen. Wil je snel een pakketzending ontvangen uit het buitenland? Dan kies je voor express vervoer. Gaat het om transport met verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven, dan kun je een expediteur inschakelen. Een expediteur is een transportbemiddelaar, een soort tussenpersoon. Hij zorgt voor het vervoer van je goederen en regelt of helpt bij het verkrijgen van de juiste documenten. Importeer je uit een land buiten de EU? Dan klaart hij de goederen voor je in bij de douane.

8. Verdiep je in betalingsvormen

Met de leverancier spreek je af hoe je betaalt. Bij betaling achteraf loop je als importeur geen risico. Wanneer je beiden zekerheid wilt dan kun je kiezen voor betaling op basis van documenten. Nadat de leverancier de juiste handelsdocumenten zoals een vervoersdocument of oorsprongscertificaat aan je overhandigt, betaal je voor de goederen. De leverancier heeft zo meer zekerheid dat je betaalt en jij bent zeker van de levering van de goederen. Het documentair incasso en de letter of credit zijn 2 betalingsvormen op basis van documenten. Laat je door de bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je transactie past.

Wanneer je extra financiering nodig hebt om aan je dagelijkse financiële verplichtingen te voldoen, lees dan het artikel 'Financiering vinden voor werkkapitaal'.

9. Denk aan verzekeringen

Een transporteur is tot een maximum bedrag per kilo aansprakelijk voor de schade die tijdens het vervoer ontstaat. Als er sprake is van overmacht is een vervoerder helemaal niet aansprakelijk. Een transportverzekering biedt dan uitkomst. Of je een transportverzekering nodig hebt hangt af van de Incoterm® die je afspreekt met de leverancier. Je verzekeren tegen productaansprakelijkheid is handig als je producten uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) importeert. Of als je een product onder private label op de markt brengt. Je bent dan gedekt voor de schade die ontstaat door een gebrek aan een product. Betaal je jouw leverancier in een andere valuta dan de euro? Dan loop je mogelijk valutarisico waardoor je jouw product duurder inkoopt. Je kunt valutarisico’s op verschillende manieren afdekken.

10. Doe wel of geen aangifte bij de douane

Standaardregel is dat je niet langs de douane hoeft als je importeert uit een lidstaat van de EU. Hierop gelden uitzonderingen. Zo krijg je wel met douaneverplichtingen te maken als je accijnsgoederen importeert uit landen binnen de EU. En je hebt douanedocumenten nodig als je goederen importeert uit Italië die je via Zwitserland, een niet-EU land, vervoert. Bij import van producten uit landen buiten de EU moet je de goederen voor invoer aangeven bij de douane. Een douaneaangifte gebeurt digitaal. Meestal doet een douanevertegenwoordiger zoals een logistiek dienstverlener of douane-expediteur dit voor je.

11. Houd rekening met importbelastingen

Je betaalt geen invoerrechten voor producten die je importeert uit een EU-land. Check wel hoe het zit met de btw-regels binnen de EU. Als importeur ontvang je meestal van de leverancier uit het andere EU-land een factuur met 0% btw. De Nederlandse btw moet je dan zelf berekenen en in je btw-aangifte aangeven. Invoerrechten betaal je meestal wel als je importeert uit landen buiten de EU. Hoeveel invoerrechten je betaalt hangt af van de goederencode van het product. Goederencodes gebruikt de douane voor het indelen van producten. Importeer je producten uit en gemaakt in een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft? Dan betaal je vaak minder of geen invoerrechten. Je hebt dan wel oorsprongsdocumenten of oorsprongsverklaringen nodig van je leverancier. Naast eventuele invoerrechten betaal je btw bij invoer als je importeert uit niet-EU-landen.

12. Inventariseer de importdocumenten

Als je producten uit het buitenland importeert heb je importdocumenten nodig. Bij importzendingen uit andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Voor zendingen uit niet-EU-landen gelden vaak aanvullende documenten. Zoals douanedocumenten, oorsprongsdocumenten, gezondheidscertificaten, invoercertificaten of invoervergunningen. Deze documenten zijn vaak afkomstig van overheidsorganisaties. Informeer vooraf bij je douane-expediteur of zoek in de Access2Markets-tool op welke documenten je nodig hebt voor de invoer van je product uit een land buiten de EU.

13. Maak een kostprijsberekening

Een kostprijsberekening maakt duidelijk welke kosten je maakt om het product naar Nederland te halen en welke prijs je moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Hoe hoog je directe kosten zijn verschilt per land en per product. Importeer je bijvoorbeeld producten uit en vervaardigd in Indonesië? Dan betaal je vaak minder invoerrechten dan bij import uit China. En hoe verder het land van je leverancier, hoe hoger je transportkosten kunnen zijn. Bij indirecte kosten horen je vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris van personeel.

14. Leg afspraken vast

Heb je alle kosten en het hele importproces inzichtelijk en wil je een deal sluiten? Leg de afspraken met je leverancier bij voorkeur vast in een contract. Zo weten jullie beiden elkaars rechten en plichten. Een contract geeft duidelijkheid en voorkomt conflicten. Meestal zorgt de leverancier als verkopende partij voor het opstellen van een contract. Schakel een jurist in die het contract voor ondertekening toetst. Werk met een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst als je een structurele samenwerking aangaat als distributeur of handelsagent.

Heb je plannen om een product te importeren uit het buitenland? Lees alles over importeren, zoals regels voor allerlei producten en handige tips.
Marcel Hoebink

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers bij hun importplannen. Ik ben specialist op het gebied van importregels, invoerbelastingen, incoterms en importdocumenten. Mijn kennis deel ik via KVK.nl, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage