VvE's, Verenigingen en stichtingen
Deze vragen worden vaak aan ons gesteld
Je geeft nieuwe gegevens door met digitale formulieren op onze website:
- Kies wijzigen voor het inschrijven van nieuwe bestuursleden (maximaal 5).
- Kies uitschrijven voor het uitschrijven huidige bestuursleden (maximaal 10).
- Kies wijzigen voor het wijzigen van overige gegevens, zoals bezoekadres, telefoonnummer, functietitel en bevoegdheid (maximaal 10).
Digitaal verzenden van de formulieren
Alle formulieren kun je digitaal verzenden. Ook het formulier voor het inschrijven van een nieuwe bestuurder, op voorwaarde dat het een vereniging, stichting of VvE zonder commerciële activiteiten of zonder onderneming betreft. De nieuwe bestuurder ondertekent het formulier in 2 stappen via DigiD:
- log in met Digid of DigiD app
- maak 1 cent over via iDEAL
Daarna wordt het digitaal getekende formulier via e-mail verzonden naar de bestuurder die de opgave heeft gedaan (de aangever). Deze persoon ondertekent het formulier ook in de hierboven genoemde stappen via DigiD en dient het formulier vervolgens in.
Wie mag tekenen?
Alleen een nog ingeschreven bestuurder mag tekenen voor de toetreding (inschrijving) van een nieuwe bestuurder. Tekent de vertrekkende bestuurder ook voor de inschrijving van de nieuwe bestuurder? Verstuur dan de inschrijving van de nieuwe bestuurder en de uitschrijving van de vertrekkende bestuurder gelijktijdig.
Klopt het adres nog?
Is het adres van de organisatie ook het adres van een vertrekkende bestuurder? Geef dan ook een adreswijziging door. Controleer gelijk of de andere contactgegevens nog actueel zijn.
Tip: check de gegevens in de KVK app Handelsregister (30 gratis inzagen per jaar). Zo zie je welke gegevens je moet wijzigen.
Controleer of de wijziging gevolgen heeft voor de UBO-registratie
Heeft jouw stichting of vereniging de UBO’s ingeschreven in het UBO-register? Dan moet je je UBO-registratie actueel houden. Via de online UBO-opgave kan je controleren of de nieuwe bestuurder een UBO is én de inschrijving of een wijziging in het UBO-register doorgeven.
Gevolgen (financiële) instellingen
Het wijzigen van bestuursleden kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van je organisatie. Raadpleeg de website van de desbetreffende (financiële) instelling welke stappen je moet volgen bij het wijzigen van bestuursleden.
Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid
Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid richt je op bij de notaris. Na de oprichting regelt de notaris meestal de inschrijving in het Handelsregister.
Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheidEen vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid richt je niet op bij de notaris. Je bent ook niet verplicht deze vereniging in te schrijven bij KVK. Wij raden je aan om de vereniging toch in te schrijven. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk. Door inschrijving in het Handelsregister beperken bestuursleden hun aansprakelijkheid. Na inschrijving zijn zij slechts hoofdelijk aansprakelijk als eventuele schuldeisers aantonen dat de vereniging niet aan haar verplichtingen voldoet.
Documenten voor inschrijving vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid
Wil je zelf de vereniging inschrijven in het Handelsregister? Verzamel voor een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid de volgende documenten en verstuur deze naar het KVK-postadres:
- formulier 5: inschrijving stichting of vereniging
- formulier 22: inschrijving functionaris voor een stichting of vereniging
- een kopie van een geldig legitimatiebewijs van iedere bestuurder
- een door het bestuur gewaarmerkt exemplaar van statuten op schrift als deze zijn gemaakt (dus iedere pagina geparafeerd met op de laatste pagina de handtekening van de bestuurder(s))
Na registratie ontvang je van ons per post een schriftelijke bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.
Vanaf 1 juli 2008 zijn VvE's verplicht zich in het Handelsregister in te schrijven. Een nieuw opgerichte VvE schrijft de notaris voor je in.
VvE inschrijven bij KVK
Wil je zelf een VvE inschrijven, verzamel dan de volgende documenten:
- het inschrijfformulier voor VvE's (formulier 5)
- het inschrijfformulier voor de functionarissen van de VvE (formulier 22)
- een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s) van de VvE
- een door de bestuurder(s) gewaarmerkte* kopie van de splitsingsakte als de VvE is opgericht vóór 1 juli 2008
- een origineel notarieel afschrift van de splitsingsakte als de VvE is opgericht ná 1 juli 2008 en tot op heden nog niet bij KVK is ingeschreven
- een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren
* gewaarmerkt: op iedere pagina staat een paraaf van de bestuurder(s) en op de laatste pagina de handtekening(en).
Heb je de splitsingsakte niet? Bestel dan tegen betaling een kopie bij het Kadaster.
Inschrijfformulieren en documenten aanleverenStuur de formulieren en documenten naar het KVK-postadres. Na registratie sturen wij per post een bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding.
Bevestiging en inschrijfkosten
Na registratie ontvang je van ons per post een schriftelijke bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de eenmalige inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aanvragen.
Je hoeft alleen op te geven welke van de modelreglementen je gebruikt. Heeft de VvE een aanvulling of wijziging op dit reglement of gebruikt de VvE een ander reglement dan een van de modelreglementen? Lever dan de volledige versie aan. Je vindt de modelreglementen op www.notaris.nl.
Het bestuur van een VvE bestaat uit één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat het er 2 of meer zijn. Ook in een vergadering van appartementseigenaren kunnen eigenaren besluiten dat er een ander aantal bestuurders is dan dat er in de splitsingsakte staat.
Tot 1992 werd in de wet de term 'administrateur' gebruikt, nu is dat 'bestuurder'. Toch kan een VvE, naast de bestuurder, nog steeds een administrateur benoemen als gevolmachtigde. Een administrateur is dan bijvoorbeeld een organisatie die beroepsmatig de VvE beheert.Ontbreekt het bestuur in de VvE, beleg dan eerst een vergadering met de eigenaren. In deze vergadering benoem je het bestuur. Het bestuur bestaat uit de eigenaren en/of een externe partij.
Regels voor de benoeming van het bestuurVoor de benoeming gelden bepaalde regels. Deze regels vind je in de splitsingsakte van de VvE of in het modelreglement waar de splitsingsakte mogelijk naar verwijst.
Inschrijving bij KVKVoor het inschrijven van de nieuwe bestuurder(s) hebben wij de volgende documenten nodig:
- het inschrijfformulier voor een nieuwe functionaris. Kies voor wijzigen, zoek de VvE op en kies dan voor functionaris inschrijven
- kopie van een geldig legitimatiebewijs van de nieuwe bestuurder(s)
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
- een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren
Is het adres en telefoonnummer van de VvE ook gewijzigd? Kies dan voor wijzigen om deze gegevens aan te passen. Stuur vervolgens de ingevulde en ondertekende formulieren samen met bovenstaande documenten naar het KVK-postadres.
Zolang de splitsing van het pand niet is opgeheven en de VvE dus nog bestaat, moet je deze inschrijven in het Handelsregister. Het ontbinden van een VvE is alleen mogelijk na opheffing van de splitsing door middel van een notariële akte.
VvE inschrijven bij KVKWil je een VvE inschrijven die voor 1 juli 2008 is opgericht? Dan heb je de volgende documenten nodig:
- formulier 5: formulier waarmee je een VvE inschrijft
- formulier 22: formulier waarmee je de functionarissen voor een VvE inschrijft
- een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s) van de VvE
- een door een bestuurder gewaarmerkte kopie van de splitsingsakte. Gewaarmerkt wil zeggen: iedere pagina paraferen en op de laatste pagina de handtekening van de bestuurder(s) plaatsen
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
- een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren
Heb je de splitsingsakte niet? Bestel dan tegen betaling een kopie bij het Kadaster.
Inschrijfformulieren en documenten aanleverenStuur de formulieren en documenten naar het KVK-postadres. Na registratie sturen wij per post een bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding.
Appartementsgebouwen die voor 1 december 1972 zijn ontstaan, waren volgens de wet niet verplicht om een VvE op te richten. Is er toen of daarna geen vereniging opgericht? Dan staan de rechten en plichten van de gezamenlijke eigenaren in de splitsingsakte. Heb je een splitsingsakte van voor 1 december 1972 én wordt in deze akte en in eventuele aanvullingen daarop geen VvE vermeld? Dan ben je niet verplicht om een vereniging in te schrijven.
Vereniging inschrijven bij KVKEr kan wel sprake zijn van een zogenaamde vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. Deze kun je op vrijwillige basis inschrijven in het Handelsregister. De volgende documenten zijn dan nodig:
- formulier 5: waarmee je een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid inschrijft
- formulier 22: waarmee je de functionarissen voor een vereniging inschrijft
- kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s) van de vereniging
- een door een bestuurder gewaarmerkte kopie van de splitsingsakte; gewaarmerkt wil zeggen: iedere pagina paraferen en op de laatste pagina de handtekening van de bestuurder(s) plaatsen.
- een kopie van de door de bestuurder(s) getekende notulen van de vergadering waaruit de benoeming van de bestuurder(s) blijkt
- een kopie van de presentielijst, getekend door alle op de vergadering aanwezige eigenaren
Heb je de splitsingsakte niet? Bestel dan tegen betaling een kopie bij het Kadaster.
Inschrijfformulieren en documenten aanleverenStuur de formulieren en documenten naar het KVK-postadres. Na registratie sturen wij per post een bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding.
Is de Vereniging van Eigenaars (VvE) opgericht met een modelreglement? Dan vink je op formulier 5 een van de modelreglementen aan. De modelreglementen vind je op www.notaris.nl.
Hanteert de VvE een van de modelreglementen met daarop een uitbreiding of aanvulling? Stuur dan een (getekende) kopie van deze uitbreiding of aanvulling mee.Is de VvE opgericht met een ander reglement en heb je dit niet? Vraag dit reglement dan op bij de notaris die de splitsingsakte heeft gemaakt.
Een stichting schrijf je uit met formulier 17A. Je verstuurt dit formulier per post. Om de stichting te ontbinden neemt het bestuur eerst een ontbindingsbesluit. Voordat je besluit de stichting te ontbinden:
- Bekijk je eerst de statuten van de stichting.
- Lees je de toelichting bij het formulier 17A.
- Vraag je bij twijfel advies of hulp aan je accountant of boekhouder.
Hoe geef je een ontbinding door aan KVK?
Besluit je tot ontbinding over te gaan, dan zijn er 2 situaties mogelijk:
1. De stichting is ontbonden, maar er zijn nog baten.
2. De stichting is ontbonden en er zijn geen baten meer.
1. Er zijn nog batenIn dit geval blijft de stichting nog bestaan voor de vereffening van het vermogen. Je vult het formulier als volgt in:
- Bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding.
- Bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn wel baten'.
- Bij vraag 3.2 en volgende vul je de gegevens in van degene die de vereffening van het vermogen uitvoert (vereffenaar).
- Bij vraag 6 geef je aan of de stichting een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt.
In dit geval houdt de stichting op te bestaan omdat er geen baten meer zijn. Je vult het formulier als volgt in:
- Bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding.
- Bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn geen baten'
- Bij vraag 4.1 vul je de gegevens in van degene die de boekhouding en andere officiële documenten van de stichting bewaart.
- Bij vraag 6 geef je aan of de stichting een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt.
Stuur het formulier ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres met de volgende bijlagen:
- (een kopie van) de door minimaal 2 bestuurders ondertekende notulen van de bestuursvergadering waarin het besluit tot ontbinding is vastgelegd
- Een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar (de bestuurder, de vereffenaar, de notaris of een gevolmachtigde met een toereikende volmacht)
Meer informatie (alleen bij een stichting met een onderneming)
Is er sprake van vereffening van het vermogen (situatie 1) en is de vereffenaar nog niet bekend in het Handelsregisterdossier? Dan is opsturen van het formulier niet voldoende. De vereffenaar moet zich persoonlijk aan de balie va een KVK-kantoor legitimeren. In de toelichting op het formulier kun je lezen welke documenten de vereffenaar moet meenemen.Als er sprake is van een vereniging zonder onderneming, dan is de VvE niet verplicht om het KVK-nummer te vermelden op correspondentie. De meeste VvE's hebben geen onderneming.
Heeft een VvE wel een onderneming? Dan is vermelding van het KVK-nummer op correspondentie verplicht.Een stichting richt je op bij notariële akte. De notaris regelt na de oprichting de inschrijving in het Handelsregister.
Zelf de stichting inschrijven
Wil je zelf de stichting inschrijven in het Handelsregister? Verzamel de volgende documenten en verstuur deze naar het KVK-postadres:- een gewaarmerkt afschrift notariële akte van oprichting
- formulier 5: inschrijving stichting of vereniging
- formulier 22: inschrijving functionaris voor een stichting of vereniging
- een kopie van een geldig legitimatiebewijs van iedere bestuurder
Bevestiging en inschrijfkosten
Na registratie ontvang je van ons per post een schriftelijke bevestiging van de inschrijving en een factuur voor de inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister aanvragen.Alleen het bestuur van de VvE is bevoegd om de VvE in te schrijven. Je kunt dit als appartementseigenaar niet zelf. Wijs daarom de bestuurder van de VvE op de verplichting tot inschrijving en op de verantwoordelijkheid die hij heeft.
Het niet inschrijven van de VvE is een overtreding. Er kan een boete worden opgelegd. Alle appartementseigenaren zijn hoofdelijk aansprakelijk voor het betalen van deze boete.
Bij de verkoop van een appartementsrecht controleert de bank of de VvE is ingeschreven in het Handelsregister. Is dat niet het geval, dan kan er een probleem optreden bij het verstrekken van een hypotheek.
Een vereniging schrijf je uit met formulier 17A. Je verstuurt dit formulier per post. Om de vereniging te ontbinden neemt de algemene ledenvergadering eerst een ontbindingsbesluit. Voordat je besluit de vereniging te ontbinden:
- bekijk je eerst de statuten van de vereniging (indien aanwezig, informele verenigingen hebben over het algemeen geen statuten)
- lees je de toelichting bij het formulier 17A
- vraag je bij twijfel advies of hulp aan je accountant of boekhouder
Hoe geef je een ontbinding door aan KVK?
Besluit je tot ontbinding over te gaan? Dan zijn er 2 situaties mogelijk:
1. De vereniging is ontbonden, maar er zijn nog baten.
2. De vereniging is ontbonden en er zijn geen baten meer.
1. Er zijn nog baten
In dit geval blijft de vereniging nog bestaan voor de vereffening van het vermogen. Je vult het formulier als volgt in:
- bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
- bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn wel baten'
- bij vraag 3.2 en volgende vul je de gegevens in van degene die de vereffening van het vermogen uitvoert (vereffenaar)
- bij vraag 6 geef je aan of de vereniging een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt
2. Er zijn geen baten meer
In dit geval houdt de vereniging op te bestaan omdat er geen baten meer zijn. Je vult het formulier als volgt in:
- bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
- bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn geen baten'
- bij vraag 4.1 vul je de gegevens in van degene die de boekhouding en andere officiële documenten van de vereniging bewaart
- bij vraag 6 geef je aan of de vereniging een eventuele onderneming heeft en wat daarmee gebeurt
Formulier opsturen
Stuur het formulier ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres met de volgende bijlagen:
- (een kopie van) de door minimaal 2 bestuurders ondertekende notulen van de algemene ledenvergadering waarin het besluit tot ontbinding is vastgelegd
- een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar (de bestuurder, de vereffenaar, de notaris of een gevolmachtigde met een toereikende volmacht)
Meer informatie (alleen bij een vereniging met een onderneming)
Is er sprake van vereffening van het vermogen (situatie 1) en is de vereffenaar nog niet bekend in het Handelsregisterdossier? Dan is opsturen van het formulier niet voldoende. De vereffenaar moet zich persoonlijk aan de balie van KVK legitimeren. In de toelichting op het formulier kun je lezen welke documenten de vereffenaar moet meenemen.Geef een extra vestiging (nevenvestiging) door via onze website. Kies voor de optie wijzigen en vul de naam van vereniging/stichting of het KVK-nummer in. Doorloop de stappen en verstuur de gegevens digitaal. Stuur als aanvullend bewijsstuk een kopie van het door 2 partijen ondertekende huur-, koop- of pachtcontract van het nieuwe bezoekadres mee.
Inschrijven of niet?
Twijfel je of je de vestiging moet inschrijven? Bekijk dan het schema inschrijving vestigingen voor stichtingen en verenigingen.
Een Vereniging van Eigenaars (VvE) kun je alleen ontbinden bij notariële akte. De VvE schrijf je uit met formulier 17A. Je verstuurt dit formulier en een door de notaris origineel gewaarmerkt afschrift van de akte per post.
Hoe geef je een ontbinding door aan KVK?
Besluit je tot ontbinding over te gaan? Dan zijn er twee situaties mogelijk:
- De VvE is ontbonden, maar er zijn nog baten.
- De VvE is ontbonden en er zijn geen baten meer.
1. Er zijn nog baten
In dit geval blijft de VvE nog bestaan voor de vereffening van het vermogen. Je vult het formulier als volgt in:
- bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
- bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn wel baten'
- bij vraag 3.2 en volgende vul je de gegevens in van degene die de vereffening van het vermogen uitvoert (vereffenaar)
- bij vraag 6.1 vul je 'nee' in
2. Er zijn geen baten meer
In dit geval houdt de VvE op te bestaan omdat er geen baten meer zijn. Je vult het formulier als volgt in:
- bij vraag 2.1 vermeld je de datum van de ontbinding
- bij vraag 3.1 kruis je aan 'er zijn geen baten'
- bij vraag 4.1 vul je de gegevens in van degene die de boekhouding en andere officiële documenten van de VvE bewaart
- bij vraag 6.1 vul je 'nee' in
Formulier opsturen
Stuur het formulier ingevuld en ondertekend naar het KVK-postadres met de volgende bijlagen:
- een door de notaris origineel gewaarmerkt afschrift van de akte waaruit de opheffing van de splitsing blijkt
- een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar (de bestuurder, de vereffenaar, de notaris of een gevolmachtigde met een toereikende volmacht)
Ja, een Vereniging van Eigenaars (VvE) moet je inschrijven. Ook als de appartementsrechten in het bezit zijn van 1 eigenaar. Normaal gesproken ontstaat een vereniging als er meer dan 1 lid is. In het geval van een VvE zijn er meerdere appartementsrechten en dus ontstaat de vereniging. Het is niet relevant of de verschillende appartementsrechten eigendom zijn van 1 of van meerdere eigenaren.
Een adreswijziging geef je door via 'wijzigen'. Vul je bedrijfsnaam of KVK-nummer in. Kies dan voor ‘vestigingsgegevens wijzigen’ en doorloop de stappen. Verstuur de gegevens digitaal.
Aanvullende bewijsstukken
Is het bezoekadres niet gelijk aan jouw privéadres? Lever dan 1 van de volgende documenten aan als bewijs dat je dit adres mag gebruiken als bezoekadres voor je onderneming:
- een kopie van het door 2 partijen getekende huur-, koop- of pachtcontract, of
- een bewijs uit het Kadaster, of
- een toestemmingsverklaring
Privéadres
Wijzigt je privéadres ook? Geef dit eerst door bij de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente.
Als je privéadres verandert, geef je dat door aan de gemeente. KVK krijgt van de gemeente alleen de adreswijzigingen door van privéadressen in Nederland. Is het adres van je bedrijf hetzelfde als je privéadres? Dan wijzigen wij het bezoekadres van je onderneming ambtshalve. Je ontvangt hiervan een schriftelijke bevestiging.
Er zijn ook situaties waarin we het bezoekadres niet zelf wijzigen, omdat we niet zeker weten of je bedrijf 'meeverhuist'. Is het bezoekadres gewijzigd en neemt KVK geen contact met je op? Geef de adreswijziging dan alsnog aan ons door. Voor eenmanszaken kan dat via Mijn eenmanszaak en voor andere rechtsvormen geef je dit online aan ons door via Wijzigen.
Geef de wijziging van het bezoekadres pas aan ons door, nadat je de wijziging van je privéadres aan de gemeente hebt doorgegeven. Dit voorkomt dat wij om aanvullend bewijs vragen.
Wijziging van een privéadres in het buitenland geef je door via een wijzigingsformulier. Sta je ingeschreven in de RNI (Registratie Niet-Ingezetenen)? Geef de wijziging van je privéadres dan ook door aan één van de 19 RNI-loketten.
Hoe snel KVK je wijziging verwerkt, hangt af van hoe je je wijziging aan ons doorgeeft.
- Geef je de wijziging per post door? Dan verwerken we die na ontvangst binnen 10 werkdagen.
- Geef je de wijziging digitaal door? Dan verwerken we die binnen 2 werkdagen.
We nemen contact met je op als de wijziging niet juist of onvolledig is.
Na de verwerking van je wijziging in het Handelsregister krijg je een officiële bevestiging per brief of digitaal via jouw Berichtenbox voor bedrijven. Als je de wijziging digitaal indient, ontvang je ook een bevestiging via e-mail.
Tussen het moment van ontvangst van je wijziging en de verwerking ervan kunnen wij geen informatie geven over de status van de verwerking.
Geef je een wijziging door voor een datum in de toekomst? Dan zie je de wijziging pas op die datum in het Handelsregister. Het Handelsregister geeft namelijk altijd de actuele situatie weer.
Wil je alle vragen over VvE's, verenigingen en stichtingen in beeld?
Nog geen antwoord op je vraag?
Kantoren
Je kunt bij ons op afspraak langskomen om jouw bedrijf in te schrijven of om een specifieke wijziging aan ons door te geven.