Zakendoen met het VK, dit moet je weten

Britten zijn trots op producten uit eigen land, maar hebben zeker oog voor kwalitatieve en innovatieve Nederlandse producten en diensten. Sinds het vertrek van het Verenigd Koninkrijk (VK) uit de EU gelden voor zakendoen met het VK andere regels. Zo gelden er douaneverplichtingen. Een goede voorbereiding voorkomt oponthoud aan de grens.

Voor importeurs en exporteurs die zakendoen met het VK gelden douaneverplichtingen zoals invoer- en uitvoeraangiftes, keuringen, exportcertificaten en exportdocumenten. In dit artikel lees je meer over de zakelijke kansen die het VK je biedt en hoe je voldoet aan regels bij import en export van goederen en diensten.

• Handel en kansen
• Contacten leggen
• Zakelijke cultuur
• Betalingsverkeer
• Contracten schriftelijk vastleggen
• Exporteren naar het VK
• Importeren uit het VK
• Producteisen
• Werken in het VK
• Fraude

Handel en kansen

Het Verenigd Koninkrijk staat in de top vijf van Nederlandse exportbestemmingen. In het VK, dat bestaat uit Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland, liggen vooral kansen in de duurzame energie, hightechsystemen en -materialen, duurzame mobiliteit, life sciences & health en agri-food. RVO vertelt je meer over kansrijke sectoren.

De Nederlandse goederenexport naar het VK steeg in 2021 naar 38 miljard euro. Een stijging van 8,8%, blijkt uit cijfers van het CBS. Daarnaast haalden Nederlandse importeurs in 2021 voor ruim 26 miljard euro aan goederen uit het VK. Een stijging van 31,5%.

Handelsverdrag

Het VK en de EU sloten na Brexit een overeenkomst met daarin afspraken over de wederzijdse handel en samenwerking. In dit handelsverdrag staan bijvoorbeeld afspraken over het verlagen van invoerrechten.

Subsidieregeling

De regeling Support International Business van RVO vergoedt een deel van de kosten die je maakt als je een nieuw exportland wilt betreden. Denk dan aan deelname aan handelsmissies of beurzen en het gebruikmaken van een externe coach.

Contacten leggen

Britten zijn van nature voorzichtig. Neem daarom tijd voor het opbouwen en onderhouden van je netwerk. Je doet makkelijker zaken wanneer je een Britse verkoper in dienst neemt of inhuurt. Of stel een handelsagent of distributeur aan. Handelsagenten hebben in het VK een beschermde positie. De Britse brancheorganisatie MAA heeft gegevens van Britse handelsagenten. Hiervoor rekent MMA kosten en je hebt een account nodig als je wilt zoeken.

Het vinden van de juiste afnemers of leveranciers kost tijd. Een bezoek aan een lokale vakbeurs geeft snel inzicht in de markt. Daar leg de eerste contacten en bouw je een netwerk op. Naast fysieke deelname aan een beurs zijn er alternatieven, zoals digitale handelsmissies. RVO vertelt je meer over handelsmissies. Een overzicht van beurzen en tentoonstellingen in het VK vind je op Exhibitions.co.uk of AUMA Trade Fair-database.

Verschillende organisaties helpen je zoeken naar mogelijke zakenpartners. Soms betaal je hiervoor kosten.

• Met Zakenpartnersupport Op Maat van RVO vind je betrouwbare buitenlandse zakenpartners. RVO helpt je met een eerste introductie.
• Enterprise Europe Network (EEN) vormt een professioneel netwerk van 600 organisaties in ruim 60 landen waaronder het VK. In de digitale databank van EEN staan profielen van bedrijven uit het VK die op zoek zijn naar samenwerkingspartners.
• NL Business Hubs bieden Nederlandse bedrijven operationele ondersteuning bij het betreden van een buitenlandse markt en ontsluiten een zakelijk en sociaal netwerk van lokale contacten. Lees hoe de NBCC NL Business Hub het Nederlandse bedrijf Tony’s Chocolonely op weg hielp op de Britse markt.

Zakelijke cultuur

In het Britse bedrijfsleven vind je vaak hiërarchische lagen. Britten zullen het moeilijk toegeven, maar hebben voor alles toestemming van ‘up there’ nodig. De 'boss' bepaalt. Voor het sluiten van een zakelijke overeenkomst nemen Britten de tijd.

Net als Nederlanders is geen Brit hetzelfde. Maar Britten staan over het algemeen wel bekend als formeel, gereserveerd en beleefd. Denk aan de keurige rij wachtende Britten bij een bushalte.

De meeste Britten zijn netjes en punctueel. Zeker bij de eerste afspraak. Verdiep je in het lokale wegen- en openbaar vervoernetwerk, want reizen in het VK kost tijd. En geef een seintje als je later komt dan het afgesproken tijdstip.

Spreek de taal

Nederlanders denken over het algemeen dat ze de Engelse taal goed beheersen. Toch maak je makkelijk fouten. Zoals ‘I must check my agenda’. Je kunt hiervoor beter diary, schedule of calendar gebruiken. Laat een ‘native speaker’ alle correspondentie, marketinguitingen en content op je website schrijven of controleren. Hiermee voorkom je dat letterlijke vertalingen als ‘Make that the cat wise’ of ‘That is not fromselfspeaking’ voor ongemakkelijke situaties zorgen. Lees meer do's en dont's bij zakendoen met het VK.

Betalingsverkeer

Vooruitbetaling biedt de meeste zekerheid. Hiermee moet je zakenpartner het wel eens zijn. Anders zijn er ook alternatieve betalingsvormen. Informeer bij je bank welke betalingsvorm en valuta het beste past bij de transactie. Vraag ook waar je op let als het gaat om betaalgewoonten en betaalgedrag in het VK.

Het artikel 'Financiering vinden voor werkkapitaal' informeert je over het lenen van geld om je dagelijkse bedrijfsvoering soepel te laten lopen.

Contracten schriftelijk vastleggen

Britten kennen geen Wetboek van Koophandel waarnaar verwezen kan worden en zetten daarom alles in contracten. Zo kennen ze in het VK geen termen zoals ‘te goeder trouw’ en ‘redelijkheid en billijkheid’. Omdat alle afspraken in het contract staan zijn Britse contracten vaak langer dan Nederlandse contracten. De Britse rechter gaat uit van de afgesloten overeenkomst. Alleen bij je een onderdeel uit het contract om meer manieren kan uitleggen nemen de Britse rechtbanken omstandigheden soms mee.

Spreek met elkaar een Incoterm® af en neem deze op in je offerte, agenturencontract of distributieovereenkomst. Dan weet je wie verantwoordelijk is voor vervoeren van de goederen en de kosten die daarbij horen. Ook regelen Incoterms® wie het risico loopt als goederen tijdens het vervoer beschadigd raken of verloren gaan. Schakel juridische hulp in bij het opstellen of controleren van een overeenkomst.

Exporteren naar het VK

De order is gesloten en je exporteert je product naar het VK. Naast een factuur, transportdocument, uitvoeraangifte en paklijst heb je soms aanvullende exportdocumenten nodig. De Britse douane heft geen invoerrechten op goederen die van preferentiële oorsprong uit de EU zijn. Dit betekent dat goederen in de EU zijn vervaardigd of toereikend zijn bewerkt. Lever je producten van preferentiële oorsprong aan je klant, zet op je verkoopfactuur dan een factuurverklaring, ofwel Attest van Oorsprong.

Douaneaangiften

Omdat de goederen de EU verlaten, doe je een uitvoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Bij de Britse douane vindt een invoeraangifte plaats. Meestal is je klant voor deze invoeraangifte verantwoordelijk. Als je met je klant Incoterm® DDP afspreekt, moet jij dit in het VK regelen.

Tips

1. Vraag een EORI-nummer aan en zet dit nummer in je douaneaangifte bij export buiten de EU.
2. Kies of je zelf de douaneaangifte doet of dat je dit uitbesteedt aan een Nederlandse expediteur of vervoerder.
3. Voor aangiften bij de Britse douane kan je gebruik maken van een customs agent of parcel operator.

Vooraankondiging

Voor export van producten van dierlijke oorsprong doe je een vooraankondiging in het IPAFFS-systeem van de Britse overheid. Dit zijn producten als vlees, zuivel en vis. De vooraankondiging geldt ook voor planten en snijbloemen. IPAFFS betekent import of products, animals, foods and feed system.

E-commerce

Het VK heeft een van de meest ontwikkelde e-commercemarkten ter wereld. Wil je zelf vanuit je eigen webshop of via platformen als Etsy, Amazon of Ebay producten aan Britse particulieren leveren? In het artikel e-commerce in het Verenigd Koninkrijk lees je hoe je dit aanpakt en welke regels hiervoor gelden.

Btw bij export

Bij export factureer je 0% Nederlandse btw aan je klant. Je moet in je administratie aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bijvoorbeeld via een uitvoeraangifte, transportdocumenten en betaalbewijzen.

Noord-Ierland

Noord-Ierland heeft een aparte status binnen het VK. Voor zendingen naar Noord-Ierland geldt het Europese btw-stelsel. Douaneaangifte is niet nodig.

Met het KVK exportplan krijg in structuur in je plannen. Het Stappenplan exporteren geeft je inzicht in het hele exportproces.

Importeren uit het VK

Voor goederen die je vanuit het VK in Nederland importeert, doe je invoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Hierna betaal je btw en invoerrechten over de waarde van de goederen, de douanewaarde. De EU en het VK hebben een handelsverdrag. Ondanks dit handelsverdrag betaal je voor sommige goederen toch invoerrechten.

Hogere kosten

Het VK is geen EU-land. Als je goederen importeert betaal je naast eventuele invoerrechten ook handlingskosten. Hieronder vallen kosten voor het doen van de invoeraangifte, inspecties op goederen van dierlijke oorsprong en plantaardige producten, langere opslag en administratieve handelingen. De kosten van vooraanmelding van de importzending in Portbase door de expediteur, importeur of vervoerder vallen hier ook onder. Een groot aantal terminals stelt deze vooraanmelding verplicht.

Je vervoerder werkt mogelijk met een ‘Brexit-toeslag’. Inklarings- en handlingskosten die je vervoerder of pakketbezorger maakt, worden aan jou doorbelast. Deze kosten verschillen per vervoerder. Vergelijk verschillende offertes van vervoerders en bespaar hiermee kosten. Wie de kosten voor inklaring en handling betaalt, hangt af van de Incoterm® die je met je Britse leverancier afspreekt.

Noord-Ierland

Noord-Ierland heeft een aparte status binnen het VK. Voor zendingen vanuit Noord-Ierland geldt het Europese btw-stelsel. Een invoeraangifte bij de Nederlandse Douane is niet nodig als je goederen direct uit Noord-Ierland importeert.

Voormelden via Portbase

Vervoer je via ferry- of shortsea-terminals, doe dan een digitale voormelding van de douanedocumenten via Portbase. Spreek af wie dit doet: jij, je Britse zakenpartner, expediteur, douaneagent of de vervoerder. Zonder voormelding krijgt een vervoerder geen toegang tot de terminal. Je sluit bij Portbase een abonnement af voor de volgende services: Import voormelden, Export voormelden en Track & Trace Export.

Met het KVK importplan krijg in structuur in je plannen. Het Stappenplan importeren geeft je inzicht in het hele importproces.

Producteisen

Controleer zowel de Britse als Europese wetgeving wanneer je exporteert of importeert. Misschien moet een product in het VK aan andere regelgeving voldoen dan in de EU. Voor producten die niet aan de regelgeving voldoen kan een verkoopverbod gelden.

Export

Bij export van een product naar het VK moet je product aan de producteisen voldoen. Soms heb je een gezondheidscertificaat of uitvoervergunning nodig. Nationale normen of standaarden zorgen ervoor dat producten in een land voldoen aan bijvoorbeeld eisen voor veiligheid. In het VK ligt productveiligheid vast in de Consumer Protection Act. RVO geeft informatie over productgroepen, bijbehorende producteisen en het juiste certificaat. Zorg dat je weet wie aansprakelijk is wanneer een product onveilig blijkt. Je riskeert hoge claims als er schade ontstaat en de productaansprakelijkheid bij jou ligt.

UK Conformity Assessed (UKCA)

Voor bepaalde producten geldt de UK Conformity Assessed (UKCA). Deze regels zijn vergelijkbaar met de Europese CE-markering. Dit geldt voor producten als speelgoed, machines en veiligheidsbrillen. Vanaf 1 januari 2025 moet je hierop verplicht de UKCA-markering aanbrengen als je deze producten exporteert naar het VK. Tot die tijd voldoet een CE-markering.

Import

Als je importeert, ben je als importeur verantwoordelijk voor de veiligheid en kwaliteit van een product. Een geïmporteerd product uit het VK moet voldoen aan Europese en Nederlandse producteisen.

De NVWA beschrijft welke eisen gesteld worden aan verschillende producten bij import uit en export naar het VK, waaronder levensmiddelen, non-food-artikelen, dieren en planten en verpakkingshout.

Werken in het VK

Voer je tijdelijk werkzaamheden in het VK uit of start je een bedrijf in het VK? Check dan de regels, want het VK is geen EU-land.

Tijdelijk werken

Ondernemers die tijdelijk werk in het VK uitvoeren hebben geen vrije markttoegang in het VK. Je moet je aan de regels van het VK houden. Bijvoorbeeld wanneer je als zzp’er in het VK aan de slag gaat. Of wanneer je medewerkers een machine gaan installeren of onderhouden in het VK. Er gelden specifieke regels wanneer je met goederen in je bestelbus naar het VK gaat.

Eigen vestiging

Als je een groot deel van je totale omzet uit het VK haalt, onderzoek dan of een eigen vestiging in het VK interessant is. De Britse overheid heeft een stappenplan voor het opzetten van een bedrijf in het VK.

Wanneer je een bv, een private limited company, start, schrijf je je in bij Companies House. Start je als eenmanszaak (sole trader) of vennootschap onder firma (partnership), dan hoef je je niet te registreren. Je meldt je wel bij ‘Her Majesty’s Revenu and Customs’ (HMRS) en je moet voldoen aan regels over het gebruik van een bedrijfsnaam.

Het VK kent een voordelig en tegelijk ingewikkeld belastingstelsel met veel aftrekposten en tarieven. The World Bank heeft een overzicht van de Britse belastingtarieven. Laat je informeren door een accountant of belastingadviseur.

Fraude

Zakelijke identiteitsfraude komt regelmatig voor in het VK. Een fraudeur doet zich voor als een bekend bedrijf en plaatst bij jou een order. Vervolgens lever je de goederen op een adres in het VK, maar er wordt nooit betaald. Je goederen zijn verdwenen en jij blijft met de kosten zitten. In het VK informeert ActionFraud je over verschillende vormen van fraude, hoe je deze herkent en voorkomt. Lees ook over hoe oplichters je het leven zuur maken.